Dobrze przygotowana inwentaryzacja zaczyna się przed pierwszym arkuszem spisowym

1. Nieaktualna lub niepełna instrukcja inwentaryzacyjna

Instrukcja jest mapą całego procesu. Powinna odzwierciedlać realną strukturę jednostki, obieg dokumentów i sposób prowadzenia ewidencji. Częsty błąd to korzystanie z instrukcji sprzed lat, która nie uwzględnia nowych lokalizacji jednostki, magazynów, sprzętu komputerowego, wartości niematerialnych czy nie zawiera zaktualizowanych zasad odpowiedzialności materialnej. Skutki? Brak aktualnych zapisów powoduje, że zespoły spisowe zaczynają same interpretować, jak należy postępować w sytuacjach nieopisanych w instrukcji. Prowadzi to do:

• różnych sposobów liczenia i znakowania majątku przez poszczególne zespoły,
• rozbieżności w dokumentacji spisowej,
• niepewności pracowników co do zakresu ich obowiązków,
• trudności w późniejszym wyjaśnianiu różnic inwentaryzacyjnych.

Dlatego instrukcję trzeba zaktualizować przed spisem, uzgodnić ją z obiegiem dokumentów i faktycznym stanem majątku oraz przekazać pracownikom w formie jasnych komunikatów.

2. Zarządzenie kierownika jednostki zbyt ogólne lub wydane z opóźnieniem

To ono formalnie rozpoczyna proces inwentaryzacyjny. Częsty błąd to lakoniczna treść – bez wskazania:

• terminów rozpoczęcia i zakończenia spisów,
• składu komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych,
• zasad wyceny i rozliczania różnic,
• odpowiedzialności osób nadzorujących.

Zbyt późne wydanie zarządzenia (np. w grudniu) uniemożliwia właściwe przygotowanie arkuszy, oznaczeń i instruktażu.

3. Brak harmonogramu spisów lub plan zbyt ogólny

Brak szczegółowego harmonogramu powoduje chaos i pomyłki. Dobrze przygotowany harmonogram powinien obejmować:

• wszystkie lokalizacje (np. magazyny, biura, punkty sprzedaży, środki w drodze),
• daty rozpoczęcia i zakończenia spisu w każdym obszarze,
• osoby odpowiedzialne,
• terminy przekazania arkuszy do rozliczenia.

W jednostkach wielooddziałowych warto opracować harmonogram główny (zatwierdzony przez kierownika) i harmonogramy lokalne dla poszczególnych zespołów.

4. Upoważnienia i podpisy niezgodne ze stanem faktycznym

W jednostkach sektora finansów publicznych kompletność i aktualność dokumentacji inwentaryzacyjnej ma kluczowe znaczenie. W praktyce często brakuje aktualnych upoważnień, oświadczeń i podpisów osób uczestniczących w spisie. Powtarzają się zwłaszcza następujące nieprawidłowości:

• brak aktualnych oświadczeń członków komisji i zespołów spisowych o zapoznaniu się z instrukcją i zakresem swoich obowiązków,
• podpisy złożone na dokumentach z poprzednich lat, mimo zmian personalnych lub zmian w polach spisowych,
• brak oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych o przekazaniu składników do spisu lub nieaktualne oświadczenia,
• brak potwierdzenia, że osoby odpowiedzialne materialnie zostały poinformowane o terminie spisu i obowiązkach z tym związanych,
• powołanie pracowników do prac komisji lub zespołów spisowych, mimo że nie mają aktualnego zakresu czynności albo ich zakres nie obejmuje zadań związanych ze spisem,
• korzystanie z upoważnień niezgodnych ze stanem faktycznym (np. pracownik już nie pełni funkcji, a nadal widnieje w składzie komisji).

