Nowe przepisy obejmą świadczenia wypłacane w razie choroby, macierzyństwa czy konieczności opieki nad bliskimi. Jak podkreślono w uzasadnieniu, obowiązek dostarczania niektórych dokumentów wyłącznie w formie papierowej jest dziś „uciążliwy i nieprzystający do obecnej rzeczywistości”.

Papier komplikuje życie

Dziś system wygląda tak: pracownik, który stara się o zasiłek opiekuńczy, musi złożyć papierowy wniosek Z-15A lub Z-15B z własnoręcznym podpisem. Pracodawca może co prawda przesłać do ZUS formularz Z-3 przez PUE, ale wniosek pracownika musi już trafić do urzędu pocztą albo zostać dostarczony osobiście. Co więcej, skan dokumentu nie jest uznawany za oryginał.

Dla dużych firm, które zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 pracowników, to szczególne utrudnienie. Pracownicy nie mogą składać wniosków przez wewnętrzne systemy kadrowo–płacowe czy e-mail, mimo że to codzienne narzędzia komunikacji w firmach.

Nie dziwi więc, że pracodawcy i księgowi od lat zwracają uwagę na chaos dokumentacyjny. Dokumenty, które powinny stanowić komplet, trzeba przekazywać osobno – część elektronicznie, część w formie papierowej.

Co zmieni nowelizacja?

Projekt ustawy wprowadza znaczące ułatwienia w art. 61b ustawy zasiłkowej i wreszcie otwiera drogę do pełnej elektronizacji.

Wniosek składany do pracodawcy będzie można przekazać papierowo albo elektronicznie. Dopuszczalne staną się skany, formularze przesyłane pocztą elektroniczną czy za pomocą systemów kadrowo–płacowych.

Wniosek składany bezpośrednio do ZUS będzie można złożyć w dwóch formach: papierowej lub elektronicznej, z użyciem kwalifikowanego podpisu, profilu zaufanego czy podpisu osobistego. Tu zmiana sprowadza się głównie do uporządkowania przepisów – określenie „forma pisemna” zostanie zastąpione terminem „postać papierowa”.

Przepisy dotyczące zasiłku opiekuńczego precyzują katalog dokumentów, które będą wymagane do wszczęcia postępowania. Jeśli płatnikiem świadczenia jest pracodawca, wystarczy elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA lub jego wydruk) oraz wniosek papierowy albo elektroniczny. Gdy płatnikiem jest ZUS, zasady będą podobne, z tym że dokumenty będzie mógł złożyć także pracodawca działający w imieniu pracownika.

Załączniki do wniosków będzie można dołączać w formie oryginałów, kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem albo elektronicznych skanów. To duża zmiana wobec obecnych regulacji, które wymagały każdorazowego sprawdzania w rozporządzeniu z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 616 ze zm.) czy dana forma jest dopuszczalna.

Dokumenty wysłane do ZUS przez pracodawcę elektronicznie będą traktowane na równi z papierowymi oryginałami podpisanymi przez pracownika. Co ważne, w razie wątpliwości co do autentyczności kopii, ZUS lub pracodawca nadal będą mogli zażądać przedstawienia oryginału.

Od kiedy nowe zasady?

Projekt przewiduje, że nowe regulacje będą stosowane również do spraw wszczętych, ale jeszcze niezakończonych w dniu wejścia ustawy w życie. Dodatkowo przez okres 12 miesięcy utrzymane zostanie w mocy obecne rozporządzenie z 2015 roku, które szczegółowo reguluje zakres wymaganych dokumentów.

Ustawa ma zacząć obowiązywać 14 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw.