I choć obowiązek ten nie wynika z prawa bilansowego, to głównie spoczywa na barkach księgowych. Bo to oni muszą zgromadzić dane z ewidencji niezbędne do wypełniania raportu, co niestety wiąże się często także z dodatkową wyceną rozrachunków z klientami.
Do 31 stycznia br. niektóre firmy muszą elektronicznie przesłać do Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych (dalej: sprawozdanie). Co ważne, termin ten dotyczy roku kalendarzowego niezależnie od przyjętego przez podatnika roku obrotowego. Odpowiedzialnym za terminowe przekazanie, a wcześniej przygotowanie sprawozdania jest – kierownik jednostki, który odpowiada przecież też za rachunkowość. I to on podpisuje sprawozdanie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym (elektronicznym) lub podpisem zaufanym). Jednak informacje niezbędne do sporządzenia tego raportu pochodzą z ksiąg rachunkowych. Dlatego w praktyce przygotowują go służby finansowo-księgowe i to one muszą znaleźć odpowiedź na wiele pytań, jakie pojawiają się przy agregowaniu danych.
Kto jest zobowiązany
Sprawozdanie muszą przygotować jednostki (podmioty), o których mowa w art. 27b ust. 2 ustawy o CIT, tj.:
- podatnicy (inni niż podatkowe grupy kapitałowe), u których wartość przychodu uzyskana w roku podatkowym przekroczyła równowartość 50 mln euro przeliczonych na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym roku kalendarzowego;
- podatkowe grupy kapitałowe (bez względu na wysokość osiągniętych przychodów).
Co istotne, w przypadku podatkowej grupy kapitałowej sprawozdanie przekazuje kierownik każdej ze spółek wchodzących w jej skład.
Uwaga! Od 16 grudnia 2021 r. obowiązuje nowelizacja ustawy CIT, która zwolniła spółki nieruchomościowe z obowiązku składania takich sprawozdań za ubiegły rok.
Co trzeba wykazywać
Ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (dalej: ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom) w dosyć ogólny sposób określa zakres sprawozdania [ramka]. Zgodnie z jej art. 13a w sprawozdaniu należy podać dane dotyczące wartości świadczeń pieniężnych. Te z kolei zostały zdefiniowane w art. 4 pkt 1a ustawy jako wynagrodzenie za dostawę towaru lub wykonanie usługi w transakcji handlowej. Podkreślić należy, że dane świadczenie pieniężne jest ujmowane jako otrzymane/spełnione w sprawozdaniu za rok, w którym nastąpiło spełnienie/otrzymanie tego świadczenia.
Przykład 1
Wymagalne
Świadczenie staje się wymagalne w styczniu 2022 r., ale należność została uregulowana jeszcze w grudniu 2021 r. – świadczenia to należy wykazać w sprawozdaniu za 2021 r., ponieważ wtedy je spełniono.
Przykład 2
Termin płatności
Faktura została wystawiona w 2020 r. z terminem płatności w 2021 r. Świadczenie zostało uregulowane w 2021 r., co oznacza, że powinno zostać uwzględnione w sprawozdaniu za 2021 r.
Kiedy konieczne przeliczenie
Sprawozdanie z terminów zapłaty musi być przygotowane z dokładnością co do groszy. Jest ono przygotowywane w walucie polskiej, co oznacza, że należności i zobowiązania wyrażone w walucie polskiej muszą być odpowiednio przeliczone. W sprawozdaniu finansowym na dzień bilansowy dokonuje się przeliczenia według kursu średniego NBP obowiązującego na dzień bilansowy. Ale uwaga, jak wskazało Ministerstwo Rozwoju w zakresie sprawozdania z terminów zastosowanie będzie miał jednak art. 358 par. 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym wartość waluty obcej określa się według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia wymagalności roszczenia, chyba że ustawa, orzeczenie sądowe lub czynność prawna zastrzega inaczej. Oznacza to dodatkową pracę, bowiem w księgach rachunkowych ujmuje się przeliczenie rozrachunków według zasad obowiązujących na dzień ich powstania (kurs średni NBP z dnia poprzedzającego zdarzenie gospodarcze), na dzień zapłaty (kurs średni NBP z dnia poprzedzającego zapłatę lub kurs faktycznie zastosowany, jeśli płatność była realizowana za pomocą np. rachunku złotowego). W przypadku kwot nieuregulowanych do dnia bilansowego zastosowanie ma kurs średni NBP na ten dzień. A to oznacza, że na potrzeby sprawozdania z terminów zapłaty należy dokonać dodatkowej wyceny. Dotyczy to zarówno rozrachunków uregulowanych, jak i jeszcze nierozliczonych z kontrahentami.
