Osoby odpowiedzialne materialnie (które podpisały umowy o materialnej odpowiedzialności lub współodpowiedzialności za powierzone im składniki mienia) nie powinny być członkami zespołów spisowych. Spis z natury jest przecież elementem kontrolnym mającym na celu m.in. ocenę pracy tych osób. Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów wskazuje wprost, że członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:
  • odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
  • prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
  • niebędące w stanie – z innych względów – zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.
Osoby odpowiedzialne materialnie powinny móc bezpośrednio obserwować prace zespołu spisowego. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury powinno wręcz zobowiązywać osoby odpowiedzialne do obecności podczas spisu powierzonych im składników. Jeżeli osoba odpowiedzialna za składniki objęte spisem z natury nie może w nim uczestniczyć, to powiadamia o tym kierownika jednostki i wskazuje osobę upełnomocnioną (upoważnioną) do uczestniczenia w jej imieniu w spisie z natury. W razie niewskazania przez osobę odpowiedzialną osoby upoważnionej do udziału w spisie w jej imieniu kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu z natury przez zespół w składzie co najmniej trzyosobowym. Kierownik może też wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować (zastępować) osobę odpowiedzialną za zapasy objęte spisem.
Co ważne, jednym z warunków, aby spis się odbył, jest upewnienie się przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonego przez niego członka komisji, że osoby odpowiedzialne za objęte spisem składniki złożyły np. księgowemu pisemne oświadczenia, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu objętych spisem zapasów zostały mu przekazane, a na oświadczeniu podano numery lub inne znamiona ostatnich dowodów przychodu i rozchodu. Może być też dodane, że wszystkie składniki majątkowe, za które ponosi odpowiedzialność, znajdują się na terenie jednostki we właściwych pomieszczeniach.
Później osoby odpowiedzialne materialnie jako obserwatorzy mogą brać aktywny udział w częściowej kontroli nad poprawnością dokonywanego spisu w zakresie uzupełniającym w stosunku do prac zespołu spisowego. Chodzi głównie o udzielanie zespołom wszelkich niezbędnych informacji i wyjaśnień, dopilnowanie, by wszystkie składniki zostały zinwentaryzowane. Osoby odpowiedzialne mogą również na bieżąco zgłaszać ewentualne zastrzeżenia. Jak wskazuje stanowisko KSR, jeżeli osoba odpowiedzialna zgłasza zastrzeżenia do spisu z natury, to konieczne jest natychmiastowe poinformowanie o tym przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub działającego z jego upoważnienia członka komisji. Po wysłuchaniu stron podejmuje on decyzję, czy spis z natury kwestionowanych pozycji należy powtórzyć, czy też zastrzeżenia zostają odrzucone. W powtórnym spisie uczestniczy przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub działający z jego upoważnienia członek komisji bądź kontroler spisowy. W razie odrzucenia wniosku sporządza się notatkę uzasadniającą tę decyzję; podpisują ją przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub działający z jego upoważnienia członek komisji, zespół spisowy i osoba odpowiedzialna, która może zgłosić zastrzeżenia.
Czynności spisowe uważa się za zakończone po ujęciu w arkuszach spisowych rzeczywistych stanów wszystkich składników zapasów podlegających spisowi, a więc po zakończeniu czynności spisowych na ostatnim polu spisowym. Wypełnione arkusze spisowe podpisują wszyscy członkowie zespołu spisowego i osoba odpowiedzialna za składniki objęte spisem, co oznacza, że nie ma ona zastrzeżeń do ustaleń zawartych w arkuszach. Osoba odpowiedzialna może też odmówić podpisu i w takim przypadku powinna możliwie szybko uzasadnić przyczyny odmowy. Po tych czynnościach nie dokonuje się żadnych zmian w arkuszach spisowych.
Reasumując, można w jednostce przyjąć, że zadania osób odpowiedzialnych materialnie za inwentaryzowane składniki mogą być następujące:
  • uczestniczenie w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym,
  • bieżące prowadzenie oraz przygotowanie do inwentaryzacji ewidencji składników i uzgodnienie jej z księgowością,
  • przygotowanie, skompletowanie i zgromadzenie, ujęcie w ewidencji i przekazanie do księgowości dokumentacji dotyczącej inwentaryzowanych składników,
  • przygotowanie do inwentaryzacji rejonów (pól) spisowych i znajdujących się w nich składników (uporządkowanie składników, ułożenie jednakowych składników według miejsc składowania, spryzmowanie artykułów sypkich, zwałowych itp.),
  • aktywne, nieprzerwane uczestnictwo w czynnościach inwentaryzacyjnych,
  • złożenie zespołowi spisowemu stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych, [wzór 1 i 2]
  • dopilnowanie poprawności w zakresie ustalenia ilości inwentaryzowanych składników i wpisania jej do arkuszy spisowych,
  • udzielanie w czasie trwania i po zakończeniu spisów zespołom i kontrolerom spisowym, a także komisji inwentaryzacyjnej wszechstronnych wyjaśnień,
  • złożenie pisemnych wyjaśnień w zakresie rezultatów inwentaryzacji, a zwłaszcza różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania z propozycjami sposobu ich rozliczenia,
  • wniesienie korekt wynikających z ustalonych różnic do prowadzonej ewidencji inwentaryzowanych składników. ©℗

wzór 1 Przed rozpoczęciem spisu z natury ©℗

Data sporządzenia …………………………
Nazwa jednostki (pieczęć)
Oświadczenie
Jako osoba materialnie odpowiedzialna za zapasy materiałów, znajdujące się w pomieszczeniach nr …………………………….. oświadczam, że:
1. Wszystkie dowody przychodowe i rozchodowe wymienionych składników majątkowych zostały ujęte w ewidencji i przekazane do księgowości,
2. Stan prowadzonej przeze mnie ewidencji został uzgodniony ze stanem ewidencji prowadzonej w księgowości na dzień ………………
3. Pole spisowe zostało przygotowane do spisu z natury zgodnie z postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej.
4. Nie zgłaszam zastrzeżeń co do zabezpieczenia powierzonego mi mienia oraz do składu zespołu spisowego.
Podpisy osób materialnie odpowiedzialnych:
1. …………………………………………..
2. …………………………………………..
3. …………………………………………..

wzór 2 Po zakończeniu prac ©℗

Data sporządzenia …………………………
Nazwa jednostki (pieczęć)
Oświadczenie
Jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątkowe, znajdujące się w pomieszczeniach nr …………………………………. oświadczam, że wszystkie składniki majątkowe znajdujące się na polu spisowym zostały spisane i nie wnoszę żadnych uwag i zastrzeżeń do wyników i sposobu jego przeprowadzenia.
Podpisy osób materialnie odpowiedzialnych:
1. …………………………………………..
2. …………………………………………..
3. …………………………………………..
Podstawa prawna
art. 4 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
komunikat nr 2 ministra finansów z 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55)