- Nowe progi
- Wyższe limity
- Zmieniona definicja przychodów
- Jednostki nadal objęte obowiązkiem badania
- Stosujący MSSF/MSR i emitenci obligacji
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości w spisach z natury powinien uczestniczyć biegły rewident jako obserwator. W praktyce oznacza to, że jednostki, których sprawozdania będą badane, powinny już teraz zaprosić audytora do udziału w inwentaryzacji.
Uwaga! Spisy z natury mogą rozpocząć się już w październiku. Jeśli jednostka planuje taki termin inwentaryzacji, to wcześniej musi wybrać firmę audytorską i ustalić zasady współpracy. Warto wcześniej określić harmonogram, zakres zadań i sposób przekazywania dokumentacji, aby uniknąć nieporozumień na późniejszym etapie badania. [tabela]
Tabela. Kluczowe terminy
Etap | Zakres czynności | Termin / okres |
Inwentaryzacja | Rozpoczęcie i przeprowadzenie spisów z natury z udziałem biegłego rewidenta jako obserwatora | od października 2025 r. |
Badanie wstępne | Przygotowanie i uzupełnienie dokumentacji dla biegłego rewidenta | październik–grudzień 2025 r. |
Zakończenie inwentaryzacji | Zamknięcie wszystkich spisów z natury | do 15 stycznia 2026 r. |
Sporządzenie sprawozdania finansowego | Przygotowanie bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej i zestawień obrotów | do 31 marca 2026 r. |
Przekazanie sprawozdania biegłemu | Przekazanie kompletnego sprawozdania finansowego do badania właściwego | marzec–kwiecień 2026 r. |
Zakończenie badania | Uzgodnienie uwag, otrzymanie od biegłego sprawozdania z badania | do połowy czerwca 2026 r. |
Udostępnienie sprawozdania z badania | Przekazanie sprawozdania członkom organu zatwierdzającego przed posiedzeniem zatwierdzającym | co najmniej 15 dni przed terminem zgromadzenia |
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego | Sprawozdanie zatwierdza zgromadzenie wspólników, walne zgromadzenie akcjonariuszy lub właściwy organ jednostki | do 30 czerwca 2026 r. |
Złożenie sprawozdania w KRS / e-Sprawozdania Finansowe | Złożenie zatwierdzonego sprawozdania finansowego wraz ze sprawozdaniem z badania biegłego rewidenta | w terminie 15 dni od zatwierdzenia |
Nowe progi
Sprawozdania finansowe za 2025 r. będą podlegać obowiązkowi badania na nieco zmienionych zasadach. Wynika to z nowelizacji ustawy o rachunkowości, która podniosła progi dla tzw. pozostałych jednostek.
Zgodnie z art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości badaniu podlegają roczne sprawozdania finansowe tzw. pozostałych jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z poniższych warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 3 125 000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 6 250 000 euro.
Wyższe limity
Podniesienie progów oznacza, że część mniejszych podmiotów nie będzie już objęta obowiązkiem badania sprawozdania finansowego. Dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek komandytowych, jawnych oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą progi sumy bilansowej i przychodów wyrażone w euro zostały podwyższone o 25 proc.
Po przeliczeniu na złote według kursu obowiązującego na ostatni dzień poprzedniego roku (4,2730 zł/euro) wartości te wynoszą:
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego – co najmniej 13 353 125 zł (3 125 000 euro × 4,2730 zł/euro),
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy – co najmniej 26 706 250 zł (6 250 000 euro × 4,2730 zł/euro).
Zmieniona definicja przychodów
Warto wskazać, że od 2025 r. z katalogu przychodów branych pod uwagę przy ocenie obowiązku badania sprawozdania finansowego zostały wyeliminowane te z operacji finansowych. Dzięki tej zmianie nie ma już wątpliwości, czy należy uwzględniać pełną wartość przychodów ze sprzedaży papierów wartościowych, czy jedynie zysk z tej sprzedaży. Nie trzeba też zastanawiać się, czy do kalkulacji wliczać wszystkie dodatnie różnice kursowe, czy tylko ich nadwyżkę nad ujemnymi.
