Powołanie w skład zarządu spółki z o.o. 
nie zawsze musi być na piśmie

Członkowie zarządu spółki kapitałowej decydują o sposobie działania spółki. Zwykle powołanie w jego skład następuje na mocy uchwały wspólników bądź oświadczenia woli innego podmiotu, który ma kompetencje nominacyjne. Czy jednak powołanie będzie ważne, jeśli nie będzie miało formy pisemnej? Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy mandat członka zarządu wygasł, a on wciąż faktycznie zarządza spółką za wiedzą i zgodą wspólników.

Choć uchwała (oświadczenie woli) o powołaniu w skład zarządu co do zasady jest podejmowana na piśmie, to jej odmienna forma jednak nie powoduje, że będzie ona nieważna. W niektórych przypadkach sąd może bowiem uznać, że do powołania w skład zarządu doszło w sposób dorozumiany. Taki wniosek płynie z wyroku Sądu Najwyższego z 4 marca 2015 r. (sygn. akt IV CSK 340/14). Rozpatrywał on sytuację, w której osoby powołane do pełnienia funkcji członków zarządu nie przestały jej pełnić mimo wygaśnięcia mandatu z powodu braku postanowienia przewidującego pełnienie funkcji członka zarządu przez czas nieoznaczony i tym samym konieczności zastosowania art. 202 par. 1 Kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.). Zgodnie z tym przepisem, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Konkretne okoliczności

Sąd Najwyższy, odchodząc od klasycznego (formalistycznego) podejścia do znaczenia przepisów regulujących sposób podejmowania uchwał, uznał, że w tego typu sprawach konieczne jest uwzględnienie okoliczności występujących w konkretnym przypadku. W opisywanej sprawie uwzględnił takie kwestie, jak:

• tożsamość składu zarządu na przestrzeni lat;
• pełnienie przez wspólników większościowych funkcji członków zarządu;
• odbywanie się w odpowiednich terminach zgromadzeń wspólników, na których podejmowane były uchwały dotyczące zatwierdzenia sprawozdań z działalności zarządu;
• zatwierdzenia sprawozdań finansowych oraz dokonania podziału zysku lub pokrycia strat;
• funkcjonowanie spółki na rynku;
• prowadzenie przez spółkę działalności;
• uzyskiwanie przez członków zarządu cyklicznie absolutorium oraz figurowanie ich w Krajowym Rejestrze Sądowym.

W uzasadnieniu orzeczenia SN zaznaczył, że brak dowodu na to, aby istniały uchwały o odnowieniu członkom zarządu mandatu na kolejne kadencje w formie pisemnej, nie stoi na przeszkodzie, by ocenić, że byli oni powoływani w formie uchwał podejmowanych per facta concludentia (w sposób dorozumiały – red.). Tym samym sąd zajął stanowisko, że ustalenie dorozumianej woli wspólników wystarczy, żeby przyjąć, iż dany podmiot został powołany do pełnienia funkcji członka zarządu.

W tym kontekście sąd powołał się na wcześniejszy wyrok SN z 13 kwietnia 2004 r. (sygn. akt IV CK 686/04). Podzielił on prezentowany w literaturze pogląd, że o prawnej skuteczności podjęcia uchwały nie decyduje ani jej ogłoszenie, ani podpis przewodniczącego. Ten ma bowiem charakter formalny, ponieważ uchwała zapada z chwilą jej podjęcia, czyli w momencie oddania głosów, a nie złożenia podpisu. W związku z tym, że nie ma wymogu ogłoszenia uchwały, niezapisanie w protokole oświadczenia o jej ogłoszeniu nie powoduje jej nieważności. Sąd Najwyższy podkreślił przy tym, że przedmiotowe rozwiązanie służy zagwarantowaniu bezpieczeństwa innych uczestników obrotu prawnego.

Przytoczone orzeczenie jest przykładem uwzględniania przez judykaturę całokształtu okoliczności sprawy oraz stosowania dyrektyw wykładni celowościowej w celu ochrony uczestników obrotu. Skutki decyzji odnoszących się do funkcjonowania spółki mają bowiem wpływ nie tylko na jej stan majątkowy czy też jej wspólników, lecz także oddziałują na sytuację jej wierzycieli. Nieprawidłowe funkcjonowanie spółki może bowiem doprowadzić do braku możliwości ich zaspokojenia.

Odpowiedzialność za decyzje w spółce

W tym kontekście szczególnie istotne jest, aby osoby, które te decyzje w spółce podejmują, ponosiły z tego tytułu odpowiedzialność. Świadomość tego bowiem przyczynia się do podejmowania racjonalnych i przemyślanych decyzji. Słuszne jest zatem twierdzenie, że dana osoba została powołana w skład zarządu przez wymaganą większość wspólników (lub podmiot mający kompetencje nominacyjne) nawet wówczas, gdy wola ta nie została wyrażona na piśmie. Dzięki temu nie będzie wątpliwości, że podmiot podejmujący decyzje poniesie ich konsekwencje. ©℗