Dotacje dla firm z funduszy UE na lata 2021–2027: O czym pamiętać, ubiegając się o wsparcie

Pierwszym krokiem umożliwiającym zdobycie funduszy jest złożenie wniosku – nie tylko poprawnie wypełnionego, lecz także spełniającego określone w regulaminach naboru kryteria. Autorami opracowania są prawnicy z Firmy doradczej Olesiński i Wspólnicy.

Zgodnie z art. 44 ustawy z 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (Dz.U. z 2022 r. poz. 1079; dalej: ustawa wdrożeniowa) właściwa instytucja wybiera projekty do dofinansowania w sposób konkurencyjny lub niekonkurencyjny. W zdecydowanej większości przypadków projekty przedsiębiorców są wybierane w drodze konkursów.

Kryteria wyboru projektów

Wybrany do dofinansowania może zostać wyłącznie projekt spełniający określone kryteria. Są one publikowane w momencie ogłoszenia o naborze wraz z regulaminem wyboru projektów i wzorem umowy o dofinansowanie. Ogłoszenia publikowane są na stronie internetowej właściwej instytucji oraz na portalu internetowym dedykowanym funduszom UE.

Kryteria dzielą się najczęściej na:

• kryteria obowiązkowe, które mają charakter kryteriów dostępu (oceniane w modelu: spełnia – nie spełnia);
• kryteria rankingujące, za które są przyznawane punkty.

• Czy regulamin naboru może być zmieniany w trakcie trwania konkursu?

Tak, ale trzeba pamiętać o kilku zasadach. Regulamin nie może być zmieniany tylko po zakończeniu naboru. Natomiast w trakcie trwania konkursu regulamin nie może się zmienić w zakresie wskazania sposobu wyboru projektów do dofinansowania oraz jego opisu.

Kryteria wyboru projektów mogą być zmienione tylko w sytuacji, gdy w ramach danego naboru nie złożono jeszcze żadnego wniosku o dofinansowanie. Zmiana kryteriów skutkuje odpowiednim wydłużeniem terminu składania wniosków o dofinansowanie.

Złożenie wniosku o dofinansowanie

Wnioski o dofinansowanie projektu są składane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Nabór wniosków w konkursie trwa co najmniej 10 dni i kończy się nie wcześniej niż po 40 dniach od dnia ogłoszenia o naborze. Oznacza to, że pomiędzy ogłoszeniem konkursu a rozpoczęciem naboru wniosków musi upłynąć określona liczba dni.

W celu dokonania oceny właściwa instytucja, np. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, powołuje komisję oceny projektów. W skład komisji wchodzą pracownicy tej instytucji, najczęściej również eksperci zewnętrzni.

• Co w sytuacji, jeśli we wniosku są braki lub błędy? Czy komisja może wezwać przedsiębiorcę do poprawek?

To, w jakim zakresie (w zakresie jakich kryteriów) można poprawiać aplikację, określa regulamin wyboru projektów. Na przekazane drogą elektroniczną wezwanie właściwej instytucji wnioskodawca może uzupełnić lub poprawić swój wniosek w zakresie określonym w wezwaniu. Natomiast w razie stwierdzenia we wniosku oczywistej omyłki pisarskiej lub rachunkowej właściwa instytucja może poprawić ją z urzędu, informując o tym wnioskodawcę.

Decyzja komisji i zawarcie umowy

Wyniki oceny projektów przedstawione przez komisję są zatwierdzane przez właściwą instytucję, która niezwłocznie przekazuje decyzję wnioskodawcy. Projekty są najczęściej szeregowane na liście rankingowej według liczby zdobytych punktów. W przypadku negatywnej oceny informacja zawiera uzasadnienie wyniku oceny i pouczenie o możliwości wniesienia protestu.

