Skrócony tydzień pracy. Firmy mogą się zderzyć z biurokratyczną ścianą

Jak dowiedział się DGP, dzięki dużej liczbie zgłoszeń uda się zagwarantować reprezentację w każdym z 12 koszyków wyodrębnionych według kryterium grup sekcji PKD (trzy grupy) oraz wielkości zatrudnienia w podmiotach (cztery grupy podmiotów). Choć już wiadomo, że najliczniej będzie reprezentowana ostatnia, czyli trzecia grupa, w skład której wchodzi administracja, edukacja i opieka zdrowotna, a najtrudniej było pozyskać reprezentację w grupie drugiej, złożonej z budownictwa, transportu, zakwaterowania i handlu.

Robert Lisicki, dyrektor departamentu rynku pracy w Konfederacji Lewiatan, podkreśla, że jest to wymóg konieczny, by wyniki pilotażu były reprezentatywne. W MRPiPS słyszymy, że pilotaż będzie odzwierciedlał strukturę polskiego rynku pracy i będzie wiarygodny. Jednak na razie firmy nie podpisały jeszcze umów na udział w programie, to będzie się odbywać w etapie drugim (patrz: infografika). Pytanie więc, czy firmy, które zostały wybrane, podpiszą dokumenty i czy ostatecznie ich udział w pilotażu będzie taki, jak zakłada resort. Zdaniem Roberta Lisickiego raczej tak. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się przystąpić do pilotażu, nie robili tego pochopnie. Dla nich udział oznacza bowiem przeorganizowanie swojego dotychczasowego modelu pracy.

Biurokratyczny maraton

W jednej firmie podczas pilotażu będą mogły funkcjonować dwa różne modele organizacji pracy – standardowy i skrócony. Regulamin pilotażu wymaga, by program objął co najmniej 50 proc. wszystkich zatrudnionych, nie nakazuje udziału całej załogi. Może być tak, że część pracowników będzie pracować w systemie czterodniowego tygodnia pracy, a część pozostanie przy standardowych 40 godzinach.

Taki podział oznacza dla działów HR prowadzenie dwóch równoległych ewidencji czasu pracy, osobnych grafików i systemów wynagrodzeń. W systemach kadrowo-płacowych trzeba będzie ustawić różne normy dobowe i tygodniowe, zdefiniować nowe kalendarze pracy oraz odrębne algorytmy naliczania nadgodzin, dodatków i urlopów.

W pierwszym półroczu 2026 r. firmy muszą skrócić czas pracy o 10 proc., a w drugim – o 20 proc., przy zachowaniu pełnych wynagrodzeń i zatrudnienia na poziomie co najmniej 90 proc. stanu początkowego. Resort określił też sposób obliczeń: skrócenie ma być rozliczane w godzinach, zgodnie z art. 130 kodeksu pracy.

W regulaminie pilotażu ministerstwo wskazało, w jaki sposób dokonać tych obliczeń: „w drugim półroczu 2026 r. przypada 129 dni roboczych, czyli 1032 godziny pracy.

Jeśli firma wprowadzi 26 dodatkowych dni wolnych (208 godzin), skrócenie wyniesie 20,16 proc.”.

Łukasz Prasołek, ekspert z zakresu rozliczania czasu pracy, zwraca uwagę, że trudności może sprawić sposób obliczania skrócenia pracy w kontekście różnych okresów rozliczeniowych.

– W klasycznym układzie firmy, które mają dłuższe okresy rozliczeniowe, często pokrywają je z kwartałami – i wtedy to nie stanowi problemu. Ale w branżach, zwłaszcza retail, gdzie okresy rozliczeniowe nie pokrywają się z kwartałami, mogą pojawić się rozbieżności. Przykładowo, gdy okres rozliczeniowy obejmuje maj, czerwiec i lipiec, w jego trakcie część godzin objęta będzie jeszcze skróceniem o 10 proc., a część już o 20 proc. To z pewnością skomplikuje rozliczenia – tłumaczy.

Jego zdaniem nadgodziny to kolejny obszar, który wymaga doprecyzowania. – Jeśli firma skraca czas pracy o 10 proc., to ten nowy wymiar powinien stać się normą. Każde dodatkowe zlecenie powyżej tej wartości powinno być traktowane jako nadgodziny. Nie wiadomo jednak, czy w umowach z ministerstwem nie pojawi się zakaz ich zlecania – byłoby to logiczne z punktu widzenia celu programu – dodaje ekspert.

