Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w pytaniach i odpowiedziach

W maju zawsze wraca temat zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jest tak w związku z obowiązkiem, jaki spoczywa na pracodawcach – m.in. ze sfery budżetowej – którzy muszą odprowadzić do końca tego miesiąca pierwszą ratę odpisu na ZFŚS. Jest to kwota stanowiąca co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych. Jak ustalić odpis w tym roku, jakie metody zastosować do wyliczeń i kogo w nich uwzględnić? Poniżej zamieszczamy odpowiedzi na te i wiele innych pytań.

► Czy to prawda, że podstawą gospodarki ZFŚS musi być roczny plan finansowy?

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288; dalej: ustawa o ZFŚS) nie nakłada na pracodawcę obowiązku tworzenia planu wydatków socjalnych. Zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Dlatego warto, aby plan wydatków socjalnych stanowił jego załącznik. Poza tym plan przychodów i wydatków w ramach funduszu ułatwia prowadzenie działalności socjalnej. Ustalenie rocznego planu gospodarowania ZFŚS wymaga zachowania procedury przewidzianej dla uchwalania regulaminu funduszu.

Na początku roku pracodawca oblicza, jaką kwotą (w przybliżeniu) będzie dysponował w danym roku. Do wyliczonej kwoty dolicza: ewentualne niewykorzystane środki z poprzedniego roku, pozostałe na koncie ZFŚS, zwiększenia powstałe ze spłat pożyczek na cele mieszkaniowe (z ewentualnym oprocentowaniem), środki pochodzące z oprocentowania rachunku bankowego funduszu. Po dodaniu wszystkich wartości otrzyma kwotę, jaką będzie dysponował na działalność socjalną. Następnie określa działania socjalne, które będą finansowane ze środków funduszu (od tych, na które przeznaczone będą największe środki, do tych, które finansowane są zdecydowanie najrzadziej).

► Mam 33 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach i 2 pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach. W celu przygotowania zawodowego zatrudniam też jednego młodocianego w pierwszym roku nauki i dwóch w drugim roku nauki. Ile wyniesie mój odpis na ZFŚS w 2024 r.? Jakie księgowania należy wykonać?

ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. W tym roku jego wysokość liczona jest od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. lub w II półroczu 2023 r., jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Dane potrzebne do wyliczeń odnajdziemy w obwieszczeniu prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 16 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w II półroczu 2023 r. (MP z 2024 r. poz. 137). Zgodnie z nim przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6246,13 zł, a w II półroczu 2023 r. ‒ 6445,71 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z II półrocza 2023 r. stanowiło kwotę wyższą, to podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi 6445,71 zł.

Znając już kwoty potrzebne do wyliczeń, możemy przedstawić rachunki dla przykładu z pytania. [ramka]

1. Ustala się przeciętną przewidywaną liczbę pracowników (już po przeliczeniu na pełny etat):

• zatrudnieni w normalnych warunkach – 33,
• zatrudnieni w szczególnych warunkach – 2,
• młodociany zatrudniony w celu przygotowania zawodowego w pierwszym roku nauki – 1,
• młodociani zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego w drugim roku nauki – 2.

2. Wylicza się wysokość odpisu podstawowego na każdą z tych osób na 2024 r.:

• pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach: 33 x 2417,14 zł = 79 765,62 zł,
• pracownicy zatrudnieni w szczególnych warunkach: 2 x 3222,86 zł = 6445,72 zł,
• młodociany w pierwszym roku nauki: 322,29 zł,
• młodociani w drugim roku nauki: 2 x 386,74 zł = 773,48 zł.

Roczny odpis podstawowy na fundusz wynosi łącznie: 79 765,62 zł + 6445,72 zł + 322,29 zł + 773,48 zł = 87 307,11 zł. Z tego 75 proc. odpisu podstawowego – 65 480,33 zł ‒ to kwota, jaką jednostka musi przekazać do 31 maja 2024 r.

Jeśli zaś chodzi o kolejne pytanie, to ewidencja księgowa ZFŚS może przebiegać jak poniżej.

1. Zaksięgowanie przypisu z tytułu odpisu na ZFŚS:

• Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS),
• Ma 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

2. WB – przekazanie z rachunku bieżącego – subkonto wydatków I raty odpisu (75 proc. wartości odpisu) na rachunek ZFŚS:

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,
• Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

3. PK – przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS w części, w jakiej przekazano I ratę (75 proc.) na rachunek ZFŚS:

• Wn 405 „ Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS),
• Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

4. WB – wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu odpisu:

• Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

5. WB – przekazanie z rachunku II raty (25 proc.) wartości odpisu na ZFŚS:

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,
• Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

6. PK – przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS w części, w jakiej przekazano środki na rachunek ZFŚS (II rata 25 proc.):

• Wn 405 „ Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS),
• Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

7. WB – wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu II raty odpisu (25 proc.):

• Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

8. PK – korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in minus) – zmniejszenie zobowiązania:

• Wn 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,
• Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

9. PK – zmniejszenie kosztów z tytułu korekty odpisu w końcu roku na ZFŚS:

• Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS),
• Ma 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS).

10. PK – zwrot środków z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek wydatków z tytułu korekty odpisu na ZFŚS (in minus):

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,
• Ma 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.

11. PK – wpływ na rachunek wydatków bieżących środków zwróconych z rachunku ZFŚS, w związku z korektą odpisu na ZFŚS:

• Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440),
• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

11a. PK – techniczny zapis ujemny (do pkt 11) dla zachowania czystości zapisów na rachunku bankowym:

• Wn/Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

12. PK – korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in plus) – zwiększenie zobowiązania:

• Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS),
• Ma 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

13. PK – obciążenie kosztów w związku z korektą odpisów na ZFŚS (in plus):

• Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS),
• Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

14. PK – przekazanie z rachunku bieżącego środków na rachunek bankowy ZFŚS (w związku z dokonaniem korekty odpisu na ZFŚS in plus):

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,
• Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

15. PK – wpływ na rachunek bankowy ZFŚS środków (w związku z korektą odpisu na ZFŚS in plus):

• Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

► Czy pracownicy zatrudnieni na okres próbny muszą być uwzględniani przy planowaniu zatrudnienia do celów naliczenia odpisu na ZFŚS? Jakie osoby są uwzględniane i nieuwzględniane do naliczenia tego odpisu?

Tak. Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę powinna być uwzględniona przy naliczaniu środków na ZFŚS. Umowa o pracę na okres próbny jest jedną z umów terminowych, podobnie jak np. umowa na czas wykonania określonej pracy czy umowa na zastępstwo. Dlatego osoby zatrudnione na okres próbny zalicza się do stanu zatrudnienia będącego podstawą naliczenia odpisu na ZFŚS.

Ustalając liczbę zatrudnionych, w obliczeniach pracodawca musi uwzględnić pracowników:

• zatrudnionych w ramach stosunku pracy (na podstawie umowy o pracę, wyboru, powołania, mianowania, spółdzielczej umowy o pracę),
• przebywających na urlopach wychowawczych, macierzyńskich,
• zatrudnionych w szczególnych warunkach lub przy pracach o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych,
• odbywających zasadniczą służbę wojskową.

Do naliczenia odpisu na ZFŚS nie uwzględnia się natomiast m.in.:

• zatrudnionych na podstawie umowy o wykonywanie pracy nakładczej, umowy agencyjnej oraz zatrudnionych przez agencje pracy tymczasowej, dla których to agencja jest pracodawcą,
• osób, z którymi zawarto umowy cywilne (zlecenia, umowy o dzieło, kontrakty menedżerskie),
• poborowych odbywających w zakładzie zastępczą służbę poborowych,
• osób, którym udzielono urlopów bezpłatnych (okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego są uzależnione uprawnienia pracownicze),
• pracowników tymczasowych, dla których pracodawca jest jedynie użytkownikiem na podstawie przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych,
• pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego (nie należy mylić z obowiązkiem naliczania za nich odpisów).

► Rozpoczęłam pracę w jednostce budżetowej. Liczbę zatrudnionych ustalała moja poprzedniczka. Przed obliczeniem odpisu chcę ją zweryfikować. Jak mogę to zrobić w najprostszy sposób?

Warto zwrócić uwagę, że odpis podstawowy na ZFŚS oblicza się w odniesieniu do przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, a nie w stosunku do liczby pracowników zatrudnionych na początku roku. Pracodawca musi dokonać założenia co do średniej liczby zatrudnionych osób. Później według niej oblicza wysokość odpisu podstawowego.