Dla każdego naboru właściwa instytucja podaje do publicznej wiadomości informację o projektach wybranych do dofinansowania oraz o projektach, które otrzymały ocenę negatywną. Po zakończeniu naboru właściwa instytucja podaje również informację o składzie komisji oceny projektów. Po wybraniu projektu do dofinansowania oraz dostarczeniu wymaganych dokumentów właściwa instytucja zawiera z wnioskodawcą umowę o dofinansowanie projektu albo podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu. W uzasadnionych przypadkach ww. instytucja może odmówić zawarcia umowy o dofinansowanie projektu albo odmówić podjęcia decyzji o dofinansowaniu projektu. Dzieje się tak, jeżeli zachodzi obawa wyrządzenia szkody w mieniu publicznym, w szczególności gdy w stosunku do członka organów zarządzających wnioskodawcy toczy się postępowanie karne lub karne skarbowe za wiele przestępstw popełnionych w związku z dofinansowaniem, które zostało udzielone ze środków publicznych na realizację projektu temu wnioskodawcy, podmiotowi powiązanemu lub członkowi organów zarządzających. ramka 4

Ramka 4

Jak się przygotować do prawidłowego wydatkowania środków, czyli procedura zamówień

Realizując projekt współfinansowany ze środków funduszy strukturalnych i KPO, trzeba pamiętać o tym, by zakupów produktów i usług dokonywać, przestrzegając ustalonych zasad. A więc m.in. w odpowiedni sposób ustalić wartość zamówienia, przeprowadzić procedurę zakupową i wyłonić wykonawców dostaw i prac.

Jeśli beneficjenci środków unijnych nie muszą stosować ustawy – Prawo zamówień publicznych (PZP), są oni w przeważającej części przypadków zobligowani do stosowania zasady konkurencyjności wynikającej z wytycznych ministra funduszy i polityki regionalnej z 18 listopada 2022 r. dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 (zostały one zamieszczone na portalu administrowanym przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl w zakładce: O Funduszach/Poznaj Fundusze Europejskie 2021-2027/Prawo i dokumenty/Wytyczne; dalej: Wytyczne dotyczące kwalifikowalności). Zasada konkurencyjności przypomina w wielu aspektach reguły PZP. Zgodnie z podrozdziałem 3.2 pkt 1 wytycznych, dotyczących kwalifikowalności kosztów, beneficjent jest zobowiązany do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a także do działania w sposób przejrzysty i proporcjonalny. Co istotne: zasadę konkurencyjności stosujemy przy zamówieniach przekraczających wartość 50 tys. zł netto.

Procedurę udzielania zamówień przez beneficjentów funduszy UE możemy podzielić na trzy etapy:

1. ustalenie wartości zamówienia,

2. przeprowadzenie procedury zakupowej,

3. wybór wykonawcy spośród złożonych ofert zakończony zawarciem umowy.

Ustalanie wartości zamówienia

Przy ustalaniu szacunkowej wartości zamówienia zgodnie z wytycznymi należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek tożsamości, tj.:

1. usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa);

2. możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa);

3. możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).

W praktyce ma to na celu uniknięcie sytuacji, w której zamówienie byłoby sztucznie dzielone w celu zaniżenia jego wartości.

Szacując wartość zamówienia, możemy zebrać kilka ofert z rynku, wziąć pod uwagę dane historyczne z podobnych, zrealizowanych już zamówień czy dane z katalogów dostępnych w internecie.

W przypadku udzielania zamówienia w częściach z określonych względów ekonomicznych organizacyjnych, celowościowych wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części. W przypadku gdy łączna wartość części zamówienia przekracza próg 50 tys. zł, zasadę konkurencyjności stosuje się do udzielenia każdej z tych części zamówienia.

Przykład 1

Przy obliczaniu szacunkowej wartości zamówienia nie uwzględnia się VAT. Trzeba też pamiętać, aby udokumentować szacowanie w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu, np. sporządzając notatkę z szacowania. Taka notatka ma pokazywać, na jakiej podstawie i w jaki sposób przedsiębiorca dokonywał szacowania wartości zamówienia. A zatem trzeba w niej udokumentować, co brał pod uwagę, przeprowadzając ten proces (np. oferty potencjalnych wykonawców, ceny towarów i usług wyszukane na stronach internetowych potencjalnych wykonawców), a nie tylko jego wynik – szacowaną wartość zamówienia.

Zamówienia co do zasady nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym osobowo i kapitałowo. Może to stanowić pewien problem, szczególnie w przypadku dużych grup kapitałowych z wyspecjalizowanymi spółkami.

Procedura ofertowa

Po oszacowaniu wartości zamówienia przedsiębiorca może już przygotować zapytanie ofertowe. Beneficjent realizujący projekt z funduszy unijnych jest zobowiązany upublicznić zapytanie ofertowe w bazie konkurencyjności (https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/). Zgodnie bowiem z wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności cała komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia – łącznie z jego ogłoszeniem i ze składaniem ofert – powinna się odbywać za pośrednictwem bazy konkurencyjności prowadzonej online przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej.

