Od stycznia do sierpnia 2021 r. w szkole było zatrudnionych 10 nauczycieli na cały etat, dwóch na pół etatu. Od września 2021 r. planowane jest zatrudnienie jeszcze kolejnych nauczycieli. Zatrudnionych jest też trzech pracowników administracji i dwóch pracowników obsługi (wszyscy na pełny etat). Czy mamy tworzyć osobne konto dla ZFŚS nauczycieli i inne dla pracowników administracji?

TEMAT: Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
PROBLEM: Jak ustalać odpis w szkole
Jednostki ze sfery budżetowej tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Generalnie ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń. Ważne są tu dwa terminy na dokonanie wpłat środków na fundusz socjalny. Do 31 maja trzeba dokonać wpłaty co najmniej 75 proc. kwoty odpisu podstawowego. Pozostałą część odpisów oraz zwiększenie odpisu podstawowego należy przekazać na konto funduszu do końca września. Ostatecznej korekty dokonuje się na koniec roku.
W jednostkach oświatowych wszystkie odpisy na ZFŚS, czyli m.in. odpisy dla nauczycieli, byłych nauczycieli (emerytów i rencistów), aktualnie zatrudnionych pracowników szkoły niebędących nauczycielami oraz byłych pracowników (emerytów i rencistów), stanowią jeden fundusz. Dlatego przekazujemy je i ujmujemy na jednym wspólnym rachunku ZFŚS. Nie trzeba więc prowadzić osobno rachunku dla nauczycieli, a osobnego dla pozostałych pracowników, trzeba jednak pilnować sposobu wyliczania odpisów dla tych grup, bo są różne.
Na tradycyjnych zasadach
W przypadku jednostek oświatowych działy księgowości muszą pamiętać, że wysokość odpisu na ZFŚS ustala się według tradycyjnych zasad wyłącznie w odniesieniu do:
a) pracowników niebędących nauczycielami (np. administracja, obsługa),
b) byłych pracowników niebędących nauczycielami, którzy przeszli na emeryturę bądź rentę i zostali objęci opieką socjalną przez pracodawcę.
Chodzi o to, że w ich przypadku wysokość odpisu na ZFŚS w 2021 r. wynosi tyle co w tabeli. Co istotne, w 2021 r. odpis na ZFŚS został na poziomie z 2020 r. Dlatego wysokość odpisu na ZFŚS w 2021 r. ustala się nadal na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r. ogłoszonego przez prezesa GUS (art. 5i ustawy o ZFŚS dodany na mocy ustawy z 23 stycznia 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2020). Wynagrodzenie to wynosi 4134,02 zł. Odpis podstawowy na ZFŚS w 2021 r. wynosi zatem 1550,26 zł (4134,02 zł x 37,5 proc.). [tabela]
Tabela. Szczegółowa wysokość
Odpis podstawowy
Na jednego pracownika (37, 5 proc.) 1550,26 zł
Na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50 proc.) 2067,01 zł
Na jednego młodocianego:
w pierwszym roku nauki (5 proc.) 206,70 zł
w drugim roku nauki (6 proc.) 248,04 zł
w trzecim roku nauki (7 proc.) 289,38 zł
Fakultatywne zwiększenia odpisu/funduszu
Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, wysokość odpisu można zwiększyć o 6,25 proc. 258,38 zł
Na każdego emeryta i rencistę objętego opieką socjalną zakładu pracy można zwiększyć fundusz o 6,25 proc. 258,38 zł
Można zwiększyć fundusz o 7,5 proc. na każdą osobę pod warunkiem przeznaczenia całego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego utworzonego przez pracodawcę 310,05 zł

przykład 1

Wyliczenie
W placówce przeciętne zatrudnienie nauczycieli wynosiło: 25 nauczycieli na cały etat, dwóch na 1/2 etatu. Zakładamy, że zatrudnienie do końca roku nie ulegnie zmianie.
Odpis dla nauczycieli: 25 etatów + 1 etat (2 x pół etatu) = 26 ; 3028,21 zł × 26 = 78 733,46 zł

