Po wejściu w życie ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych każda firma lub instytucja zatrudniająca co najmniej jedną osobę, podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, musi utworzyć PPK dla swoich pracowników.

Zwolnieni z tego obowiązku będą m.in. mikroprzedsiębiorcy (czyli firmy zatrudniające mniej niż 10 osób), w sytuacji gdy wszyscy pracownicy złożą deklarację rezygnacji z uczestnictwa w PPK oraz firmy, które prowadzą pracownicze programy emerytalne PPE ze składką na poziomie min. 3,5 proc. wynagrodzenia pracownika, a uczestnikami programu jest  min. 25 proc. zatrudnionych.

TERMINY WDROŻENIA

Od 1 lipca 2019 obowiązek zapisania pracownika do PPK będą miały podmioty zatrudniające minimum 250 pracowników.

W kolejnych terminach: od 1 stycznia 2020 zatrudniające co najmniej 50 pracowników, od 1 lipca 2020 zatrudniające co najmniej 20 pracowników, a od 1 stycznia 2021 pozostałe podmioty zatrudniające i jednostki sektora publicznego.

Warto pamiętać, że w przypadku firm zatrudniających minimum 250 pracowników, chodzi o stan faktyczny na 31 grudnia 2018 roku. Jeśli firma 31 grudnia zatrudniała 245 pracowników, to wdrożenie PPK 1 lipca jej nie obowiązuje, nawet jeśli np. od stycznia do maja 2019 zatrudniła 10 osób i faktycznie ma już 255 pracowników.

To ustalenie, czy firma podlega wdrożeniu pracowniczych planów kapitałowych już od 1 lipca to podstawowe zadanie pracodawcy. Ale będą i kolejne…  A jeśli czytają państwo ten artykuł na początku kwietnia, to do startu PPK zostały trzy miesiące. Jak twierdzą eksperci, to już odpowiedni moment, by zacząć przygotowywać i wdrażać harmonogram wprowadzania PPK. 

Warto z odpowiednim wyprzedzeniem zainteresować się tematem zarówno po to, by opracować harmonogram działań i dopełnić wszelkich narzuconych przez ustawodawcę terminów, ale też po to, by mieć czas zorientować się w narzędziach IT, które pomogą wdrożyć  i prowadzić PPK w firmie. Będzie to z korzyścią i dla pracowników, i dla pracodawcy oraz jego działów HR i płacowo-księgowych.

Określenie liczby pracowników to jedno. Zostaną oni zapisani do PPK automatycznie, ale drugą sprawą jest oszacowanie, ilu z tych zapisanych w planach pracowniczych pozostanie. Warto ustalić skalę zainteresowania i uwzględnić w planie finansowym firmy.

WYBÓR OPERATORA PPK

Pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi musi wybrać instytucję finansową, w której utworzone zostaną rachunki PPK dla pracowników. Jeśli w firmie nie ma związków zawodowych, wtedy pracodawca dokona wyboru w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Jeśli pracodawca nie osiągnie porozumienia na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy – wybiera  instytucję finansową sam. Warto podkreślić: to zdanie pracodawcy jest rozstrzygające.

Umowę na prowadzenie konta pracodawca może zawrzeć z jedną z następujących instytucji finansowych:
•    Funduszem inwestycyjnym, zarządzanym przez Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych
•    Funduszem emerytalnym zarządzanym przez Powszechne Towarzystwo Emerytalne lub Pracownicze Towarzystwo Emerytalne
•    Zakładem Ubezpieczeń

Lista instytucji już wkrótce znajdzie się na stronie https://www.mojeppk.pl

Decyzja o wyborze nie jest łatwa, bo przecież chodzi o ulokowanie pieniędzy pracowników, a najważniejszym kryterium byłyby wyniki finansowe instytucji w przyszłości, których naturalnie nie znamy.  Co więc warto brać pod uwagę przy wyborze ? Na przykład politykę inwestycyjną funduszu, doświadczenie firmy na rynku, wysokość opłaty za zarządzanie (warto dla dobra pracowników negocjować opłaty; maksymalnie może to być  0,5 proc. , ale nawet zmniejszenie jej do 0,4 proc. zwiększa zgromadzony kapitał pracownika).

Warto też np. weryfikować z jakim oprogramowaniem ERP potrafi współpracować jej system IT ). Dlaczego jest to tak ważne wyjaśnia Magdalena Pacan, ekspert z firmy Comarch: – Pracodawca ma obowiązek przesyłania instytucji finansowej szeregu informacji .in. zgłoszenie pracownika do PPK, złożenie przez pracownika deklaracji rezygnacji z PPK czy danych o kwotach składek pobranych z wynagrodzenia pracownika. Kompatybilność używanego w przedsiębiorstwie systemu kadrowo-płacowego ze środowiskiem IT w instytucji finansowej pozwoli na sprawne wypełnienie obowiązków informacyjnych bez konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemów udostępnianych przez instytucje finansowe.

ZAWARCIE UMOWY O ZARZĄDZANIE PPK

Umowa o zarządzanie zawierana między pracodawcą a instytucją finansową, a termin ostateczny na jej zawarcie to 25.10.2019.

Musi być zawarta w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku, nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym pracodawca jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK (12.11.2019).

 Informację o zawarciu umowy o zarządzanie należy przekazać do ewidencji, prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.

Jeśli pracodawca nie zawrze w wymaganym terminie umowy o zarządzanie PPK, zostanie  do tego pisemnie wezwany i będzie mieć 30 dni na zawarcie umowy o zarządzanie PPK.

