Przepisy dotyczące obliczania wynagrodzeń ciągle budzą wątpliwości wśród osób je stosujących na co dzień. Wynika to z tego, że ogólne założenia wynikające z kodeksu pracy oraz szczegółowe zasady obliczania wynagrodzeń określone w aktach wykonawczych nie zawsze są spójne.

Aby ujednolicić praktykę postępowania działów płac, DGP zadała te same trzy pytania Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwu Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej:

1) jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia (dodatek nocny, wynagrodzenie za nadgodziny, premia) i ma wypłatę 10. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli skorzystał z urlopu w pierwszym lub w drugim miesiącu zatrudnienia? Czy nie uwzględnia się w ogóle składników zmiennych, gdyż nie zostały wypłacone przed urlopem, czy też uwzględnia je się z bieżącego miesiąca, aby zgodnie z celem art. 172 k.p. wynagrodzenie urlopowe było jak najbardziej zbliżone do wynagrodzenia, które pracownik by otrzymał, gdyby pracował?

2) czy należy pracownikowi zapłacić wynagrodzenie za miesiąc, w trakcie którego nie wykonywał w ogóle pracy, ale dwutygodniowe wypowiedzenie wypadło w sobotę, która była pierwszym dniem kolejnego miesiąca (np. 1 czerwca 2024 r.);

3) jak obliczyć wynagrodzenie w miesiącu, w trakcie którego pracownik ma zmianę stawki wynagrodzenia miesięcznego, a pracuje w systemie równoważnego czasu pracy i ma zaplanowany czas pracy do przepracowania nierównomiernie? Czy wynagrodzenie należy podzielić przez czas do przepracowania nominalny (zgodny z kalendarzem) i następnie pomnożyć przez czas faktyczny przypadający do przepracowania w danej części miesiąca i powtórzyć działanie dwukrotnie dla każdej stawki wynagrodzenia? Czy też należy dwukrotnie użyć nominalnego czasu pracy?

Co korzystniejsze dla pracownika

Wynagrodzenie urlopowe dotyczy art. 172 k.p., a szczegółowe zasady jego obliczania regulują par. 6–12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe). Zgodnie z art. 172 k.p. za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy. Zatem nadrzędną zasadą jest, aby korzystanie z wypoczynku nie odbiło się niekorzystnie na wynagrodzeniu pracownika.

Szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia przedstawiła w swoim stanowisku PIP, ale niestety nie rozstrzygnęła, czy biorąc pod uwagę cel przyświecający z art. 172 k.p., można zmodyfikować zasady z rozporządzenia urlopowego, aby pracownik otrzymał wynagrodzenie urlopowe bardziej zbliżone do wynagrodzenia, jakie otrzymałby, nie korzystając z urlopu. Według PIP jedynie sądy pracy mogą rozstrzygnąć taki spór.

W praktyce wątpliwość dotyczy urlopu wypoczynkowego, z którego pracownik skorzysta w pierwszym lub drugim miesiącu zatrudnienia u pracodawcy, gdy jeszcze nie otrzymał składników zmiennych należnych za trzy miesiące przed rozpoczęciem urlopu. Działy płac stosują dwa rozwiązania – należy:

1) wypłacić wynagrodzenie urlopowe tylko w oparciu o wynagrodzenie stałe, gdyż nie da się zgodnie z literalnie stosowanymi przepisami rozporządzenia obliczyć średniej ze składników zmiennych – jest to rozwiązanie krzywdzące dla pracownika, jeśli w miesiącu wykorzystywania urlopu takie składniki zmienne faktycznie wystąpiły, bo pracownik np. pracował w nadgodzinach, w nocy, otrzymał premię lub prowizję;

2) naliczyć średnią ze składników zmiennych z bieżącego miesiąca, gdy urlop przypada w pierwszym miesiącu zatrudnienia lub z dwóch miesięcy, jeśli urlop pracownik wykorzystał w drugim miesiącu zatrudnienia, aby uwzględnić składniki zmienne i zbliżyć się do celu, jaki przyświeca art. 172 k.p.