Obliczenie przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych należy przeprowadzić w następujący sposób:

• przeliczyć osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze czasu pracy na osoby zatrudnione na pełen etat,
• zsumować liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i tak otrzymaną liczbę podzielić przez 12.

Jeżeli pracodawca zatrudnia osoby w warunkach szczególnie uciążliwych, to osobno rozlicza się przeciętną liczbę zatrudnionych w warunkach normalnych i osobno w warunkach uciążliwych.

W ten sposób postępuje także wtedy, gdy jednostka działa w okresie krótszym niż pełny rok kalendarzowy lub nalicza odpis za niepełny rok kalendarzowy.

Przykład

Sposób przeliczania liczby pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na zatrudnionych na pełny etat może być też następujący:

1) liczbę godzin pracy w tygodniu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy dzieli się przez liczbę godzin pracownika zatrudnionego na pełny etat,

2) otrzymany współczynnik mnoży się przez liczbę osób pracujących w danym wymiarze czasu pracy.

Przeliczenia osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze na pełne etaty dokonuje się według liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy. [tabela 1]

Wynikiem przeliczania niepełnozatrudnionych na pełne etaty może być liczba z kilkoma miejscami po przecinku (np. 48,5668). Przepis nie określa, czy i na jakich zasadach dopuszczalne są zaokrąglenia, w przypadku gdy wynik wyżej opisanych przeliczeń będzie miał więcej niż dwa miejsca po przecinku. Powszechnie jednak jest przyjęte – i niekwestionowane przez Państwową Inspekcję Pracy – zaokrąglanie wyniku do dwóch miejsc po przecinku, chociaż nie ma takiego obowiązku.

Zasada przeliczania na pełne etaty dotyczy wyłącznie naliczania odpisu podstawowego na pracowników. Liczba emerytów i rencistów, na których pracodawca zdecyduje się dokonać naliczenia zwiększającego fundusz, może być przyjęta np. w dacie naliczenia ZFŚS i może być dokonywana do końca września, gdyż do końca tego miesiąca należy przekazać równowartość odpisów i zwiększeń, o których mowa w art. 5 ustawy o ZFŚS (art. 6 ust. 2). Liczba byłych emerytów i rencistów, na których pracodawca dokona zwiększenia funduszu w danym roku, nie podlega korekcie.

Większość pracodawców wykorzystuje do wyliczeń metody statystyczne. Jednak metodę obliczania przeciętnego zatrudnienia w miesiącu muszą oni dostosować do sytuacji kadrowej w jednostce. Chodzi tu o następujące metody:

• uproszczoną – stosowaną, gdy wskaźnik zatrudnienia jest stały, a rotacja personelu praktycznie nie występuje (jest to metoda najprostsza);
• średniej chronologicznej – stosowaną w przypadku niskiej rotacji personelu;
• średniej arytmetycznej – stosowaną przy dużej rotacji kadr (metoda najbardziej pracochłonna).

W przypadku dużej płynności kadr lub natężenia zjawiska udzielania urlopów bezpłatnych należy stosować metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu.

Przy stabilnej sytuacji kadrowej przeciętne zatrudnienie w miesiącu można obliczyć metodą uproszczoną, tj. na podstawie sumy dwóch stanów dziennych (w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca) podzielonej przez dwa. Ewentualnie można też zastosować metodę średniej chronologicznej, obliczanej na podstawie sumy połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca podzielonej przez dwa. Przy zastosowaniu tych metod nie należy ujmować osób, które korzystały z urlopów bezpłatnych w wymiarze powyżej 14 dni. [tabela 2]

Przykład

Z kolei przy metodzie średniej chronologicznej dodaje się połowę stanu zatrudnienia na początek miesiąca, stan zatrudnienia w 15. dniu miesiąca oraz połowę stanu w ostatnim dniu miesiąca. Następnie otrzymaną sumę należy podzielić przez 2.

Liczy się ją według wzoru:

50 proc. x A + B + 50 proc. x C

A – stan zatrudnienia na pierwszy dzień miesiąca,

B – stan zatrudnienia na 15. dzień miesiąca,

C – stan zatrudnienia na ostatni dzień miesiąca.

Niewskazane jest jednak stosowanie metody średniej chronologicznej przy dużej zmianie zatrudnienia oraz gdy działalność zakładu nie jest prowadzona przez pełny miesiąc.

