Firmy będą miały problem z tłumaczeniem umów o pracę z cudzoziemcem

Tłumaczenie umów o pracę z cudzoziemcem

Firmy czekają jednak na stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Kluczowa będzie interpretacja nowych regulacji i ich egzekwowanie.

– W mojej ocenie nadal możliwe będzie zawieranie umowy w wersji dwujęzycznej i w takim przypadku uzyskanie poświadczonego tłumaczenia nie będzie konieczne. Nie wynika to jednak wprost z ustawy, dlatego wiele zależy od interpretacji organów kontrolujących – zauważa Tomasz Rogala.

A brak wykładni przepisu, który nie jest precyzyjny, sprawia, że według części prawników umowy dwujęzyczne również będą musiały być tłumaczone, czyli nie pozwolą na obejście nowego prawa.

– Zatem jeśli umowa z cudzoziemcem zostanie sporządzona w języku polskim, a pracownik nie posługuje się naszym językiem, będzie konieczne – przed podpisaniem umowy – przedstawienie pracownikowi jej treści na piśmie w wersji, która będzie dla niego zrozumiała. Jeżeli natomiast umowa z cudzoziemcem będzie sporządzona w języku obcym, podmiot, który go zatrudnia, będzie musiał uzyskać jej tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego na język polski – tłumaczy Agata Majewska, radca prawny w TDJ Legal Morawiec sp.k. w Katowicach. – W takim przypadku więc faktycznie koszty umów zawieranych domyślnie w języku obcym mogą wzrosnąć – zaznacza Agata Majewska.

W praktyce oznacza to wydatek od kilkudziesięciu do nawet kilkuset złotych na jedną umowę, w zależności od tego, ile stron będzie liczyła.

Eksperci dodają, że ustawa nie zawiera przepisów przejściowych dotyczących przepisu, który reguluje wersje językowe umów zawieranych z cudzoziemcami. Tym samym należy przyjmować, że obowiązek ten będzie dotyczyć tylko umów podpisywanych od 1 czerwca 2025 r. – zgodnie z zasadą, że prawo nie działa wstecz.

Na tym jednak lista nowych obowiązków do spełnienia przez pracodawców się nie kończy. Przepisy nakładają też obowiązek przechowywania takiej umowy przez okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez dwa lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym umowa wygasła lub została rozwiązana. Po upływie tego okresu należy zaprzestać przetwarzania danych, czyli np. zniszczyć zawierające je dokumenty.

– Za naruszenie tego obowiązku ustawa przewiduje karę grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł – mówi Agata Majewska.

Karolina Schiffter, partner w kancelarii PCS | Littler, zauważa natomiast, że dłuższe przetwarzanie danych będzie możliwe, jeśli przewidują to odrębne przepisy. Są nimi np. regulacje o prowadzeniu akt osobowych, które nakazują ich przechowywanie przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia.

– Dlatego dokumentację dotyczącą legalności zatrudnienia cudzoziemca pracującego na podstawie umowy o pracę warto przechowywać w jego aktach osobowych, tak aby obowiązek jej zniszczenia powstał w tym samym czasie, co obowiązek zniszczenia reszty akt – podpowiada Karolina Schiffter.

Dwa zamiast trzech

Poza tym nowa ustawa przewiduje obowiązek pozyskiwania przez pracodawców od cudzoziemca kopii dokumentów zawierających jego dane osobowe w celu potwierdzenia jego tożsamości. Mowa m.in. o paszporcie. Wśród danych, które należy udokumentować, jest m.in. numer PESEL, chyba że cudzoziemiec go nie ma. Dlatego, jeśli dany pracownik nie przedstawi żadnego dokumentu imigracyjnego, z którego wynika jego PESEL (np. karty pobytu), to wymagane będzie pozyskanie od niego osobnego zaświadczenia o numerze PESEL. Pracodawcy będą mieć też obowiązek informowania cudzoziemców w formie pisemnej, w języku zrozumiałym dla cudzoziemca, o prawie wstępowania do związków zawodowych. Obowiązek ten będzie występować zarówno w razie zatrudnienia cudzoziemca na podstawie umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej. Za naruszenie tych dwóch obowiązków nie przewidziano jednak sankcji dla pracodawców.

Wreszcie firma będzie miała obowiązek powiadomienia wojewody, jeżeli cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie dwóch miesięcy od początku ważności zezwolenia o pracę, przerwał ją na czas przekraczający dwa miesiące lub zakończył wcześniej niż dwa miesiące przed upływem ważności zezwolenia. Niedopełnienie tego obowiązku, na który pracodawca będzie miał siedem dni, to wykroczenie karane grzywną od 500 zł do 5 tys. zł.

– Ta zmiana jest o tyle istotna, że dotychczas okresy, po przekroczeniu których pracodawcy musieli informować wojewodę, wynosiły trzy miesiące – mówi Agata Majewska.

Zwraca uwagę na jeszcze jeden obowiązek – po uzyskaniu wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji pracodawca będzie musiał powiadomić starostę o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył ją przed dniem określonym w oświadczeniu. Jest to nowy obowiązek. Powiadomienie spowoduje, że wpis oświadczenia do ewidencji ulegnie unieważnieniu z mocy prawa.

Pracodawcy zastanawiają się jednak nad tym, jak do wypełniania nowych obowiązków, zwłaszcza tych, dla których nie jest przewidziana sankcja w ustawie, będą podchodzić inspektorzy pracy. Zapytaliśmy o to Państwową Inspekcję Pracy i czekamy na odpowiedź.

Zdaniem ekspertów z kolei na początek zapewne inspektorzy podczas kontroli będą wzywali do wypełnienia nowych wymogów. Przy uporczywym łamaniu prawa, w sytuacji gdy też i inne obowiązki zostaną naruszone, może być to podstawą do wymierzenia kary szybciej niż dotychczas. Do tego jej wysokość może mieścić się nie w dolnej, ale górnej granicy. Zatem mimo że za niektóre naruszenia nie przewidziano sankcji wprost, to niewypełnianie wymogów nie będzie tak zupełnie bezkarne. ©℗