Obszary zadań pracodawcy

Na każdym etapie  pracownik musi mieć poczucie posiadania niezbędnych informacji o tym, ile pieniędzy otrzyma od pracodawcy, gdzie one będą lokowane, na jakich warunkach będzie je mógł otrzymać, czy w jaki sposób odstąpić od programu. Świadomość tego znacznie ułatwi pracodawcy budowanie w firmie kanałów komunikacyjnych.

1.    Pracodawca musi określić liczbę potencjalnych uczestników programu, spełniających wymogi określone w ustawie (wiek, rodzaj umowy); musi też określić wysokość składek, które będzie odprowadzać na rzecz pracownika.

Pisaliśmy o tym tutaj ==> PPK a pracodawca

Jeśli chodzi o wiek, przypomnijmy, że pracownicy w wieku 18-54 zostaną do PPK zapisani automatycznie. Pracownicy starsi, od 55. do 69. roku życia mogą być dopisani do programu na wniosek. Z PPK nie będą mogły skorzystać osoby powyżej 70 r.ż.

2.    Pisemne deklaracje o rezygnacji, przygotowanie rejestru pracowników (lista, która będzie się zmieniać), pozyskanie deklaracji o dodatkowych dobrowolnych składkach to zbiór, który należy zewidencjonować.

- Jakie składki płaci pracodawca, a jakie pracownik? ====> Sprawdź tutaj

Wysokość stawek odprowadzanych przez pracodawcę na rzecz konkretnego pracownika zależna będzie od jego stażu pracy, od zapisów w regulaminie wewnętrznym firmy, może być też okazją do podkreślenia wagi tego pracownika. Informację o decyzji również należy przekazać pracownikowi.

3.    Zadaniem pracodawcy  jest również  wybór instytucji finansowej (wspólnie ze związkami zawodowymi), podpisanie umowy na zarządzanie PPK oraz prowadzenie PPK. Podpisanie umów nadaje bieg programowi.

WAŻNE: Odprowadzanie składki następuje zawsze w miesiącu następującym po miesiącu zawarcia umowy o prowadzenie PPK do 15. każdego miesiąca

Więcej na ten temat ====> Sprawdź tutaj

Od tego momentu już co miesiąc konieczne będzie, podobnie jak obecnie odprowadzanie składek do  ZUS, przekazywanie składek na konto pracownika. Gromadzenie i archiwizacja dokumentacji PPK, pilnowanie terminów wpłat, przekazywanie informacji uczestnikom i podmiotom zarządzającym o prowadzeniu PPK będzie łatwiejsze, gdy firma zadba o właściwe oprogramowanie.

Zaplecze technologiczne ułatwi budowanie kanałów komunikacyjnych między:

a) pracownikiem a pracodawcą

b) pracodawcą a instytucją finansową
To szczególnie odpowiedzialny etap. Prowadzenie ewidencji, prawidłowe obliczanie składek – to jedno. Inną kwestią jest ich skuteczna wysyłka na konta pracowników wymagająca przekazania pliku  wymiany danych między pracodawcą a instytucją finansową. W tej sytuacji najlepszy byłby dostosowany program, a to otwiera pole dla producentów systemów kadrowo płatniczych ERP lub dedykowanego oprogramowania.

c) instytucją finansową a pracownikiem

- Comarch pracuje nad rozwiązaniem dla pracodawców, które pozwoli na kompleksową obsługę obowiązków wynikających z PPK. Będzie to rozwiązanie ściśle zintegrowane z Comarch ERP, ale również współpracujące z systemami kadrowo-placowymi innych producentów. Kluczową funkcjonalnością Comarch PPK będzie możliwość ewidencjonowania danych uczestników PPK, comiesięcznego naliczania i ewidencjonowania składek oraz przesyłania ich do wybranej instytucji finansowej. Pracodawca ma obowiązek cyklicznego przesyłania instytucji finansowej szeregu informacji m.in. deklaracji przystąpienia i rezygnacji pracowników, deklaracji o składkach, informacji o kwotach składek pobranych z wynagrodzenia pracownika. Sprawna współpraca aplikacji z instytucją finansową pozwoli na realizację nowych obowiązków bez konieczności ręcznego wprowadzania danych w portalach udostępnianych przez instytucje finansowe – mówi Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP . 

Aplikacja Comarch do obsługi PPK będzie dostępna na rynku na przełomie maja i czerwca tego roku.