Mimo że wprowadzenie w Polsce obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostało odroczone w czasie co najmniej do przyszłego roku, to część przedsiębiorców używa go już w swoich firmach. Program obfituje w wiele nowych rozwiązań i stosuje nazewnictwo, które dla laików w temacie może być problematyczne. Dla tych, którzy mają wątpliwości, co dokładnie "mówi do nas" system, przygotowaliśmy pomocny słowniczek.
1. API
API to zestaw określonych reguł i zasad przesyłania danych, które regulują komunikację i pozwalają na współdziałanie między różnymi aplikacjami. - W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur, API umożliwia zewnętrznym aplikacjom połączenie z systemem, a tym samym na wysyłanie i odbieranie faktur z KSeF - wyjaśnia Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy InFakt.
2. AUTORYZACJA
Autoryzacja w kontekście KSeF to, jak tłumaczy Piotr Juszczyk, między innymi nadawanie wybranym osobom uprawnień do przesyłania lub pobierania e-Faktur, a także do nadawania uprawnień kolejnym użytkownikom. Przedsiębiorca po uwierzytelnieniu (zalogowaniu) do KSeF może nadać uprawnienia w KSeF bezpośrednio ze swojego panelu, ale też przez wygenerowanie i przekazanie odpowiedniego tokenu.
3. FAKTURA USTRUKTURYZOWANA
Faktura ustrukturyzowana, czyli e-Faktura, to dokument wystawiony zgodnie z obowiązującym schematem. - E-faktura zawiera te same elementy obowiązkowe co tradycyjna faktura papierowa - podkreśla ekspert InFakt. - Samo wypełnienie e-Faktury przebiega tak samo, jak obecnie wypełnianie tradycyjnej faktury. Zmienia się natomiast sposób jej wystawienia. W Krajowym Systemie e-Faktur nie ma już możliwości pominięcia żadnego pola obowiązkowego, na przykład pola "ilość". Faktury te są wystawiane elektronicznie poprzez KSeF.
Korzystającym z KSeF, plik PDF lub wersja papierowa e-Faktury służą wyłącznie wizualizacji wystawionego dokumentu. - W razie potrzeby, przedsiębiorcy wciąż mają możliwość udostępnienia faktur w formie papierowej. Każdorazowo jednak musi być to poprzedzone wystawieniem faktury za pośrednictwem KSeF. Wizualizacja e-Faktury musi zawierać unikalny kod QR, który potwierdza jej autentyczność. Z kolei faktury ustrukturyzowane są zapisywane w formacie XML w określonej schemie - dodaje rozmówca.
4. PIECZĘĆ ELEKTRONICZNA
Pieczęć elektroniczna to narzędzie cyfrowe, które, podobnie jak podpis elektroniczny i profil zaufany, pozwala na uwierzytelnienie w KSeF. - Jest to najdroższe rozwiązanie wybierane czasami przez spółki - zauważa Piotr Juszczyk. - Bez pieczęci elektronicznej nadal można dokonywać uwierzytelnienia i nadawać odpowiednie uprawnienia w KSeF. Przy braku pieczęci, spółka może zgłosić osobę do administrowania systemem na druku ZAW-FA. Wyznaczona osoba będzie mogła następnie bezpośrednio w systemie nadawać kolejne uprawnienia innym osobom (włącznie z dalszym nadawaniem uprawnień).
5. PODPIS ELEKTRONICZNY
- Podpis elektroniczny to cyfrowy odpowiedniki tradycyjnego, ręcznego podpisu. Jest to jeden ze sposobów uwierzytelniania się w KSeF. Podpis elektroniczny może wyrobić każda osoba fizyczna. Warto pamiętać, że podpis elektroniczny jest płatny i co jakiś czas należy go odnawiać - wyjaśnia Główny Doradca Podatkowy InFakt.
6. PROFIL ZAUFANY
Profil zaufany (ePUAP) to bezpłatne narzędzie, które umożliwia bezpieczne potwierdzenie swojej tożsamości na różnych platformach cyfrowych, na przykład właśnie w KSeF. - Dzięki niemu można również załatwić wiele spraw urzędowych online, bez konieczności wizyty w urzędzie. Profil zaufany można założyć przez Internet, korzystając z bankowości elektronicznej. Jest to całkowicie bezpłatne narzędzie do uwierzytelnienia się w KSeF - dowiadujemy się od eksperta od podatków.
7. SCHEMA
Schema to inaczej określony schemat. W przypadku KSeF, termin ten oznacza schemat e-Faktury określony przez Ministra Finansów i przedstawiony jako dokument w formacie XML. - Schema zapewnia pełną spójność i jednolitość e-Faktur. Określenie schemy w formacie XML pozwala na poprawną integrację danych aplikacji do księgowości z systemem KSeF. Dzięki schemie aplikacja do fakturowania lub księgowania może komunikować się z KSeF. Schema pozwala również na ujednolicenie przesyłanych dokumentów. Dzięki temu możliwe jest sprawne przenoszenie faktur pomiędzy systemami - mówi Piotr Juszczyk.
8. TOKEN
Tokeny są powszechnie używane w technologii informacyjnej jako sposób na zapewnienie bezpiecznego dostępu do systemów online. Piotr Juszczyk objaśnia, że w KSeF token to unikalny identyfikator wykorzystywany do uwierzytelniania i autoryzacji w systemie. - W praktyce token to ciąg znaków generowanych w KSeF, który należy podać w innym systemie w celu np. wysłania do KSeF faktur lub odbierania faktur zakupowych z systemu. Pozwala to łatwo i bezpiecznie zintegrować własny program księgowy lub do wystawiania faktur z KSeF. Używanie tokenów to standardowa praktyka w zapewnianiu bezpieczeństwa cyfrowego, szczególnie w przypadku systemów, które obsługują poufne informacje, jak to ma miejsce w KSeF.
9. UWIERZYTELNIENIE
Uwierzytelnianie to na przykład potwierdzenie tożsamości użytkownika. Uwierzytelnienie w KSeF oznacza potwierdzenie tożsamości firmy, zarówno jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółki. Po uwierzytelnieniu uzyskuje się dostęp do systemu i jego zasobów. - W KSeF można potwierdzić swoją tożsamość za pomocą podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej lub profilu zaufanego - wymienia rozmówca.