Problemem będą też absencje i urlopy.

– Jeżeli dzień pracy zostanie skrócony do siedmiu godzin, a kodeks przewiduje 26 dni urlopu po osiem godzin, to powstaje „nadmiarowa” godzina urlopu dziennie. To samo dotyczy opieki nad dzieckiem czy dni wolnych z powodu siły wyższej – zauważa Łukasz Prasołek.

Według niego takie sytuacje wymuszą modyfikacje w systemach kadrowo-płacowych i zmianę regulaminów pracy.

Brak elastyczności

Kolejnym trudnym warunkiem pilotażu może się okazać wymóg utrzymania zatrudnienia na poziomie co najmniej 90 proc. stanu początkowego – ale dotyczy on tylko pracowników objętych pilotażem, a nie całej firmy. Oznacza to, że jeśli w projekcie uczestniczy np. 100 osób, przez cały czas trwania programu liczba uczestników nie może spaść poniżej 90.

Resort pracy wyjaśnia, że jeśli w trakcie pilotażu ktoś odejdzie z pracy – np. przejdzie na emeryturę, sam się zwolni albo będzie długo nieobecny z powodów zdrowotnych – pracodawca może:

uzupełnić te miejsca i włączyć do programu innych pracowników,

▪ pozostać przy mniejszej liczbie uczestników, ale nie niższej niż 90 proc. stanu początkowego.

W praktyce oznacza to konieczność stałego monitorowania liczby uczestników i natychmiastowego reagowania na każdą zmianę. Każda luka poniżej progu 90 proc. może zostać potraktowana jako naruszenie zasad i skutkować koniecznością zwrotu dofinansowania.

Zdaniem radcy prawnego Kingi Polewki-Włoch, starszego prawnika z kancelarii PCS Paruch Chruściel Stępień Kanclerz, wymóg utrzymania zatrudnienia wśród pracowników objętych projektem rodzi poważne wyzwania. Co prawda ministerstwo dopuszcza możliwość uzupełniania tej grupy o nowe osoby, ale nie wiemy, jak szerokie będą uprawnienia firm do zmian w trakcie realizacji pilotażu – podkreśla.

Jak dodaje, obecnie przedsiębiorcy bazują na szczątkowych informacjach – głównie na rządowych wyjaśnieniach. Wiele zasad wciąż pozostaje niejasnych. – Możliwe, że część szczegółów zostanie doprecyzowana na etapie zawierania umów z ministerstwem. Wtedy okaże się, czy te wymogi są możliwe do wykonania – mówi prawniczka.

Zwraca uwagę na jeszcze inny aspekt pilotażu, który może się okazać problematyczny. Jeśli część pracowników będzie pracować krócej, a część nie, to jak uzasadnić pracownikom, dlaczego znaleźli się w tej, a nie innej grupie?

Zdaniem ekspertki z punktu widzenia prawa pracy najlepiej obejmować pilotażem całe, spójne grupy pracowników wykonujących te same obowiązki. – Dzięki temu można uniknąć zarzutów o nierówne traktowanie czy dyskryminację – zaznacza.

Papierowy ciężar pilotażu

Na uczestników czeka także rozbudowana sprawozdawczość. Firmy będą musiały składać ankiety wstępne i kwartalne, raporty z realizacji, roczne sprawozdania finansowe i końcowe podsumowania obejmujące ewaluację oraz faktury. Ministerstwo może w każdej chwili zażądać dodatkowych danych lub wyjaśnień.

Kinga Polewka-Włoch z kancelarii PCS Paruch Chruściel Stępień Kanclerz przypomina jednak, że projekty finansowane ze środków publicznych zawsze wiążą się z dużą biurokracją i niewielką elastycznością.

– W praktyce pole do zmian istnieje, ale zwykle nie jest sformalizowane. W poprzednich projektach ministerstwa dopuszczały odstępstwa, lecz wyłącznie decyzją uznaniową. Tak może być i tym razem – ocenia.

Zwraca uwagę, że pracodawcy nie będą mieli wiele czasu na przygotowania.

– Firmy, które znajdą się na liście zakwalifikowanych, powinny natychmiast rozpocząć prace nad zmianami w regulaminach pracy i skonsultować je ze związkami zawodowymi. To program, który wymaga świetnej organizacji – podsumowuje prawniczka. ©℗