W naszej jednostce zakupiono materiały budowlane jeszcze w 2020 r. Obecnie w czerwcu 2021 r. nastąpiła ocena ich jakości. Trzeba je zwrócić. W jaki sposób rozliczyć w księgach rachunkowych zwrot tych materiałów budowlanych ze względu na niespełnianie kryteriów jakościowych?
Jeśli kupujący dokonuje zwrotu towaru z powodu jego wady, to powinna być przez sprzedającego wystawiona faktura korygująca. Powinna na niej być wskazana nie tylko ilość towarów, które zostają zwrócone, lecz także przyczyna korekty. Faktura korygująca powinna być też wystawiona, jeśli z powodu wad kupujący otrzymuje bonifikatę, ale nie zwraca towaru do sprzedawcy. Z racji, że okoliczności związane z potrzebą korekty zostały ujawnione w 2021 r., zarówno z punktu widzenia podatku dochodowego, jak i VAT korekta jest dokonywana w 2021 r.
CIT
W podatku dochodowym należy rozliczyć ją w dacie wystawienia faktury korygującej. Zgodnie z art. 15 ust. 4i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, to korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty. Tak samo należy podejść do korekty wartości zapasów w magazynie.
VAT
W VAT po zmianach od 2021 r. liczy się data uzgodnienia warunków korekty – czyli będzie to w czerwcu, nawet jeśli faktura korygująca zostanie wystawiona w lipcu lub później. Zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, o której mowa w art. 29a ust. 14, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione. W przypadku gdy warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym warunki te zostały uzgodnione, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki te zostały spełnione. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, to zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia. Strony powinny posiadać dokumentację, z której wynika, że warunki korekty zostały uzgodnione. Nie ma zamkniętego katalogu dokumentów, które to potwierdzają – może być to np. korespondencja e-mailowa, dokumenty zapłaty czy potwierdzenie przyjęcia towaru do magazynu sprzedawcy.
Od 2021 r. dla powstania obowiązku pomniejszenia VAT naliczonego ważny jest nie sam moment otrzymania faktury korygującej, a moment uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz moment spełnienia tych uzgodnionych warunków ‒ analogicznie jak w odniesieniu do ustalenia momentu, w którym po stronie sprzedawcy wystąpi prawo do dokonania korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego. Oczywiście istnieje możliwość stosowania do końca 2021 r. zasad rozliczania faktur korygujących, które obowiązywały do końca 2020 r. Jest to możliwe, pod warunkiem że wybór stosowania tych poprzednich zasad zostanie uzgodniony na piśmie pomiędzy dostawcą towarów lub świadczącym usługi a ich nabywcą, przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej w 2021 r.
Skoro okoliczności wady ujawnione zostały w czerwcu, nie ma podstaw, aby ujmować to zdarzenie w księgach 2020 r. i korygować za ten okres sprawozdanie, nawet jeśli nie zostało one jeszcze sporządzone. Powinno to być wykazane na bieżąco – pod datą zwrotu towarów ( lub udzielenia bonifikaty).
Jeśli nastąpił zwrot towarów, to księgowania w czerwcu 2021 r. będą następujące:
1. WZ Wydanie towarów do zwrotu:
- Wn „Towary” (zapis ujemny),
- Ma „Rozliczenie zakupu” (zapis ujemny).
2. Ujęcie faktury korygującej otrzymanej od sprzedawcy:
- Wn „Rozliczenie zakupu” (zapis ujemny),
- Wn „VAT naliczony” (zapis ujemny),
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” (zapis ujemny).
W przypadku gdy korekta będzie obejmowała bonifikatę cenową, zmniejszeniu ulegnie wartość ceny nabycia i księgowanie będzie następujące:
- Wn „Towary” (zapis ujemny),
- Wn „VAT naliczony” (zapis ujemny),
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” (zapis ujemny).
Podstawa prawna
art. 86 ust. 19a ustawy z 11 marca 2021 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 802)
art. 15 ust. 4i ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1406; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 255)
art. 54 ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)