Zasiłek macierzyński za uzupełniający urlop macierzyński: pytania i odpowiedzi

Pracownice rozpoczną korzystanie z tego urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, więc zgodnie z ogólną zasadą podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego musi być kontynuowana. W niektórych przypadkach mogą się jednak pojawić wątpliwości, czy nie trzeba jej przeliczyć.

• Czy wypłata trzynastki spowoduje konieczność przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku

Nasza pracownica przebywa obecnie na urlopie macierzyńskim, który kończy w kwietniu 2025 r. Wiemy, że dziecko urodziło się jako wcześniak i dlatego pracownica będzie miała prawo do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, z którego z pewnością skorzysta. Czy powinniśmy przeliczać jej podstawę wymiaru zasiłku, skoro w lutym 2025 r. wypłaciliśmy jej trzynastkę za 2024 r.? Obecnie w podstawie wymiaru zasiłku macierzyńskiego pracownica ma uwzględnioną trzynastkę wypłaconą za 2023 r.

Nie, w tym przypadku nie należy przeliczać podstawy wymiaru zasiłku.

Zastosowanie ma bowiem art. 43 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Zgodnie z nim podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy. Skoro zatem uzupełniający urlop macierzyński rozpoczyna się bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (innej możliwości nie ma), to oznacza, że między okresami pobierania zasiłku za te urlopy nie będzie ani jednego dnia przerwy.

Przypomnijmy, że podstawowe zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłku zostały określone w art. 36 ustawy zasiłkowej. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem powyższego okresu, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi 1/30 część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku.

Poprzez wynagrodzenie ustawa zasiłkowa rozumie przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe, a więc nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także inne oskładkowane składniki. Takim składnikiem jest właśnie trzynastka, czyli dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacane pracownikom sfery budżetowej. Trzynastka jest składnikiem rocznym, a więc ma do niej zastosowanie art. 42 ust. 3 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne, wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Na marginesie warto dodać, że ustawa z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadzająca przepisy o uzupełniającym urlopie macierzyńskim zmienia także ustawę o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Zgodnie z art. 2 ust. 2 tej drugiej ustawy pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem, że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy. Ustawa ta w art. 3 ust. 2 wprowadza jednak wiele wyjątków od tej zasady. Zgodnie z nim przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane m.in. w przypadkach korzystania z urlopów związanych z rodzicielstwem, tj. m.in. z urlopu wychowawczego, macierzyńskiego. Od 19 marca 2025 r. do tego katalogu dołącza uzupełniający urlop macierzyński.

• Jak postanowienia regulaminu wpłyną na uwzględnienie składnika w podstawie wymiaru zasiłku

Nasz regulamin wynagradzania stanowi, że pewien składnik wynagrodzenia, do którego prawo mają niektórzy pracownicy, wypłaca się także za okres pobierania przez te osoby zasiłku macierzyńskiego za okres urlopów macierzyńskiego i rodzicielskiego. Nie wliczamy zatem tego składnika do zasiłku macierzyńskiego wypłacanego za ten okres. Regulamin nie wymienia natomiast uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Czy to oznacza, że w okresie tego urlopu składnik należy wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego?

Jeśli wziąć pod uwagę tylko postanowienia regulaminu, składnik powinien zostać uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku macierzyńskiego przysługującego za ten okres. Decydujące znaczenie będzie miało jednak to, czy rzeczywiście pracodawca nie będzie wypłacał tego składnika za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Ogólne zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłku zostały określone w art. 36 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jako wynagrodzenie ustawa zasiłkowa rozumie przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe. Z powyższych przepisów wynikałoby zatem, że każdy oskładkowany składnik powinien również zostać uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku. Tak jednak nie będzie, bo ustawa zasiłkowa przewiduje kilka wyjątków od zasady ogólnej. Zgodnie bowiem z jej art. 41 ust. 1 przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Prawidłowo zatem w opisywanej sytuacji płatnik nie wlicza składnika, który jest wypłacany także za okres urlopu macierzyńskiego oraz rodzicielskiego, do podstawy wymiaru zasiłku przysługującego za ten sam okres. Skoro jednak regulamin nie przewiduje wypłaty tego zasiłku także za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, to należy składnik ten wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku za ten okres.