Za drugim poglądem opowiedział się resort pracy i jest to pogląd korzystny dla pracownika, ponieważ nie pozbawiamy go dodatku urlopowego ze składników zmiennych w sytuacji, gdy takie rzeczywiście wystąpiły w praktyce.

PIP pozostawiła rozstrzygnięcie sądom pracy, ale przyjmując drugi sposób obliczenia wynagrodzenia, ryzyko takiego sporu jest znikome lub żadne, gdyż pracodawca na korzyść pracownika naliczył wynagrodzenie ze składników zmiennych.

Przykład 1

Urlop w pierwszym miesiącu zatrudnienia

Pracownik rozpoczął pracę u nowego pracodawcy od 1 lutego. Pracodawca naliczył mu urlop proporcjonalnie za trzy miesiące, gdyż umowa została zawarta na okres próbny od 1 lutego do 30 kwietnia. Pracownik w lutym skorzystał z jednego dnia urlopu na żądanie i z wynagrodzeniem za luty powinien otrzymać także wynagrodzenie urlopowe. Wynagrodzenie pracownika to: 5000 zł wynagrodzenia zasadniczego oraz prowizje zależne od wyników. Za luty otrzymał prowizję 1000 zł.

Stosując przepisy literalnie, prowizja została wypłacona za późno i nie powinna być wzięta pod uwagę, a więc zgodnie z rozporządzeniem w wynagrodzeniu urlopowym należy uwzględnić tylko 5000 zł wynagrodzenia zasadniczego. Przyjmując koncepcję MRPiPS, należy wyliczyć średnią ze składnika zmiennego, czyli prowizji 1000 zł, dzieląc ją przez czas faktycznie przepracowany w tym miesiącu, a potem mnożąc przez liczbę godzin urlopu. Działanie takie jest bezpieczne dla pracodawcy, ponieważ jest korzystne dla pracownika. ©℗

Stanowisko GIP z 3 marca 2025 r. w sprawie obliczania wynagrodzeń UNP:GIP-25-56283, GIP-GBI.0701.18.2025.3

ikona lupy />
Materiały prasowe

Ad. 1. Odnośnie do pytania pierwszego dotyczącego obliczania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego w sytuacji, gdy pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego w pierwszym bądź drugim miesiącu zatrudnienia, należy wyjaśnić, że zgodnie z art. 172 kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy. Szczegółowe zasady obliczania wysokości wynagrodzenia urlopowego określają przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14, z późn. zm.). Zgodnie z tymi przepisami:

składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (par. 7 rozporządzenia);

składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem określonych w par. 7, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia, o których mowa, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (par. 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia), przy czym jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie określone w par. 8 za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (par. 11 ust. 2 rozporządzenia);

składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy (par. 12 ust. 1 rozporządzenia).

Departament nie jest uprawiony do dokonywania oceny, czy w konkretnym przypadku przepisy ww. rozporządzenia prawidłowo wypełniają dyspozycję art. 172 kodeksu pracy, czy też uznając, że przepisy te nie wypełniają dyspozycji art. 172 kodeksu pracy w konkretnym przypadku, można odstąpić od ich stosowania i przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego stosować bezpośrednio art. 172 kodeksu pracy. W razie sporu na tym tle pomiędzy pracownikiem a pracodawcą jedynym organem właściwym do jego rozstrzygnięcia jest sąd pracy.

Ad. 2. Odnosząc się do drugiego pytania dotyczącego prawa pracownika do wynagrodzenia za pracę w miesiącu, w trakcie którego pracownik w ogóle nie wykonywał pracy, należy zauważyć, że zgodnie z art. 80 kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią.