Od 2025 r. przy ocenie, czy jednostka przekroczyła limit zobowiązujący do badania sprawozdania finansowego, uwzględnia się wyłącznie przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów.
Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2025 r. art. 3 ust. 1 pkt 30a ustawy o rachunkowości dla jednostek stosujących jej przepisy są to: „przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów, z uwzględnieniem dotacji, opustów, rabatów i innych zwiększeń lub zmniejszeń, bez podatku od towarów i usług oraz innych podatków bezpośrednio związanych z obrotem”.
Jednostki nadal objęte obowiązkiem badania
Zmiany w tym zakresie nie dotyczą jednostek dominujących sporządzających skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz jednostek kontynuujących działalność, takich jak:
1. banki, zakłady ubezpieczeń oraz zakłady reasekuracji,
2. spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe,
3. jednostki działające na podstawie:
- przepisów o obrocie papierami wartościowymi,
- przepisów o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych,
- przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi,
4. jednostki, o których mowa w art. 2 ust. 2b ustawy o rachunkowości – czyli alternatywne spółki inwestycyjne w rozumieniu przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, w tym uprawnione do posługiwania się nazwą EuVECA albo EuSEF,
5. jednostki działające na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,
6. krajowe instytucje płatnicze i instytucje pieniądza elektronicznego,
7. spółki akcyjne – z wyjątkiem tych, które na dzień bilansowy znajdują się w organizacji.
Stosujący MSSF/MSR i emitenci obligacji
Obowiązkowi badania podlegają również jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF/MSR) oraz emitenci obligacji. W tych przypadkach nie ma znaczenia, czy jednostka kontynuuje działalność, czy też zakończyła ją lub znajduje się w stanie likwidacji – badanie jest wymagane.
Zgodnie z art. 53 ust. 1a ustawy o rachunkowości przed zatwierdzeniem roczne sprawozdanie finansowe jednostek (o których mowa w art. 64 ustawy, tj. m.in. spółek akcyjnych, banków, zakładów ubezpieczeń, jednostek sektora finansów publicznych oraz innych podlegających obowiązkowi badania) podlega badaniu zgodnie z wymogami przeprowadzania badań określonymi w:
- art. 66–68 ustawy o rachunkowości,
- ustawie z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym,
- rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 537/2014 z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego, uchylającym decyzję Komisji 2005/909/WE – w przypadku jednostek zainteresowania publicznego w rozumieniu art. 2 pkt 9 ustawy o biegłych rewidentach.
Gdy ustalane są różnice kursowe
Obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta podlegają również sprawozdania finansowe jednostek, które dla celów podatku dochodowego ustalają różnice kursowe na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości. To rozwiązanie obejmuje zarówno jednostki kontynuujące działalność, jak i te, które stosują rachunkową metodę rozliczania różnic kursowych niezależnie od ich wielkości czy formy prawnej.
Zasady wyboru firmy audytorskiej
Warto pamiętać, że firma audytorska musi być wybrana we właściwy sposób i przez właściwy organ.
Po pierwsze, wybór firmy audytorskiej powinien nastąpić w drodze uchwały podjętej przez odpowiedni organ jednostki. Przykładowo:
- w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – przez zwyczajne zgromadzenie wspólników,
- w spółce akcyjnej – walne zgromadzenie akcjonariuszy,
- w spółkach osobowych – zgromadzenie wspólników.
Jeżeli wynika to z postanowień statutu lub umowy spółki, firmę audytorską może wybrać także rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.
Uwaga! Prawidłowe udokumentowanie tego wyboru (uchwała, protokół, data podjęcia decyzji) ma kluczowe znaczenie w przypadku ewentualnej kontroli lub sporu co do ważności badania.