Przykład

Za najbardziej wiarygodną uważana jest metoda średniej arytmetycznej ze stanów dziennych. Stosuje się ją, gdy jest duża płynność kadr lub udziela się dużo urlopów bezpłatnych. Przy czym osób przebywających na urlopach bezpłatnych nie należy wliczać do stanów dziennych w czasie trwania tych urlopów.

Przy metodzie średniej arytmetycznej dodaje się stany zatrudnienia (pełnozatrudnionych w osobach fizycznych oraz niepełnozatrudnionych po przeliczeniu na pełne etaty) w poszczególnych dniach pracy w danym miesiącu, łącznie z przypadającymi w tym czasie niedzielami, świętami oraz dniami wolnymi od pracy (przyjmując dla tych dni stan zatrudnienia z dnia poprzedniego lub następnego, jeśli miesiąc rozpoczyna się dniem wolnym od pracy). Otrzymaną sumę dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca.

Przykład

► W naszej jednostce jest zatrudnionych 23 pracowników. Dwóch z nich pracuje przez pół roku w szczególnych warunkach. W jakiej wysokości powinniśmy naliczyć odpisy na ZFŚS?

Na podstawie ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2023 poz. 164; dalej: ustawa o emeryturach pomostowych) należy wpierw ustalić, kto jest pracownikiem zatrudnionym w szczególnych warunkach lub wykonującym prace o szczególnym charakterze. Pomoże nam w tym art. 3 ww. ustawy, który zawiera definicję prac w szczególnych warunkach. Zgodnie z nim prace w szczególnych warunkach to „prace związane z czynnikami ryzyka, które z wiekiem mogą z dużym prawdopodobieństwem spowodować trwałe uszkodzenie zdrowia, wykonywane w szczególnych warunkach środowiska pracy, determinowanych siłami natury lub procesami technologicznymi, które mimo zastosowania środków profilaktyki technicznej, organizacyjnej i medycznej stawiają przed pracownikami wymagania przekraczające poziom ich możliwości, ograniczony w wyniku procesu starzenia się jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego, w stopniu utrudniającym ich pracę na dotychczasowym stanowisku”. Wykaz prac w szczególnych warunkach określa załącznik nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych.

W przypadku pracownika, który przez część roku wykonywał prace w warunkach szczególnych, odpis na ZFŚS powinien być naliczony osobno dla okresu, kiedy:

• świadczył pracę w warunkach szczególnych,
• pracował w warunkach normalnych.

Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze wynosi 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z II półrocza 2023 r. stanowiło kwotę wyższą, to podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi 6445,71 zł. W 2024 r. wysokość odpisu na ZFŚS na jednego zatrudnionego wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych wynosi 3222,86 zł.

Teraz możemy odnieść się do podanego stanu faktycznego. Po pierwsze, należy ustalić planowany średni stan zatrudnienia:

• pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach: 23 zatrudnionych przez 6 miesięcy i 21 zatrudnionych przez 6 miesięcy (23 prac. x 6 mies. + 21 prac. x 6 mies. = 264 etaty; 264 : 12 mies. = 22 etaty);
• pracownicy zatrudnieni w szczególnych warunkach: 2 pracowników zatrudnionych przez 6 miesięcy ([6 mies. x 2 etaty + 6 mies. x 0 etatów] : 12 mies. = 1 etat).

Po drugie, trzeba policzyć obowiązkowy odpis na podstawie planowanego poziomu zatrudnienia:

• pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach: 22 etaty x 2417,14 zł = 53 177,08 zł,
• pracownicy zatrudnieni w szczególnych warunkach: 1 etat x 3222,86 zł = 3222,86 zł.

Całoroczny odpis podstawowy wynosi: 53 177,08 zł + 3222,86 zł = 56 399,94 zł.

Kwota, jaką jednostka musi przekazać do 31 maja 2024 r. (75 proc. odpisu podstawowego), to 42 299,96 zł.

► Czy musimy mieć w jednostce wewnętrzne przepisy dotyczące organizacji obiegu dokumentów księgowych związanych z naliczaniem odpisu na fundusz socjalny?

