Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928 ze zm.; dalej: ustawa) procedurę zgłoszeń wewnętrznych muszą ustalić u siebie podmioty prawne, dla których pracę zarobkową wykonuje na 1 stycznia lub 1 lipca co najmniej 50 osób. Podmioty prawne dzielimy na prywatne i publiczne, a do tych ostatnich kwalifikuje się jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne. Dlatego co do zasady każda jednostka organizacyjna gminy, która liczy powyżej 10 tys. mieszkańców, musi ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych, jeśli pracę zarobkową na jej rzecz świadczy co najmniej 50 osób. Opisana samorządowa jednostka budżetowa powinna zatem zbadać stan zatrudnienia na 01.01.2025 r. i jeśli osiągnie on pułap co najmniej 50 osób, zacząć od tego dnia przygotowania do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Obowiązku ustalania wskazanej procedury nie mają natomiast podmioty prawne (w tym publiczne), które zatrudniają za wynagrodzeniem na 1 stycznia lub 1 lipca poniżej 50 osób. Podobnie jak jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego w gminach mających mniej niż 10 tys. mieszkańców, nawet jeżeli na ich rzecz pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób (art. 23 ust. 5 ustawy).
Tak, ponieważ art. 23 ust. 5 ustawy, rezygnujący z ustalania procedury zgłoszeń wewnętrznych przez gminy i powiaty liczące mniej niż 10 tys. mieszkańców, nie ma zastosowania do zgłoszeń zewnętrznych. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmują organy publiczne, czyli naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach prawnych wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy, np. w zakresie korupcji, zamówień publicznych lub ochrony środowiska.
Dokładnie mówiąc, podmiot zatrudniający ma obowiązek przekazać sygnaliście informację zwrotną:
■ w ciągu trzech miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego,
■ a jeśli nie przekazał potwierdzenia – najpóźniej w ciągu trzech miesięcy od upływu siedmiu dni od chwili dokonania zgłoszenia
– chyba że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać informację zwrotną (art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy).
Nawet jeżeli postępowanie wyjaśniające zainicjowane zgłoszeniem wewnętrznym zostało zakończone dopiero po upływie pięciu miesięcy, podmiot prawny powinien zachować ustawowy termin trzech miesięcy. Informację zwrotną w takiej sytuacji można ograniczyć do powiadomienia sygnalisty o planowanych działaniach.
Podmiot prawny, dla którego 1 stycznia lub 1 lipca pracę zarobkową wykonuje mniej niż 50 osób, nie musi ustalać u siebie procedury zgłoszeń wewnętrznych (art. 23 ust. 1 ustawy). Zastrzegamy jednak, że do limitu osób wykonujących pracę zarobkową wchodzą nie tylko pracownicy, lecz także np. zleceniobiorcy, chałupnicy czy samozatrudnieni (art. 23 ust. 2 ustawy). Fakt prowadzenia lub nieprowadzenia działalności gospodarczej przez dany podmiot nie ma żadnego wpływu na wskazany obowiązek.
Ten obowiązek spoczywa na organach publicznych w rozumieniu ustawy, do których zaliczamy: naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, które są właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w ustawie. Działania następcze polegają na podjęciu przez podmiot prawny lub organ publiczny działań w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałania naruszeniu prawa. Może ono polegać w szczególności na postępowaniu wyjaśniającym, wszczęciu kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesieniu oskarżenia, rozpoczęciu działań w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięciu procedury rozpatrywania zgłoszenia. Kluczowe dla rozstrzygnięcia kwestii, czy dany podmiot jest organem publicznym, jest ustalenie, czy pozostaje on właściwy do podejmowania działań następczych.
Podmiot prawny, w którym nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa, ma obowiązek skonsultować procedurę zgłoszeń wewnętrznych z przedstawicielami osób świadczących pracę na jego rzecz wyłonionymi w trybie u niego przyjętym (art. 24 ust. 3 pkt 2 ustawy). Należy przyjąć, że pracodawca może wykorzystać w tym celu przedstawicieli pracowników wcześniej wybranych do konsultowania spraw z zakresu prawa pracy, o ile wyrażą na to zgodę osoby świadczące dla niego pracę.
