W lutym niektóre jednostki wypłaciły już dodatkowe wynagrodzenie roczne, w innych pracownicy jeszcze na nie czekają. To będzie miało wpływ na wysokość ich świadczeń chorobowych.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne, tzw. trzynastka, to składnik wynagrodzenia, który jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku. Jest to bowiem składnik oskładkowany. A zgodnie z art. 41 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się jedynie:

  • składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku, zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku;
  • składników wynagrodzenia przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu – za okres po tym terminie. Zasada ta ma również zastosowanie do składników, których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu.

Trzynastka nie należy do żadnego z tych wyjątków, a zatem należy ją wliczać do podstawy wymiaru zasiłku.

Składniki wynagrodzenia

Zasady wliczania składników periodycznych, a więc wypłacanych cyklicznie, określa art. 42 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy:

  • miesięczne – wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku;
  • kwartalne – wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy;
  • roczne – wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Reguły te stosuje się odpowiednio do składników wynagrodzenia wypłacanych za inne okresy. Oznacza to więc, że trzynastka jako składnik roczny będzie wypłacana w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za poprzedni rok kalendarzowy. [przykład 1]

przykład 1

Pieniądze należne i wypłacone

Pani Anna jest niezdolna do pracy w okresie od 19 do 27 lutego 2024 r. Przepracowała cały 2023 r. Trzynastka za 2023 r. została jej wypłacona w styczniu 2024 r.

Do podstawy wymiaru należy przyjąć wynagrodzenie miesięczne z okresu luty 2023 r. – styczeń 2024 r. Należy również uwzględnić 1/12 z trzynastki wypłaconej za 2023 r. ©℗

Jeśli jednak pracownik był zatrudniony w poprzednim roku kalendarzowym krócej niż 12 miesięcy, należy odpowiednio dostosować powyższy ułamek. [przykład 2]

przykład 2

Przepracowany niepełny rok

Pani Anna jest niezdolna do pracy w okresie od 5 do 27 lutego 2024 r. Została zatrudniona u płatnika składek 1 czerwca 2023 r., nabyła więc prawo do trzynastki, która została jej wypłacona w styczniu 2024 r.

Do podstawy wymiaru należy przyjąć wynagrodzenie miesięczne z okresu luty 2023 r. – styczeń 2024 r. Należy również uwzględnić 1/7 (przepracowała bowiem siedem miesięcy kalendarzowych) z trzynastki wypłaconej za 2023 r. ©℗

Tak samo należy potraktować sytuację, gdy pracownik w trakcie roku kalendarzowego zmienił wymiar czasu pracy. Należy przyjąć trzynastkę proporcjonalnie do okresu, który przypada za okres po zmianie etatu. [przykład 3]

przykład 3

Zmiana etatu w trakcie roku

Pani Anna jest niezdolna do pracy w okresie od 5 do 27 lutego 2024 r. Do 30 czerwca 2023 r. była zatrudniona na pół etatu, od 1 lipca 2023 r. pracuje już na pełny etat. Trzynastka za 2023 r. została jej wypłacona w styczniu 2024 r.

Do podstawy wymiaru należy przyjąć wynagrodzenie miesięczne z okresu luty 2023 r. – styczeń 2024 r. Należy również uwzględnić 1/6 proporcjonalnie obliczonej trzynastki wypłaconej za 2023 r. Załóżmy, że pani Anna otrzymała za 2023 r. trzynastkę w wysokości 3000 zł (kwota po pomniejszeniu o 13,71 proc.). Część przypadającą za miesiące kalendarzowe (sześć miesięcy od lipca do grudnia 2023 r.) po zmianie etatu należy obliczyć w następujący sposób: 3600 zł : [6 × 1/2 + 6 × 1] × 6 × 1 = 2400 zł ©℗

Zaległe wypłaty

To nie wszystko, o czym należy pamiętać. Trzeba bowiem zwrócić także uwagę na art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej. Wynika z niego, że jeżeli m.in. roczne składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, to do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się składniki wypłacone za okres poprzedni. Co ważne, po wypłacie zaległego składnika, nie przelicza się wysokości świadczenia. [przykład 4] Jeśli natomiast za wcześniejszy rok trzynastka nie przysługiwała, płatnik powinien wypłacić świadczenie chorobowe bez uwzględniania należnego, ale niewypłaconego składnika, a dopiero po wypłacie trzynastki za rok bezpośrednio poprzedzający niezdolność do pracy dokonać wyrównania. [przykład 5]

przykład 4

Wynagrodzenie należne, ale niewypłacone

Pani Anna jest niezdolna do pracy w okresie od 5 do 27 lutego 2024 r. Pracuje u płatnika składek od 2010 r. Otrzymała trzynastkę za 2022 r., a za 2023 r. wynagrodzenie to nie zostało jeszcze wypłacone.

