Procedurę zgłoszeń wewnętrznych trzeba skonsultować nie tylko z pracownikami

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928; dalej: ustawa) przewiduje w art. 24 ust. 3 obowiązek konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych. Dopiero prawidłowo skonsultowany dokument może wejść w życie w terminie siedmiu dni od dnia ogłoszenia.

Większość zobowiązanych podmiotów powoli finalizuje prace związane z organizacją kanałów zgłoszeń wewnętrznych oraz potrzebną dokumentacją. Te, które jeszcze ich nie rozpoczęły, mimo okresu wakacyjnego powinny już przystąpić do działania (o wątpliwościach związanych z terminami wprowadzenia procedur pisaliśmy w DGP nr 152 z 6 sierpnia 2024 r. „Procedury dla sygnalistów w firmach dopiero od 1 stycznia” oraz DGP nr 154 z 8 sierpnia 2024 „Chaos z terminami dla sygnalistów” – red.).

Ze związkiem lub przedstawicielami

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE z 2019 r. L 305, s. 17; dalej: dyrektywa) przewiduje, że podmioty prawne ustanowią procedurę i kanały zgłoszeń wewnętrznych po konsultacji i w porozumieniu z partnerami społecznymi, jeśli tak przewiduje prawo krajowe. Konsultacja, zgodnie z ustawą, powinna się odbyć w pierwszej kolejności z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi (jeżeli w danym podmiocie działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa). W przypadku, gdy w danej organizacji nie działa zakładowa organizacja związkowa, konieczne jest przeprowadzanie konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę.

Co ważne, kategoria „przedstawicieli osób świadczących pracę” jest szersza niż „przedstawicieli pracowników”, z czego nie wszyscy zdają sobie sprawę. Oznacza to dla organizacji kolejny krok w procesie wdrażania procedury. Z reguły dotychczas umocowane przedstawicielstwo nie jest na tyle szerokie podmiotowo (zwykle wyłania się wyłącznie przedstawicieli pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) i przedmiotowo (dotychczasowe umocowania przedstawicieli nie zakładały konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych, gdyż wcześniej ten obowiązek nie istniał), aby przeprowadzić prawidłowe konsultacje. Mimo że uzasadnienie do ustawy zezwala na przeprowadzenie ich z przedstawicielami pracowników, trzeba wyraźnie zaznaczyć, że tekst ustawy jest odmienny, a z uwagi na celowość konsultacji niezbędne jest przeprowadzenie ich z odpowiednio wybranym przedstawicielstwem.

Gdyby racjonalny ustawodawca rzeczywiście uznał, że wystarczające jest przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami pracowników, to właśnie takiego sformułowania powinien użyć w ustawie. Ta argumentacja jest zasadna o tyle, o ile ustawa transponuje przepisy dyrektywy, która pojęcie pracy rozumie szerzej niż polskie przepisy. Zgodnie z ustawą sygnalistą może być nie tylko pracownik, lecz jakakolwiek osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, rozumianą jako działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji.

Dowolna forma

Minimalny czas trwania konsultacji to pięć dni. Przy czym nie mogą one trwać dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia partnerom społecznym projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Wybór okresu prowadzenia konsultacji należy do organizacji, która może uznać, że pięć dni to termin wystarczający na ich przeprowadzenie.

Ustawa nie przewiduje specjalnego trybu konsultacji, zatem mogą się one odbyć w dowolnej formie. Warto jednak, aby organizacja dysponowała potwierdzeniem przeprowadzenia konsultacji, czyli np. protokołem końcowym lub potwierdzeniem przeprowadzenia konsultacji w postaci podpisów przedstawicieli na procedurze zgłoszeń wewnętrznych.

Co istotne, ustawodawca nie przewidział jednak, aby pracodawca i partnerzy społeczni (związki zawodowe lub przedstawiciele osób świadczących pracę) musieli dojść do porozumienia w sprawie tekstu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Konsultacje mają zatem jedynie charakter pomocniczy, a ich celem jest przede wszystkim zwrócenie uwagi podmiotu wdrażającego procedurę zgłoszeń wewnętrznych na pewne kwestie, a nie stawianie warunków co do ostatecznego kształtu dokumentu. Konsultacje nie są zatem wiążące i sam fakt ich przeprowadzenia jest wystarczający, aby uznać, że doszło do spełnienia ustawowego obowiązku. Partnerzy społeczni nie mogą zablokować wejścia w życie procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Odpowiedzialność wykroczeniowa

Przepisy nie przewidują wprost sankcji za brak prawidłowego przeprowadzenia konsultacji. Warto jednak pamiętać, że zgodnie z art. 58 ustawy osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, która takiej procedury nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.

Biorąc pod uwagę to, że przeprowadzenie konsultacji jest niezbędne do wejścia w życie procedury zgłoszeń wewnętrznych, trzeba uwzględnić to, że jej brak może skutkować bądź nieustanowieniem procedury, bądź ustanowieniem jej z naruszeniem wynikających z ustawy wymogów. Oczywiście w związku z tym, że ustawa nie weszła jeszcze w życie, nie ma jeszcze praktyki stosowania jej przepisów przez organy ścigania, ale nie ma też podstaw, żeby uznać, że nieprzeprowadzenie konsultacji nie stanowi istotnego naruszenia jej przepisów. Warto zatem zwrócić uwagę na ten proces i przeprowadzić go w sposób prawidłowy.

Podsumowanie

Trzeba zaplanować wdrożenie przepisów ustawy. Pracodawcy muszą zdawać sobie sprawę, że muszą przeprowadzić konsultacje z partnerami społecznymi. Jeśli w danym podmiocie prawnym nie ma związków zawodowych, konieczna jest weryfikacja tego, czy zostali już wybrani przedstawiciele osób świadczących pracę. Jeśli zostali wybrani, nie trzeba przeprowadzać dodatkowych wyborów (w ścisłym tego słowa znaczeniu). Są metody walidacji obecnie wybranego przedstawicielstwa – nawet jeśli jest to wyłącznie przedstawicielstwo pracowników. Warto zadbać o prawidłowe przeprowadzenie całego procesu, bo brak konsultacji lub wadliwe ich przeprowadzenie może skutkować postępowaniem wykroczeniowym wobec osoby odpowiedzialnej za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych.