Zawieszenie działalności gospodarczej. Jak to zrobić? [PORADNIK]

Prowadzenie działalności gospodarczej obciążone jest ryzykiem. Każdy przedsiębiorca może bowiem napotkać problemy, które mogą negatywnie wpływać na rentowność prowadzonej działalności. Jeszcze zanim określona osoba zdecyduje się na ostateczne zamknięcie działalności gospodarczej, może ją na dany czas zawiesić. Na czym dokładnie polega takie zawieszenie i jakie skutki za sobą niesie?

Zawieszenie, czyli przerwa w prowadzeniu firmy, będzie dobrym rozwiązaniem, jeżeli przedsiębiorca ma okresowe trudności w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Czym jest zawieszenie działalności gospodarczej?

Jak tłumaczy Paulina Włodarczyk, księgowa z firmy InFakt, zawieszenie to rozwiązanie kierowane do osób prowadzających jednoosobową działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników. Dodatkowo przedsiębiorca przewiduje, że jest to działanie tymczasowe i w przyszłości dojdzie do wznowienia działalności.

- Najważniejszą korzyścią z zawieszenia działalności jest brak konieczności opłacania składek ZUS i podatku dochodowego. Dodatkowo przedsiębiorca nie musi składać deklaracji ZUS i VAT.

Warto jednak pamiętać, że w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać czynności wchodzących w zakres danej działalności gospodarczej. Tym samym nie może generować bieżących przychodów - mówi Paulina Włodarczyk.

Dla przedsiębiorcy jest to zatem swoisty bezpłatny urlop, z którego może skorzystać:

• Dowolną ilość razy,
• Na dowolnie długi okres, nie krótszy jednak niż 30 dni (może być to również zawieszenie bezterminowe),
• Z dowolnego powodu, którego nie trzeba w żaden sposób udowadniać.

Jak zawiesić działalność gospodarczą?

Przedsiębiorca, który chce zawiesić działalność gospodarczą, musi poinformować o tym fakcie CEIDG. W tym celu konieczne jest złożenie wniosku o aktualizację wpisu w tej ewidencji przedsiębiorców. Informacja ta zostanie następnie automatycznie przekazana do ZUS, urzędu skarbowego i GUS.

Wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej, można przekazać papierowo w urzędzie miasta lub gminy lub elektronicznie za pośrednictwem portalu Biznes.gov.pl.

We wniosku należy podać datę rozpoczęcia zawieszenia. - Może ona pokrywać się z dniem złożenia wniosku, ale może być to również data wcześniejsza lub późniejsza. Ważne, aby moment zawieszenia nie kolidował z czynnościami wykonywanymi w ramach działalności. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej zawieszają działalność pierwszego dnia miesiąca. Wynika to z faktu, że składka zdrowotna jest niepodzielna, czyli jeśli działalność jest aktywna chociaż jeden dzień w danym miesiącu, to za ten okres należy zapłacić składkę zdrowotną w pełnej wysokości - wyjaśnia księgowa z firmy InFakt.

Przykład:

Pan Krzysztof prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i płaci składki w ramach tzw. ZUS preferencyjnego. W dniu 15 lutego 2024 r. złożył wniosek do CEIDG, w którym wskazał, że od dnia 12 lutego 2024 r. zawiesił działalność gospodarczą. W takim wypadku Pan Krzysztof musi zapłacić składki społeczne ZUS proporcjonalnie za okres prowadzenia działalności, czyli od 1 do 11 lutego oraz pełną składkę zdrowotną za miesiąc luty, właściwą dla danej formy opodatkowania.

Dodatkowo we wniosku o zawieszenie można wskazać przewidywaną datę wznowienia działalności. - Wówczas w danym dniu działalność będzie ponownie aktywna, bez konieczności składania dodatkowego wniosku. Przedsiębiorca może zawiesić działalność również bezterminowo, nie może być to jednak okres krótszy niż 30 dni - precyzuje Paulina Włodarczyk.

Uwaga! Do zawieszenia działalności może dojść jedynie, jeśli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników. - Tym samym, przed dokonaniem zawieszenia, należy rozwiązać wszystkie umowy o pracę i wyrejestrować z ZUS zwolnionych pracowników. Nie dotyczy to jednak umów zlecenie i o dzieło - dodaje rozmówczyni.

O czym pamiętać podczas zawieszenia działalności?

Jak podkreśla Paulina Włodarczyk, w trakcie zawieszenia działalności przedsiębiorca musi przestrzegać pewnych zasad:

1.Nie może świadczyć pracy

Oznacza to, że nie może uzyskiwać bieżących przychodów z czynności wykonywanych w ramach działalności. Może jednak generować przychody ze zbycia majątku służbowego czy przychody finansowe,takie jak odsetki czy dywidendy, nawet jeśli wynikają z czynności wykonanych przed zawieszeniem działalności.