Ad. 3. Odnosząc się do ostatniego pytania dotyczącego obliczania wynagrodzenia „miesięcznego” pracownika zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy w przypadku zmiany stawki wynagrodzenia w trakcie miesiąca należy zauważyć, że przepisy prawa pracy nie zawierają normy wskazującej wprost, jak należy wyliczyć wynagrodzenie należne pracownikowi wynagradzanemu stałą stawką miesięczną w sytuacji zmiany wysokości tejże stawki w trakcie miesiąca. W ocenie departamentu posiłkowo stosuje się w tym wypadku przepis par. 12 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 927). Przepis ten dotyczy obliczania wynagrodzenia pracownika, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, gdy okres pozostawania pracownika w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca. W przypadku zmiany wysokości stawki w trakcie miesiąca pracownik wprawdzie faktycznie pozostaje w ciągłym zatrudnieniu (okres pozostawania pracownika w stosunku pracy obejmuje pełny miesiąc), jednak dla potrzeb ustalenia należnego mu wynagrodzenia za cały miesiąc należy potraktować czas obowiązywania poszczególnych stawek wynagrodzenia miesięcznego jako odrębne okresy, dla których trzeba wyliczyć należne wynagrodzenie stosownie do wysokości obowiązującej wówczas stawki (stałej dla danego okresu).

Na zakończenie pragniemy poinformować i podkreślić, że w świetle obowiązujących przepisów Państwowa Inspekcja Pracy nie jest uprawniona do wydawania wyjaśnień zawierających wiążącą wykładnię przepisów prawa pracy. Opinie prawne i poglądy wyrażone w naszych pismach nie są wiążące dla sądów ani stron stosunku pracy.

Za nieprzepracowaną część miesiąca

GIP i resort pracy przedstawiły w pełni spójną odpowiedź na drugie z zadanych pytań. W tym przypadku oba urzędy odnoszą się do nadrzędnej zasady płacowej, wynikającej z art. 80 k.p., zgodnie z którym wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy wyjątkowo tylko w przypadkach uregulowanych wprost w przepisach. Zatem gdy okres dwutygodniowego wypowiedzenia kończy się w kolejnym miesiącu, a ten dzień jest dniem wolnym od pracy, to nie należy w ogóle naliczać wynagrodzenia za taki dzień. Takie sytuacje się zdarzają w praktyce, gdyż zgodnie z art. 30 par. 21 k.p. okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień albo ich wielokrotność kończy się zawsze w sobotę, a dzień ten w przypadku wielu pracodawców jest dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Przykład 2

Wypowiedzenie kończy się w sobotę

Pracownik, którego dotyczy dwutygodniowe wypowiedzenie, otrzymał je 13 lutego, a zatem okres ten zakończył się w sobotę, 1 marca. Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku i soboty są dla niego dniami wolnymi z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, a więc 1 marca nie pracował. Dział kadr w poniedziałek 3 marca wystawił świadectwo pracy i przekazał pracownikowi informację, że za marzec nie będzie naliczane wynagrodzenie, gdyż nie przepracował ani jednej godziny w tym miesiącu.

Zmiana stawki

Najtrudniejsze do rozstrzygnięcia okazało się trzecie z zadanych pytań, gdyż w tym przypadku nie ma przepisu wprost regulującego tę kwestię. Oba urzędy przyjęły konieczność posiłkowego zastosowania par. 12 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. PIP wskazała, że wynagrodzenie należy obliczyć, dwukrotnie stosując metodę wynikającą z ww. przepisu odrębnie dla każdej stawki. Niestety, inspekcja nie odpowiedziała wprost na pytanie o dzielnik przyjęty do obliczeń. Tego zaś dotyczyło pytanie, gdyż w przypadku równoważnego systemu czasu pracy czas faktycznie zaplanowany w obydwu częściach miesiąca może się znacząco różnić od czasu wynikającego z kalendarza obowiązującego w tym okresie. Dlatego właśnie kluczowym było rozstrzygnięcie, czy dzielnikiem powinien być czas przepracowany faktycznie w danej części miesiąca, czy nominalny do przepracowania zgodnie z kalendarzem.