Naliczanie należnego za dany rok odpisu jest operacją wewnętrzną danej jednostki organizacyjnej w rozumieniu art. 20 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619; dalej: u.r.). Dlatego jej udokumentowaniu służą dowody źródłowe. Zasady sporządzania i kontroli dokumentów określa kierownik danej jednostki organizacyjnej, którego obowiązkiem jest wskazanie osób odpowiedzialnych za ich sporządzenie, sprawdzenie dokumentów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenie do wypłaty. Rodzaje tych dokumentów księgowych określa się w instrukcji obiegu dokumentów. Dokumentem będącym podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych należnego odpisu na ZFŚS najczęściej jest polecenie księgowania – PK. Dla tego dokumentu trzeba mieć ustalone zasady sporządzania, obiegu i kontroli. W przypadku naliczenia odpisu na dokumentach PK widnieje zazwyczaj tylko kwota odpisu. Nie ma natomiast wskazania danych, na podstawie których dokonano wyliczeń. Nie ma więc jak dokonać ich weryfikacji. Aby możliwe było szybkie sprawdzenie ich poprawności (rachunkowej i pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami), warto wprowadzić zestawienia. [wzór]

wzór

Przedstawiają one dane, jakie powinny zostać uwzględnione w dowodach źródłowych, będących podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wartości naliczonych – planowanych i faktycznych – odpisów na ZFŚS. Kierownik może je wskazać jako dokumenty będące podstawą ujmowania w księgach rachunkowych wielkości należnego odpisu na ZFŚS. Wcześniej trzeba je dostosować do potrzeb danej jednostki organizacyjnej. W przypadku jednostek oświatowych trzeba uwzględnić zasady naliczania odpisu podstawowego i zwiększeń dla nauczycieli, emerytowanych nauczycieli oraz pozostałych pracowników (niebędących nauczycielami). Zestawienie można też wykorzystywać jako załącznik do dokumentu PK.

Dokument z wyliczeniem planowanej wysokości odpisów na fundusz powinien być sporządzony w terminie pozwalającym na wprowadzenie odpowiednich wielkości do projektu budżetu na dany rok (z tym że zostanie ujęty w księgach rachunkowych dopiero na początku tego roku).

Zestawienie powinny wypełnić osoby odpowiedzialne na poszczególne czynności. Na przykład pracownik odpowiedzialny za prowadzenie spraw kadrowych powinien wypełniać części dotyczące liczby zatrudnionych pracowników i emerytów/rencistów objętych opieką socjalną. Natomiast wyznaczony pracownik księgowości powinien wypełnić części dotyczące wyliczenia planowanej i faktycznej wielkości odpisu na fundusz. Na dokumentach powinny widnieć podpisy nie tylko osób je sporządzających, lecz także osób odpowiedzialnych za ich skontrolowanie (pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym) i zatwierdzenie do realizacji.

► Odpowiadam za ustalenie i przekazanie odpisu na konto ZFŚS. Chcę skorzystać pod koniec maja z urlopu. Czy odpis trzeba przekazać 31 maja, czy można to zrobić wcześniej?

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Jednak, choć obowiązują dwie daty, to pracodawca całą kwotę odpisu musi ustalić już przed terminem przekazania. Ostatecznej korekty wysokości funduszu pracodawcy dokonują na koniec roku.

Dla pierwszej raty 31 maja jest datą graniczną. Jeśli jednak w jednostce obliczenia zostaną dokonane wcześniej, to można też wcześniej przelać ustaloną kwotę na odpis.

Warto też zauważyć, że często pracodawcy błędnie interpretują przepisy ustawy o ZFŚS co do obowiązku przekazania pierwszej raty na konto funduszu i do 31 maja przekazują 75 proc. wszystkich naliczonych odpisów i zwiększeń. Artykuł 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS wskazuje, że do 31 maja danego roku pracodawca powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1–3, czyli chodzi o odpis podstawowy. Do końca maja pracodawca nie musi przekazywać równowartości 75 proc. zwiększeń, które są dobrowolne.

► W szkole od stycznia do sierpnia 2024 r. będzie zatrudnionych 30 nauczycieli na cały etat, dwóch na połowę etatu. Od września 2024 r. zostanie zatrudnionych jeszcze dwóch nauczycieli na pełny etat. Zatrudnionych jest też czterech pracowników administracji i dwóch pracowników obsługi (wszyscy na pełny etat). Zakładamy, że zatrudnienie do końca roku nie ulegnie zmianie. Czy mamy tworzyć osobne konta ZFŚS dla nauczycieli i dla pracowników administracji? Jak ustalić odpis?

