Powszechny i nieodpłatny dostęp do rejestru handlowego stanowi fundament bezpieczeństwa i pewności obrotu gospodarczego. Weryfikacja danych zawartych w rejestrze jest podstawowym i przy tym najprostszym sposobem na sprawdzenie kontrahenta.
Przedsiębiorca, który wchodzi w relacje biznesowe z nowym podmiotem, może w ten sposób szybko ustalić reprezentację spółki czy też wykluczyć istotne ryzyko finansowe, takie jak toczące się postępowanie upadłościowe bądź ujawnienie kontrahenta w rejestrze dłużników.
Wyciągi z rejestrów handlowych są powszechnie wykorzystywane przez instytucje zaufania publicznego. Banki posługują się danymi z rejestru przedsiębiorców do wypłaty środków z kont firmowych, a notariusze na ich podstawie sporządzają akty notarialne przenoszące własność nieruchomości. Sprawny rejestr, w którym zmiany są dokonywane bez opóźnień, czyli w czasie rzeczywistym, eliminuje ryzyko oszustw i wyłudzeń, które mogą wynikać z dokonywania czynności prawnych i faktycznych przez osoby w rzeczywistości nieuprawnione do takich działań.
Patrząc jednak na funkcjonujący w obecnej formie Krajowy Rejestr Sądowy, należy przyznać, że ma on zaledwie jedną zaletę – wyciągi elektroniczne są nieodpłatne. Nie jest to takie oczywiste, ponieważ w Niemczech czy Niderlandach pobranie wyciągu z rejestru handlowego jest za każdym razem obarczone opłatą.
Z uwagi jednak na niewydolność sądów rejestrowych, które weryfikują wnioski będące podstawą do dokonywania zmian w KRS, trzeba zauważyć, że rodzimy rejestr przedsiębiorców nie funkcjonuje w taki sposób, jak powinien. Duża liczba spraw i ogromne obciążenie tego systemu sprawiają, że w KRS są załatwiane nawet przez kilka miesięcy. Przez to zdarza się, że w rzeczywistości skład zarządu spółki jest już zupełnie inny niż ten widniejący w rejestrze. Pojawia się pytanie, co w takiej sytuacji powinien zrobić pracownik banku: wypłacić gotówkę nowemu prezesowi, który przynosi potwierdzenie wniosku do KRS, czy kurczowo trzymać się informacji ujawnionych w rejestrze? Takie sytuacje zaburzają obrót gospodarczy, co nie wpływa pozytywnie na produktywność rodzimych przedsiębiorstw.
Elektronizacja KRS to krok w dobrym kierunku, jednak wciąż za mały, by mówić o przełomie w postępowaniach rejestrowych. Znacznie wydajniejszym i efektywniejszym rozwiązaniem jest Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, czyli spis przedsiębiorców prowadzących biznes w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej. Dostrzegając zalety tego systemu, wynikające z jego prostoty i przejrzystości, należałoby przeprowadzić reformę KRS, która byłaby oparta na zasadach funkcjonowania CEIDG.
Jednak kluczowym usprawnieniem dla obu rejestrów byłoby wyłączenie z całego procesu urzędów i sądów, które są słabym ogniwem obecnego systemu. Tym samym zarówno rejestracja, jak i modyfikacja istniejących danych odbywałyby się bez udziału sądu (w przypadku KRS) lub administracji publicznej (przy CEIDG). Eliminacja weryfikacji wpisów przez organy rejestrujące jednocześnie skutkowałaby nałożeniem odpowiedzialności za prawdziwość i prawidłowość wpisów na przedsiębiorców. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych obowiązek spoczywałby naturalnie na właścicielu firmy. Z kolei w przypadku podmiotów, dla których właściwym rejestrem jest KRS, byłby to sekretarz bądź przedstawiciel rejestrowy wybrany spośród członków zarządu. To do jego obowiązków należałoby rejestracja spółki i dokonywanie w niej zmian w ustawowych terminach.
