Zamknięcie roku w spółce. Tak powinna wyglądać marcowa lista zadań

Ponieważ zamknięcie roku obrotowego tuż, tuż, nie może dziwić, że uwaga w spółkach kapitałowych jest skupiona na sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności zarządu, a w niektórych przypadkach także na sporządzeniu skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Trzeba też pamiętać o technicznym przygotowaniu do podpisania i złożenia dokumentów. Chociaż co roku obowiązki sprawozdawcze są bardzo podobne, to nie warto podchodzić do nich w rutynowy sposób. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę.

SPRAWDŹ, DO KIEDY SĄ WAŻNE PODPISY ELEKTRONICZNE

Każde sprawozdanie w spółkach kapitałowych powinno zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg spółki. Od kilku lat sprawozdania sporządza się wyłącznie elektronicznie, a do podpisu można użyć: podpisu zaufanego (potocznie nazywanego ePUAP), osobistego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Już teraz warto sprawdzić, czy wszyscy podpisujący mają ważne podpisy elektroniczne i czy można je wykorzystać do zamknięcia roku. Z doświadczenia wiemy, że członkowie zarządu – szczególnie spoza Unii Europejskiej – dysponują podpisami elektronicznymi, które nie zawsze są elektronicznymi podpisami kwalifikowanymi w rozumieniu rozporządzenia eIDAS. Podpisanie sprawozdań niewłaściwymi podpisami będzie nieskuteczne, a sprawozdania nie będą spełniały ustawowych wymogów.

Podpisywanie hybrydowe ratunkiem?

Ratunkiem na problemy z podpisami może okazać się tzw. podpisywanie hybrydowe. Sprawdzi się ono jedynie przy organach wieloosobowych. Wystarczy jeden podpis elektroniczny pod sprawozdaniem, a pozostali członkowie zarządu składają podpisy tradycyjne pod specjalnie przygotowanymi oświadczeniami. Następnie oświadczenia papierowe muszą zostać opatrzone podpisem kwalifikowanym przez członka zarządu podpisującego sprawozdanie.

To rozwiązanie niestety nie dotyczy wszystkich. Brak lub nieważność podpisów odczują w szczególności podmioty, w których zarządy są jednoosobowe. W takich spółkach nie ma możliwości zastosowania podpisywania hybrydowego, a jedyny członek zarządu musi złożyć podpis elektroniczny pod sprawozdaniami.

Nie tylko do zamknięć roku

Podpisy elektroniczne (w szczególności kwalifikowane) mogą okazać się dużym usprawnieniem w prowadzeniu bieżącej działalności gospodarczej. W dobie pracy zdalnej i globalnego digitalizowania różnych obszarów w firmach możliwość podpisania dokumentów online jest bardzo potrzebna. W kodeksie cywilnym podpisanie tradycyjne (na papierze) zostało zrównane z podpisaniem przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Bez przeszkód można w ten sposób podpisać umowę z kontrahentem czy dokument urzędowy.

ustal status swojego przedsiębiorstwa

Spółki, które prowadzą relatywnie niewielką działalność lub są dopiero na początku biznesowej drogi, mogą uznać się za mikro lub małą jednostkę, [ramka] co pozwoli na ograniczenie sprawozdawczej biurokracji.

Na czym polegają uproszczenia?

Warto zweryfikować, czy podmiot mieści się we wskazanych widełkach, i skorzystać z uproszczeń. Po pierwsze ułatwienia dotyczą samego sprawozdania finansowego (m.in. możliwość sporządzania bilansu oraz rachunku zysku i strat w sposób mniej formalny, możliwość przedstawienia informacji uzupełniających do bilansu zamiast sporządzania pełnej informacji dodatkowej, wyłączenie obowiązku sporządzania zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym, rachunku przepływów pieniężnych). Po drugie zaś nie trzeba sporządzać sprawozdania z działalności.

zweryfikuj, co zawrzeć w sprawozdaniach

Sprawozdania finansowe i z działalności powinny zostać sporządzone zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, które określają ich ramy. Warto jednak pamiętać, że przepisy przedstawiają minimalny zakres danych, które powinny zostać zaprezentowane w dokumentach finansowych.

W przypadku sprawozdania finansowego kluczową rolę odgrywają dane liczbowe, natomiast w przypadku sprawozdań z działalności zarządu – dane opisowe. Do sprawozdań z działalności często sięgają np. potencjalni inwestorzy, dlatego warto pochwalić się ważnymi wydarzeniami w spółce czy pokazać plany/strategię na przyszłość. Co jakiś czas Komitet Standardów Rachunkowości wydaje praktyczne wytyczne, do których warto sięgnąć (zalecenia z 2022 r. wskazują m.in. na wzrost inflacji i stóp procentowych jako wskaźnik wymagający szczególnego omówienia w sprawozdaniu z działalności).

Sprawozdania rad nadzorczych

Członkowie rad nadzorczych, po ubiegłorocznej nowelizacji kodeksu spółek handlowych, również muszą przedłożyć wspólnikom swoje sprawozdanie. I chociaż dokument nie musi zostać przygotowany w tym samym terminie co pozostałe sprawozdania, to warto rozpocząć nad nim prace już teraz ze względów logistycznych (dostępność członków rady) i merytorycznych (jest to obowiązek nowy, dlatego wymaga wypracowania wspólnej praktyki, zgromadzenia i zebrania wszystkich wymaganych informacji).

przetestuj pliki z dokumentami

Często w praktyce przy zamknięciach roku pojawiają się problemy techniczne. Spółki napotykają trudności z wgraniem dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Niestety się zdarza, że problemy są identyfikowane dopiero po zgromadzeniu wspólników/akcjonariuszy, co z kolei komplikuje ich rozwiązanie.

Gdy sprawozdania będą już gotowe, czyli zostaną podpisane przez wszystkie zobowiązane do tego osoby, warto testowo wgrać je do RDF. Może się okazać, że nazwa lub rozmiar pliku są nieprawidłowe i system uniemożliwia ich przesłanie. System RDF pokazuje także błędy związane z niewłaściwymi ustawieniami podpisów elektronicznych.

Testowe wgranie niezwłocznie po podpisaniu pozwoli na korektę nieprawidłowości i ponowne podpisanie dokumentów w terminie. Korygowanie podpisów w czerwcu czy w lipcu, gdy sprawozdania miały być podpisane do końca marca, może rodzić sporo trudności (niezachowanie terminu, ewentualne zmiany personalne w zarządzie w tym czasie).

zaplanuj ii kwartał

Przygotowanie sprawozdań to dopiero pierwszy krok przy zamykaniu roku obrotowego. Kolejne ważne terminy to 30 czerwca i 15 lipca. Czas ten warto wykorzystać na efektywną pracę, która powinna obejmować:

• zaplanowanie współpracy z audytorami, w szczególności terminy przekazywania danych i ewentualne spotkania, warto sprawdzić, czy zgodnie z nowymi przepisami spółka nie powinna zawrzeć nowej umowy z audytorem;
• zweryfikowanie kadencji organów spółki oraz analizę aktualnych potrzeb spółki – być może to dobra okazja, żeby poszerzyć skład zarządu/rady nadzorczej lub go ograniczyć;
• ustalenie dostępności wszystkich osób, których obecność na corocznym zgromadzeniu jest niezbędna – trzeba pamiętać, by, oprócz obecnych członków zarządu i wspólników, o zgromadzeniu zawiadomić także byłych członków zarządu, mających prawo i obowiązek brania udziału w przygotowaniu sprawozdań i uczestniczenia w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników/akcjonariuszy – o ile nie zostali z tego obowiązku zwolnieni. ©℗