Niezbędna dokumentacja
Prawidłowe udokumentowanie wyboru firmy audytorskiej – poprzez uchwałę, protokół i wskazanie daty podjęcia uchwały – ma kluczowe znaczenie w przypadku ewentualnej kontroli lub sporu dotyczącego ważności badania. Należy zaznaczyć, że wybór biegłego rewidenta przez organ do tego nieuprawniony powoduje nieważność uchwały w tej sprawie.
Przepisy ustawy o rachunkowości nakładają na jednostki obowiązek wyboru firmy audytorskiej, dlatego jej kierownik musi przygotować ten proces. Obejmuje on zebranie ofert od podmiotów audytorskich i wstępne wyłonienie tych, które będą przedmiotem oceny przez organ uprawniony do podjęcia decyzji.
Uwaga! W praktyce, mimo dużej liczby firm audytorskich na rynku, pozyskanie ofert nie jest łatwe. Na przełomie roku większość audytorów realizuje już zawarte umowy i prowadzi badania sprawozdań finansowych, przez co dostępność zespołów audytorskich jest ograniczona.
Z tego względu kierownik jednostki powinien z wyprzedzeniem skontaktować się z potencjalnymi firmami audytorskimi, aby wstępnie:
- uzgodnić terminy badania,
- określić ogólny zakres prac,
- umożliwić przygotowanie realnej i zgodnej z przepisami oferty, dostosowanej zarówno do potrzeb jednostki, jak i do możliwości podmiotu badającego.
Wczesne zaplanowanie współpracy pozwala uniknąć problemów organizacyjnych i zapewnia terminowe przeprowadzenie badania wstępnego oraz końcowego.
Procedura zapytania ofertowego
W większości przypadków wystarczy, aby kierownik jednostki wystosował zapytania ofertowe do kilku firm audytorskich, a następnie przedstawił najbardziej adekwatną ofertę – lub kilka propozycji – organowi dokonującemu wyboru, np. zgromadzeniu wspólników.
Należy pamiętać, że niektóre jednostki są zobowiązane do zastosowania procedury zamówień publicznych przy wyborze firmy audytorskiej. Dotyczy to zwłaszcza jednostek sektora finansów publicznych.
Z kolei jednostki będące podmiotami zainteresowania publicznego muszą mieć na uwadze szczególną rolę komitetu audytu w procesie wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania finansowego.
Należy podkreślić, że nawet najprostsza procedura wyboru firmy audytorskiej wymaga czasu. Firma audytorska nie jest w stanie przygotować oferty natychmiast – konieczne jest wcześniejsze:
- poznanie specyfiki jednostki,
- ocena wielkości jej działalności,
- ustalenie potencjalnego zakresu badania a także
- sprawdzenie dostępności zasobów kadrowych i terminów realizacji.
Dlatego zapytania ofertowe należy wysłać z odpowiednim wyprzedzeniem, aby umożliwić audytorowi rzetelne przygotowanie propozycji i by proces wyboru przebiegł zgodnie z przepisami.
Klauzule niedozwolone
Ustawa o rachunkowości wskazuje wprost, iż za nieważne z mocy prawa uznawane będzie zawieranie wszelkich klauzul, które ograniczałyby możliwość wyboru firmy audytorskiej przez organ dokonujący wyboru – na potrzeby przeprowadzenia badania ustawowego sprawozdań finansowych jednostki lub jej jednostek zależnych – do określonych kategorii lub wykazów firm audytorskich.
Oznacza to, że nie jest dopuszczalne wprowadzanie jakichkolwiek zapisów, które wymuszałyby wybór audytora według kryteriów niezwiązanych z merytoryczną oceną jego oferty. Niedozwolone są więc klauzule, które:
- wskazują, że badanie musi zostać przeprowadzone przez firmę zajmującą określone miejsce w rankingu,
- wymagają, by audytor miał siedzibę w konkretnym województwie lub regionie,
- uzależniają wybór firmy od innych zewnętrznych warunków ograniczających konkurencję.