Jakich rozrachunków się nie uwzględnia
Kolejną istotną kwestią, na jaką należy zwrócić uwagę, przygotowując sprawozdanie z terminów, jest rodzaj podmiotu, z którym istnieją (istniały) rozrachunki raportowane w omawianym dokumencie. Ogranicza się ono do danych z transakcji handlowych i tym samym nie obejmuje transakcji z podmiotami, które nie zostały ujęte w art. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom. Katalog podmiotowy zawarty w art. 2 ustawy ma charakter zamknięty, wobec czego przedsiębiorcy zagraniczni inni niż przedsiębiorcy z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej nie są objęci zakresem ustawy. Z tym że oddziały i przedstawicielstwa wszystkich przedsiębiorców zagranicznych (również spoza UE i EFTA) są objęte ustawą.
W ubiegłym roku wiele wątpliwości dotyczyło transakcji z podmiotami powiązanymi. I tak, jeżeli podmioty powiązane zawierają umowy spełniające określone w ustawie kryteria transakcji handlowej, sprawozdanie o terminach zapłaty powinno obejmować także świadczenia pieniężne wynikające z transakcji handlowych pomiędzy podmiotami powiązanymi. Przepisy ustawy nie przewidują bowiem w tym zakresie wyłączenia z obowiązku sprawozdawczego.
Jak raportować, jeśli brakuje rachunku/faktury
Sporządzający sprawozdanie muszą wiedzieć, że jeśli nie dostarczono faktury albo rachunku, to termin zapłaty jest liczony od dnia otrzymania przez dłużnika towaru lub usługi. Zatem w sprawozdaniu w zakresie danych wskazanych w art. 13a ust. 4 pkt 2 i 3 ustawy o ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom (patrz: ramka punkt 1 i 2) należy odnieść się do dnia wykonania usługi (dostawy towaru).
Uwaga! Brak możliwości ustalenia dnia doręczenia faktury lub rachunku oznacza również sytuację, w której rachunek lub faktura w ogóle nie zostały doręczone ani wystawione.
Czy uwzględniać świadczenie spełniane w częściach
Artykuł 11 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom dopuszcza, by strony transakcji handlowej ustaliły w umowie harmonogram spełnienia świadczenia pieniężnego w częściach, o ile ustalenie takie nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. I tak, jeśli strony ustalą termin spełnienia świadczenia pieniężnego w częściach, maksymalny termin zapłaty określony w ustawie stosuje się do każdej części świadczenia pieniężnego. Oznacza to, że na potrzeby sprawozdania termin spełnienia świadczenia jest liczony osobno dla każdej z tych części i w ten sposób powinno to znaleźć odzwierciedlenie w sprawozdaniu o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Tak więc jeśli dane świadczenie pieniężne jest spełniane w częściach (płatności ratalne) i przypadają one w różnych przedziałach czasowych raportowania, to pokazywane są dokładnie w tych przedziałach. Nie można pokazać całej zapłaty jako zapłaty dokonanej w ostatnim przedziale czasowym. Reguła ta ma też zastosowanie do płatności, które nie nastąpiły terminowo.
Przykład 3
Zapata w częściach
Z tytułu transakcji handlowej spółka X wystawiła fakturę na świadczenie pieniężne w kwocie np. 25 000 zł. Dłużnik zapłacił w terminie 5000 zł, zaś pozostałą kwotę zapłaci po terminie. W takiej sytuacji 5000 zł z ww. transakcji należy zakwalifikować jako świadczenie zapłacone w terminie, a pozostałe 20 000 zł jako świadczenie zapłacone po terminie.
