12 października 2025 roku Unia Europejska rozpoczęła wdrażanie nowego, biometrycznego systemu rejestracji wjazdów i wyjazdów cudzoziemców – Entry/Exit System (EES). System, który docelowo ma być w pełni operacyjny w kwietniu 2026 roku, zastępuje tradycyjne stemplowanie paszportów na granicach strefy Schengen. Jego celem jest usprawnienie kontroli i zwiększenie bezpieczeństwa, jednak dla wielu firm, zwłaszcza tych polegających na pracy specjalistów spoza UE, EES oznacza poważne wyzwania i konieczność adaptacji do nowych, cyfrowych realiów.

System EES. Czym jest i jakie zmiany wprowadza na granicach Unii Europejskiej?

Entry/Exit System to zautomatyzowana baza danych, która gromadzi informacje o osobach spoza UE przekraczających granice strefy Schengen. Przy pierwszym wjeździe system zarejestruje dane osobowe, dokument podróży oraz dane biometryczne – wizerunek twarzy i odciski palców. Każdy kolejny wjazd i wyjazd zostanie automatycznie odnotowany, co pozwoli na precyzyjne monitorowanie długości pobytu.

Jak wyjaśnia Joanna Cieślik, prawniczka oraz General Manager w firmie Mobirel, główną konsekwencją wdrożenia EES będzie pełne egzekwowanie zasady dopuszczalnego pobytu do 90 dni w każdym 180-dniowym okresie.

- W praktyce oznacza to koniec możliwości odnawiania prawa pobytu poprzez krótkie, często jednodniowe wyjazdy, z których korzystało wielu cudzoziemców pochodzących z krajów, z którymi Polska miała ustanowione odrębne zasady pobytu bezwizowego - tłumaczy ekspertka.

Nowe regulacje uderzą przede wszystkim w obywateli państw, z którymi Polska miała zawarte umowy bilateralne, pozwalające na bardziej elastyczne zasady pobytu. Joanna Cieślik wskazuje, że dotyczy to m.in. specjalistów ze Stanów Zjednoczonych, Izraela, Japonii czy Korei Południowej. Po wdrożeniu EES takie rozwiązania zostaną znacznie ograniczone.

ppłk SG Andrzej Juźwiak, rzecznik prasowy Komendanta Głównego Straży Granicznej, przyznaje, że zmianie ulegają zasady dotyczące przedłużania pobytu krótkoterminowego dla obywateli państw trzecich (czyli, wg prawa UE, pobytu nieprzekraczającego 90 dni w każdym 180-dniowym okresie). Przedłużenie tego pobytu po wykorzystaniu dozwolonego okresu będzie możliwe na podstawie umowy dwustronnej o zniesieniu obowiązku wizowego, ale wyłącznie wtedy, gdy przepisy tej umowy przewidują taką możliwość. I dodaje, że obowiązujące w stosunkach bilateralnych, porozumienie w formie wymiany not między Rządem RP a Rządem Stanów Zjednoczonych w sprawie zniesienia wiz dla obywateli USA z dnia 04.04.1991 r. oraz umowa w formie wymiany not między Rządem Japonii a Rzeczypospolitej Polski w sprawie zniesienia obowiązku wizowego i opłat za wizy od obywateli obu Państw z dnia 16.12.1998 r. nie regulują możliwości przedłużenia dozwolonego pobytu. Zatem w przypadku planowanego pobytu powyżej 90 dni na terytorium Polski, obywatele USA/JP zobligowani będą do złożenia wniosku do właściwego wojewody o odpowiednie zezwolenie na pobyt w trybie przepisów ustawy o cudzoziemcach.

EES a pracodawcy. Jakie problemy może spowodować nowy system dla firm i cudzoziemców?

Wdrożenie EES budzi uzasadnione obawy w świecie biznesu. - Wśród pracodawców narastają obawy dotyczące sytuacji pracowników i współpracowników z krajów trzecich, którzy coraz częściej pojawiają się w Polsce w ramach różnorodnych projektów - mówi Joanna Cieślik. Wskazuje na dwie grupy, które najmocniej odczują skutki zmian.

Pierwsza z nich to zagraniczni specjaliści, którzy nie są formalnie zatrudnieni w Polsce, ale regularnie przyjeżdżają w celach biznesowych, korzystając z ruchu bezwizowego i wspomnianych umów dwustronnych. Do tej pory mogli oni „resetować” swój 90-dniowy limit pobytu po każdym wyjeździe ze strefy Schengen. - Po wprowadzeniu EES takie wizyty będą ograniczone przez sztywne limity czasu spędzonego w strefie Schengen - podkreśla Cieślik.

Drugą grupą są pracownicy z krajów trzecich oczekujący w Polsce na zezwolenie na pobyt czasowy. Jak zauważa ekspertka z Mobirel, dzięki starym umowom mogli oni w trakcie długiego oczekiwania na decyzję urzędu swobodnie podróżować służbowo poza strefę Schengen. - Wraz z uruchomieniem nowego systemu ta elastyczność zostanie w znacznym stopniu ograniczona, co przy obecnym czasie procedowania wniosków pobytowych może oznaczać w niektórych przypadkach rok i dłużej bez możliwości wysłania takiego pracownika w zagraniczną delegację - ostrzega.

Jak przygotować firmę na zmiany wprowadzone przez system EES?

Skutki nowych przepisów mogą być dla firm bardzo dotkliwe. Każdy dzień pobytu pracownika w strefie Schengen będzie sumowany, niezależnie od kraju przekroczenia granicy, co ułatwi przekroczenie limitu 90 dni. To z kolei zwiększa ryzyko odmowy wjazdu dla kluczowego specjalisty, co może zdezorganizować pracę i zaszkodzić wizerunkowi firmy.

Co w tej sytuacji mogą zrobić działy HR? Joanna Cieślik radzi, aby wprowadzić wewnętrzne procedury monitorowania czasu pobytu cudzoziemców. Co to oznacza w praktyce? - Prowadzenie ewidencji wjazdów i wyjazdów oraz regularne przeglądy statusu pobytu obcokrajowców - wyjaśnia. Jej zdaniem w przypadku pracowników, którzy regularnie odwiedzają Polskę lub przebywają tu dłużej, niezbędne stanie się wcześniejsze uzyskiwanie wiz krajowych lub zezwoleń na pobyt czasowy.

Podsumowując, Joanna Cieślik stwierdza, że wdrożenie EES to dla firm definitywnie ostatni moment, by uporządkować praktyki dotyczące pobytów cudzoziemców, wdrożyć procedury liczenia dni i z wyprzedzeniem zadbać o legalizację dłuższych pobytów. W nowych realiach cyfrowej kontroli granic elastyczna interpretacja przepisów i liczenie na luki w systemie stają się niemożliwe.