UMOWA O PROWADZENIE PPK

Jest to umowa zawierana przez pracodawcę z instytucją finanoswą, ale w imieniu i na rzecz pracowników. Termin jej zawarcia to 12.11.2019.

Umowa ta zawiera dane zindywidualizowane, warunki zarządzania środkami, warunki dyspozycji składanych przez uczestnika, terminy i tryb rezygnacji z oszczędzania w PPK oraz koszty i opłaty obciążające uczestnika w PPK.

Po podpisaniu przez pracodawcę umowy o prowadzenie PPK jest możliwa zmiana przez uczestnika funduszu zdefiniowanej daty właściwego do jego wieku, na inny fundusz zdefiniowanej daty przez niego wybrany, czyli taki, który realizuje bardziej lub mniej ryzykowną politykę inwestycyjną niż ten, który jest dedykowany do wieku uczestnika. Eksperci zaznaczają, że dla osób młodszych preferowane będą części udziałowe, np. akcje, a dla starszych dłużne, takie jak np. bezpieczniejsze obligacje skarbowe.

Wybór dokonany przez pracodawcę nie jest wyborem danym raz na zawsze. Pracodawca może w przyszłości zmienić instytucję finansową. Jeśli podejmie taką decyzję, musi wypowiedzieć wcześniejszą umowę i zawrzeć nową o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników, jednocześnie informując ich, że ma obowiązek złożenia w ich imieniu wniosku o wypłatę transferową środków z dotychczasowego rachunku PPK na nowy. Pracownik nie musi zgodzić się na zmianę instytucji finansowej. Wtedy środki pozostaną na starym rachunku do czasu ich planowej wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu.

SKŁADKI

Środki na konto pracownika będą wpływać z trzech źródeł. Jednym z nich będzie budżet państwa (jednorazowa wpłata na powitanie 250 zł, a potem raz w roku kwota w wysokości 240 zł), drugim źródłem będzie sam pracownik (może zdecydować, czy prócz minimalnej składki w wysokości 2 proc. swojego wynagrodzenia brutto, chce dodatkowo odprowadzić do 2 proc. swojego wynagrodzenia brutto).

Trzecim źródłem wpłat będzie pracodawca. Obowiązkowo będzie on wpłacać  1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika. Może jednak zdecydować o zasilaniu konta wyższą składką. Wpłata dobrowolna może wynieść do 2,5 proc wynagrodzenia brutto (czyli w sumie 4 proc.).

To kolejne ważne zadanie pracodawcy. Od czego zależy jego decyzja? Może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia pracownika  w danej firmie,  albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy obowiązujących w podmiocie zatrudniającym.

Uwaga: Pracodawcy nie wolno potrącać tej kwoty z wynagrodzenia pracownika.

WDROŻENIE PROGRAMU I PROWADZENIE

Gdy pracodawca wybrał już fundusz, popisał umowę na zarządzanie i prowadzenie, określił wysokość składek, czas pomyśleć o stronie technologicznej przedsięwzięcia.

Już obecnie firmy prowadzą operacje płacowo-księgowo-kadrowe z wykorzystaniem odpowiednich programów. Wraz z wejściem w życie PPK warto zaktualizować  posiadane programy zwłaszcza pod kątem informatyzacji pewnych procesów, np. przekazywania środków, informatyzacji procesów na linii pracownik-pracodawca, pracodawca fundusze itp. Tu otwiera się pole dla producentów systemów finansowych np. ERP lub też dedykowanych oprogramowań . Mogą one znacznie ułatwić prowadzenie ewidencji uczestników PPK oraz składanych przez pracowników deklaracji, prowadzenie ewidencji pobranych i przekazanych do wybranej instytucji finansowej składek, czy obliczanie wysokości wpłat i terminowe przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej.

Także w przypadku gromadzenia i archiwizowania materiałów dotyczących PPK rola oprogramowania będzie istotna. Sprawdzenie historii uczestnictwa pracowników w programie PPK, informacje o ewentualnej rezygnacji z programu , o historii wpłat składek czy przekazywanie pracownikom i wybranej instytucji finansowej informacji związane z PPK  będzie z pewnością łatwiejsze .

Pracownicze Plany Kapitałowe to nowe wyzwanie dla każdego przedsiębiorstwa niezależnie od wielkości, dlatego należy się do niego odpowiednio przygotować także pod względem informatycznym. Wdrożenie rozwiązania wspierającego obsługę PPK w przedsiębiorstwie pozwoli na sprawną realizację obowiązków wynikających z ustawy oraz ochroni pracodawcę przed koniecznością zwiększania zatrudnienia w działach kadrowo-płacowych – mówi Magda Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.

KARY

Za niedostosowanie się do nowych przepisów ustawodawca przewidział surowe sankcje.  Pracodawca, który nie dopełnia obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie, nie realizuje wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie oraz nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1000 zł do nawet 1 000 000 zł.

Przedsiębiorca, który nie dopełnia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK lub nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK, może ryzykować karę 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym.

Nazywanie prowadzonej działalności lub reklamowanie jej przy użyciu pojęcia „pracowniczy plan kapitałowy” lub skrótu „PPK” mimo że nie odpowiada to prawdzie, grozi karą od 1 mln zł grzywny do nawet 3 lat pozbawienia wolności!

Przed sankcjami można się w łatwy sposób ochronić – wystarczy z należytą pieczołowitością zadbać o detale, tak by nie pominąć np. comiesięcznych wpłat czy właściwej dokumentacji. Zawodne są i fizyczne nośniki, i ludzka pamięć – dlatego warto wesprzeć się w tych działaniach systemem IT.