Obszary zadań pracodawcy
Na każdym etapie pracownik musi mieć poczucie posiadania niezbędnych informacji o tym, ile pieniędzy otrzyma od pracodawcy, gdzie one będą lokowane, na jakich warunkach będzie je mógł otrzymać, czy w jaki sposób odstąpić od programu. Świadomość tego znacznie ułatwi pracodawcy budowanie w firmie kanałów komunikacyjnych.
1. Pracodawca musi określić liczbę potencjalnych uczestników programu, spełniających wymogi określone w ustawie (wiek, rodzaj umowy); musi też określić wysokość składek, które będzie odprowadzać na rzecz pracownika.
Pisaliśmy o tym tutaj ==> PPK a pracodawca
Jeśli chodzi o wiek, przypomnijmy, że pracownicy w wieku 18-54 zostaną do PPK zapisani automatycznie. Pracownicy starsi, od 55. do 69. roku życia mogą być dopisani do programu na wniosek. Z PPK nie będą mogły skorzystać osoby powyżej 70 r.ż.
2. Pisemne deklaracje o rezygnacji, przygotowanie rejestru pracowników (lista, która będzie się zmieniać), pozyskanie deklaracji o dodatkowych dobrowolnych składkach to zbiór, który należy zewidencjonować.
- Jakie składki płaci pracodawca, a jakie pracownik? ====> Sprawdź tutaj
Wysokość stawek odprowadzanych przez pracodawcę na rzecz konkretnego pracownika zależna będzie od jego stażu pracy, od zapisów w regulaminie wewnętrznym firmy, może być też okazją do podkreślenia wagi tego pracownika. Informację o decyzji również należy przekazać pracownikowi.
WAŻNE: Odprowadzanie składki następuje zawsze w miesiącu następującym po miesiącu zawarcia umowy o prowadzenie PPK do 15. każdego miesiąca
Więcej na ten temat ====> Sprawdź tutaj
Od tego momentu już co miesiąc konieczne będzie, podobnie jak obecnie odprowadzanie składek do ZUS, przekazywanie składek na konto pracownika. Gromadzenie i archiwizacja dokumentacji PPK, pilnowanie terminów wpłat, przekazywanie informacji uczestnikom i podmiotom zarządzającym o prowadzeniu PPK będzie łatwiejsze, gdy firma zadba o właściwe oprogramowanie.
Zaplecze technologiczne ułatwi budowanie kanałów komunikacyjnych między:
a) pracownikiem a pracodawcą
b) pracodawcą a instytucją finansową
To szczególnie odpowiedzialny etap. Prowadzenie ewidencji, prawidłowe obliczanie składek – to jedno. Inną kwestią jest ich skuteczna wysyłka na konta pracowników wymagająca przekazania pliku wymiany danych między pracodawcą a instytucją finansową. W tej sytuacji najlepszy byłby dostosowany program, a to otwiera pole dla producentów systemów kadrowo płatniczych ERP lub dedykowanego oprogramowania.
c) instytucją finansową a pracownikiem
- Comarch pracuje nad rozwiązaniem dla pracodawców, które pozwoli na kompleksową obsługę obowiązków wynikających z PPK. Będzie to rozwiązanie ściśle zintegrowane z Comarch ERP, ale również współpracujące z systemami kadrowo-placowymi innych producentów. Kluczową funkcjonalnością Comarch PPK będzie możliwość ewidencjonowania danych uczestników PPK, comiesięcznego naliczania i ewidencjonowania składek oraz przesyłania ich do wybranej instytucji finansowej. Pracodawca ma obowiązek cyklicznego przesyłania instytucji finansowej szeregu informacji m.in. deklaracji przystąpienia i rezygnacji pracowników, deklaracji o składkach, informacji o kwotach składek pobranych z wynagrodzenia pracownika. Sprawna współpraca aplikacji z instytucją finansową pozwoli na realizację nowych obowiązków bez konieczności ręcznego wprowadzania danych w portalach udostępnianych przez instytucje finansowe – mówi Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP .
Aplikacja Comarch do obsługi PPK będzie dostępna na rynku na przełomie maja i czerwca tego roku.