Brak aktualnych podpisów i oświadczeń prowadzi do wątpliwości, czy spis został przeprowadzony zgodnie z zasadami, a odpowiedzialność za majątek została właściwie powierzona. Aby uniknąć tych ryzyk, przed rozpoczęciem spisu kierownik jednostki powinien:

• zebrać od członków komisji i zespołów aktualne oświadczenia o zapoznaniu się z instrukcją,
• zweryfikować zgodność powołanych do komisji i zespołow osób z obowiązującym zakresem czynności,
• pozyskać aktualne oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych o przekazaniu majątku do spisu i braku zastrzeżeń,
• dopilnować, aby wszystkie dokumenty były podpisane przed rozpoczęciem liczenia i zgodne ze stanem faktycznym,
• odnotować każdą zmianę osobową w dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Dopiero kompletna i aktualna dokumentacja pozwala uznać proces inwentaryzacji za prawidłowo przygotowany i zgodny z wymogami obowiązującymi w sferze budżetowej.

5. Nieoznaczone pola spisowe i niekompletna dokumentacja pomocnicza

Nieprzygotowanie pól spisowych to jeden z najczęstszych błędów organizacyjnych w jednostkach sektora finansów publicznych.

Brak wyznaczonych i opisanych obszarów prowadzi do:

• dublowania arkuszy,
• pomijania części majątku,
• błędnego przypisania składników do niewłaściwych zespołów,
• sporów o odpowiedzialność materialną,
• problemów z późniejszym rozliczeniem różnic.

W praktyce zespoły spisowe gubią się, gdy:

• nie mają aktualnej mapy pomieszczeń,
• brak jest jasnego podziału budynku na pola spisowe,
• pomieszczenia nie są ponumerowane lub są użytkowane wspólnie przez kilka komórek,
• w terenie nie są opisane obiekty zewnętrzne (altany, magazyny, wiaty, place składowe),
• nie zostały ustalone granice odpowiedzialności materialnej między działami.

Aby temu zapobiec, przed spisem warto przygotować:

• mapę pól spisowych z numeracją pomieszczeń, budynków i terenów zewnętrznych,
• wykaz osób odpowiedzialnych za każdy obszar wraz z ich podpisami,
• czytelne oznaczenia pól spisowych (kolorystyczne, etykiety, naklejki z kodami),
• wykaz pomieszczeń zamkniętych wraz z informacją, kto zapewnia dostęp w dniu spisu,
• listę składników znajdujących się w obszarach wspólnych (np. pokoje nauczycielskie, sekretariaty, korytarze, magazyny techniczne).

Tak przygotowana dokumentacja pozwala na kontrolę kompletności arkuszy i minimalizuje ryzyko błędów, które często wychodzą dopiero przy rozliczaniu wyników inwentaryzacji.

6. Nieuzgodnione stany ewidencyjne

Inwentaryzacja ma potwierdzić zgodność ewidencji z rzeczywistością. Jeśli ewidencja księgowa nie jest uporządkowana, spis z natury traci sens. Przed rozpoczęciem spisu należy uzgodnić:

• salda kont księgowych z ewidencją analityczną,
• kartoteki magazynowe z rejestrami przyjęć i wydań,
• wykazy środków trwałych z faktycznym użytkowaniem.

Częstym błędem jest utrzymywanie w ewidencji składników już zlikwidowanych, przekazanych lub nieistniejących. Uzgodnienie ewidencji przed spisem pozwala uniknąć zbędnych korekt po jego zakończeniu.

7. Zespoły spisowe bez odpowiedniego instruktażu

Nawet najlepsza dokumentacja nie zastąpi praktycznego szkolenia. Zespoły spisowe powinny wiedzieć, jak:

• wypełniać arkusze,
• oznaczać policzone składniki,
• reagować na niezgodności,
• sporządzać adnotacje i podpisy.

Krótkie szkolenie (1–2 godziny) pozwala uniknąć błędów formalnych i późniejszych poprawek.

