Pracodawcy będą mieli problem z zatrudnianiem Ukraińców

Od 1 lipca br. zmienią się zasady legalizacji pracy obywateli Ukrainy. Eksperci wskazują, że nowe przepisy są niejasne.

Już od poniedziałku firmy zatrudniające Ukraińców będą miały mniej czasu na złożenie do powiatowego urzędu pracy powiadomienia o powierzeniu im wykonywania pracy. Zgodnie z nowelizacją spec ustawy ukraińskiej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 167 ze zm.) będzie to bowiem 7, a nie – jak dotąd – 14 dni. Pracodawcy sygnalizują, że już dotąd mieli kłopot z dotrzymaniem terminu. Teraz będzie jeszcze trudniej.

Firmy mają problem

Nadia Kurtieva, ekspertka ds. zatrudnienia w Departamencie Pracy w Konfederacji Lewiatan, zauważa, że krótszy termin może się okazać niewystarczający przede wszystkim w przypadku dużych podmiotów, w których udział obywateli Ukrainy w ogólnej liczbie zatrudnionych stanowi ponad 50 proc. Przeszkodą może być rozproszona struktura firmy, co ma wpływ na przepływ informacji oraz obieg dokumentów.

– Ale i małych. Mam tylko jedną osobę, która zajmuje się tego rodzaju sprawami. W przypadku jej choroby czy urlopu zachowanie terminu może być problemem – zauważa właściciel niewielkiej firmy transportowej obsługującej sklepy spożywcze.

– Ustawodawca uzasadnia tę zmianę tym, że dotychczasowy termin 14-dniowy był nadużywany, co miały potwierdzić kontrole. Ma więc uszczelnić przepisy, o co apelowały m.in. Straż Graniczna i Państwowa Inspekcja Pracy. Trudno jednak uznać taką argumentację za przekonującą. Dłuższy termin na zgłoszenie miał swoje uzasadnienie. Pozwalało to obywatelom Ukrainy zebrać niezbędne dokumenty i dane dla pracodawcy, co wiązało się z dużymi komplikacjami. Sytuacja jest przez cały czas trudna. W efekcie będzie można zaobserwować wzrost zgłoszeń, które później będą wymagać korekty – dodaje Piotr Bocianowski, adwokat specjalizujący się w prawie pracy.

Dotychczas w razie problemów z terminem najczęściej sięgano po metodę zalecaną przez urzędy – reset zatrudnienia.

– Polega on na rozwiązaniu umowy z pracownikiem, ponownym jego zatrudnieniu i złożeniu powiadomienia w terminie. Skrócenie terminu na złożenie powiadomienia do siedmiu dni prawdopodobnie zwiększy liczbę takich przypadków, a co za tym idzie, koszty pracodawców związane z resetem zatrudnienia oraz napięcia w relacjach z pracownikami z Ukrainy, którym trudno będzie taki reset wyjaśnić – uważa adwokat Karolina Schiffter, partner, adwokat w kancelarii PCS | Littler.

Sztywny katalog

Nowe przepisy precyzują też, kiedy należy złożyć ponowne powiadomienie. Taki obowiązek powstanie, gdy cudzoziemcowi obniży się wymiar czasu pracy lub wynagrodzenie, zmieni się jego stanowisko lub rodzaj zawartej z nim umowy. Z jednej strony utworzenie zamkniętego katalogu przypadków, które wymagają ponownego powiadomienia, jest dobrym pomysłem, ponieważ brak takiej regulacji rodził w praktyce wątpliwości interpretacyjne wśród pracodawców. Z drugiej jednak pracodawcy przyznają, że konieczność składania ponownego powiadomienia na skutek zmiany zawartej umowy budzi ich obawy.

– Nie jest jasne, o co dokładnie chodzi, czy dotyczy tylko w przypadku, gdy zmieniamy umowę zlecenia na umowę o pracę, czy także sytuacji, gdy przechodzimy z umowy na okres próbny na umowę na czas nieokreślony – mówi Katarzyna Piechowska-Strumik ze Związku Pracodawców Transport i Logistyka Polska.

Adwokat Karolina Schiffter przyznaje, że ta ostatnia okoliczność może budzić wątpliwości, i dodaje, że wydaje się, iż zmiana pomiędzy poszczególnymi rodzajami umów o pracę nie powinna się wiązać z obowiązkiem nowego powiadomienia. Przyznaje jednak, że będzie potrzebna wykładnia w tej sprawie.

– Taka zmiana będzie niewątpliwie dodatkowym przejawem formalizmu. Nie pomoże też w uelastycznieniu zatrudnienia obywateli Ukrainy. Wydaje się jednak, że jest konieczna z uwagi na ochronę tych pracowników przed stosowaniem gorszych warunków pracy niż te wymagane przepisami prawa pracy. Pracodawca będzie miał bowiem obowiązek szczegółowego raportowania zmiany stosowanych warunków pracy – zaznacza Bocianowski. Dodaje, że nowelizacja zakłada wymóg wskazywania w powiadomieniu o zatrudnieniu obywatela Ukrainy co najmniej najniższej krajowej lub minimalnej stawki godzinowej. Ma to chronić pracowników z Ukrainy przed nadużyciami polegającymi na płaceniu im wynagrodzenia poniżej minimalnego. Pracodawcy wskazują jednak, że już dziś w zgłoszeniu wskazują wysokość wynagrodzenia brutto określonego stawką godzinową lub miesięczną. Dlatego mają obawy, że nowy przepis ma być podpowiedzią do tego, gdzie przeprowadzać kontrole.

Osoby z działu HR będą musiały monitorować każdą zmianę warunków zatrudnienia pracowników z Ukrainy i oceniać, czy konkretna zmiana wymaga nowego powiadomienia. A jeżeli tak, to konieczne będzie dotrzymanie krótkiego, siedmiodniowego terminu na jego złożenie.

Informacja od pracownika kluczowa

Ryzyko wystąpienia problemów firmy widzą też w związku z nowym obowiązkiem, jakim jest informowanie pracodawcy o uzyskaniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę przez obywatela Ukrainy w ciągu siedmiu dni od dnia doręczenia decyzji pobytowej.

– Nie ma jasności, czy w sytuacji, gdy cudzoziemiec nie powiadomi mnie o otrzymaniu decyzji pobytowej we wskazanym terminie, a ja jako pracodawca nie złożę przez to powiadomienia, będę ponosił odpowiedzialność za jego nielegalne zatrudnienie – mówi przedstawiciel firmy.

Katarzyna Piechowska-Strumik zaznacza jednak, że pracodawca nie może niczego zrobić, dopóki nie dostanie powiadomienia od cudzoziemca. Nie może więc ponosić odpowiedzialności.

Adwokat Karolina Schiffter uważa jednak, że konieczne jest zwiększenie monitoringu postępowania pobytowego ukraińskich pracowników. Chociażby przez periodyczne dopytywanie pracowników o status spraw w urzędzie. Warto też wpisać do umów o pracę czy regulaminu obowiązek przekazywania takich informacji przez cudzoziemców. – Niewątpliwie będą się zdarzać sytuacje, gdy pracownik zapomni poinformować o uzyskaniu zezwolenia na pobyt albo zrobi to z opóźnieniem – przyznaje.

I to wszystko, co można zrobić, bo stroną postępowania jest wyłącznie cudzoziemiec, co oznacza, że informację o udzieleniu tego zezwolenia podmiot powierzający pracę może uzyskać tylko od niego. ©℗