Powiązane spółki nie zawsze podzielą się 
zadaniami dotyczącymi sygnalistów

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928, dalej: u.o.s.) wprowadza wymóg ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych przez pracodawców. Jednak w toku prac parlamentarnych nad nią oraz już po jej przyjęciu pojawiły się liczne wątpliwości związane z wdrażaniem wspomnianej procedury w spółkach będących w grupach kapitałowych.

Przypomnijmy, że ustawa ta, z niemal trzyletnim opóźnieniem, implementuje do polskiego porządku prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE. z 2019 r., L. 305, s. 17 dalej: dyrektywa). Co więcej, dyrektywa ta wprost nie reguluje sytuacji spółek powiązanych w ramach grupy kapitałowej. Jedyny jej fragment, który pośrednio odwołuje się do tego zagadnienia, znajduje się w motywie 55. Zgodnie z nim „wewnętrzne procedury dokonywania zgłoszeń powinny umożliwiać podmiotom prawnym w sektorze prywatnym przyjmowanie zgłoszeń od pracowników podmiotu i jego jednostek zależnych lub powiązanych”.

Co istotne, dyrektywa nie odwołuje się w ten sposób do koncepcji tzw. procedur grupowych (o nich piszemy niżej), ale jedynie daje pewną wskazówkę interpretacyjną. A zgodnie z nią państwa członkowskie powinny wprowadzić takie przepisy krajowe, które umożliwią spółkom powiązanym przyjmowanie zgłoszenia od osób zatrudnionych w innych spółkach grupy. Jednocześnie w dyrektywie nie ma mowy o tym, że spółki z grupy mogą zostać zwolnione z obowiązku przyjmowania własnej procedury wewnętrznej poprzez objęcie ich wspólną procedurą grupową. W tym kontekście należy zauważyć, że polski ustawodawca wprowadził rozwiązanie nietypowe.

Polska procedura grupowa

Polski ustawodawca początkowo (podczas prac legislacyjnych) nie planował żadnego szczególnego rozwiązania przeznaczonego dla grup kapitałowych w kontekście zgłoszeń wewnętrznych. Dopiero na skutek licznych głosów ze strony przedsiębiorców wprowadził poprawkę do tekstu projektu ustawy, która zaowocowała dodaniem art. 28 ust. 8 u.o.s. Zgodnie z nim: „podmioty prywatne należące do grupy kapitałowej w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 594; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1237; dalej: u.o.k.k.) mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą”.

Był to znaczny krok naprzód w kontekście uwzględnienia postulatów strony społecznej. Wcześniej bowiem do wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów odnosił się jedynie art. 28 ust. 3 u.o.s., który stanowi, że: „podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, mogą na podstawie umowy ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą (…)”.

Ważne różnice

Jakie są różnice między ust. 8 a ust. 3? Otóż zakres podmiotowy ust. 3 ogranicza się do podmiotów o określonej liczbie osób zatrudnionych (od 50 do 249 osób). Ponadto wspólne ustalenie zasad zgłoszeń sygnalistów wymaga zawarcia przez ww. podmioty umowy, co jest znacznym utrudnieniem formalnym. Dodatkowo ust. 3 wydaje się być węższy przedmiotowo od ust. 8, ponieważ wymienia tylko zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego. Tymczasem ust. 8 stanowi o wspólnej procedurze zgłoszeń wewnętrznych, która zgodnie z art. 25 ust. 1 u.o.s określa:

• podmiot uprawniony do przyjmowania zgłoszeń,
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych,
• podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych,
• tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi,
• obowiązek potwierdzania przyjęcia zgłoszeń,
• obowiązek podjęcia działań następczych,
• przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz
• informacje o dokonywaniu zgłoszeń zewnętrznych.

Przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych to tylko pierwszy etap procesowania zgłoszeń. Natomiast ich weryfikacja i prowadzenie postępowania wyjaśniającego to tylko dwie z wielu czynności składających się na tzw. działania następcze podejmowane na podstawie u.o.s.

W świetle powyższych informacji art. 28 ust. 3 u.o.s. dotyczy dowolnych podmiotów – niezależnie od kapitałowych powiązań pomiędzy nimi – które spełniają kryterium liczbowe zatrudnienia i mogą w związku z tym umawiać się na ustalanie wspólnych zasad wypełniania wybranych obowiązków ustawowych. Natomiast art. 28 ust. 8 u.o.s. daje spółkom z polskiej grupy kapitałowej (o czym szerzej dalej) uprawnienie do ustalenia zbliżonej treściowo procedury zgłoszeń wewnętrznych. Przy czym narzucony przez przepisy wymóg zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą oznacza, że taką procedurę musi oddzielnie wprowadzić każdy z podmiotów w ramach grupy, a podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych powinien być wskazany oddzielenie dla każdego z podmiotów znajdujących się w grupie. Przy czym nie jest wykluczone wskazanie tego samego podmiotu, np. szefa HR, o ile współpracuje on z każdą spółką z grupy kapitałowej. Warto wskazać, że powyższy wymóg, choć korzystny dla spółek w ramach grup kapitałowych, nadal nie odpowiada na potrzeby tego typu struktur i mocno ograniczania możliwość zcentralizowania procedur whistleblowingowych.