W jednostkach oświatowych ZFŚS tworzony jest na zasadach szczególnych, wynikających z ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 984; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 2005: dalej: Karta nauczyciela), a jedynie w sprawach w niej nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy ustawy o ZFŚS. Zasady dokonywania odpisu na tworzony w szkole ZFŚS zawarte są w przepisach Karty nauczyciela (określa zasady dokonywania odpisów na ZFŚS dla nauczycieli oraz byłych nauczycieli – emerytów i rencistów oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne), a także ustawy o ZFŚS (określa zasady dokonywania odpisu na ZFŚS dla pracowników szkoły niebędących nauczycielami). Odpisy na ZFŚS są dokonywane w szkole na: nauczycieli, byłych nauczycieli – emerytów i rencistów – oraz pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, pracowników szkoły niebędących nauczycielami – aktualnie zatrudnionych oraz byłych pracowników – emerytów i rencistów. Te odpisy stanowią jeden fundusz w szkole. Dlatego przekazujemy je na wspólne konto ZFŚS. Nie należy więc tworzyć osobnych kont.

Zgodnie z art. 53 Karty nauczyciela dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na ZFŚS w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej, określanej dla pracowników państwowej sfery budżetowej na podstawie art. 5 pkt 1 lit. a i art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2692; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 123), ustalanej corocznie w ustawie budżetowej. Kwota bazowa dla nauczycieli oraz nauczycieli emerytów, rencistów lub pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne na 2024 r. wynosi 5176,02 zł, a jej 110 proc. to 5693,62 zł.

W pytaniu nie wspomniano o emerytach, ale warto pamiętać, że od 1 stycznia 2024 r. przy naliczaniu odpisu na emerytowanych nauczycieli nie ma już znaczenia wysokość pobieranej emerytury, renty czy świadczenia kompensacyjnego. Zgodnie bowiem ze zmienionym od tego roku art. 53 ust. 2 Karty nauczyciela dla nauczycieli będących emerytami lub rencistami oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne dokonuje się odpisu na ZFŚS w wysokości ustalonej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli będących emerytami lub rencistami oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, skorygowanej w końcu danego roku kalendarzowego do faktycznej, przeciętnej liczby tych nauczycieli i 42 proc. kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3 Karty nauczyciela, obowiązującej 1 stycznia danego roku. W 2024 r. 42 proc. kwoty bazowej to 2173,93 zł.

Przyjmując dane podane w pytaniu, można policzyć odpis dla nauczycieli zgodnie z Kartą nauczyciela:

30 etatów + 1 etat (2 x 1/2 etatu) = 31 etatów

31 x 8 miesięcy = 248

32 etaty + 1 etat (2 x 1/2 etatu) = 33 etaty

33 etaty x 4 m-ce = 132

(248 + 132) : 12 miesięcy = 31,66

Przeciętne zatrudnienie w 2024 r. to 31,67 etatu.

5693,62 zł x 31,67 etatu = 180 316,95 zł.

Odpis na ZFŚS w 2024 r. dla nauczycieli wynosi 180 316,95 zł.

Następny krok to ustalenie odpisu dla pracowników administracji i obsługi zgodnie z ustawą o ZFŚS:

(4 + 2) x 2417,14 zł = 14 502,84 zł.

Odpis wynosi 14 502,84 zł.

W szkole te wszystkie odpisy stanowią jeden fundusz.

► Na jakich zasadach działa komisja socjalna? Kiedy ją powołać i jakie są zasady współdziałania ze związkami zawodowymi?

W praktyce komisje socjalne są powoływane szczególnie wtedy, gdy pracodawca nie chce każdorazowo decydować o przyznawaniu środków z ZFŚS. Komisja jest organem doradczym i nie ma umocowania w przepisach prawnych. W jej skład najczęściej wchodzą osoby upoważnione przez pracodawcę do realizacji w jego imieniu zadań wynikających z ustawy o ZFŚS, a także przedstawiciele wszystkich związków zawodowych.

Gdy w zakładzie pracy działa komisja, przyjmuje się, że to właśnie ona dysponuje środkami funduszu. Do jej zadań należy uchwalanie rocznego planu wydatków ZFŚS oraz rozpatrywanie poszczególnych wniosków o wypłaty świadczeń ze środków funduszu.