Opis przedmiotu zamówienia powinien być wyczerpujący i jednoznaczny, przygotowany za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń. Nazwy własne produktów dostarczanych przez konkretnego wykonawcę powinny być stosowane przy opisie absolutnie wyjątkowo. Jest to o tyle istotne, że kwestia ta jest szczegółowo badana podczas ewentualnych kontroli. Lepiej użyć ogólnej nazwy produktu lub nazwy własnej z dopiskiem „lub równoważne”, co umożliwi dostawcy dostarczenie produktu o podobnych właściwościach.

• Co powinno się znaleźć w treści zapytania ofertowego opublikowanego w bazie konkurencyjności?

Zapytanie ofertowe musi zawierać następujące elementy:

• opis przedmiotu zamówienia,
• kryteria oceny ofert,
• termin na złożenie oferty,
• termin realizacji umowy,
• informację na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych,
• warunki udziału w postępowaniu (opcjonalne),
• określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia (opcjonalne).

• Czy można zmienić zapytanie przed terminem składania oferty albo je odwołać?

Zapytanie może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert. W takiej sytuacji należy jednak poinformować o dokonanych modyfikacjach i przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach. W zapytaniu ofertowym można zastrzec, że zamawiający dopuszcza możliwość jego odwołania (tak wynika z wytycznych).

Jak ustalić kryteria oceny ofert

Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej oraz doświadczenia. Kryteriami mogą być natomiast kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia. Cena może być jedynym kryterium ofert, choć można też określić inne kryteria. Zapytanie ofertowe powinno zawierać informację o wagach punktowych przypisanych do kryterium i opis sposobu przyznawania punktacji w danym kryterium. Należy w tym miejscu wyraźnie odróżnić obowiązkowe kryteria oceny ofert od nieobowiązkowych warunków udziału w postępowaniu. Kryteria służą odpowiedniemu uszeregowaniu ofert – od najkorzystniejszej do najmniej korzystnej; bez nich ocena ofert byłaby w zasadzie niemożliwa. Dlatego też kryteria muszą mieć przyporządkowane wagi punktowe i opis przyznawania punktacji. Ocena spełniania warunków odbywa się metodą zero-jedynkową: spełnia – nie spełnia. Kryteria oceny ofert nie powinny oceniać np. doświadczenia wykonawcy. Odpowiednie doświadczenie może się natomiast pojawić wśród warunków udziału w postępowaniu.

Przykład 2

• Jak długi czas na złożenie ofert powinien wyznaczać beneficjent funduszy unijnych?

Termin, jaki trzeba dać oferentom na złożenie ofert, wynosi co najmniej 7 dni w przypadku dostaw oraz usług i co najmniej 14 dni w przypadku robót budowlanych. W przypadku większych zamówień, przekraczających progi unijne, termin powinien wynosić co najmniej 30 dni.

Niezbędny protokół

Wybór najkorzystniejszej oferty dokumentuje się pisemnym protokołem postępowania o udzieleniu zamówienia. Powinien on zawierać:

• wykaz wszystkich ofert wraz ze wskazaniem dat ich wpłynięcia;
• informację o braku powiązań albo o przypadkach konfliktu interesów i podjętych w związku z tym środkach zaradczych;
• informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców;
• informację o sposobie przyznawania punktacji wykonawcom za spełnienie danych kryteriów;
• wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru;
• datę sporządzenia protokołu;
• imiona i nazwiska osób, które wykonywały czynności w prowadzonym postępowaniu;
• załączniki.

Umowa

Zawarcie umowy w wyniku postępowania następuje w formie pisemnej lub elektronicznej. W przypadku gdy zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, postępowanie może się zakończyć zawarciem umowy na część zamówienia (tak stanowią wytyczne).

• Czy po zawarciu umowy można dokonywać w niej zmian?