2. Ma prawo do rozliczania kosztów, wynikających z umów zawartych przed zawieszeniem działalności

Powinny być to wydatki ponoszone w celu utrzymania firmy i wznowienia jej w przyszłości. Oznacza to, że możliwe jest rozliczanie kosztów takich jak: najem, koszty energii, abonament za telefon (bez kosztów bieżących rozmów) czy np. koszty leasingu.

Przedsiębiorca nie może jednak ponosić kosztów związanych np. z zakupem paliwa czy kosztów delegacji. Dodatkowo w okresie zawieszenia działalności nie może dokonywać odpisów amortyzacyjnych od posiadanych środków trwałych i wartości niematerialnych.

3. Może otrzymywać należności z tytułu czynności wykonanych przed zawieszeniem

Chodzi tu np. o sytuację, w której kontrahent zalegał z zapłatą faktury sprzedaży i dokonał jej dopiero w czasie, gdy działalność była zawieszona. Dodatkowo przedsiębiorca może regulować zobowiązania powstałe w okresie, gdy działalność była aktywna. Dotyczy to również zobowiązań powstałych w trakcie zawieszenia firmy, których poniesienie ma zapewnić jej funkcjonowanie w przyszłości.

4. Może podjąć zatrudnienie na podstawie umowy o pracę

Nie można jednak świadczyć pracy w ramach umowy zlecenie czy umowy o dzieło, jeśli zakres czynności wykonywanych na podstawie tych umów jest tożsamy z czynnościami wykonywanymi w działalności gospodarczej. W takim wypadku konieczne jest wznowienie działalności i wystawienie faktury sprzedaży.

5. Ma obowiązek prowadzenia dokumentacji księgowej

6. Jest zwolniony z obowiązku ustalania i zapłaty zaliczek na podatek dochodowy

To zwolnienie działa również w sytuacji, gdy dojdzie do sprzedaży składnika majątku. Przychody te należy wykazać w pierwszym okresie wznowienia działalności lub w zeznaniu rocznym, jeśli działalność nie zostanie wznowiona do końca danego roku podatkowego.

7. Ma obowiązek złożenia zeznania rocznego

Jest to obligatoryjne, nawet jeśli zawieszenie trwało przez cały rok podatkowy.

8. Nie podlega pod ubezpieczenie w ZUS

Tym samym przedsiębiorca, którego działalność jest zawieszona, nie płaci składek na ubezpieczenie społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne. - Warto pamiętać, że prawo do świadczenia zdrowotnego wygasa po 30 dniach od dnia zawieszenia działalności gospodarczej. Dlatego, jeżeli w okresie zawieszenia przedsiębiorca nie ma innego tytułu do ubezpieczeń, a chce spokojnie udać się na wizytę do lekarza w ramach NFZ, powinien zgłoś się do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego lub może skorzystać z ubezpieczenia zdrowotnego członka swojej rodziny - wymienia Paulina Włodarczyk.

9. Zawieszenie nie przerywa biegu ulg w ZUS, takich jak Ulga na Start i ZUS Preferencyjny

10. Może, ale nie musi składać deklaracji JPK_VAT

U przedsiębiorcy, który jest czynnym podatnikiem VAT, obowiązek złożenia deklaracji w trakcie zawieszenia wystąpi jedynie, gdy:

• dokona wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub usług,
• przeprowadzi korektę proporcji VAT,
• skoryguje wcześniejszą deklarację,
• sprzeda składnik swojego majątku służbowego.

- Dodatkowo może składać deklarację, jeżeli chce skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT od kosztów, które poniósł w trakcie zawieszenia. Oczywiście o ile są to koszty wynikające z umów zawartych przed zawieszeniem, które mają zapewnić późniejsze wznowienie działalności np. koszty leasingu. Natomiast powstałą nadwyżkę VAT będzie mógł wykorzystać dopiero po okresie wznowienia - wyjaśnia ekspertka z firmy InFakt.

Uwaga! Zawieszenie działalności na co najmniej 6 miesięcy skutkuje automatycznym wykreśleniem z rejestru podatników VAT. Późniejsze wznowienie działalności powoduje ponowną rejestrację, bez konieczności składania deklaracji VAT-R. Natomiast, jeśli w trakcie zawieszenia działalności przedsiębiorca chce składać deklaracje, należy o tym fakcie zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego.

11.Nie musi wykonywać żadnych czynności związanych z kasą fiskalną

Oznacza to, że przedsiębiorca "w stanie zawieszenia" nie musi wyrejestrowywać kasy czy dokonywać okresowych przeglądów technicznych. Co więcej, jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji w trakcie zawieszenia, to nie musi generować zerowych raportów z kasy fiskalnej.

12. Zawieszenie nie zwalnia z konieczności udziału w postępowaniach administracyjnych

Przedsiębiorca nadal musi uczestniczyć w czynnościach kontrolnych prowadzonych przez urząd skarbowy czy ZUS i może występować jako strona w postępowaniach sądowych.