Nowelizacja ustawy o rachunkowości wskazuje także, że nieważne z mocy prawa będzie badanie sprawozdania finansowego przeprowadzone z naruszeniem przepisów:
- ustawy z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, oraz
- rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 537/2014 z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego. [przykład]
Przykład
Niedopuszczalny zapis
W umowie o badanie jest zapis, że wynagrodzenie biegłego rewidenta będzie uzależnione od tego, czy w jego sprawozdaniu pojawią się zastrzeżenia lub uwagi. Taki zapis stanowi klauzulę niedozwoloną, ponieważ narusza zasadę niezależności audytora i powoduje nieważność umowy o badanie sprawozdania finansowego.
Zawarcie umowy...
Po podjęciu uchwały w sprawie wyboru firmy audytorskiej kierownik jednostki ma obowiązek zawarcia umowy z wybranym podmiotem. To na nim spoczywa pełna odpowiedzialność za podpisanie umowy w imieniu jednostki.
Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości od 2017 r. w przypadku badania ustawowego, czyli wynikającego z art. 64 tej ustawy, pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego powinna być zawarta na okres nie krótszy niż dwa lata, z możliwością jej przedłużenia na kolejne, co najmniej dwuletnie okresy.
To bardzo istotne rozwiązanie, ponieważ umożliwia audytorowi racjonalne i ekonomiczne zaplanowanie prac oraz pogłębione poznanie jednostki. Dzięki temu badanie może być rozłożone w czasie – nie ma potrzeby, by w jednym roku weryfikować wszystkie obszary działalności. Audytorzy mogą rozplanować badanie etapowo, co poprawia efektywność współpracy i jakość analizy.
W praktyce oznacza to, że jeśli jednostka w 2024 r. wybrała firmę audytorską na okres dwóch lat, nie ma potrzeby ponownego podejmowania uchwały w 2025 r.. Warto jednak sprawdzić, czy obowiązująca umowa obejmuje badanie za dany rok oraz czy wybrany podmiot nadal znajduje się na liście firm audytorskich prowadzonej przez Polską Izbę Biegłych Rewidentów.
Sytuacja na rynku usług audytorskich jest dynamiczna – część firm ulega przekształceniom lub likwidacji. Należy również pamiętać, że Polska Agencja Nadzoru Audytowego (PANA) kontroluje podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych, weryfikując m.in. spełnianie przez nie wymogów formalnych i jakościowych.
...i jej treść
Wszystkie kwestie organizacyjne związane z przebiegiem współpracy z firmą audytorską powinny być doprecyzowane w umowie o badanie sprawozdania finansowego, zawieranej przez kierownika jednostki.
W szczególności należy zwrócić uwagę na zakres czasowy badania – czy obejmuje ono badanie wstępne i badanie właściwe, czy tylko badanie właściwe. Istotne jest także określenie sposobu przekazywania danych.
Coraz częściej firmy audytorskie przewidują, że dane przygotowane przez klienta w określonej formie będą umieszczane w wydzielonym miejscu w chmurze. Inne rozwiązanie to dostęp audytora do dysku utworzonego przez jednostkę, z którego pobiera on dane potrzebne do badania. Ze względów bezpieczeństwa rzadziej stosuje się przesyłanie danych e-mailem lub na nośnikach zewnętrznych.
W każdym przypadku należy określić procedury zabezpieczenia danych – tak, aby były chronione przed nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem i przypadkową utratą.
W umowie powinno się też wskazać, kto po stronie audytora ma dostęp do danych, a także kto po stronie jednostki koordynuje przekazywanie informacji z różnych komórek organizacyjnych. Ułatwia to współpracę i pozwala uniknąć nieporozumień.
W interesie obu stron jest ponadto ustalenie:
- kiedy audytor określi wstępny, ogólny zakres dokumentacji,
- kiedy dokumenty mają być przekazane,
- w jakim terminie będą przekazywane dane dodatkowe po zgłoszeniu zapotrzebowania.