Osobie starającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług czy pełnienia funkcji lub służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy (art. 24 ust. 6 ustawy). Cytowany przepis nie nakłada na podmiot zatrudniający obowiązku zebrania od wskazanych osób oświadczeń o zapoznaniu się z procedurą, co jednak nie wyklucza możliwości przyjęcia takiego rozwiązania. Jeśli chodzi o pracowników, jednak nie wydaje się właściwe, aby wskazany dokument wpinać do akt osobowych. Oświadczenie nie jest bowiem związane ani z nawiązaniem zatrudnienia, ani z jego przebiegiem. Podmiot prawny sam więc wybiera sposób właściwy dla efektywnej realizacji tego obowiązku.
Na podmiocie prawnym spoczywa obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w ciągu siedmiu dni od dnia jego otrzymania, chyba że ten nie podał adresu do kontaktu do przekazania potwierdzenia (art. 25 ust. 1 pkt 5 ustawy). Co do zasady jest to czynność techniczna, którą trzeba wykonać przed merytoryczną weryfikacją zgłoszenia (jak to ma wyglądać w praktyce, ustala się w procedurze zgłoszeń wewnętrznych). Podmiot prawny musi dokonać potwierdzenia każdego wpływającego zgłoszenia wewnętrznego zgodnie z przyjętą procedurą.
Jeśli natomiast zespół przyjmujący ocenia, że zgłoszenie nie mieści się w zakresie przedmiotowym ustawy lub w ogóle nie stanowi naruszenia prawa, takie przeszkody należy podać sygnaliście w informacji zwrotnej. Z tych powodów podmiot prawny ma prawo również zamknąć rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych.
Ustawa milczy na temat zmiany procedury zgłoszeń wewnętrznych. Reguluje jedynie tryb ustalania wskazanej procedury zgłoszeń wewnętrznych, obejmujący konsultacje ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami osób świadczących pracę oraz termin jej wejścia w życie (art. 24 ust. 3–5 ustawy). Niemniej należy przyjąć, że zmiana treści procedury zawsze powinna następować w tym samym trybie co jej ustanowienie.
To nie powinno się zdarzyć. Każdy podmiot prawny powinien bowiem dołożyć wszelkich starań, aby zarówno informacja o procedurze zgłoszeń wewnętrznych, jak i kanały zgłoszeń były łatwo dostępne i przejrzyste. Przede wszystkim sygnalista nie powinien mieć żadnych wątpliwości, w jaki sposób dokonać zgłoszenia wewnętrznego. Zastosowania takich środków ostrożności wymaga też zasada ochrony poufności tożsamości sygnalisty. W opisanych okolicznościach nie można pozbawić sygnalisty ochrony. Należy przyjąć jego zgłoszenie i nadać mu bieg.
Jednak nadmiar dopuszczalnych kanałów dostępu określonych w procedurze zgłoszeń wewnętrznych może doprowadzić do zamieszania i sytuacji patowej, jak ta opisana. W takim przypadku w części fakultatywnej wskazanej procedury należy sprecyzować metody rozwiązania problemu. Przykładowo można skorzystać z regulacji, jakie art. 44 ust. 6 i 7 ustawy przewiduje do zgłoszeń zewnętrznych, tj.:
■ nie ujawniać informacji, które mogą zdradzić tożsamość sygnalisty lub osoby, której zgłoszenie dotyczy (ew. sprawcy naruszenia),
■ niezwłocznie przekazać zgłoszenie (bez wprowadzania w nim zmian) upoważnionemu pracownikowi. ©℗
/>
Polecamy: „Sygnaliści w biurze rachunkowym”
Polecamy: „Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy”
Polecamy: „Sygnaliści w administracji publicznej. Procedura dla pracodawcy”