Istotne zmiany w umowie mogą być wprowadzane jedynie wyjątkowo. Zmianę umowy uznaje się za istotną, jeżeli powoduje, że charakter umowy istotnie zmienia się w stosunku do pierwotnej umowy, w szczególności jeżeli zmiana:

• wprowadza warunki, które gdyby zostały zastosowane wcześniej, pozwoliłyby wziąć udział innym wykonawcom w pierwotnym postępowaniu lub skutkowałyby przyjęciem ofert innej treści;
• narusza równowagę ekonomiczną stron umowy na korzyść wykonawcy, w sposób nieprzewidziany w pierwotnej umowie;
• w sposób znaczny rozszerza albo zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy;
• polega na zastąpieniu wykonawcy, któremu zamawiający udzielił zamówienia, nowym wykonawcą w przypadkach innych niż wymienione w wytycznych dotyczących kwalifikowalności.

Kiedy bez procedury

Udzielenie zamówienia bez stosowania procedury realizującej zasadę konkurencyjności stanowi absolutny wyjątek od reguły. Powinno być pisemnie uzasadnione –jest to bowiem szczegółowo badane podczas kontroli. Wyłączenie zasady konkurencyjności dopuszczalne jest np., gdy:

• wartość zamówienia nie przekracza kwoty 50 000 zł netto;
• w wyniku prawidłowego zastosowania zasady konkurencyjności nie wpłynęła żadna oferta lub wpłynęły tylko oferty podlegające odrzuceniu, albo wszyscy wykonawcy nie spełnili warunków udziału w postępowaniu;
• zamówienia udzielono na podstawie ustawy 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych(t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1710; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 412; dalej: p.z.p.);
• zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę (o ile nie istnieje rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężania parametrów zamówienia), gdy:

– brak konkurencji wynika ze względów technicznych o obiektywnym charakterze, tzn. istnieje tylko jeden wykonawca, który jako jedyny może zrealizować zamówienie,

– przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej, gdy istnieje tylko jeden wykonawca, który ma wyłączne prawo do dysponowania przedmiotem zamówienia, a prawo to podlega ochronie ustawowej;

• przedmiot zamówienia określono w art. 9–14 p.z.p.;
• zamówienie dotyczy wydatków rozliczanych za pomocą uproszczonych metod oraz finansowania niepowiązanego z kosztami projektu;
• przedmiotem zamówienia są usługi świadczone w zakresie prac badawczo-rozwojowych prowadzonych w projekcie przez osoby fizyczne wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, posiadające wymagane kwalifikacje, pozwalające na przeprowadzenie prac badawczo-rozwojowych zgodnie z tym wnioskiem;
• ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować wymaganych terminów;
• ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć (np. klęski żywiołowe, katastrofy, awarie), wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia i nie można zachować wymaganych terminów;
• gdy przedmiotem zamówienia są dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym;
• udzielenie zamówienia wykonawcy, wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, na dostawy polegające na częściowej wymianie dostarczonych produktów lub instalacji albo zwiększeniu bieżących dostaw lub rozbudowie istniejących instalacji, gdy zmiana wykonawcy prowadziłaby do nabycia materiałów o innych właściwościach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu tych produktów lub instalacji.

Jakie błędy popełniają zamawiający

W praktyce do najczęściej popełnianych przez zamawiających błędów należą:

• brak udokumentowania szacowania wartości zamówienia przed jego udzieleniem (np. brak notatki z szacowania);
• opis przedmiotu zamówienia w sposób hasłowy, ogólnikowy, stosowanie nieprecyzyjnych lub niejednoznacznych zwrotów;
• opis przedmiotu zamówienia odnosi się do określonego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia (odnosi się tym samym do konkretnego wykonawcy);
• nieopublikowanie zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności lub opublikowanie go za pomocą innych środków;
• warunki udziału w postępowaniu przewyższają wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia;
• nieopublikowanie w zapytaniu ofertowym kryteriów oceny ofert;
• ustalenie kryteriów oceny ofert, które dotyczą właściwości wykonawcy;
• określenie zbyt krótkiego terminu na składanie ofert (np. termin trzydniowy).

Wyznaczanie i realizacja wskaźników w projektach współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i KPO

Każdy beneficjent, pisząc wniosek o dofinansowanie, musi wskazać wiele wskaźników, które musi osiągnąć, realizując projekt. Ich wykonanie będzie przedmiotem weryfikacji na koniec realizacji projektu i po jego zakończeniu.

W umowie o dofinansowanie projektu beneficjent funduszy zobowiązuje się do osiągnięcia i zachowania określonych wskaźników zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Nieosiągnięcie lub niezachowanie wskaźników może zostać uznane za nieprawidłowość oraz skutkować nałożeniem korekty finansowej.

