Jak rozliczyć wynagrodzenie i zasiłek, jeśli pracownik przepracował tylko część dnia?

6 listopada 2024 r. pracownik po przepracowaniu 5 z 8 godzin źle się poczuł. Powiadomił o tym pracodawcę, który zwolnił go z pracy. Pracownik udał się do lekarza i otrzymał zwolnienie lekarskie. Na profil PUE ZUS pracodawcy wpłynęło ZLA na okres od 6 do 11 listopada (sześć dni). Pracownik otrzymuje wynagrodzenie miesięczne, które wynosi 6800 zł. Jak rozliczyć 6 listopada?

Często zdarza się, że zaświadczenie lekarskie o niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby rozpoczyna się w dniu, który pracownik przepracował w całości lub części. Powstają wówczas wątpliwości, jak rozliczyć ten pierwszy dzień niezdolności do pracy.

Także za dni wolne

Za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 80 proc. wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu.

Okres 33 (14) dni niezdolności do pracy ustala się, sumując poszczególne okresy niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, nawet jeśli między nimi występują przerwy i jeśli pracownik w danym roku kalendarzowym był zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy. Do tych limitów wlicza się okresy niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, oraz okresy, za które pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia z przyczyn określonych w art. 14–17 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Chodzi tu np. o sytuacje, gdy ubezpieczony wykonywał pracę zarobkową lub wykorzystywał zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia.

Wynagrodzenie chorobowe w całości pokrywa pracodawca ze swoich funduszy, a oblicza się je według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy.

Za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie dłużej niż 33 (14) dni w ciągu roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy na zasadach określonych w ustawie zasiłkowej. To świadczenie również przysługuje za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi 1/30 część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku.

Konieczne zaświadczenie lekarskie

Przy ustalaniu prawa do zasiłków, a także wynagrodzenia chorobowego i ich wysokości dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby są zaświadczenia lekarskie e-ZLA lub wydruk e-ZLA albo formularz wydrukowany z systemu teleinformatycznego, gdy wystawienie zwolnienia lekarskiego e-ZLA nie jest możliwe.

Szczegółowe zasady wystawiania zwolnień lekarskich określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim (dalej: rozporządzenie). Stanowi ono, że zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby wystawia się wyłącznie po przeprowadzeniu bezpośredniego badania stanu zdrowia ubezpieczonego, na okres od dnia, w którym przeprowadzono badanie, lub od dnia bezpośrednio następującego po dniu badania.

Zaświadczenie lekarskie może być wystawione na okres rozpoczynający się po dniu badania, nie później jednak niż czwartego dnia po dniu badania, jeżeli:

• bezpośrednio po dniu badania przypadają dni wolne od pracy;
• badanie jest przeprowadzane w okresie wcześniej orzeczonej czasowej niezdolności do pracy.

Okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy może obejmować okres nie dłuższy niż trzy dni poprzedzające dzień, w którym przeprowadzono badanie, jeżeli jego wyniki wykazują, że ubezpieczony w tym okresie niewątpliwie był niezdolny do pracy.

Rozporządzenie także mówi, że zaświadczenie lekarskie wystawia się na okres, w którym ubezpieczony ze względu na jego stan zdrowia powinien powstrzymać się od pracy, jednak nie dłuższy niż do dnia, w którym jest niezbędne przeprowadzenie ponownego badania stanu zdrowia ubezpieczonego.

Stanowisko ZUS

Kluczową zasadą prawa pracy wynikającą z art. 80 kodeksu pracy jest zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za pracę wykonaną. Za czas jej niewykonywania wynagrodzenie przysługuje tylko wtedy, gdy odrębne przepisy tak stanowią. Co ważne, pracownik nie może się zrzec do niego prawa. Zatem pracodawca nie ma możliwości podjęcia samodzielnie decyzji, czy wypłaci wynagrodzenie za pracę, czy świadczenie chorobowe za dzień ujęty w zaświadczeniu ZLA. Należy mieć jednak na uwadze, że za ten sam dzień pracownik nie może otrzymać dwóch należności jednocześnie, a więc wynagrodzenia za pracę oraz wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik przepracował tylko część dnia.

Przyjmuje się, że jeżeli pracownik przepracował:

• tylko kilka godzin obowiązującej go normy dobowej, to za każdą przepracowaną godzinę przysługuje mu normalne wynagrodzenie, zgodnie z powołanym art. 80 k.p. Poza wynagrodzeniem za ten dzień przysługuje mu również odpowiednie świadczenie chorobowe – wynika to stąd, że jest ono rozliczane wyłącznie w pełnych dniach, a nie godzinach, tym samym w przeciwieństwie do wynagrodzenia nie można go wypłacić za kilka godzin;
• cały dzień roboczy, po którym udał się do lekarza, to przysługuje mu wynagrodzenie za pełną dniówkę, tym samym już nie ma prawa do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego (potwierdza to ZUS w piśmie z 4 sierpnia 2010 r.; znak: 992800/6000/91/2010/SKn/1).©℗

• wynagrodzenie za wykonaną pracę, tj. za niepełną dniówkę, oraz
• wynagrodzenie chorobowe za pełen dzień.