8. Znaczenie przeglądu przedspisowego

Przegląd powinien obejmować:

• kompletność dokumentów i zarządzeń,
• przygotowanie arkuszy, pól spisowych i oznaczeń,
• stan ewidencji i potwierdzenia sald,
• przeszkolenie zespołów.

Taki audyt wewnętrzny pozwala uniknąć sytuacji, gdy spis ujawnia chaos organizacyjny, błędy ewidencyjne lub braki w majątku, które można było wychwycić wcześniej.

9. Udział w spisie osób nieuprawnionych lub nieobiektywnych

W jednostkach sektora finansów publicznych szczególnie ważne jest zachowanie pełnej bezstronności w zespołach spisowych. Mimo to do zespołów często trafiają osoby, które nie powinny brać udziału w liczeniu. Najczęstsze naruszenia dotyczą:

• powoływania osób odpowiedzialnych materialnie za składniki znajdujące się w ich polu spisowym,
• włączania pracowników prowadzących ewidencję zapasów, środków trwałych lub kartotek wyposażenia,
• udziału pracowników, których zakres czynności obejmuje opiekę nad majątkiem podlegającym spisowi,
• powoływania pracowników, którzy mogą mieć konflikt interesów w danym obszarze.

Takie nieprawidłowości naruszają zasadę rozdziału funkcji i podważają wiarygodność wyników spisu. Organy kontroli podkreślają, że udział osób nieobiektywnych może prowadzić do kwestionowania rzetelności całej inwentaryzacji.

Kierownik jednostki powinien więc przed spisem:

• zweryfikować składy zespołów pod kątem konfliktu interesów,
• wykluczyć osoby odpowiedzialne materialnie oraz prowadzące ewidencję składników, które mają być spisane,
• zapewnić, aby członkowie zespołów mieli aktualne zakresy czynności i oświadczenia o zapoznaniu się z instrukcją,
• potwierdzić, że każda osoba wyznaczona do spisu może działać bez wpływu na wynik inwentaryzacji.

Dopiero taki skład zespołów zapewnia rzetelność spisu z natury i spełnia wymogi właściwe dla jednostek sektora finansów publicznych.

10. Niewystarczające przygotowanie składników trudno dostępnych lub rozproszonych

To błąd, który potrafi sparaliżować pracę zespołów spisowych. W wielu jednostkach spis rozpoczyna się bez wcześniejszego uporządkowania miejsc trudno dostępnych lub rzadko używanych. Problem dotyczy zwłaszcza:

• archiwów, magazynów technicznych, piwnic i pomieszczeń gospodarczych,
• urządzeń znajdujących się na zewnątrz budynków (np. agregatów, lamp, hydrantów),
• przygotowania kluczy, kart dostępu, drabinek i środków ochrony,
• wyznaczenia osób odpowiedzialnych za udostępnienie pomieszczeń,
• uporządkowania drobnego sprzętu, narzędzi, przewodów, materiałów BHP i części zamiennych.

Brak przygotowania tych miejsc powoduje chaos w dniu spisu. Zespoły nie mogą wejść do pomieszczeń, nie mają dostępu do wyposażenia, mylą obszary i nie są w stanie policzyć wszystkich składników.

Przed rozpoczęciem spisu trzeba:

• zapewnić dostęp do wszystkich pomieszczeń,
• przeprowadzić przegląd miejsc trudno dostępnych,
• oznaczyć mienie znajdujące się w terenie,
• uporządkować składniki rozproszone i drobne,
• wyznaczyć osobę odpowiedzialną za otwieranie pomieszczeń podczas spisu.

To jeden z najczęściej pomijanych, a jednocześnie kluczowych etapów przygotowania do rzetelnej inwentaryzacji.

