Przypomnijmy, obowiązująca od stycznia 2023 r. ustawa stworzyła podstawy do uruchomienia centralnego systemu e-umów dla umów o pracę, zleceń i uaktywniających. Nowelizacja, nad którą pracuje MRPiPS, ma natomiast poszerzyć grono użytkowników oraz dodać kolejne rodzaje umów i nowe funkcjonalności.

Po zmianach z e-umów będą mogli korzystać wszyscy zainteresowani pracodawcy i przedsiębiorcy niezależnie od wielkości firmy. System pozwoli również wprowadzać do obsługi zawarte wcześniej poza nim umowy bez konieczności ich ponownego podpisywania. Strony będą mogły też wykonywać pojedyncze czynności, takie jak zawarcie umowy szkoleniowej czy umowy o zakazie konkurencji. Nowelizacja wprowadza także nowe rodzaje umów obsługiwanych w systemie – oprócz dotychczasowych pojawią się m.in. umowy o wolontariat, umowy szkoleniowe, o zakazie konkurencji i o współodpowiedzialności materialnej. System zyska też nowe funkcje, m.in. potwierdzanie obecności pracownika i zgłaszanie rozpoczęcia pracy zdalnej. Dzięki integracji z publicznymi rejestrami – ZUS, CEIDG, KRS i KAS – proces ma być w pełni zautomatyzowany i odporny na błędy.

Po uwagach zgłoszonych w trakcie konsultacji resort pracy doprecyzował przepisy dotyczące bezpieczeństwa danych osobowych. MRPiPS zapewnia, że system e-umów będzie działał zgodnie z zasadami RODO i ustawy o ochronie danych osobowych, a jego architektura zostanie oparta na koncepcji privacy by design i privacy by default. Oznacza to, że przetwarzane będą wyłącznie dane niezbędne do realizacji celu, w odpowiednim zakresie i przez ograniczony czas, a dostęp do nich uzyskają jedynie upoważnieni użytkownicy.

Resort wskazuje, że projekt systemu gwarantuje pięć kluczowych zasad bezpieczeństwa:

  • poufność – dane nie będą udostępniane osobom nieuprawnionym,
  • integralność – nie będzie możliwości ich nieautoryzowanej modyfikacji lub usunięcia,
  • dostępność – dane pozostaną dostępne w sposób ciągły i niezawodny,
  • autentyczność – system zapewni, że dane pochodzą od zweryfikowanych użytkowników,
  • rozliczalność – każda operacja w systemie będzie rejestrowana, tak by można było ustalić, kto i kiedy jej dokonał.

Dodatkowo w ramach zabezpieczeń organizacyjnych z systemu będą mogli korzystać wyłącznie uwierzytelnieni użytkownicy.

W nowej wersji projektu zostało doprecyzowane, że korzystanie z systemu e-umów będzie możliwe wyłącznie za zgodą obu stron – pracodawcy i pracownika, zleceniodawcy i zleceniobiorcy lub rodzica i opiekuna.

Uruchomienie podstawowej wersji zaplanowano na styczeń 2026 r., a kolejne funkcjonalności będą wdrażane etapami w ciągu trzech następnych lat od wejścia w życie nowelizacji. ©℗

Podstawa prawna

Etap legislacyjny

Projekt nowelizacji ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów rozpatrzony przez Stały Komitet Rady Ministrów