Mówiąc w uproszczeniu, wskaźniki realizacji celów projektu obrazują, jakie efekty zostały osiągnięte lub jakie zmiany zaszły w związku z realizowanym projektem. Co ważne, wszystkie wskaźniki muszą być mierzalne i możliwe do zweryfikowania. Nie należy wybierać wskaźników niemożliwych lub trudnych do policzenia i sprawdzenia. Ich właściwe określenie jest niezwykle istotne.

Najczęściej wskaźniki są wykazywane jako wskaźniki produktu lub rezultatu. I tak:

▶Wskaźniki produktu – określają bezpośredni, namacalny efekt realizacji projektu, mierzony konkretnymi wielkościami. Jako okres ich osiągnięcia przyjmuje się czas realizacji projektu. Tym samym wartości docelowe wskaźników produktu muszą być osiągnięte najpóźniej w dniu zakończenia realizacji projektu. Przykładami wskaźnika produktu są np. liczba zakupionych środków trwałych, liczba przedsiębiorstw otrzymujących wsparcie (np. w przypadku szkoleń); wartość docelową tego wskaźnika można zazwyczaj osiągnąć wkrótce po zawarciu umowy o dofinansowanie.

▶Wskaźniki rezultatu – opisują zmiany w sytuacji beneficjenta bądź ostatecznych odbiorców projektu, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu w porównaniu z wielkością wyjściową. Wartość docelowa wskaźników rezultatu musi być osiągnięta najpóźniej w dniu zakończenia okresu trwałości projektu. Okres trwałości kończy się po trzech latach od daty płatności końcowej na rzecz beneficjenta w przypadku MŚP lub po pięciu latach od daty płatności końcowej w przypadku dużych przedsiębiorców. Datą płatności końcowej jest dzień przelewu ostatnich środków na rachunek beneficjenta, w przypadku gdy w ramach rozliczenia wniosku o płatność końcową beneficjentowi są przekazywane środki lub jako dzień zatwierdzenia wniosku o płatność końcową – w pozostałych przypadkach.

Przykładem wskaźnika rezultatu może być liczba dokonanych zgłoszeń patentowych czy wartość osiągniętych przychodów ze sprzedaży produktu opracowanego w projekcie; najczęściej wskaźnik ten będzie mógł być osiągnięty dopiero po zakończeniu projektu.

Lepiej nie mnożyć

Instytucja organizująca konkurs najczęściej określa wiele obligatoryjnych wskaźników, dla których wnioskodawca musi określić wartości. W niektórych konkursach beneficjent może również zaproponować we wniosku o dofinansowanie dodatkowe, własne wskaźniki. Z doświadczenia nie zalecamy wskazywania zbyt wielu wskaźników, ponieważ z każdego z nich beneficjent będzie musiał się rozliczyć. Należy też mieć na uwadze, że instytucja organizująca konkurs często ocenia, czy zawarte we wniosku o dofinansowanie wskaźniki są dostosowane dla wnioskowanego wsparcia, obiektywnie weryfikowalne oraz realne do osiągniecia. Zdarza się, że instytucja wymaga też od beneficjenta określenia sposobu wyliczenia wartości celu końcowego dla wybranych wskaźników.

• Jakie mogą być konsekwencje nieosiągnięcia wskaźników zadeklarowanych we wniosku?

Jeśli kontrola stwierdzi nieosiągnięcie wartości docelowej któregoś ze wskaźników, to możliwe jest nałożenie korekty finansowej – proporcjonalnie do wielkości zaplanowanych wskaźników. W praktyce będzie to sprawiać instytucjom spore trudności, bo inaczej niż np. w przypadku korekt ze względu na zamówienia publiczne dla wskaźników nie przygotowano specyficznego taryfikatora. W przypadku gdy w projekcie mamy 20 przeróżnych wskaźników, o różnych wartościach docelowych, z których część została osiągnięta, a część nie, ustalenie proporcjonalnej korekty może być bardzo trudne.

• W jaki sposób beneficjent informuje instytucję finansującą o osiągniętych wskaźnikach?