Niemożliwe do realizacji rozwiązania

Na gruncie art. 28 ust. 8 u.o.s. pojawia się istotne pytanie o sytuację grup kapitałowych, z których tylko niektóre spółki są zlokalizowane w Polsce. W praktyce bardzo często spotyka się przypadki, w których duża, korporacyjna grupa korzysta ze wspólnej procedury dotyczącej sygnalistów, bo takie rozwiązanie jest zwyczajnie wygodne organizacyjnie. Najczęściej taka procedura określa wspólny kanał zgłoszeń dla całej grupy i ujednolicone zasady postępowania z takimi zgłoszeniami. Czy na gruncie u.o.s. takie wyjście będzie dopuszczalne?

Niestety, wszystko wskazuje na to, że nie. Do takiej konkluzji prowadzi art. 28 ust. 8 u.o.s., który w zakresie definicji grupy kapitałowej odsyła do art. 4 pkt 14 u.o.k.k. Zgodnie z tą regulacją w skład grupy kapitałowej wchodzą „wszyscy przedsiębiorcy, którzy są kontrolowani w sposób bezpośredni lub pośredni przez jednego przedsiębiorcę, w tym również tego przedsiębiorcę”. Z kolei przedsiębiorca zdefiniowany jest w ustawie z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 236). Pojęcie to nie obejmuje swoim zakresem podmiotowym przedsiębiorców zagranicznych. Oznacza to, że ustawodawca nie dopuścił możliwości uwspólniania części działań związanych ze zgłoszeniami wewnętrznymi spółek polskich i zagranicznych z jednej grupy kapitałowej. Takie rozwiązanie należy ocenić jednoznacznie negatywnie. Umożliwienie międzynarodowym grupom kapitałowym ustalenia wspólnych procedur zgłoszeń wewnętrznych stanowiłoby realne ułatwienie organizacyjne dla spółek zebranych w takich grupach. Ponadto otworzenie międzynarodowych kanałów zgłoszeń w ramach organizacji mogłoby się przyczynić do pełniejszej realizacji wymogu bezstronności procesu przetwarzania zgłoszeń, a w konsekwencji budować w osobach świadczących pracę większe zaufanie do całej procedury.

Wspólne procesowanie zgłoszeń

Zasadnicze pytanie na gruncie przyjętych przepisów dotyczy zakresu czynności, które spółki w grupie kapitałowej będą mogły podejmować wspólnie, realizując obowiązki wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów. Przedsiębiorcom zależy, aby w praktyce mieli oni możliwość ustalenia:

• wspólnej procedury – zamiast przyjmowania kilku osobnych aktów wewnętrznych,
• jednej jednostki, która będzie przyjmować zgłoszenia z całej organizacji i dokonywać ich wstępnej kontroli formalnej,
• jednej jednostki, która będzie podejmować działania następcze – od weryfikacji zgłoszenia aż po prowadzenie postępowania wyjaśniającego i udzielanie informacji zwrotnej.

O ile nie ma wątpliwości, że spółki zgromadzone w polskiej grupie kapitałowej mogą na podstawie art. 28 ust. 8 u.o.s. przyjmować wspólną procedurę w znaczeniu analogicznych aktów wewnętrznych, która po przyjęciu przez każdą ze spółek będzie określała zasady związane z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń, to już ustalenia wskazane wyżej w pkt 2 oraz pkt 3 wymagają szerszego komentarza.

Jeżeli chodzi o podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, to należy zauważyć, że art. 25 ust. 1 pkt 1 u.o.s. stanowi, iż takim podmiotem może być wewnętrzna jednostka organizacyjna (np. dział HR lub dział prawny danej spółki), osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego (np. kierownik działu HR) lub podmiot zewnętrzny (np. kancelaria prawna obsługująca spółkę). Gdzie w tym podziale umieścić inną spółkę należącą do danej grupy kapitałowej? Wydaje się, że taką spółkę jako podmiot co prawda powiązany kapitałowo należy zakwalifikować jako podmiot zewnętrzny, gdyż jakby nie patrzeć, jest umiejscowiony na zewnątrz struktury organizacyjnej spółki-córki, -matki lub -siostry.

