Współczesny biznes działa w środowisku niepewności i wysokiego ryzyka regulacyjnego. Zewnętrzne kontrole, zgłoszenia sygnalistów, audyty regulatorów nie są to zdarzenia wyjątkowe, ale coraz częstszy element rzeczywistości biznesowej. Zmiany prawne, szczególnie w obszarze compliance, ESG, AML czy odpowiedzialności członków zarządu, stawiają przed przedsiębiorstwami wysokie wymagania w zakresie przejrzystości, wewnętrznej kontroli i szybkiego reagowania na sygnały o możliwych nieprawidłowościach.

Gdy pojawia się podejrzenie korupcji, nadużyć lub działania na szkodę firmy, zwykła kontrola przestaje wystarczać. W takich sytuacjach przedsiębiorstwa coraz częściej sięgają po narzędzie w postaci audytu śledczego, czyli formalnego postępowania wewnętrznego pozwalającego na zidentyfikowanie problemu, zabezpieczenie dowodów i stworzenie planu naprawczego. Jest to zaawansowana forma „wewnętrznego dochodzenia”, która ma jasno określony cel: ustalić, co się wydarzyło, kto za to odpowiada, jakie były skutki nieprawidłowości i jak zabezpieczyć organizację przed kolejnym zmaterializowaniem się ryzyka związanego z prowadzeniem działalności biznesowej.

Procedura audytu śledczego krok po kroku

Procedura audytu śledczego jest wieloetapowa. Pierwszym i kluczowym jego etapem jest precyzyjne zdefiniowanie jego zakresu. Należy określić, jakie obszary mają nim zostać objęte, jakie są potencjalne ryzyka i co dokładnie ma zostać zweryfikowane. Na tym etapie ustala się również metodologię, czyli wybór narzędzi analitycznych, harmonogram działań, sposoby raportowania i zasady komunikacji z pracownikami. Dobry plan audytu to fundament jego skuteczności, bo minimalizuje ryzyko błędów, które mogłyby podważyć wiarygodność wyników.

Następnie dobierany jest zespół, często interdyscyplinarny i złożony ze specjalistów z różnych dziedzin, tj. prawników, specjalistów IT, a czasem również detektywów gospodarczych (specjalistów od tzw. białego wywiadu).

Zbieranie materiału dowodowego odbywa się na kilku płaszczyznach – zabezpieczane są dokumenty papierowe i elektroniczne, analizuje się przepływy finansowe, korespondencję, dane z nośników. Zbieranie i analiza dowodów muszą się odbywać zgodnie z wymogami procesowymi, tak aby ich wykorzystanie w ewentualnym postępowaniu nie zostało zakwestionowane.

Równolegle mogą być prowadzone rozmowy z pracownikami w formule quasi-przesłuchania, które ma charakter mniej formalny niż w standardowym śledztwie i odbywa się zgodnie z obowiązującym prawem pracy, regulacjami RODO oraz wewnętrznymi politykami organizacji. Czynności muszą być przeprowadzane tak, by nie narazić firmy na dodatkowe ryzyka związane choćby z bezprawnym przetwarzaniem danych czy naruszeniem dóbr osobistych pracowników.

Kolejny etap to analiza danych, czyli etap najtrudniejszy i najbardziej złożony. Obejmuje on nie tylko przegląd dokumentów, ale też analizę wzorców zachowań, powiązań osobowych i transakcyjnych, a także korelację danych z wielu źródeł. Na tym etapie często korzysta się z narzędzi informatyki śledczej, które pozwalają odzyskać usunięte dane, przeanalizować metadane plików czy ustalić historię komunikacji.

Zwieńczeniem audytu śledczego jest raport końcowy, czyli dokument zawierający szczegółowy opis ustaleń, dokumentację dowodową, oszacowanie strat oraz rekomendacje działań naprawczych. W zależności od skali nieprawidłowości raport może posłużyć jako podstawa do zgłoszenia sprawy organom ścigania, wdrożenia postępowań dyscyplinarnych, zmiany procedur i systemów kontroli wewnętrznej, przeszkolenia pracowników lub zmiany kadrowe.

Czym audyt śledczy różni się od innych audytów?

Audyt śledczy różni się od klasycznych audytów tym, że jego celem nie jest jedynie ocena zgodności z procedurami czy analiza finansowa. To kompleksowe postępowanie wewnętrzne, ukierunkowane na identyfikację i udokumentowanie nieprawidłowości finansowych, organizacyjnych, etycznych wraz z oceną skali szkody oraz wskazaniem osób odpowiedzialnych. Jest bardziej formalny niż wewnętrzne postępowanie wyjaśniające, a jego wyniki mogą być podstawą działań naprawczych, dyscyplinarnych lub nawet karnych.

Audyt ten – jako przeprowadzony z własnej inicjatywy – daje firmie niebagatelną przewagę, tj. czas na reakcję oraz pełną kontrolę nad komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną związaną z kryzysem. Zarząd, mając rzetelny obraz sytuacji, może przygotować się do kontaktu z organami nadzoru, partnerami, inwestorami lub, jeśli to konieczne, opinią publiczną i mediami.

