Opublikowana w ubiegłym tygodniu ustawa o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (Dz.U. z 2025 r. poz. 769) pozwoli na zdalne rozstrzyganie sporów przetargowych. Poza wyjątkowymi sytuacjami uczestnicy nie będą już musieli przyjeżdżać do Warszawy, by osobiście uczestniczyć w rozprawie przed Krajową Izbą Odwoławczą. Aby elektroniczne postępowania mogły sprawnie przebiegać, ustawa wprowadza pełną prekluzję dowodową do postępowań odwoławczych. Poza wyjątkowymi sytuacjami dowód, który nie został zgłoszony przed rozprawą, nie będzie brany pod uwagę.

Zgodnie z art. 535 ustawy – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.) dowody na poparcie swoich twierdzeń lub odparcie twierdzeń strony przeciwnej będą musiały być przedstawione „wraz z odwołaniem, odpowiedzią na odwołanie, przystąpieniem do postępowania odwoławczego lub wraz z innym pismem wniesionym najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień, w którym wyznaczono termin rozprawy lub posiedzenia (…) pod rygorem utraty prawa powoływania dowodów”. Wyjątkiem będą sytuacje, gdy strona udowodni, że wcześniejsze pozyskanie dowodów nie było możliwe.

W KIO ma być sprawniej

„Proponowane rozwiązania mają na celu ograniczenie powszechnej praktyki składania dowodów i zapoznawania się z nimi podczas rozprawy, co utrudnia ustosunkowanie się do nich przez pozostałe strony i uczestników postępowania odwoławczego. Umożliwią nie tylko zachowanie terminowego rozpatrywania odwołań przez KIO, ale będą również korzystne dla stron i uczestników postępowania odwoławczego przez stworzenie warunków do pełniejszego zapoznania się z twierdzeniami strony przeciwnej oraz dowodami, na które się ona powołuje przed rozprawą i posiedzeniem, a w rezultacie zapewnią możliwość lepszego przygotowania do odniesienia się do tych twierdzeń, w tym podczas rozprawy i posiedzenia” – można przeczytać w uzasadnieniu do projektu ustawy. Z argumentacją tą zgadza się Artur Wawryło, prawnik prowadzący Kancelarię Zamówień Publicznych.

- To uczciwe podejście. Przy tempie, w jakim rozstrzygane są postępowania odwoławcze, ustosunkowanie się do dowodu zgłoszonego na rozprawie jest bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe - komentuje.

- Niektórzy pełnomocnicy celowo zwlekają z przedstawieniem dowodów do ostatniej chwili, w ramach praktyki, którą można by określić cwaniactwem procesowym. Teraz nie będzie to już możliwe – dodaje.

Przystępujący mogą nie zdążyć

Pierwsza swe dowody będzie musiała przedstawić firma wnosząca odwołanie – potem w odpowiedzi na nie zrobi to zamawiający. Termin na przygotowanie tej odpowiedzi będzie wyznaczała KIO, przy czym nie będzie on mógł być krótszy niż pięć dni. To nie budzi zastrzeżeń ekspertów, których poprosiliśmy o komentarz. Wskazują oni jednak, że w dużo gorszej sytuacji będzie wykonawca przystępujący do postępowania odwoławczego, czyli najczęściej ten, którego oferta jest podważana. Bez zmian pozostawiono bowiem trzydniowy termin na zgłoszenie przystąpienia.

- Trudno oprzeć się wrażeniu, że zapomniano wydłużyć termin na przystąpienie, co zresztą dawno temu powinno nastąpić albo przynajmniej rozdzielić formułę formalnego zgłoszenia przystąpienia od terminu prekluzji na złożenie wszelkich dowodów i zarzutów – zauważa Piotr Trębicki, radca prawny i wspólnik w kancelarii Trębicki Hołowińska.

- O ile termin na złożenie dowodów dla zamawiającego jest co najmniej pięciodniowy, przy czym KIO może ustalić dłuższy, to w przypadku przystępujących jest już sztywny i tylko trzydniowy – ubolewa ekspert. Jego zdaniem w praktyce może to oznaczać, że wykonawca broniący swej oferty zostanie pozbawiony możliwości dowodowych.

- Załóżmy, że zarzut dotyczy niewłaściwych co do zakresu czy formy referencji z innego państwa. Jak w niespełna trzy dni zorganizować naradę, wymianę dokumentów, przejrzeć zagraniczne prawo i w końcu zdobyć oświadczenia wyjaśniające czy uzupełniające? – pyta retorycznie mec. Trębicki.

W przypadku wezwań do przystąpień otrzymywanych w czwartek lub piątek termin na przedstawienie dowodów będzie upływał w poniedziałek. Problem w tym, że przez weekend niewiele można zrobić.

- W skrajnym przypadku wezwanie może wpłynąć na skrzynkę np. w piątek o godz. 22. Dlatego już dzisiaj planujemy przygotować klientów kancelarii na jakiś rodzaj „dyżurów obrończych” – mówi Piotr Trębicki.

Zdalne rozprawy przed KIO

Zmianie dotyczącej prekluzji dowodowej towarzyszy możliwość zdalnego rozstrzygania odwołań. To postulowane od dawna udogodnienie dla uczestników postępowań, którzy dzisiaj muszą dojeżdżać do Warszawy z odległych miejsc Polski. O tym, czy rozprawa może odbyć się na odległość, będzie decydować KIO, przy czym zdalne postępowania mają być regułą.

„Dodanie regulacji art. 508a ust. 1 w ramach przepisów ogólnych p.z.p. odnoszących się do postępowania odwoławczego (…) ma na celu wprowadzanie generalnej zasady: jeżeli nie będzie przeszkód do przeprowadzenia zdalnej rozprawy i zdalnego posiedzenia, jak np. objęcie informacji klauzulą tajności czy duża liczba uczestników postępowania, rozprawy i posiedzenia będą zdalne” – można przeczytać w uzasadnieniu projektu ustawy.

Co istotne, wybór formy uczestniczenia w rozprawie zostanie pozostawiony uczestnikom. Jeśli będą chcieli wziąć udział fizycznie, to wolno im będzie stawić się na sali rozpraw. Jeśli zaś wybiorą formę zdalną, to połączą się w formie transmisji wideo.

- W praktyce może to prowadzić do pewnej nierówności. Pełnomocnik przemawiający wprost do składu orzekającego będzie miał psychologiczną przewagę nad adwersarzem, którego widać z niewielkiego monitora przy rwącej się transmisji – ocenia Artur Wawryło, zastrzegając, że jest zwolennikiem ułatwienia życia uczestnikom, którzy zaoszczędzą czas i pieniądze związane z dojazdem do siedziby KIO.

Przepisy dotyczące zmian w procedurze odwoławczej przed KIO wejdą w życie 13 marca 2026 r.

Etap legislacyjny:

Ustawa opublikowana w Dzienniku Ustaw