11. Nieobowiązujące zakresy odpowiedzialności materialnej i niepotwierdzone przejęcie majątku

Jednostki często pomijają weryfikację tego, czy osoby odpowiedzialne materialnie faktycznie odpowiadają za majątek znajdujący się w ich obszarze. W praktyce zdarzają się sytuacje, w których:

• pracownik został przeniesiony do innego działu, a jego zakres odpowiedzialności nie został zmieniony,
• przyjęto nowego pracownika, ale nie podpisał on oświadczenia o odpowiedzialności materialnej,
• w dokumentacji widnieją osoby, które już nie pracują,
• nie ma potwierdzenia przejęcia sprzętu, pomieszczeń lub wyposażenia.

Brak aktualnych oświadczeń powoduje spory przy wyjaśnianiu różnic i utrudnia ustalenie, kto odpowiada za niezgodności. Przed rozpoczęciem spisu warto przeprowadzić przegląd zakresów obowiązków i uaktualnić oświadczenia.

12. Bez ewidencji i kontroli arkuszy spisowych jako druków ścisłego zarachowania

W wielu jednostkach arkusze spisu z natury nie są traktowane jako druki ścisłego zarachowania, mimo że pełnią tę funkcję. Najczęstsze nieprawidłowości to:

• brak prowadzenia księgi druków ścisłego zarachowania,
• niewpisywanie wydanych arkuszy do ewidencji,
• przekazywanie zespołom spisowym arkuszy nieponumerowanych, nieopięczętowanych lub nieocechowanych,
• brak rozliczenia wszystkich arkuszy po zakończeniu spisu,
• brak potwierdzenia zwrotu arkuszy niewykorzystanych w stanie nienaruszonym.

Takie zaniedbania tworzą istotne ryzyka:

• możliwość dopisywania pozycji po zakończeniu spisu,
• brak kontroli nad liczbą arkuszy w obiegu.

Aby uniknąć tych problemów, kierownik jednostki powinien przed spisem:

• zarządzić przygotowanie ponumerowanych i ostemplowanych arkuszy,
• wpisać je do księgi druków ścisłego zarachowania,
• wydać arkusze zespołom za pokwitowaniem,
• rozliczyć każdy arkusz po spisie, w tym arkusze niewykorzystane.

13. Brak weryfikacji pól wspólnych oraz majątku współużytkowanego

To jedna z najczęstszych przyczyn różnic inwentaryzacyjnych w jednostkach sektora finansów publicznych. W wielu JST, szkołach, OPS-ach czy instytucjach kultury funkcjonują pomieszczenia i składniki majątku, które nie są przypisane do konkretnej osoby ani komórki. Są to tzw. pola wspólne – miejsca, z których korzysta wiele osób, a odpowiedzialność materialna jest rozproszona lub w ogóle nieustalona.

Do typowych pomieszczeń i składników współużytkowanych należą m.in.:

• pokoje nauczycielskie, sekretariaty, korytarze, punkty obsługi mieszkańców,
• kuchnie pracownicze i pomieszczenia socjalne,
• serwerownie i pomieszczenia techniczne,
• magazyny podręczne, szatnie, sale wielofunkcyjne,
• sprzęt komputerowy i biurowy używany przez różne komórki.

Brak przypisania odpowiedzialności materialnej lub nieaktualne wykazy skutkują tym, że:

• część majątku jest pomijana w spisie lub liczona podwójnie,
• nie wiadomo, kto odpowiada za braki lub uszkodzenia,
• trudno rozliczyć różnice, ponieważ składniki „nie mają właściciela”,
• pojawiają się spory między działami,
• niektóre sprzęty (drukarki, routery, laptopy, narzędzia techniczne) nie znajdują się na żadnej liście.

Najczęstsze zaniedbania dotyczą:

• sprzętu komputerowego znajdującego się w miejscach wspólnych,
• drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych współdzielonych przez kilka komórek,
• wyposażenia kuchni, pomieszczeń socjalnych i ciągów komunikacyjnych,
• sprzętu sportowego, bibliotecznego i audiowizualnego,
• pomieszczeń technicznych „należących teoretycznie do wszystkich i do nikogo”,
• składników przesuniętych z jednego działu do innego bez protokołu.