Jeśli komisję powołano w regulaminie ZFŚS uzgodnionym ze związkami, to decyzje komisji socjalnej mogą stanowić podstawę działań pracodawcy. Związki zawodowe mogą bowiem przekazać część swoich uprawnień. Jeżeli jednak związki zawodowe nie zrzekną się na rzecz komisji (np. w regulaminie) uprawnień decyzyjnych, to ma ona jedynie charakter doradczy. Może być traktowana jako ciało wstępnie kwalifikujące wnioski. Wtedy przyznanie świadczeń wymaga uzgodnienia między upoważnioną osobą ze strony pracodawcy i wskazanym w statucie związku organem tego związku. Decyzje komisji funkcjonującej nieformalnie, poza regulaminami i porozumieniami z załogą, mogą zakwestionować związki, ponieważ to im przysługuje prawo do współdecydowania o ZFŚS. Pracodawca ma obowiązek uzgadniania przyznania każdego świadczenia z organizacją związkową. Jest on spełniony, jeżeli świadczenia przyznaje komisja socjalna, w której skład wchodzą przedstawiciele związkowców. Uzgodnienia nie należy mylić z konsultacją. Oznacza to, że w odniesieniu do każdego wniosku wymagane jest osiągnięcie wspólnego stanowiska.

Pracodawca jako administrator ZFŚS odpowiada za prawidłowość wydatkowania jego środków i działanie komisji socjalnej nie zwalnia go od ponoszenia odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowe dysponowanie pieniędzmi.

Przykład

► Oboje z mężem pracujemy w jednostce budżetowej. Czy w tej sytuacji prawo do świadczeń z ZFŚS ma tylko jedno z nas? Jakie przepisy regulują tę kwestię?

Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS zostały wymienione w art. 2 ust. 5 ustawy o ZFŚS. Zgodnie z nim są to pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu. Dlatego, jeżeli pracujecie państwo oboje w tej samej jednostce budżetowej, to zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS oboje macie prawo ubiegać się o świadczenia. Ustawa nie normuje sposobu, w jaki małżonkowie zatrudnieni u jednego pracodawcy mogą się ubiegać o świadczenia. Zagadnienia te mogą być przedmiotem regulacji wewnątrzzakładowych, czyli musicie państwo sprawdzić regulamin swojej jednostki. W regulaminie pracodawca może (w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi) wprowadzić postanowienie przewidujące np. przyznanie jednej dopłaty do wypoczynku dziecka w kwocie podwyższonej w stosunku do ewentualnie przysługującej przy określonym dochodzie na osobę w rodzinie. Świadczenia socjalne są uznaniowe. O tym więc, czy dany pracownik otrzyma z zakładu pracy np. dofinansowanie do wypoczynku swojego lub swoich dzieci i w jakiej wysokości, powinny decydować wyłącznie kryteria socjalne. Oboje małżonkowie są uprawnieni do korzystania ze świadczeń. Ich przyznanie będzie zależeć wyłącznie od spełnienia przez nich tzw. kryterium socjalnego. Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS są uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu. Jest to właśnie kryterium socjalne, którego celem jest zapewnienie realizacji podstawowego zadania ZFŚS, jakim jest łagodzenie różnic w poziomie życia pracowników, emerytów i rencistów.

► Czy ze środków ZFŚS możemy sfinansować zakup szkoleń dla pracowników? Jakich wydatków nie możemy sfinansować z tego funduszu?

Pracodawca, jako organ zarządzający środkami funduszu, musi je wydatkować zgodnie z ustawą o ZFŚS, a tym samym zgodnie z treścią regulaminu ZFŚS. Z powodu ścisłego katalogu zdefiniowanego w ustawie o ZFŚS nie wszystkie wydatki ponoszone na rzecz pracowników można zaliczyć do działalności socjalnej. Środki funduszu mogą być przeznaczane na finansowanie działalności socjalnej, przez którą należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Pracodawcy nie powinni finansować jako działalności socjalnej m.in. następujących wydatków: profilaktyczne szczepienia ochronne, podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników, szkolenia, dojazdy pracowników do pracy, zakup środków trwałych na własne potrzeby, zakup upominków okolicznościowych z okazji świąt, opłaty bankowe związane z prowadzeniem rachunku (są to koszty pracodawcy), wypłaty świadczeń, których nie przewiduje regulamin.

Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot ZFŚS środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS lub o przekazanie należnych środków na fundusz. ©℗