W okresie realizacji projektu podstawowym instrumentem do sprawozdawania wskaźników są naturalnie wnioski o płatność. Po zakończeniu projektu, w okresie trwałości instytucje odpowiedzialne za dany konkurs wymagają najczęściej corocznego sprawozdawania z osiągniętych wskaźników na odpowiednich autorskich formularzach.

Należy również pamiętać o konieczności odpowiedniego udokumentowania osiągniętych wskaźników. To dokumenty są podstawą do weryfikacji deklarowanych celów przez kontrolerów. Sposób dokumentacji zależy od specyfiki wskaźnika. Przykładowo, w przypadku gdy jako wskaźnik przyjęto liczbę dokonanych zgłoszeń patentowych, odpowiednimi dokumentami dla potwierdzenia osiągnięcia wartości docelowych będą np. dokumenty zgłoszeniowe dla patentów. W przypadku wskaźnika pod nazwą „Liczba zakupionych środków trwałych” odpowiednie powinny być np. umowy zakupu czy faktury.

Dodajmy, że wskaźniki są w założeniu kluczową metodą monitorowania projektów. Wartości z nich wynikające osiągane na poziomie poszczególnych projektów są agregowane i finalnie trafiają z całej UE do Komisji Europejskiej. Jest to podstawowa metoda służąca kontrolowaniu realizacji celów zarówno projektów, jak i programów. Tym bardziej przy realizacji projektu warto zwrócić uwagę na tę kwestię i zadbać o zbieranie wymaganych dowodów.

Kontrole projektów wspartych z pieniędzy z UE

Realizujący projekty z dofinansowaniem publicznym muszą liczyć się z możliwością ich szerokiej kontroli przez różne instytucje. Kto może zapukać do przedsiębiorcy i o co zapytać?

Zgodnie z art. 25 ustawy wdrożeniowej kontrole i audyty projektu mogą przeprowadzać:

• instytucja zarządzająca,
• instytucja pośrednicząca,
• instytucja wdrażająca,
• instytucja audytowa,
• przedstawiciele KE,
• przedstawiciele Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF),
• przedstawiciele Europejskiego Trybunału Obrachunkowego,
• inne podmioty uprawnione.

Katalog jest więc szeroki, a i tak nie został przez ustawodawcę zamknięty. Wśród innych podmiotów kontrolujących warto na pewno wyróżnić Krajową Administrację Skarbową (KAS) czy Naczelną Izbę Kontroli (NIK). Ponadto instytucje kontrolujące mogą również zlecić usługi związane z kontrolą innym podmiotom.

Termin, do którego mogą być prowadzone kontrole projektu, jest określany w umowie o dofinansowanie. Uwzględnia on m.in. czas, w którym możliwe jest odzyskanie podatku od towarów i usług, który był kwalifikowalny w ramach projektu, zasady udzielania pomocy publicznej czy trwałość rezultatów wynikających z podpisanych umów. Co ciekawe, w unijnej perspektywie finansowej na lata 2014–2020 termin na przeprowadzenie kontroli był umocowany w poprzedniczce ustawy wdrożeniowej. Nie była to regulacja precyzyjna, ale przynajmniej umocowana w dokumencie rangi ustawowej.

Przykład 3

Patrząc na praktykę z poprzednich perspektyw, można się spodziewać, że kontrole będą rzadko wykraczać poza okres trwałości projektu. Okres taki liczy trzy lub pięć lat od zakończenia realizacji projektu, w zależności od wielkości przedsiębiorcy.

• Co może być sprawdzane u beneficjenta funduszy UE?

W zależności od kontroli weryfikacji może podlegać np., czy:

• wydatki w projektach zostały faktycznie poniesione,
• towary i usługi zostały faktycznie dostarczone,
• wydatki nie były podwójnie finansowane,
• dochowano trwałości projektów,
• prawidłowo przeprowadzono procedury dotyczące udzielania zamówień publicznych czy pomocy publicznej,
• beneficjent dysponuje kompletną dokumentacją dotyczącą wydatków projektowych,
• realizowane/zachowane są cele projektu,
• osiągnięto deklarowane wskaźniki,
• dokonano odpowiedniej promocji projektu.