Co w raporcie ©℗
Sprawozdanie powinno zawierać dane identyfikacyjne takie jak firmę (nazwę) i numer identyfikacji podatkowej. Natomiast w zakresie terminów należy wskazać:
1) wartość świadczeń pieniężnych otrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie:
• nieprzekraczającym 30 dni,
• od 31 do 60 dni,
• od 61 do 120 dni,
• przekraczającym 120 dni
– od dnia wystawienia faktury lub rachunku potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi;
2) wartość świadczeń pieniężnych spełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie:
• nieprzekraczającym 30 dni,
• od 31 do 60 dni,
• od 61 do 120 dni,
• przekraczającym 120 dni
– od dnia wystawienia faktury lub rachunku potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi;
3) wartość świadczeń pieniężnych nieotrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie oraz udział procentowy tych świadczeń w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych należnych temu podmiotowi w tym roku;
4) wartość świadczeń pieniężnych niespełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie oraz udział procentowy tych świadczeń w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych, do których spełnienia zobowiązany jest ten podmiot w tym roku.
Czy trzeba wykazać zaliczki
Przedpłat otrzymanych za towary/usługi, które nie zostały jeszcze dostarczone/wykonane i za które nie zostały jeszcze wystawione faktury, nie należy raportować w sprawozdaniu o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Wynika to z faktu, że w momencie wystawienia faktury za wykonaną usługę/dostarczony towar wartości te zostają zaliczone na poczet należnego świadczenia pieniężnego. Tym samym podlegają uwzględnieniu jako świadczenia pieniężne otrzymane. Dotyczy to też zaliczek na przełomie roku – są raportowane jako otrzymane w poprzednim roku kalendarzowym w terminie nieprzekraczającym 30 dni (zostały bowiem spełnione jeszcze przed dostarczeniem towaru/wykonaniem usługi).
Przykład 4
Przedpłata
Spółka otrzymała przedpłatę w grudniu 2021 r. za usługę, którą wykona w 2022 r. Gdy w 2022 r. usługa zostanie wykonana i zostanie wystawiona faktura, wartość ówczesnej przedpłaty należy uwzględnić w sprawozdaniu składanym za 2022 r. jako wartość świadczenia pieniężnego należnego za wykonaną usługę wynikającego z faktury.
Problematyczne określenia
Niektóre określenia sprawiają problemy interpretacyjne. Pierwszym z nich jest „wartość świadczeń pieniężnych nieotrzymanych w tym roku”. Chodzi tu o wszystkie świadczenia pieniężne wymagalne w danym roku, a nie tylko te, które stały się wymagalne w danym roku. Czyli w sprawozdaniu z terminów należy uwzględnić również świadczenia pieniężne przeterminowane, których termin płatności upłynął w latach poprzednich. Świadczenia te uznaje się za spełnione w danym roku i nie ma znaczenia, że „pochodzą” jeszcze z lat poprzednich. Z tym że raportowane świadczenia pieniężne należy odnieść do kryteriów ich spełnienia/niespełnienia oraz ich otrzymania/nieotrzymania w roku, za który składane jest sprawozdanie (w tym przypadku 2021 r.).
Z kolei określenie „wartość świadczeń pieniężnych niespełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie” oznacza zarówno świadczenia pieniężne spełnione po terminie (określonym w umowie) w trakcie roku, jak i – świadczenia pieniężne niespełnione, a zatem istniejące na koniec roku, które zgodnie z umową miały być spełnione w tym roku.
Przykład 5
Kontrahent
Spółka powinna:
– w maju 2021 r. zapłacić kontrahentowi 58 000 zł,
– w grudniu 2021 r. zapłacić kontrahentowi B 100 000 zł.
W obu przypadkach spółka nie dokonała terminowo zapłaty – kontrahentowi A zapłacono we wrześniu 2021 r., a kontrahentowi B dopiero w styczniu 2022 r. Spółka w sprawozdaniu z terminów powinna zaraportować łączną kwotę tych zobowiązań 158 000 zł jako wartość świadczeń pieniężnych niespełnionych w terminie określonym w umowie. ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 424)
art. 358 par. 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tj. Dz.U. z 2020 r. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2021 r., poz. 1509)