Precyzyjne określenie tych terminów pozwala uniknąć opóźnień i niejasności.
Spotkania z biegłym rewidentem
Jeżeli strony uznają, że w trakcie badania powinny odbywać się bezpośrednie spotkania, należy w umowie określić zasady ustalania ich terminów oraz formę. Ma to znaczenie dla właściwej organizacji pracy obu stron.
Preferowaną formą kontaktu są obecnie spotkania online, jednak w praktyce zdarza się, że biegły rewident chce odwiedzić jednostkę osobiście, aby przeprowadzić zaplanowane procedury, w tym tzw. badanie zgodności.
Warto również wskazać w umowie zasady współpracy biegłego rewidenta z organami nadzoru jednostki, np. radą nadzorczą lub komitetem audytu.
Należy także doprecyzować, czy biegły rewident będzie uczestniczył w posiedzeniu organu zatwierdzającego, podczas którego w przyszłości nastąpi zatwierdzenie sprawozdania finansowego.
Obowiązki kierownika jednostki
Zgodnie z art. 67 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik badanej jednostki musi zapewnić biegłemu rewidentowi dostęp do ksiąg rachunkowych oraz dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, a także do wszelkich innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia badania.
Kierownik jednostki powinien również udzielać biegłemu rewidentowi wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń potrzebnych do sporządzenia sprawozdania z badania. Zasady te stosuje się odpowiednio także w przypadku badania skonsolidowanych sprawozdań finansowych.
Biegły rewident ma ponadto prawo uzyskiwać informacje od kontrahentów jednostki, w tym także od banków i doradców prawnych, jeśli został do tego upoważniony przez kierownika jednostki.
Dlatego kolejnym istotnym elementem umowy o badanie jest udzielenie biegłemu stosownego upoważnienia do kontaktowania się z:
- bankami,
- doradcami podatkowymi,
- radcami prawnymi,
- kontrahentami jednostki.
Takie upoważnienie umożliwia audytorowi uzyskanie niezależnych dowodów badania, np. potwierdzeń sald, które – zgodnie z procedurami badania – są traktowane jako bardziej wiarygodne niż dokumenty dostarczone przez samą jednostkę.
Biegły rewident musi więc mieć możliwość bezpośredniej współpracy z kontrahentami jednostki, aby właściwie zweryfikować dane wykazane w sprawozdaniu finansowym.
Zasady przekazywania informacji
Należy pamiętać, że biegły rewident ma prawo żądać dodatkowych informacji – i nie można mu tego prawa w żaden sposób ograniczyć. Jednak w interesie bezkonfliktowej współpracy warto w umowie wskazać zasady informowania przez biegłego o potrzebie uzyskania dodatkowych danych oraz sposób ich przekazywania przez jednostkę.
Konieczne jest zatem określenie zasad związanych z przekazywaniem informacji, których potrzeba uzyskania pojawi się w trakcie badania. Klient firmy audytorskiej powinien zabezpieczyć się przed sytuacją, gdy audytor zażąda rozbudowanego raportu „na wczoraj”, szczególnie pod koniec badania.
Uwaga! Dlatego w umowie należy wskazać minimalne terminy na przygotowanie danych przez pracowników jednostki. Pozwoli to właściwie rozplanować pracę zespołu księgowego i uniknąć sytuacji, w której wnioski audytora paraliżują bieżące obowiązki. Warto oczywiście zadbać, aby dane – po ich przygotowaniu – były przekazywane niezwłocznie.
Niezależnie od sposobu przekazywania danych w umowie trzeba również określić:
- kto ze strony audytora ma dostęp do przekazywanych informacji,
- kto ze strony jednostki będzie koordynował przekazywanie danych z poszczególnych komórek organizacyjnych.
Takie ustalenia pozwalają uniknąć nieporozumień i zapewniają sprawny przepływ informacji.
