Ochrona sygnalistów. Od 25 grudnia zmiany w przepisach dotyczących zgłoszeń zewnętrznych. Jak je stosować?

Są to takie czynności jak:

■ przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych, dokonywanie ich wstępnej weryfikacji, podejmowanie działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;

■ kontakt z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby – zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;

■ przekazywanie zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Upoważnieni pracownicy powinni w tym właśnie zakresie przejść szkolenia. Jednocześnie należy pamiętać, iż zgodnie z ustawą osoby są do tych czynności wyznaczone na podstawie kwalifikacji zawodowych, w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności wypełnienia powierzonych zadań.

Nie ma takiego obowiązku i nie powinno mieć to miejsca z uwagi na ochronę tożsamości sygnalisty. Należy oczywiście założyć, że niektóre działania następcze, jak np. wszczęcie postępowania administracyjnego na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu, mogą prowadzić do poinformowania o działaniach następczych, jednak źródło takich działań nie powinno zostać ujawnione.

Zaświadczenie zgodnie z art. 38 ustawy potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy. Zaświadczenie zostaje wydane wyłącznie na wniosek sygnalisty. W przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego wydaje je organ właściwy do prowadzenia działań następczych. Do wydania zaświadczenia mają zastosowanie przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, a ustawa o ochronie sygnalistów modyfikuje wydawanie zaświadczenia tylko w kwestii terminu. Zgodnie z k.p.a. powinno być ono wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. Natomiast zaświadczenie z ustawy o ochronie sygnalistów należy wydać w terminie miesiąca od dnia otrzymania zgłoszenia.

Dokument ten potwierdza fakt dokonania zgłoszenia zewnętrznego, co jest równoznaczne z przyznaniem ochrony. Należy przy tym pamiętać, że zaświadczenie nie kreuje prawa, tylko stanowi potwierdzenie faktów znanych organowi publicznemu. Mówi o tym np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 13 sierpnia 2024 r. o sygn. akt II GSK 2324/23.

Organ, decydując się na przyjmowanie zgłoszeń anonimowych:

■ nie informuje o przekazaniu zgłoszenia;

■ nie informuje o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa;

■ nie podaje informacji ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia;

■ nie wydaje zaświadczenia;

■ nie udziela potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i informacji zwrotnej;

■ nie informuje o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. ©℗