Papierowy wniosek o zezwolenie na pracę idzie do kosza

Jak wynika z sondy przeprowadzonej przez DGP wśród urzędów wojewódzkich, dziś trudno znaleźć ten, w którym wnioski wpływałyby wyłącznie za pośrednictwem dedykowanego do tego systemu teleinformatycznego. Co więcej, liczba papierowych wniosków waha się od kilkunastu do nawet kilkuset w zależności od urzędu, i mimo że nowy wymóg obowiązuje już drugi miesiąc, nadal napływają inną drogą niż elektroniczna.

Wojewoda łódzki naliczył dotychczas 11 papierowych wniosków, wobec 3678 online. Niemal trzy razy tyle zanotował Świętokrzyski Urząd Wojewódzki, a Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki nawet ponad trzy razy więcej. Wnioski papierowe trafiają wciąż do urzędów, nawet jeśli w tych od lat dostępna jest elektroniczna droga. Przykładem jest Mazowiecki Urząd Wojewódzki, gdzie od 2019 r. wnioski o zezwolenie na pracę dla cudzoziemców składane są za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl, a od maja 2020 r. całą sprawę można załatwić elektronicznie – bez konieczności wizyty pracodawcy w urzędzie. Do maja tego roku 1,3 proc. dokumentów trafiało, mimo tego po staremu. Teraz, choć ten odsetek jest mniejszy za sprawą nowego obowiązku, nadal ma to miejsce.

– Od 1 czerwca wpłynęło w sumie 9916 wniosków za pośrednictwem dedykowanego systemu teleinformatycznego, a 45 papierowych – potwierdza Joanna Bachanek, rzecznik prasowy wojewody mazowieckiego. Wśród rekordzistów w tym zakresie jest natomiast m.in. Pomorski Urząd Wojewódzki, gdzie od momentu zmiany przepisów wpłynęło ponad 1,9 tys. wniosków, z czego 255 z nich to wnioski papierowe.

Dlaczego tak się dzieje? Od jednego z przedsiębiorców słyszymy, że informacja o zmianie sposobu do niego nie dotarła, a przed złożeniem dokumentów nie zajrzał na stronę urzędu wojewódzkiego. Tym samym zrobił to, co zawsze, czyli wysłał pracownicę, by nadała list z dokumentami na poczcie.

Nadia Winiarska, ekspertka ds. zatrudnienia w departamencie pracy w Konfederacji Lewiatan, zwraca z kolei uwagę na brak wystarczającej kampanii informacyjnej w związku z nowymi regulacjami. – Dziś największy kłopot z realizacją przepisów mają mniejsze firmy, które nie mają wyspecjalizowanych działów prawnych, przez co najtrudniej jest im być na bieżąco ze wszystkimi nowymi obowiązkami i regulacjami – tłumaczy.

Za złożenie na papierze wniosku o zezwolenie na pracę nie ma kary

Na szczęście, jak wyjaśniają pracownicy urzędów wojewódzkich, za źle złożony wniosek nie grozi żadna kara. Nie oznacza to jednak, że taka sytuacja nie będzie miała przykrych konsekwencji dla pracodawcy. Dokumenty złożone w innej formie niż przez dedykowany system teleinformatyczny pozostaną bowiem bez rozpatrzenia.

– Wnioskodawca otrzymuje pismo z informacją w tej sprawie. Pracodawca może ponownie złożyć wniosek w prawidłowy już sposób – wyjaśnia Natalia Szczerbińska, rzecznik prasowy biura wojewody kujawsko-pomorskiego.

Jeśli chodzi o czas, w jakim może to zrobić, to nie ma żadnego ustalonego terminu. Może więc ponownie złożyć dokumenty w dogodnym dla siebie terminie. Zdaniem ekspertów nie musi też ponownie opłacać wniosku, czyli ponosić opłaty manipulacyjnej na poziomie 100 zł. – Obowiązuje poprzednio uiszczona, bo wniosek pozostał bez rozpatrzenia – mówi Karolina Schiffter, partnerka w kancelarii PSC.

Poza koniecznością ponownego złożenia wniosku pracodawca musi też liczyć się z tym, że nie zatrudni cudzoziemca w czasie, w jakim sobie zaplanował. Zgodnie z art. 35 par. 3 kodeksu postępowania administracyjnego załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. – Są jednak regiony w kraju, w których terminy te są przekraczane i wynoszą cztery miesiące, a nawet dłużej. A zatem realizacja procedury może znacząco się wydłużyć – podkreśla Karolina Schiffter.

Z kolei Nadia Winiarska zauważa, że urzędy pomorski i mazowiecki wstrzymały wydawanie zezwoleń do odwołania. – Takie informacje otrzymujemy od naszych członków – wyjaśnia i mówi, że może być to związane z niejasnymi przepisami. – Najprawdopodobniej urzędnicy czekają na ich interpretację – uzupełnia.

Przypomnijmy, na problem nieprecyzyjnych przepisów zwrócił uwagę rzecznik małych i średnich przedsiębiorców, który zaapelował do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o objaśnienia prawne (pisaliśmy o tym: „Niejasne przepisy przytłaczają przedsiębiorców”, DGP nr 139/2025).

– Należy przypomnieć, że zezwolenie na pracę nie jest dokumentem uprawniającym do pobytu w Polsce i fakt jego złożenia nie rzutuje w żaden sposób na sytuację pobytową cudzoziemca. Z kolei, jak stanowi art. 3 ust. 3 ustawy o warunkach dopuszczalności, jednym z warunków legalnego wykonywania pracy przez cudzoziemca mającego zezwolenia na pracę jest posiadanie przez niego uprawnienia do pobytu na terytorium Polski – mówi Anna Kowalewska, inspektor wojewódzki w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku. ©℗