Ustawodawca dał pracodawcy pewne wsparcie, bo decyzję tę podejmuje w porozumieniu z reprezentacją pracowników lub związkiem zawodowym, a jeśli go nie ma, to z reprezentacją osób zatrudnionych, ale ostatecznie decyzja o wyborze odpowiedniej instytucji finansowej spoczywa na nim.

Zakładowe organizacje związkowe albo reprezentacja pracowników, mogą negocjować z pracodawcą wybór instytucji finansowej tylko do określonego w ustawie terminu. Jeśli bowiem na miesiąc przed jego upływem, w którym podmiot zatrudniający ma obowiązek podpisać z instytucją finansową umowę o zarządzanie PPK, nie dojdą do porozumienia, decyzja o wyborze instytucji finansowej, w której gromadzone będą oszczędności uczestników PPK należeć będzie do pracodawcy.

Zadanie trudne, odpowiedzialne, ale wykonalne. Zwłaszcza że wyboru pracodawca dokona spośród instytucji  dopuszczonych do prowadzenia PPK, które znajdują się na liście opublikowanej w portalu mojeppk.pl

Co wiemy o tych instytucjach?

Instytucjami finansowymi w rozumieniu Ustawy o PPK, które mogą oferować zarządzanie środkami gromadzonymi w ramach PPK, są umieszczone w ewidencji PPK:

  • fundusz inwestycyjny, zarządzany przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych (TFI)
  • fundusz emerytalny, zarządzany przez powszechne towarzystwo emerytalne (PTE) lub pracownicze towarzystwo emerytalne (PrTE)
  • zakład ubezpieczeń

Na portalu mojeppk.pl pracodawca będzie mógł  porównać warunki oferowane przez poszczególne instytucje finansowe i wybrać jego zdaniem najlepszą do zarządzania środkami jego pracowników.
Dlaczego właśnie one znalazły się na liście? Wyjaśnia to zapis ustawy.

WAŻNE:  Oszczędnościami uczestników PPK będzie mogła zarządzać tylko instytucja, która:

  • posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie zarządzania funduszami inwestycyjnymi typu otwartego, funduszami emerytalnymi lub otwartymi funduszami emerytalnymi, a w przypadku zakładów ubezpieczeń – co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności w zakresie oferowania ubezpieczeń z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym;
  • posiada kapitał własny, a w przypadku zakładów ubezpieczeń – dopuszczone środki własne, w wysokości co najmniej 25 mln zł, w tym co najmniej 10 mln zł w środkach płynnych rozumianych jako lokaty określone dla funduszu rynku pieniężnego, o którym mowa w art. 178 ustawy o funduszach inwestycyjnych;
  • zarządza odpowiednią liczbą funduszy lub subfunduszy zdefiniowanej daty;
  • oraz wyznaczona instytucja finansowa.

Co wybrać? Czym się kierować?
Dwadzieścia instytucji, dwadzieścia ofert. Jak spośród nich pracodawca ma wybrać tę najlepszą wg niego? Czym powinien się kierować? Wśród czynników, które z pewnością pracodawca weźmie pod uwagę  wymienić można: długość funkcjonowania na rynku, a co za tym idzie doświadczenie w  zarządzaniu funduszami , doświadczenie w prowadzeniu programów inwestycyjnych i emerytalnych, możliwość wykazania stopy zwrotu wyższej od średniej rynkowej, opinie klientów, zaplecze technologiczne i dostosowanie do programów kadrowo-księgowych. Oraz opłaty. Instytucje finansowe będą obciążać uczestników PPK kosztami. To wiemy z ustawy. Ale akurat tym razem to naprawdę nie są duże pieniądze. W dodatku instytucje finansowe jeszcze je minimalizują. 

Ustawa o PPK określa limit opłat za zarządzanie i premii za wyniki (odpowiednio 0,5 proc. i 0,1 proc. wartości zgromadzonych środków w funduszach), ale mimo że nie są to duże kwoty to niektóre instytucje finansowe nawet tych małych opłat  do końca 2020 roku pobierać nie będą (m.in. AXA TFI, Aviva TFI czy TFI Allianz).

Ponieważ taka jest tendencja w przypadku większości tych podmiotów, oznacza to, że rolę języczka u wagi przy wyborze instytucji finansowej pełnić będą całkiem inne kwestie, nie wysokość opłat.

Technologia i merytoryka zawsze na czasie

Jednym z najlepszych rozwiązań dla pracodawcy, ale i w konsekwencji dla pracownika, jest wybór takiej instytucji, która współpracuje z konkretną firmą tworzącą aplikacje, bo to oznacza od razu zabezpieczenie wdrożenia i prowadzenia PPK od strony technologicznej.

Wszystkie dane potrzebne do zarządzania PPK, począwszy od list pracowników, przez umowy o przystąpieniu do programu, deklaracje pracowników czy wysokość wpłat będą bezpośrednio przekazywane z oprogramowania kadrowo-płacowego przedsiębiorstwa do systemów informatycznych tych instytucji. Nie trzeba nic robić ręcznie, co szczególnie istotne dla pracowników działów  kadrowo-płacowych.  Zaoszczędzą czas i zapewnią bezpieczny przesył danych.

Na liście dwudziestu instytucji finansowych są trzy, które podjęły taką współpracę z firmą technologiczną  Comarch. Dlaczego się zdecydowały?