Aby wyeliminować te problemy, przed spisem należy:

• przypisać jednoznaczną odpowiedzialność materialną za każde pole wspólne,
• sporządzić wykaz składników współużytkowanych,
• oznaczyć sprzęt zgodnie z faktyczną lokalizacją i użytkownikiem,
• ustalić, który zespół spisowy odpowiada za każde pomieszczenie wspólne,
• potwierdzić zgodność odpowiedzialności materialnej ze stanem faktycznym.

14. Nieustalone procedury postępowania w przypadku zdarzeń w trakcie inwentaryzacji

W jednostce może brakować jasno opisanych zasad postępowania w sytuacjach, które mogą wystąpić w trakcie prowadzenia spisu z natury. Gdy takich procedur nie ma, zespoły spisowe działają intuicyjnie, a każdy ruch składnika majątku w trakcie inwentaryzacji może wywołać różnice trudne do wyjaśnienia.

Największe problemy powstają wtedy, gdy w czasie spisu dochodzi do zdarzeń wpływających na stan lub lokalizację majątku, a kierownik jednostki nie określił, jak w takich przypadkach postępować. Dotyczy to przede wszystkim:

• awarii sprzętu wymagających natychmiastowego serwisu,
• przesunięć składników między działami lub budynkami,
• nagłych wyjazdów służbowych ze sprzętem mobilnym,
• pobrań materiałów do bieżących zadań,
• korzystania z pomocy dydaktycznych lub sprzętu sportowego podczas zajęć,
• użytkowania sprzętu terenowego (np. narzędzi, agregatów, urządzeń komunalnych),
• sytuacji interwencyjnych, szczególnie w OPS, jednostkach komunalnych i strażach gminnych.

Brak odpowiednich procedur skutkuje tym, że:

• nie da się ustalić, kto i kiedy przesunął dany składnik,
• różnice inwentaryzacyjne wynikają nie z błędów spisowych, lecz z ruchu majątku w czasie liczenia,
• pojawiają się niedobory pozorne i nadwyżki techniczne,
• zespół spisowy nie zna rzeczywistego stanu na moment liczenia,
• powstają spory między komórkami organizacyjnymi o to, gdzie znajduje się sprzęt.

W sferze budżetowej problem szczególnie dotyczy szkół (równoległe zajęcia i ciągłe przemieszczanie wyposażenia), instytucji kultury (wydarzenia i próby), jednostek pomocy społecznej (sprzęt wykorzystywany całodobowo), urzędów (sprzęt mobilny) oraz jednostek technicznych (stały ruch materiałów).

Aby uniknąć nieprawidłowości, kierownik jednostki powinien przed rozpoczęciem spisu wdrożyć jednoznaczne procedury określające:

• zasady czasowej blokady obrotu składników w czasie spisu lub jego części,
• wyjątki od blokady wraz z obowiązkiem dokumentowania (protokół pobrania lub zdania),
• osoby odpowiedzialne za potwierdzanie zdarzeń wpływających na stan majątku,
• tryb przekazywania zgłoszeń do zespołu spisowego,
• sposób oznaczania składników opuszczających pole spisowe,
• zasady liczenia sprzętu mobilnego i użytkowanego w różnych godzinach,
• sposób postępowania ze składnikami przekazanymi do naprawy lub serwisu,
• zasady obsługi składników wykorzystywanych w terenie,
• obowiązek natychmiastowego zgłaszania każdego ruchu majątku w trakcie spisu.

W praktyce procedury powinny również przewidywać protokołowanie każdego ruchu składnika, zakaz samowolnych przesunięć między komórkami oraz obowiązek potwierdzenia przez przełożonego, że wyniesienie składnika w czasie spisu było konieczne. Takie rozwiązania znacząco ograniczają ryzyko powstawania różnic i ułatwiają późniejsze rozliczenie inwentaryzacji.