Osoby odpowiedzialne materialnie (które podpisały umowy o materialnej odpowiedzialności lub współodpowiedzialności za powierzone im składniki mienia) nie powinny być członkami zespołów spisowych. Spis z natury jest przecież elementem kontrolnym mającym na celu m.in. ocenę pracy tych osób. Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów wskazuje wprost, że członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:
Osoby odpowiedzialne materialnie powinny móc bezpośrednio obserwować prace zespołu spisowego. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury powinno wręcz zobowiązywać osoby odpowiedzialne do obecności podczas spisu powierzonych im składników. Jeżeli osoba odpowiedzialna za składniki objęte spisem z natury nie może w nim uczestniczyć, to powiadamia o tym kierownika jednostki i wskazuje osobę upełnomocnioną (upoważnioną) do uczestniczenia w jej imieniu w spisie z natury. W razie niewskazania przez osobę odpowiedzialną osoby upoważnionej do udziału w spisie w jej imieniu kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu z natury przez zespół w składzie co najmniej trzyosobowym. Kierownik może też wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować (zastępować) osobę odpowiedzialną za zapasy objęte spisem.
Co ważne, jednym z warunków, aby spis się odbył, jest upewnienie się przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonego przez niego członka komisji, że osoby odpowiedzialne za objęte spisem składniki złożyły np. księgowemu pisemne oświadczenia, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu objętych spisem zapasów zostały mu przekazane, a na oświadczeniu podano numery lub inne znamiona ostatnich dowodów przychodu i rozchodu. Może być też dodane, że wszystkie składniki majątkowe, za które ponosi odpowiedzialność, znajdują się na terenie jednostki we właściwych pomieszczeniach.