Warto mieć na uwadze, że zgromadzona dokumentacja może być dowodem należytej staranności zarządu. W praktyce może to oznaczać ograniczenie odpowiedzialności osób funkcyjnych, a w przypadku postępowań karnych – nawet uchylenie odpowiedzialności za brak należytego nadzoru czy należytej staranności w zarządzaniu.

Dobrze przeprowadzony audyt śledczy zwiększa odporność firmy na nieprzewidziane zdarzenia. Pozwala działać z wyprzedzeniem, a nie w pośpiechu sprzyjającym błędom, które w obliczu kryzysu mogą być trudne lub niemożliwe do naprawienia. Umożliwia świadome zarządzanie sytuacjami kryzysowymi i jest często jednym z kluczowych dowodów na to, że organizacja nie tylko deklaruje przestrzeganie prawa, lecz również skutecznie to egzekwuje.

W realiach prawnych i biznesowych, w których kontrola może pojawić się nagle, a odpowiedzialność spoczywa na barkach zarządu, warto zadać sobie pytanie, czy firma naprawdę jest gotowa na kontrolę. Jeśli odpowiedź nie jest jednoznaczna, audyt śledczy może być pierwszym krokiem w stronę większego bezpieczeństwa.

Z punktu widzenia zarządu audyt śledczy to przede wszystkim forma zarządzania odpowiedzialnością zarówno prawną, jak i wizerunkową. Może uchronić firmę przed zarzutem bierności wobec nieprawidłowości. Z punktu widzenia biznesowego to często warunek utrzymania ciągłości działania, dostępu do finansowania, a nawet przetrwania na rynku. Raport z audytu może ułatwić podjęcie trudnych decyzji personalnych, operacyjnych, organizacyjnych, zanim wymusi je sytuacja kryzysowa związana z wykrytą nieprawidłowością.

Kiedy warto zlecić audyt śledczy?

Zlecenie audytu śledczego to decyzja strategiczna, podejmowana najczęściej przez zarząd lub radę nadzorczą. Może wynikać np. z pojawienia się podejrzeń o nadużycia lub korupcję, informacji pochodzącej od sygnalisty, wyników audytu wewnętrznego czy po prostu konieczności potwierdzenia, że określony obszar działalności jest prowadzony zgodnie z obowiązującym prawem i procedurami. Warto jednak podkreślić, że audyt śledczy wcale nie musi być reakcją na nagły kryzys. Często przeprowadzany jest z wyprzedzeniem, np. w ramach przygotowań do fuzji, wejścia na giełdę, uzyskania certyfikacji albo w odpowiedzi na sygnały o możliwych naruszeniach, które nie mają jeszcze statusu formalnego zgłoszenia. Bywa też, że jest inicjowany w celu zabezpieczenia interesów firmy wobec partnerów biznesowych, np. w toku negocjacji transakcyjnych lub przy wdrażaniu nowych struktur zarządzania.

Warto spojrzeć na audyt śledczy nie jako na działanie post factum, lecz jako na element strategii zarządzania ryzykiem. Regularne stosowanie tego narzędzia pozwala systematycznie weryfikować skuteczność procedur, budować kulturę zgodności i zwiększać odporność organizacji na przyszłe zagrożenia.

To szczególnie istotne w kontekście rosnącej roli sygnalistów. Dobrze przygotowana organizacja ze sprawdzonymi procedurami, gotowością do reakcji i przejrzystym systemem audytowym lepiej radzi sobie z potencjalnym kryzysem reputacyjnym lub prawnym. Audyt śledczy może być tu nie tylko reakcją, ale także dowodem gotowości i dojrzałości organizacyjnej.

Element ESG i corporate governance

W ostatnich latach audyt śledczy zyskuje nowe znaczenie także w kontekście standardów ESG. Transparentność, etyczne zarządzanie, przeciwdziałanie korupcji – to wszystko elementy, których ocena coraz częściej uwzględnia działania audytowe o charakterze śledczym. Firmy notowane na giełdzie, fundusze inwestycyjne czy spółki z udziałem Skarbu Państwa to podmioty, wobec których są szczególne oczekiwania w tym zakresie.

Dla wielu inwestorów instytucjonalnych czy funduszy ESG zdolność organizacji do wykrywania nadużyć i przeciwdziałania im staje się istotnym czynnikiem oceny ryzyka inwestycyjnego. Podobnie regulatorzy (KNF czy UOKiK) z większym zaufaniem podchodzą do firm, które wykazują aktywność w obszarze wewnętrznych mechanizmów kontrolnych.

W kontekście dynamicznego otoczenia prawno-regulacyjnego (i planowanych deregulacji zainicjowanych przez zespół Rafała Brzoski), rosnących oczekiwań interesariuszy i coraz częstszych przypadków zgłoszeń nieprawidłowości, audyt śledczy staje się nie tylko potrzebą, ale wręcz koniecznością.

W dojrzałych organizacjach audyt śledczy staje się nieodłącznym elementem strategii zarządzania odpowiedzialnością i reputacją. Coraz więcej firm traktuje go nie jako koszt, lecz jako inwestycję w stabilność, zaufanie, wiarygodność i spokój. Bo w dzisiejszych realiach biznesowych ten ostatni aspekt bywa najcenniejszym kapitałem. ©℗