Może się jednak zdarzyć, że płatnik, mimo iż nie ustanowił tej zasady w regulaminie, to jednak składnik ten będzie wypłacał także za okres przebywania na uzupełniającym urlopie macierzyńskim. W takiej sytuacji zgodnie ze stanowiskiem ZUS decydujące znaczenie będzie miało to, że mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych obowiązujących u pracodawcy pracownik składnik ten otrzymuje. A skoro tak, to składnik nie może być uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku, ponieważ pracownik otrzymałby go niejako podwójnie – po raz pierwszy jako składnik wypłacony przez pracodawcę, a po raz drugi uwzględniony w zasiłku.

• Jak na podstawę wymiaru zasiłku wpłynie wypłata zaległego składnika

Nasza pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim, który zakończy 31 marca 2025 r. Dziecko urodziło się jako wcześniak, więc pracownica nabyła prawo do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Przed urlopem macierzyńskim pracownica przez wiele miesięcy przebywała na zasiłku chorobowym. Kontynuujemy zatem podstawę wymiaru zasiłku chorobowego jako podstawę wymiaru macierzyńskiego. W ubiegłym roku (2024) ustaliliśmy podstawę wymiaru zasiłku z uwzględnieniem premii rocznej za 2022 r., bo na dzień rozpoczęcia niezdolności do pracy pracodawca nie wypłacił jeszcze premii za 2023 r. Czy jeśli premia roczna (bardzo niska) za 2024 r. zostanie wypłacona przed rozpoczęciem przez pracownicę uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, powinniśmy przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku z uwzględnieniem nowej premii?

Nie, nie należy przeliczać podstawy wymiaru zasiłku.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Zatem w opisywanej sytuacji płatnik, ustalając podstawę zasiłku chorobowego w 2024 r., powinien był uwzględnić 1/12 premii rocznej przysługującej za rok poprzedni, a więc za 2023 r. Jednak ten składnik nie był jeszcze wówczas wypłacony. W takim przypadku płatnik prawidłowo zastosował art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim jeżeli periodyczne składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się składniki wypłacone za okres poprzedni. Płatnik przyjął zatem do podstawy wymiaru zasiłku premię roczną wypłaconą za jeszcze wcześniejszy rok, a więc 2022 r. Skoro między okresem niezdolności do pracy, za który przysługiwał zasiłek chorobowy, a urlopem macierzyńskim, za który przysługuje zasiłek macierzyński, nie było przerwy, płatnik prawidłowo kontynuował wypłatę zasiłku obliczonego od tej samej podstawy wymiaru.

Ustawa zasiłkowa nie przewiduje możliwości przeliczania podstawy wymiaru zasiłku, gdy zaległy składnik jest wypłacany, nawet gdy zmienia się rodzaj zasiłku albo okres, za jaki jest pobierany – w opisywanym przypadku z okresu urlopu macierzyńskiego na okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Potwierdza to ZUS w swoim „Komentarzu do ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – wybrane zagadnienia”. ZUS stwierdza w pkt. 311 komentarza, że w takim przypadku „wypłata premii i innych składników wynagrodzenia po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłków, nie powoduje ponownego ustalenia tej podstawy.” Na marginesie warto zwrócić uwagę, że zdaniem ZUS „jeżeli do podstawy wymiaru zasiłku przyjęty został składnik wynagrodzenia w wysokości wypłaconej za poprzedni okres, a następnie pracodawca podjął decyzję, że ten składnik wynagrodzenia nie przysługuje pracownikom, podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, wyłączając z niej ten składnik wynagrodzenia za okres zasiłku przysługującego od daty, od której podjęto decyzję o braku jego wypłaty.”

W opisywanym przypadku zastosowanie będzie więc miała zasada ogólna określona w art. 43 ustawy zasiłkowej, zgodnie z którym podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy. ©℗