/>
/>
/>
Ustawa będzie obowiązywała od 25 września 2024 r. z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które zaczną obowiązywać 25 grudnia 2024 r. Wychodzimy z założenia, że sygnalista to zatroskany obywatel. Taka intencja przyświeca również unijnemu ustawodawcy. Celem dyrektywy 2019/1937 jest bowiem przełamanie negatywnego odbioru zgłaszania naruszeń prawa.
Sygnalistą może zostać osoba fizyczna, która w kontekście związanym z pracą dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa. Zgłoszenia wolno mu dokonać w ramach procedury wewnętrznej (wewnątrz organizacji, dla której pracuje lub z którą współpracuje), zewnętrznej (do organu publicznego) lub w drodze ujawnienia publicznego.
Sygnalista musi mieć uzasadnione podstawy do dokonania zgłoszenia naruszenia prawa (art. 6 ustawy). Inaczej podmiot prawny, po szybkim sprawdzeniu, ma prawo je zignorować, nie nadając mu dalszego biegu. Ponadto sygnalista „działający w złej wierze” podlega odpowiedzialności karnej z art. 57 ustawy, za co grożą mu: grzywna, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności do dwóch lat. Dodatkowo osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od niego za naruszenie dóbr osobistych (art. 15 ustawy).
Sama informacja objęta zgłoszeniem ma się też koniecznie mieścić w zakresie przedmiotowym z art. 3 ustawy, czyli sygnalista ma prawo powiadamiać o naruszeniu tylko dziedzin prawnych tam określonych. Chodzi m.in. o zamówienia publiczne, bezpieczeństwo transportu czy ochronę środowiska. Pamiętajmy też, że podmiot prawny jest uprawniony do rozszerzenia zakresu w procedurze zgłoszeń wewnętrznych o obowiązujące u niego regulacje wewnętrzne lub standardy etyczne, np. o często stosowane u pracodawców kodeksy dobrych praktyk.
Ustawa nakłada obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych na podmioty prawne, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Podmioty prawne dzielimy z kolei na prywatne i publiczne. Podmiot prywatny to osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawca, jeżeli nie jest podmiotem publicznym. Do podmiotów publicznych zaliczamy z kolei m.in. jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.).
Na mocy art. 23 ust. 3 ustawy wskazany próg zatrudnienia nie ma zastosowania do podmiotów prawnych wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Chodzi np. o banki, zakłady ubezpieczeń, fundusze inwestycyjne, doradców podatkowych czy biura rachunkowe.
Ustawę stosujemy w pierwszej kolejności, tj. od 25 września 2024 r., do takich podmiotów niezależnie od tego, ile osób zatrudniają. Naszym zdaniem oznacza to, że od tej daty muszą one zacząć przygotowania do ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Ustawa nie reguluje konkretnego czasu trwania ustalania procedury zgłoszeń wewnętrznych. Wskazuje za to czas trwania konsultacji projektu procedury odpowiednio z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami osób świadczących pracę wyłonionych w trybie przyjętym przez podmiot prawny (od 5 do 10 dni) oraz termin jej wejścia w życie – po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę na rzecz danego podmiotu prawnego (art. 23 ust. 3 i 5 ustawy). Podmiot prawny powinien tak skalibrować prace nad uchwaleniem procedury, by ją przyjąć bez zbędnej zwłoki, z zachowaniem podanych terminów.
Jednostki samorządu terytorialnego w zakresie procedur wewnętrznych podlegają takim samym obowiązkom jak wszystkie pozostałe podmioty prawne, tj. powinny przeprowadzić weryfikację stanu zatrudnienia na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy. Wyjątkiem są gminy i powiaty o liczbie mieszkańców poniżej 10 tys., które zostały zwolnione z obowiązku wprowadzenia procedur zgłoszeń wewnętrznych.
W zakresie obowiązku utworzenia procedury zgłoszeń zewnętrznych muszą się one mieścić w katalogu organów publicznych wskazanych w ustawie.
