W mojej jednostce nadal funkcjonuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Od maja zajmuje się prowadzeniem jego ewidencji. Wiem, że do końca tego miesiąca musi zostać przekazany odpis. Jak go zaksięgować?
Marek Barowicz, specjalista z zakresu rachunkowości
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września, z tym że do 31 maja przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych. W 2022 r. odpisu na ZFŚS należy dokonać od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w drugim półroczu 2019 r., tj. od 4434,58 zł. Dlatego przykładowo na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach (37,5 proc.) wysokość odpisu będzie wynosiła 1662,97 zł.
Jeśli chodzi o ewidencję, to jeśli wartość odpisu jest istotna, wówczas zaksięgowanie dokonania corocznego odpisu na ZFŚS może przebiegać następująco:
- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),
- Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS),
- równolegle (przeniesienie odpisu do rozliczenia w czasie): Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”,
- przeniesienie części odpisu w ciężar kosztów bieżącego okresu sprawozdawczego: Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów”, Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
Alternatywnie powyższe operacje można zaksięgować:
Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS) oraz (przeniesienie części odpisu w ciężar kosztów bieżącego okresu sprawozdawczego): Wn odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
Natomiast gdy wartość odpisu jest nieistotna, księguje się go: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS).
Z kolei w jednostkach budżetowych ewidencja księgowa ZFŚS powinna być generalnie prowadzona na kontach 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” i 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”. Środki pieniężne ZFŚS muszą być wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym. Ujmuje się je więc w jednostkach budżetowych na koncie 135. Na stronie Wn tego konta ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunki bankowe, a na stronie Ma – wypłaty tych środków. Konto 135 służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a przede wszystkim ZFŚS i innych funduszy, którymi dysponuje jednostka. Ewidencja szczegółowa do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu. Ze względu na charakter ewidencji na koncie 135 dokonuje się zgodnie z wyciągami bankowymi. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy.
W jednostkach budżetowych księgowania mogą przebiegać następująco:
- naliczenie odpisu na ZFŚS: strona Wn konta 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, strona Ma konta 240 – „Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS)”;
- odprowadzenie odpisu z rachunku podstawowego na rachunek ZFŚS (75 proc. do 31 maja, pozostała część do 30 września): strona Wn konta 240 – „Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS)”, strona Ma konta 130 – „Rachunek bieżący jednostki”;
- wyciąg bankowy rachunku socjalnego (środki wpłynęły): strona Wn konta 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (ZFŚS)”, strona Ma konta 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.
Współpraca: Magdalena Sobczak
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r., poz. 2106)
ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 923)©℗