przykład 2

Wspólny fundusz
Od stycznia do sierpnia 2021 r. w szkole było zatrudnionych 10 nauczycieli na cały etat, dwóch na pół etatu. Zatrudnionych jest też trzech pracowników administracji i dwóch pracowników obsługi (wszyscy na pełny etat). Ustalamy 75 proc. kwoty odpisu podstawowego przekazywanego do końca maja.
1. Odpis dla nauczycieli zgodnie z Kartą nauczyciela:
10 etatów + 1 etat (2 x pół etatu) = 11 etatów.
Przeciętne zatrudnienie w 2021 r. to 11 etatów: 3028,21 zł x 11 etatów = 33 310,31 zł.
Odpis na ZFŚS w 2021 r. dla nauczycieli wynosi 33 310,31 zł.
2. Odpis dla pracowników administracji i obsługi zgodnie z ustawą o ZFŚS:
3 + 2 = 5 x 1550,26 zł = 7751,30 zł.
Odpis wynosi 7751,30 zł.
W szkole te wszystkie odpisy stanowią jeden fundusz 41 061,61 zł.
W maju przekazano I ratę odpisu w wysokości 75 proc. odpisów podstawowych 30 796,21 zł (41 061,61 zł x 75 proc.).
Nauczyciele odmiennie
W odniesieniu zaś do pracowników będących nauczycielami podstawa naliczenia odpisu podstawowego na fundusz została określona w art. 53 Karty nauczyciela. Zasady tam określone – jako unormowania szczególne – mają pierwszeństwo przed regulacjami wynikającymi z ustawy o ZFŚS, co oznacza, że należy stosować je w pierwszej kolejności. A zatem w odniesieniu do nauczycieli odpisu na ZFŚS dokonuje się w wysokości ustalonej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), i 110 proc. kwoty bazowej określanej dla nauczycieli co rocznie w ustawie budżetowej.
Do ustalenia odpisu na ZFŚS dla nauczycieli w 2021 r. stosuje się kwotę bazową obowiązującą od 1 stycznia 2018 r., tj. 2752,92 zł (art. 4 ustawy z 19 listopada 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2021). W związku z tym odpis na ZFŚS na jednego nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w 2021 r. wynosi 3028,21 zł (110 proc. kwoty bazowej). Natomiast dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne odpis jest dokonywany w wysokości 5 proc. pobieranych przez nich emerytur, rent czy nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych (art. 53 ust. 2 Karty nauczyciela).
Na kontach
Ewidencja księgowa ZFŚS powinna być prowadzona na kontach 851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i 135 – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia. Generalnie księgowania mogą przebiegać następująco:
  • naliczenie odpisu na ZFŚS zapisujemy: strona Wn konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 240 – Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS);
  • odprowadzenie odpisu z rachunku podstawowego na rachunek ZFŚS: (75 proc. do 31 maja, pozostała część do 30 września) ewidencjonujemy strona Wn konta 240 – Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS), strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki;
  • wyciąg bankowy rachunku socjalnego (środki wpłynęły): strona Wn konta 135 – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (ZFŚS), strona Ma konta 851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Grozi kara
Jeśli pracodawca ze sfery budżetowej nie przekaże do 30 września pozostałej kwoty odpisu, to organizacja związkowa ma prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o przekazanie należnych środków na fundusz. Ponadto za niedotrzymanie tego terminu może pracodawcy grozić kara grzywny. ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2400)
art. 4, art. 81 ustawy z 19 listopada 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2021 (Dz.U. z 2020 r. poz. 2400)
art. 53 ust. 1, ust. 1a, ust. 2 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 4)
ustawa z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1924)
par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).
obwieszczenie prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 19 lutego 2019 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2018 r. i w drugim półroczu 2018 r. (M.P. z 2019 r. poz. 201)
rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 342)
Więcej na temat ZFŚS w sferze budżetowej w Rachunkowości Budżetowej nr 9/2021 r. w artykule „ZFŚS – naliczenie I transzy, ewidencja księgowa, odpisy”