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 6 marca 2025 r. w sprawie obliczania wynagrodzeń

ikona lupy />
Materiały prasowe

Ad 1. Sposób obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop ministra pracy z 8 stycznia 1997 r. (Dz.U. nr 2, poz. 14). Wynagrodzenie ustala się w zależności od rodzaju składników płacy (stałe lub zmienne). Jeśli pracownik bierze urlop w pierwszym miesiącu pracy i nie otrzymał jeszcze składników zmiennych, przyjmuje się wynagrodzenie należne za ten miesiąc, zgodnie z art. 172 kodeksu pracy.

Podstawę wynagrodzenia urlopowego stanowią składniki zmienne z ostatnich 3 miesięcy. Jeśli pracownik nie przepracował pełnego okresu, uwzględnia się wynagrodzenie za faktycznie przepracowany czas. W przypadku braku składników zmiennych stosuje się zasady z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, przyjmując wynagrodzenie za miesiąc urlopu. Oblicza się je poprzez sumowanie składników zmiennych, podzielenie przez liczbę przepracowanych godzin i pomnożenie przez godziny urlopowe.

Ad 2. Zgodnie z art. 32 par. 2 kodeksu pracy umowa o pracę rozwiązuje się po upływie okresu wypowiedzenia. W tym czasie pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, jeśli wykonuje pracę (art. 80 k.p.). Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy przysługuje tylko wtedy, gdy przewidują to przepisy. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w okresie wypowiedzenia, jeśli świadczy pracę, chyba że zostanie zwolniony z obowiązku jej wykonywania na podstawie art. 362 k.p. W takim przypadku wynagrodzenie jest wypłacane mimo niewykonywania pracy. Jeżeli pracownik nie przepracuje ani jednego dnia w danym miesiącu z powodu nieobecności, nie przysługuje mu wynagrodzenie, ponieważ nie było pracy, za którą miałby je otrzymać.

Ad 3. Przepisy prawa pracy nie określają wprost sposobu obliczania wynagrodzenia miesięcznego w razie jego zmiany w trakcie miesiąca. Można w tym celu zastosować par. 12 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy Wynagrodzenie dzieli się przez liczbę godzin do przepracowania w miesiącu, a następnie mnoży przez liczbę godzin nieobecności, odejmując uzyskaną kwotę od wynagrodzenia za cały miesiąc. Przy wyliczeniach stosuje się miesięczny wymiar czasu pracy zgodnie z art. 130 k.p.

Wynagrodzenie za miesiąc to suma stawek godzinowych przed i po zmianie, pomnożonych przez liczbę przepracowanych godzin. Pracodawca może wprowadzić korzystniejsze zasady w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym, w tym wynagrodzenie za czas nie wykonywania pracy.

Jednocześnie Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej informuje, że nie jest uprawnione do dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa. Organem uprawnionym do oceny prawidłowości stosowania przepisów prawa pracy przez pracodawców oraz do udzielania zainteresowanym porad prawnych w tym zakresie jest Państwowa Inspekcja Pracy.

Odpowiedzi na to pytanie udzieliło jednak MRPiPS, wskazując, że dzielnikiem powinien być wymiar wyliczony zgodnie z art. 130 k.p., a nie faktyczny czas pracy. Resort zauważył jednak, że pracodawca może wprowadzić korzystniejsze zasady obliczania wynagrodzenia w przepisach wewnątrzzakładowych. Możliwe jest więc obliczenie wynagrodzenia za każdą część miesiąca przez podzielenie stawki zasadniczej przed zmianą i po zmianie przez faktyczny czas pracy, o ile uzyskane w ten sposób wynagrodzenie będzie wyższe, gdyż będzie to działanie na korzyść pracownika. ©℗

Podstawa prawna

Podstawa prawna

art. 80, art. 134 i art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)

par. 6–12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 174, poz. 1353)

par. 12 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).