Termin zakończenia prac
Kolejnym ważnym elementem, który powinien znaleźć się w umowie, jest określenie terminu zakończenia prac biegłego rewidenta. Ma to szczególne znaczenie, ponieważ – zgodnie z art. 68 ustawy o rachunkowości – sprawozdanie z badania powinno być udostępnione członkom organu zatwierdzającego na co najmniej 15 dni przed terminem zgromadzenia, na którym będą oni podejmować decyzję o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego.
Ustalenie tego terminu w umowie pozwala uniknąć opóźnień i zapewnia, że sprawozdanie z badania będzie dostępne w odpowiednim czasie do analizy i zatwierdzenia.
Klauzula o niezależności
W umowie o badanie sprawozdania finansowego warto zawrzeć klauzulę o zachowaniu niezależności i bezstronności. Strony oświadczają w niej, że spełnione zostały wymogi dotyczące niezależności biegłego rewidenta oraz firmy audytorskiej wobec badanej jednostki.
Zasady te wynikają z przepisów ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz ich samorządzie. Stosuje się je nie tylko do samych biegłych rewidentów, lecz także do podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych, członków ich zarządów i organów nadzorczych, a także innych osób wykonujących czynności rewizji finansowej.
Zasady ochrony danych osobowych
Nieodzownym elementem umowy jest również określenie zasad przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami RODO. W praktyce oznacza to konieczność wskazania:
- kto jest administratorem danych,
- w jakim celu i zakresie dane są przetwarzane,
- jak długo dane będą przechowywane,
- w jaki sposób zapewnione jest bezpieczeństwo danych.
Uwzględnienie tych elementów w umowie stanowi podstawę do prawidłowego i bezpiecznego prowadzenia współpracy między jednostką a firmą audytorską.
Przygotowanie dokumentów
W związku z badaniem sprawozdania finansowego zwykle konieczne jest zgromadzenie przez jednostkę wszystkich procedur związanych z prowadzeniem rachunkowości oraz instrukcji i regulaminów dotyczących realizowanych procesów. Dokumenty te, choć na co dzień przechowywane w różnych działach, trzeba udostępnić biegłemu rewidentowi.
Warto także uprzedzić pracowników, że w trakcie badania mogą zostać poproszeni o bezpośrednie przedstawienie audytorowi przebiegu poszczególnych procesów. Pozwoli mu to lepiej zrozumieć system kontroli wewnętrznej, który stanowi nieodzowny element badania sprawozdania finansowego. W tym celu należy wyznaczyć wewnętrznego koordynatora odpowiedzialnego za organizację takich spotkań.
Konieczne jest również sprawdzenie, czy jednostka jest w stanie przygotować dane oczekiwane przez audytora w wymaganym formacie. Standardem jest dziś m.in. przekazanie pliku „JPK_Księgi rachunkowe”. Choć może się wydawać, że jest to podstawowy plik generowany przez system finansowo-księgowy, w wielu jednostkach jego wygenerowanie nie jest technicznie możliwe. Warto więc podjąć działania umożliwiające jego przygotowanie przed rozpoczęciem badania.
Jednostki powinny mieć także pliki pokazujące tzw. mapowanie sprawozdań finansowych, czyli wskazujące, które konta są źródłem danych dla poszczególnych pozycji (wierszy) w sprawozdaniu finansowym. W praktyce okazuje się, że wiele jednostek – zwłaszcza tych, które wcześniej nie współpracowały z firmą audytorską – nie posiada takich zestawień. Ich przygotowanie nie zawsze jest automatyczne i może wymagać dodatkowego czasu.
Uwaga! Każda jednostka ma też obowiązek przedstawić biegłemu aktualną dokumentację polityki rachunkowości. Z doświadczeń wynika, że dokumenty te często nie uwzględniają zmian w przepisach lub nie opisują stosowanych uproszczeń. Warto więc jeszcze przed rozpoczęciem procedury badania zaktualizować politykę (zasady) rachunkowości, ponieważ w przeciwnym razie biegły rewident może zakwestionować stosowanie uproszczeń.