Tak. Ustawa oddziałuje głównie na podmioty prawne, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Wskazane podmioty po raz pierwszy powinny zatem oszacować ostateczną liczbę zatrudnionych za wynagrodzeniem na 1 stycznia 2025 r. Jeśli osiągną tego dnia liczbę co najmniej 50 takich osób, powinny podjąć działania zmierzające do ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Rekomendujemy jednak wcześniejsze wprowadzenie procedury przez podmioty, które nie mają wątpliwości co do przekroczenia 1 stycznia 2025 r. wskazanego progu. Jasna, przejrzysta i przyjęta szybciej procedura zgłoszeń wewnętrznych działa na korzyść pracodawców, którzy będą mogli szybko reagować na ewentualne naruszenia zachodzące w ramach ich struktury.
Dodajmy, że jeśli na 1 stycznia 2025 r. podmiot prawny nie osiągnie wymaganego przez ustawę stanu osobowego, analogiczną weryfikację przeprowadzi 1 lipca 2025 r., 1 stycznia 2026 r., 1 lipca 2026 r. itd.
W takiej sytuacji sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego. Ujawnienia publicznego ma prawo dokonać po dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli w wyniku tego ostatniego również nie zostaną zainicjowane właściwe działania.
W takim przypadku petent będący przedsiębiorcą nie jest uprawniony do dokonania ani zgłoszenia wewnętrznego, ani zewnętrznego, ani ujawnienia publicznego – z uwagi na brak kontekstu związanego z pracą. W myśl ustawy kontekstem związanym z pracą są przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę: świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na jego rzecz, lub pełnienia w nim służby, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje ryzyko doświadczenia działań odwetowych.
Do organu publicznego, który ma możliwość podjęcia działań następczych w dziedzinach wskazanych w ustawie, np. Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Państwowej Agencji Atomistyki, Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Jeżeli sygnalista nie wie, który organ jest właściwy, to może skierować zgłoszenie zewnętrzne do rzecznika praw obywatelskich, który ustali właściwy organ i przekaże mu zgłoszenie.
Ustawa przewiduje możliwość przyjmowania zgłoszeń anonimowych przez podmiot prawny. To sam podmiot prawny zdecyduje, czy będzie rozpatrywał zgłoszenia anonimowe. Jeżeli sygnalista nie zdecyduje się na dokonanie zgłoszenia wewnętrznego z braku zaufania do wewnętrznego kanału zgłoszeń, to może podjąć decyzję o dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego.
Prawidłowo przygotowane procedura i obsługa zgłoszeń pozwolą na uniknięcie takich sytuacji. Bardzo ważnym elementem procedury jest stworzenie przyjaznych warunków potencjalnemu sygnaliście, w tym określenie systemu zachęt, np. możliwości skorzystania z porady psychologa lub radcy prawnego.
Wiemy, że ustawa niekiedy budzi wątpliwości interpretacyjne. Jednak wynika to przede wszystkim z również niejasnych norm dyrektywy 2019/1937. Dla przykładu: w dyrektywie brakuje przepisów dotyczących grup kapitałowych, a jedyne uregulowanie w tym zakresie znalazło się w części nienormatywnej (motyw 55). Komisja Europejska ma tymczasem zastrzeżenia co do sposobu wdrożenia tego rozwiązania w wielu państwach członkowskich. W konsekwencji sama wydała niewiążące wytyczne o grupach kapitałowych. ©℗
Sygnalista w firmie
Dziś ruszamy z akcją zorganizowaną wspólnie z ekspertami z departamentu prawa pracy MRPiPS „Sygnalista w firmie”. Chcemy wam pomóc w opracowywaniu procedur zgłoszeń wewnętrznych, przypilnowaniu terminów i w poznawaniu zasad postępowania z naruszeniami przekazanymi przez sygnalistów. Dziś prezentujemy wywiad z ekspertami MRPiPS mający Was zapoznać z podstawowymi regułami rządzącymi systemem sygnalizacji w Polsce oraz ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Jutro opublikujemy interesujące artykuły dotyczące ustawy o ochronie sygnalistów autorstwa m.in. naszych ekspertów. W środę i czwartek poznacie ich odpowiedzi na najciekawsze pytania nurtujące czytelników. ©℗
Polecamy: „Sygnaliści w biurze rachunkowym”
Polecamy: „Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy”
Polecamy: „Sygnaliści w administracji publicznej. Procedura dla pracodawcy”