Do podstawy wymiaru należy przyjąć wynagrodzenie miesięczne z okresu luty 2023 r. – styczeń 2024 r. Skoro trzynastka za 2023 r. nie została jeszcze wypłacona, do podstawy wymiaru należy przyjąć 1/12 z trzynastki wypłaconej za 2022 r.

Po wypłacie trzynastki za 2023 r. wysokości świadczenia chorobowego (w tym przypadku – wynagrodzenia chorobowego) się nie przelicza (nie dokonuje się wyrównania). ©℗

przykład 5

Świadczenie do wyrównania

Pani Anna jest niezdolna do pracy w okresie od 15 do 27 lutego 2024 r. Pracuje od października 2022 r. Trzynastki za 2023 r. jeszcze nie otrzymała.

Do podstawy wymiaru należy przyjąć wynagrodzenie miesięczne z okresu luty 2023 r. – styczeń 2024 r. Skoro trzynastka za 2023 r. nie została jeszcze wypłacona, nie należy przyjmować jej jeszcze do podstawy wymiaru. Dopiero po wypłacie trzynastki wysokość świadczenia chorobowego (w tym przypadku – wynagrodzenia chorobowego) należy wyrównać. ©℗

Obliczanie podstawy wymiaru

W kontekście zasiłków nie można nie wspomnieć o art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej, który ustanawia zasady postępowania przy obliczaniu podstawy wymiaru, gdy w okresie, za jaki przysługuje dany składnik (a więc także trzynastka), ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych. W takiej sytuacji przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

  • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
  • przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Jak podkreśla Zakład Ubezpieczeń Społecznych w swoim komentarzu do ustawy zasiłkowej, dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, traktuje się na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę. Za okresy usprawiedliwionej nieobecności należy uznać np. okres niezdolności do pracy, przebywanie na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym, bezpłatnym, a także urlopie opiekuńczym. Nieobecności tego rodzaju obniżają wysokość należnej trzynastki, ale dla celów zasiłkowych należy ją uzupełnić. ZUS w komentarzu wyjaśnia, że uzupełnienie trzynastki może być dokonane na dwa sposoby:

  • jak dla składników zmiennych, tj. kwotę otrzymanego składnika rocznego, po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek, dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym oraz mnoży przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym albo
  • jak dla składników stałych, tj. trzynastkę trzeba przyjąć w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie chorował, a więc w kwocie równej 8,5 proc. sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie.

Wybór należy do płatnika składek. [przykład 6]

przykład 6

Konieczne wyrównanie

Pani Anna jest niezdolna do pracy w okresie od 10 do 27 lutego 2024 r. W 2023 r. była chora przez trzy dni robocze, poza tym przez pięć dni roboczych pobierała zasiłek opiekuńczy w związku z opieką nad dzieckiem. Miała więc osiem dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Otrzymała trzynastkę w kwocie 4000 zł (załóżmy, że jest to kwota po pomniejszeniu o 13,71 proc.).

Do podstawy wymiaru należy przyjąć wynagrodzenie miesięczne z okresu luty 2023 r. – styczeń 2024 r. W związku z usprawiedliwionymi nieobecnościami trzynastkę za 2023 r. należy uzupełnić albo jak składnik stały (przyjąć 8,5 proc. wynagrodzenia rocznego pomniejszonego od 13,71 proc.), albo jak dla składników zmiennych, co w opisywanym przypadku wygląda następująco: 4000 zł : 242 dni × 250 dni = 4132,23,17 zł ©℗

Na koniec dodajmy, że obecnie dużym problemem jest kwestia uwzględniania zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej określonego w art. 1481 kodeksu pracy – szerzej na ten temat w dodatku Ubezpieczenia i Świadczenia z 22 lutego 2024 r. ©℗