rozwiń ›

Termin PIT-11 w 2026 roku – do kiedy pracodawca musi wysłać deklaracje?

Luty to dla pracodawców okres intensywnych prac związanych z przekazywaniem informacji PIT-11 pracownikom i innym osobom, wobec których w minionym roku kalendarzowym pełnili rolę płatnika podatku dochodowego. Dokumenty te muszą trafić do wszystkich pracowników oraz innych podatników, których dochody zostały wykazane w PIT-11. Termin na dopełnienie tego obowiązku, co do zasady, upływa z końcem lutego. Jednak w 2026 roku, ze względu na to, że ostatni dzień miesiąca przypada w weekend, termin został przesunięty na 2 marca. Daje to przedsiębiorcom nieco więcej czasu. Warto więc wykorzystać go, żeby zadbać o szczególną staranność. Przy masowej wysyłce łatwo o błędy, a nawet z pozoru drobna nieprawidłowość może nieść negatywne konsekwencje prawno-skarbowe.

"Zerowy" podatek a PIT-11: czy brak zaliczki zwalnia z obowiązku?

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest założenie, że brak pobranej zaliczki na podatek dochodowy oznacza brak obowiązku sporządzenia PIT-11. Tymczasem nawet w sytuacji zastosowania ulgi dla młodych do 26. roku życia lub innych zwolnień podatkowych do limitu 85 528 zł, informacja PIT-11 musi zostać przygotowana i przekazana.

- Dokument PIT-11 pełni istotną funkcję - stanowi potwierdzenie dla urzędu skarbowego, że prawidłowo zastosowano zwolnienia lub ulgi. Dlatego nawet przy zerowym podatku należy pamiętać o sporządzeniu i przekazaniu PIT-11 zarówno do urzędu, jak i podatnika – mówi Klaudia Ziętkowska, młodszy specjalista ds. kadr i płac w Departamencie Outsourcingu Grant Thornton.

Gdzie wysłać PIT-11? Właściwość urzędu skarbowego

Jakie jeszcze błędy popełniają pracodawcy? Kolejną często spotykaną pomyłką jest wskazanie niewłaściwego urzędu skarbowego. PIT-11 powinien być kierowany do urzędu właściwego według miejsca zamieszkania podatnika, a nie siedziby pracodawcy.

Najczęstsze błędy techniczne w PIT-11: nieaktualne wzory formularzy

Ministerstwo Finansów regularnie aktualizuje wzory formularzy podatkowych. Tymczasem zdarza się, że przedsiębiorcy składają PIT-11 na niewłaściwym druku, co – jak przypomina Klaudia Ziętkowska - może spowodować jego odrzucenie przez system e-Deklaracje lub wezwanie do korekty.

- Aktualne wersje formularzy są dostępne do pobrania na stronie podatki.gov.pl w zakładce „Formularze elektroniczne dla płatników”. Wersję formularza można rozpoznać po oznaczeniu w prawym dolnym rogu każdego dokumentu – przypomina młodszy specjalista ds. kadr i płac w Departamencie Outsourcingu Grant Thornton.

Dane identyfikacyjne podatnika w PIT-11 – dlaczego PESEL są kluczowe?

Do często spotykanych błędów należą również braki lub nieprawidłowości w danych identyfikacyjnych. O które z nich przede wszystkim chodzi?

- W szczególności ten problem dotyczy braku numeru PESEL, który jest obecnie podstawowym identyfikatorem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Podobne trudności zdarzają się również w przypadku rozliczania deklaracji podatkowych cudzoziemców w kontekście określenia właściwej rezydencji podatkowej – informuje Klaudia Ziętkowska.

Błędy merytoryczne w kwotach: koszty uzyskania przychodu i świadczenia pozapłacowe

Najpoważniejsze uchybienia mają charakter merytoryczny i dotyczą wykazywanych kwot. Do typowych błędów należą:

  • nieprawidłowe ustalenie kosztów uzyskania przychodu,
  • pominięcie świadczeń niepieniężnych, takich jak karty sportowe czy prywatna opieka medyczna,
  • nieuwzględnienie dodatkowych składników wynagrodzenia, np. premii czy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Korekta PIT-11 – jak naprawić pomyłki w deklaracjach pracowniczych?

Jak podkreśla Klaudia Ziętkowska, każdy błąd pracodawcy powinien zostać przez niego skorygowany. Czasem jednak to nie wystarcza.

- Uchybienia o charakterze technicznym, takie jak literówki czy błędny numer, najczęściej koryguje się poprzez złożenie korekty PIT-11 zarówno do urzędu skarbowego, jak i do podatnika. Z kolei błędy merytoryczne wymagają nie tylko korekty PIT-11, lecz często również ponownej weryfikacji rozliczeń. Na koniec należy pamiętać, że odpowiedzialność za prawidłowe obliczenie, pobranie i wpłacenie zaliczek na podatek dochodowy zawsze spoczywa na płatniku. Zaniżenie zaliczek może skutkować odpowiedzialnością na gruncie Kodeksu karno-skarbowego – podsumowuje młodszy specjalista ds. kadr i płac w Departamencie Outsourcingu Grant Thornton.

Jak dodaje, dodatkowo, za niewysłanie PIT-11 lub przekazanie go po terminie grozi kara grzywny za wykroczenie albo przestępstwo skarbowe, sięgająca nawet 180 stawek dziennych. Najpoważniejsze konsekwencje wiążą się z całkowitym niewystawieniem PIT-11, które traktowane jest jako przestępstwo skarbowe i może skutkować znacznie wyższą grzywną.