Jak uwzględniać trzynastkę w podstawie wymiaru zasiłku

W lutym niektóre jednostki wypłaciły już dodatkowe wynagrodzenie roczne, w innych pracownicy jeszcze na nie czekają. To będzie miało wpływ na wysokość ich świadczeń chorobowych.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne, tzw. trzynastka, to składnik wynagrodzenia, który jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku. Jest to bowiem składnik oskładkowany. A zgodnie z art. 41 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się jedynie:

• składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku, zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku;
• składników wynagrodzenia przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu – za okres po tym terminie. Zasada ta ma również zastosowanie do składników, których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu.

Trzynastka nie należy do żadnego z tych wyjątków, a zatem należy ją wliczać do podstawy wymiaru zasiłku.

Składniki wynagrodzenia

Zasady wliczania składników periodycznych, a więc wypłacanych cyklicznie, określa art. 42 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy:

• miesięczne – wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku;
• kwartalne – wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy;
• roczne – wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Reguły te stosuje się odpowiednio do składników wynagrodzenia wypłacanych za inne okresy. Oznacza to więc, że trzynastka jako składnik roczny będzie wypłacana w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za poprzedni rok kalendarzowy. [przykład 1]

przykład 1

Jeśli jednak pracownik był zatrudniony w poprzednim roku kalendarzowym krócej niż 12 miesięcy, należy odpowiednio dostosować powyższy ułamek. [przykład 2]

przykład 2

Tak samo należy potraktować sytuację, gdy pracownik w trakcie roku kalendarzowego zmienił wymiar czasu pracy. Należy przyjąć trzynastkę proporcjonalnie do okresu, który przypada za okres po zmianie etatu. [przykład 3]

przykład 3

Zaległe wypłaty

To nie wszystko, o czym należy pamiętać. Trzeba bowiem zwrócić także uwagę na art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej. Wynika z niego, że jeżeli m.in. roczne składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, to do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się składniki wypłacone za okres poprzedni. Co ważne, po wypłacie zaległego składnika, nie przelicza się wysokości świadczenia. [przykład 4] Jeśli natomiast za wcześniejszy rok trzynastka nie przysługiwała, płatnik powinien wypłacić świadczenie chorobowe bez uwzględniania należnego, ale niewypłaconego składnika, a dopiero po wypłacie trzynastki za rok bezpośrednio poprzedzający niezdolność do pracy dokonać wyrównania. [przykład 5]

przykład 4

przykład 5

Obliczanie podstawy wymiaru

W kontekście zasiłków nie można nie wspomnieć o art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej, który ustanawia zasady postępowania przy obliczaniu podstawy wymiaru, gdy w okresie, za jaki przysługuje dany składnik (a więc także trzynastka), ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych. W takiej sytuacji przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
• przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Jak podkreśla Zakład Ubezpieczeń Społecznych w swoim komentarzu do ustawy zasiłkowej, dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, traktuje się na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę. Za okresy usprawiedliwionej nieobecności należy uznać np. okres niezdolności do pracy, przebywanie na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym, bezpłatnym, a także urlopie opiekuńczym. Nieobecności tego rodzaju obniżają wysokość należnej trzynastki, ale dla celów zasiłkowych należy ją uzupełnić. ZUS w komentarzu wyjaśnia, że uzupełnienie trzynastki może być dokonane na dwa sposoby:

• jak dla składników zmiennych, tj. kwotę otrzymanego składnika rocznego, po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek, dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym oraz mnoży przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym albo
• jak dla składników stałych, tj. trzynastkę trzeba przyjąć w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie chorował, a więc w kwocie równej 8,5 proc. sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie.

Wybór należy do płatnika składek. [przykład 6]

przykład 6

Na koniec dodajmy, że obecnie dużym problemem jest kwestia uwzględniania zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej określonego w art. 1481 kodeksu pracy – szerzej na ten temat w dodatku Ubezpieczenia i Świadczenia z 22 lutego 2024 r. ©℗