Wiele jednostek nie posiada również dokumentacji określającej zasady przetwarzania danych i ochrony informacji. Jej przygotowanie lub pozyskanie – zwłaszcza przy współpracy z podmiotami dostarczającymi systemy informatyczne – może potrwać, dlatego warto rozpocząć te prace z wyprzedzeniem.
Badanie wstępne – pierwszy etap współpracy z audytorem
Badanie wstępne jest pierwszym etapem ustawowego badania sprawozdania finansowego. Jego celem jest poznanie działalności jednostki, ocena systemu kontroli wewnętrznej oraz identyfikacja obszarów ryzyka, które będą miały znaczenie w badaniu właściwym.
Najczęściej badanie wstępne odbywa się między październikiem a grudniem, zwykle w czasie trwania inwentaryzacji. Dla wielu jednostek to pierwszy moment bezpośredniego kontaktu z audytorem, który obserwuje spisy z natury i analizuje wstępnie dane księgowe.
Na tym etapie biegły rewident poznaje strukturę organizacyjną i sposób prowadzenia rachunkowości. Weryfikuje, czy przyjęta polityka rachunkowości jest aktualna i zgodna z przepisami, a także identyfikuje obszary, w których mogą wystąpić błędy lub nieprawidłowości.
Dla jednostki to czas na weryfikację poprawności ewidencji i uporządkowanie dokumentacji. Warto też sprawdzić, czy możliwe jest wygenerowanie plików, o które audytor może poprosić (np. JPK_Księgi rachunkowe), oraz czy aktualna dokumentacja polityki rachunkowości uwzględnia wszystkie uproszczenia.
W wyniku badania wstępnego audytor przygotowuje plan badania właściwego, w tym zakres procedur i harmonogram działań. Dla kierownika jednostki i głównego księgowego to cenny moment, by wyeliminować błędy przed zamknięciem ksiąg i uniknąć poprawek w kolejnym roku.
Na co zwrócić uwagę przed badaniem wstępnym
- Sprawdź, czy polityka rachunkowości jest aktualna i zawiera opis stosowanych uproszczeń.
- Przygotuj dokumentację organizacyjną i finansową – procedury, regulaminy, instrukcje.
- Upewnij się, że można wygenerować plik JPK_Księgi rachunkowe oraz dane do mapowania sprawozdania.
- Wyznacz osobę do kontaktu z audytorem i koordynacji przekazywania informacji.
- Zapewnij biegłemu dostęp do danych, a pracownikom przekaż, jakie obowiązki mogą ich dotyczyć.
- Ustal wspólnie z audytorem harmonogram działań i termin przekazania raportu z badania.
- Potraktuj badanie wstępne jako okazję do uporządkowania procesów i wykrycia nieprawidłowości przed końcem roku.
Wskazówka: warto zaplanować harmonogram współpracy z audytorem tak, by badanie wstępne zakończyło się najpóźniej do połowy grudnia 2025 roku – wtedy jednostka ma jeszcze czas na ewentualne korekty i aktualizację dokumentacji przed zamknięciem ksiąg.
Podsumowanie
Badanie sprawozdania finansowego to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości. Dobrze zaplanowana współpraca z biegłym rewidentem pozwala uporządkować procesy rachunkowe, zweryfikować stosowane rozwiązania i wzmocnić wiarygodność jednostki. Warto więc potraktować badanie wstępne nie jako formalność, ale jako element budowania rzetelnego i przejrzystego obrazu działalności – zarówno dla kierownictwa, jak i dla interesariuszy jednostki. ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z Dz.U. z 2025 r. poz. 1218)
ustawa z 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz.U. z 2024 poz. 1035; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1863)
rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 537/2014 z 16 kwietnia 2014 roku w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego,
rozporządzenie ministra finansów z 26 czerwca 2020 roku w sprawie szczegółowych warunków uznawania firm audytorskich za spełniające wymogi niezależności (Dz.U. poz. 1120)
rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku (RODO) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (Dz. Urz. UE L z 2016 r. nr 119/1)