- Comarch jest wiodącym w Polsce dostawcą systemów ERP, z których korzysta 1/3 polskich firm. Takie doświadczenie gwarantuje jakość i prostotę wdrożenia PPK u pracodawców, a to jest jedna z kluczowych obietnic, które składamy w naszej ofercie – mówi Mateusz Gołąb, szef projektu PPK w AXA. I dodaje: - To, co dziś budzi najwięcej emocji, czyli dostosowanie systemów informatycznych, przetestowanie ich i obsługa, odbywa się praktycznie za jednym kliknięciem klawisza, co eliminuje również ryzyko błędów – zapewnia szef projektu PPK w AXA.

Z firmą Comarch współpracuje od 15 lat Aviva Investors . – Z  pełną świadomością zdecydowaliśmy się więc na rozszerzenie tej współpracy o rozwiązania systemowe pod PPK. Jesteśmy przekonani, że jakość dostarczonej usługi w ramach PPK spełni nasze oczekiwania – mówi Hubert Szczepanik, Dyrektor ds. Wsparcia Sprzedaży Aviva Investors Poland TFI SA.

Podobne powody podjęcia decyzji  o współpracy podaje Anna Bąkała, członek zarządu TFI Allianz. - Tworząc ofertę PPK w TFI Allianz wiedzieliśmy, że systemy informatyczne są ważnym elementem, który będzie miał wpływ na jakość obsługi na etapie wdrożenia i funkcjonowania programu PPK. Naszym celem jest m. in. zminimalizowanie obciążenia pracodawcy przy obsłudze. Właśnie dlatego zdecydowaliśmy o podjęciu ścisłej współpracy z Comarch-  tłumaczy Anna Bąkała.

Bezpieczeństwo i szybkość. Szybkość i bezpieczeństwo

Na te walory aplikacji stawiają klienci. Integracja systemu informatycznego do obsługi procesów związanych z zarządzaniem funduszami w ramach pracowniczych planów kapitałowych (PPK) z aplikacją Comarch PPK pozwoli na sprawne uruchomienie i obsługę pracowniczych planów kapitałowych oraz jego automatyzację w firmach. To ogromne ułatwienie dla pracodawcy, który dzięki temu pakietowi nie musi martwić się o to jak po zawarciu umów z instytucją finansową dostosować rozwiązania technologiczne. Po prostu już to ma.

- Korzystanie z aplikacji ułatwi zawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową, pozwoli m.in. wyeliminować nieprawidłowości wynikające z błędnie przygotowanych plików ze składkami PPK. Istotnym aspektem jest zapewnione bezpieczeństwo wymiany danych. Wybór komunikacji przez API to przerzucenie odpowiedzialności za zgodność z instytucją finansową na producenta oprogramowania, którego używamy. To niewątpliwie korzyść dla pracodawcy, który może skupić się na swoim biznesie i oszczędza czas pracowników kadr - podkreśla Hubert Szczepanik z Aviva Investors Poland TFI SA.

Możliwość obsługi PPK bez konieczności przechodzenia na stronę internetową instytucji finansowej czy obsługa w jednej aplikacji kwestii kadrowo-płacowych i PPK daje zarówno oszczędność czasu związanego z wymianą plików oraz weryfikacją danych, jak i  eliminuje konieczność zatrudnienia dodatkowych osób do obsługi PPK. 

Anna Bąkała, członek zarządu TFI Allianz, zwraca uwagę, że klienci, którzy będą korzystać z aplikacji Comarch PPK będą mogli szybko i bezpiecznie przesyłać informacje do TFI bez konieczności logowania się do innych systemów. - Bardzo często podczas spotkań z pracodawcami słyszymy obawy pracodawców związane z dodatkowym czasem jaki będą musieli poświęcić na obsługę PPK. Aplikacja Comarch PPK ułatwia sprawne naliczenie wpłat i tworzenie plików do instytucji finansowej w odpowiednim formacie. Dodatkowo integracja z systemem instytucji finansowej daje możliwość przesłania tych plików online, bezpośrednio do TFI Allianz jako instytucji finansowej. Jesteśmy przekonani, że klienci docenią to przyjazne w obsłudze narzędzie – zaznacza  Anna Bąkała.

- PPK dopiero startuje, zmiany w przepisach związanych z PPK będą się pojawiać i z pewnością będą wymagać zmian. Comarch nawet w przypadku nagłej zmiany przepisów lub API jest w stanie dostarczyć aktualizację szybko z racji utrzymywania dużych zasobów w postaci analityków i programistów – mówi Hubert Szczepanik z Aviva Investors Poland TFI SA.

- Naszej przewagi upatrujemy w atrakcyjnej cenowo ofercie, bezpieczeństwie finansowym, długiej historii, stabilności i wiarygodności naszego zespołu zarządzającego aktywami. Współpraca z Comarch znaczącą ją zwiększa - Mateusz Gołąb, szef projektu PPK w AXA.

Pracodawcy, którzy już wdrażają PPK w firmie wiedzą, że niezwykle ważnym jest jeszcze coś: merytoryka, wiedza o PPK ich oraz ich pracowników. Dobra kampania informacyjna, szkolenia dla działów HR oraz pracowników, czytelny przekaz co będzie się działo ze zgromadzonymi środkami, łatwość współpracy na linii firma-instytucja finansowa będzie wpływać na sukces wdrażania i prowadzenia projektu.