Jakie mogą być tego skutki w praktyce? Ponieważ art. 25 ust. 1 pkt 3 u.o.s. wymienia wśród podmiotów, które mogą zostać upoważnione do podejmowania działań następczych, tylko wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, należy stwierdzić, że:

a) inna spółka z grupy kapitałowej może być upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych pozostałych spółek z grupy jako podmiot zewnętrzny, ale

b) każda spółka w grupie musi wyznaczyć swoją wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach własnej struktury organizacyjnej do podejmowania wszystkich działań następczych. ©℗

Tymczasem pozbawienie grup kapitałowych możliwości wskazania jednej ze spółek jako właściwej do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych jest znacznym utrudnieniem organizacyjnym dla przedsiębiorców. Oznacza to konieczność wyznaczania w każdej spółce w grupie osobnej jednostki/osoby odpowiedzialnej za weryfikację zgłoszeń i podejmowanie wszystkich dalszych czynności (prowadzenie postępowania wyjaśniającego, udzielanie informacji zwrotnej sygnaliście itd.).

Biorąc pod uwagę, że w drodze u.o.s. prawodawca przeniósł w pewnym zakresie zadania o charakterze publicznym (badanie zgłoszeń o naruszeniach prawa) na podmioty z sektora prywatnego (przedsiębiorców), powinien on zagwarantować im wszelkie możliwe ułatwienia realizacji takich zadań, aby nie obciążać pracodawców ponad miarę. Takie uregulowanie sytuacji grup kapitałowych jednak stoi w kontrze do interesów przedsiębiorców.

Outsourcing

Jak wspomnieliśmy, art. 25 ust. 1 pkt 1 u.o.s. daje podstawę do przekazania zadania przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych innemu podmiotowi (podmiotowi zewnętrznemu). Warto tu ponownie przywołać art. 28 ust. 8 u.o.s., który umożliwia ustalanie wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych, jednak „pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą”. Ustawa o ochronie sygnalistów w art. 28 ust. 1 dla upoważnienia podmiotu zewnętrznego wymaga natomiast:

• zawarcia umowy w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
• potwierdzania przyjęcia zgłoszenia,
• przekazywania informacji zwrotnej oraz
• dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych.

W związku z tym należy uznać, że powierzenie przyjmowania zgłoszeń jednemu podmiotowi w grupie kapitałowej będzie wymagało zawarcia z nim umowy przez wszystkie spółki współpracujące w zakresie zgłoszeń wewnętrznych umowy. Tylko takie upoważnienie udzielone w formie umowy będzie realizować wymogi u.o.s. związane z ochroną danych osobowych. Wspomniana umowa, zgodnie z art. 28 ust. 2 u.o.s., ma bowiem określać szczegółowe prawa i obowiązki podmiotu zewnętrznego związane z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w RODO (czyli w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE; Dz.Urz. UE z 2016 r. L. 119, s. 1).

Ten sam wymóg dotyczy wszelkich innych podmiotów zewnętrznych, którym miałoby zostać przekazane zadanie przyjmowania zgłoszeń zgodnie z u.o.s. (np. kancelarii prawnych).

Podsumowanie

Samo uwzględnienie problematyki grup kapitałowych w u.o.s. trzeba ocenić pozytywnie. Jednak nie zmienia to faktu, że ustawodawca minął się z postulatami zainteresowanych ekspertów i nie uwzględnił pewnych istotnych aspektów w procesie implementowania dyrektywy.

Brak możliwości wspólnego podejmowania działań następczych przez spółki z grupy, sformalizowany proces upoważniania podmiotu zewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń, pominięcie międzynarodowych grup kapitałowych – to główne problemy u.o.s.

Zwracamy uwagę, że choć wchodzi ona w życie już 25 września 2024 r., to jednak zgodnie z interpretacją przedstawioną przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych zaktualizuje się dopiero 1 stycznia 2025 r. ze względu na sposób sformułowania art. 23 ust. 1 u.o.s. Niemniej ze względu na wiele wątpliwości co do tej interpretacji wprowadzenie procedury już 25 września 2024 r. wydaje się najbezpieczniejszym rozwiązaniem. ©℗

Polecamy: „Sygnaliści w biurze rachunkowym”

https://sklep.infor.pl/sygnalisci-w-biurze-rachunkowym.html?utm_source=gazetaprawna.pl&utm_medium=link-promocyjny-artykuly&utm_campaign=sygnalisci-w-biurze-rachunkowym-id102918

Polecamy: „Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy”

https://sklep.infor.pl/sygnalisci-w-firmie-przewodnik-dla-pracodawcy.html?utm_source=gazetaprawna.pl&utm_medium=link-promocyjny-artykuly&utm_campaign=sygnalisci-w-firmie-przewodnik-dla-pracodawcy-id102851

Polecamy: „Sygnaliści w administracji publicznej. Procedura dla pracodawcy”

https://sklep.infor.pl/sygnalisci-w-administracji-publicznej-przewodnik-dla-pracodawcy.html?utm_source=gazetaprawna.pl&utm_medium=link-promocyjny-artykuly&utm_campaign=sygnalisci-w-administracji-publicznej-przewodnik-dla-pracodawcy-id102852