Benefity dla pracowników – podarunek, który może się stać kulą u nogi

Benefity stanowią świadczenia związane z pracą, które zgodnie z art. 77² par. 2 kodeksu pracy mogą, ale nie muszą, być uregulowane w regulaminie wynagradzania. Wielu pracodawców decyduje się na wprowadzenie osobnej polityki benefitów, z której wynikają warunki skorzystania z każdego z nich oraz zasady korzystania.

Popularnym rozwiązaniem jest też regulowanie tych zasad w umowie o pracę, zwłaszcza w mniejszych firmach lub w przypadku osób na wysokich stanowiskach. W takiej sytuacji pracodawca powinien pamiętać, że na warunki uzyskania danego benefitu i uregulowania go w umowie musi mieć zgodę pracownika. Może się więc zdarzyć, że będzie on negocjował warunki (zwłaszcza wysokość finansowania, które ma pokrywać osobiście).

Co można zrobić, gdy pracodawca nie wywiązuje się z benefitów?

Przyznanie świadczeń pozapłacowych w umowie o pracę powoduje zobowiązanie po stronie pracodawcy do spełnienia świadczenia, które nie jest wynagrodzeniem za pracę. Oznacza to, że w przypadku sporu sądowego z pracownikiem te postanowienia umowne będą analizowane zgodnie z regułami interpretacyjnymi oświadczeń woli wynikającymi z art. 65 par. 2 kodeksu cywilnego.

Sąd, analizując zapisy, które stały się przyczyną sporu pracownika z pracodawcą, będzie badał, jaki był zamiar stron i cel umowy, niekoniecznie opierając się na jej dosłownym brzmieniu. Takie stanowisko jest prezentowane w orzecznictwie Sądu Najwyższego (wyrok z 18 marca 2015 r., sygn. akt III PK 110/14).

W przypadku gdy benefity są uregulowane w regulaminie wynagradzania, pracownicy również mają możliwość podjęcia negocjacji z pracodawcą, ponieważ wprowadzenie tego dokumentu wymaga uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, jeśli takie działają w zakładzie pracy. Jeśli nie, to regulamin ustala sam pracodawca. Obejmuje to również kwestie dotyczące benefitów.

Dominujący w doktrynie jest pogląd, zgodnie z którym wszelkie inne dokumenty dotyczące wynagradzania i świadczeń związanych z pracą należy traktować normatywnie tak, jak regulamin wynagradzania. Oznacza to, że pracodawca, który chce uregulować kwestie związane z benefitami w odrębnej polityce, powinien stosować zasady obowiązujące w odniesieniu do regulaminu wynagradzania. To samo dotyczyć będzie zmian w polityce benefitów.

Jak przestać zapewniać pracownikom benefity?

Jeśli warunki przyznawania i zasady korzystania z benefitów zostaną uregulowane w regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, to rezygnacja z dalszego oferowania benefitu lub zmiana zasad korzystania z niego (np. znaczące podwyższenie opłaty pokrywanej przez pracownika) może stanowić zmianę warunków zatrudnienia na niekorzyść podwładnego.

Jeśli zmiana ma charakter istotny, to będzie wymagać aneksowania umów o pracę lub złożenia wypowiedzeń zmieniających, co może narazić pracodawcę na wystąpienie przez pracowników z roszczeniami lub nawet na rozwiązanie umowy o pracę. Pracodawca powinien w tej sytuacji pamiętać, że stosowanie wypowiedzeń zmieniających oznacza konieczność przeprowadzenia konsultacji z zakładową organizacją związkową (w przypadku ich funkcjonowania w miejscu pracy) czy zakaz wypowiadania warunków pracy określonym grupom pracowników w okresie ochronnym.

Jeśli pracownik nie zaakceptuje warunków wypowiedzenia zmieniającego, to oświadczenie o wypowiedzeniu będzie pociągało za sobą wszelkie skutki związane z wypowiedzeniem umowy przez pracodawcę, np. konieczność udzielenia dni wolnych na poszukiwanie pracy. Kolejnym ryzykiem z tym związanym może być konieczność stosowania procedury z ustawy o zwolnieniach grupowych w stosownych przypadkach. W naszej ocenie jednak konieczność stosowania wypowiedzeń zmieniających pojawia się jedynie sporadycznie.

Pracownik może złożyć sprawę do sądu pracy

Oferowanie świadczeń pozapłacowych pracodawca przyjmuje na siebie dobrowolnie. Ale jeśli zdecyduje się zapewnić do nich dostęp, to niedotrzymanie tych zobowiązań uprawnia pracownika do wystąpienia z roszczeniem do sądu.

W orzecznictwie SN (np. wyrok z 18 marca 2015 r., sygn. akt III PK 110/14) jest utrwalony pogląd, że pracodawca, przyznając dobrowolnie pracownikowi lepsze warunki zatrudnienia niż powszechnie obowiązujące (np. dodatkowe świadczenia), nie może powoływać się na to, że czynność ta była sprzeczna z prawem, kwalifikować tej sytuacji jako nadużycie prawa czy powoływać się na jej sprzeczność z zasadami współżycia społecznego. Udostępnienie benefitu jest dobrowolne, więc w przypadku sporu sądowego trudno byłoby twierdzić, że przyznanie danego świadczenia przez pracodawcę nie zasługuje na ochronę prawną czy jest bezwzględnie nieważne.

Czy brak benefitu to dyskryminacja pracownika?

Dostęp do karty przedpłaconej, karty sportowej czy jakiegokolwiek innego świadczenia nie powinien naruszać zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Pracodawca musi zapewnić, że korzystanie z danego benefitu będzie sprawiedliwe, a pracownicy będą uprawnieni do niego w sposób równy. Wykluczenie określonych grup pracowników z możliwości korzystania z danego benefitu albo stosowanie zróżnicowanej wysokości dopłat może stanowić działanie o charakterze dyskryminującym, jeśli nie będzie podyktowane obiektywnymi kryteriami.

Zgodnie z orzecznictwem, w przypadku gdy pracownik uprawdopodobni zarzut nierównego traktowania w zatrudnieniu, to pracodawca musi udowodnić, że kierował się obiektywnymi powodami (wyrok Sądu Najwyższego z 9 czerwca 2006 r., sygn. akt III PK 30/06). To samo dotyczy dostępu do benefitów (tak stwierdził np. Sąd Okręgowy w Warszawie, wyrok z 21 października 2016 r., sygn. akt XXI P 150/13). Pracodawca za skutki naruszenia zasady równego traktowania odpowiada na podstawie art. 18^3d kodeksu pracy, który stanowi, że osoba, wobec której naruszono zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie. ©℗