Przykład 4

Uprawnienia kontrolerów

Ustawa wdrożeniowa przyznaje kontrolerom szerokie uprawnienia. Mogą oni żądać dostępu do wszystkich miejsc, w których był realizowany projekt. Należy im również udostępnić związane z projektem systemy teleinformatyczne oraz dokumenty. Co więcej, jeśli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach projektu, należy udostępnić również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z realizacją projektu. Kontrolerzy mogą oczywiście żądać wyjaśnień, a także przeprowadzać oględziny, z których sporządza się protokół. Mogą też korzystać z usług zewnętrznych ekspertów, a także prosić o pomoc policję. Dopuszczalna jest również rejestracja obrazu i dźwięku podczas kontroli, a także sporządzanie kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów.

Prawa kontrolowanego

Uprawnienia kontrolowanego nie są niestety rozbudowane. Ma on prawo żądać od kontrolerów okazania pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Może też zgłosić pisemne zastrzeżenia do informacji pokontrolnej w ciągu 14 dni od dnia jej otrzymania, przy czym instytucja kontrolująca może zgodzić się na wydłużenie tego terminu. Beneficjent może też w każdej chwili wycofać swoje zastrzeżenia.

Przebieg działań

Pierwszym krokiem do kontroli projektu jest poinformowanie beneficjenta, kiedy zaczną się czynności kontrolne. Informacja taka jest wysyłana do niego z odpowiednim wyprzedzeniem. Dokładny termin informowania o kontroli reguluje przeważnie umowa o dofinansowanie. Na żądanie beneficjenta, rozpoczynając kontrolę, kontrolerzy powinni się wylegitymować. Po zakończeniu kontroli jest sporządzana informacja pokontrolna, do której kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia. Instytucja kontrolująca rozpatruje zastrzeżenia w ciągu 14 dni od ich zgłoszenia. Może w tym czasie przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne lub żądać dodatkowych wyjaśnień. Po rozpatrzeniu zastrzeżeń instytucja kontrolująca sporządza w ciągu 10 dni ostateczną informację pokontrolną. Zawiera ona termin przekazania instytucji kontrolującej informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub rekomendacji. Realizacja zaleceń i rekomendacji może być dodatkowo zweryfikowana.

Jak widać powyżej, zakres kontroli oraz uprawnienia kontrolerów są dosyć szerokie.

Nieprawidłowości w projektach

Zdarza się, że w wyniku kontroli są wykrywane nieprawidłowości, co skutkuje nakładaniem korekt finansowych przez właściwe instytucje. Wskutek tego beneficjenci muszą zwracać część wypłaconych już środków.

• Jak rozumieć pojęcie nieprawidłowości w wydatkowaniu funduszy

Zgodnie z definicją z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1060/2021 z 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz.Urz. UE z 2021 r. L 231, s. 159; dalej: rozporządzenie ogólne) nieprawidłowość to każde naruszenie mającego zastosowanie prawa, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie go nieuzasadnionym wydatkiem. Oznacza to – choć wydatki są dofinansowane z budżetu Unii – że nawet naruszenie prawa krajowego może być określone jako nieprawidłowość. Dodatkowo nie musi to być koniecznie naruszenie „twardego prawo”, tj ustawy czy rozporządzenia, ale również np. wytycznych, których beneficjent zobowiązał się przestrzegać, zawierając umowę o dofinansowanie. Ponadto, aby stwierdzić nieprawidłowość, nie musimy mieć faktycznego, szkodliwego wpływu na budżet Unii. Wystarczy, że jest on potencjalny.

Wysokość korekt

Kwota korekt jest najczęściej równa kwocie nieprawidłowo poniesionego wydatku w wysokości odpowiadającej wartości wkładu z budżetu UE. Gdy nieprawidłowość dotyczyła zamówień w projektach, w perspektywie finansowej 2014–2020, do korekty stosowało się stawkę procentową określoną w odpowiednim rozporządzeniu ministra rozwoju z 29 stycznia 2016 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2179, tzw. taryfikator korekt finansowych). Co ciekawe, na razie w perspektywie finansowej 2021–2027 ustawodawca zrezygnował z zamieszczenia w ustawie wdrożeniowej delegacji ustawowej do wydania rozporządzenia określającego warunki obniżania wartości korekt finansowych. Jednocześnie, zgodnie z art. 26 ust. 6 ustawy wdrożeniowej, wartość korekty finansowej może zostać obniżona, jeżeli Komisja Europejska określi możliwość obniżania tych wartości. Dzięki temu można się spodziewać, że instytucje przyznające wsparcie będą dalej stosować korekty, jednak na podstawie „miękkiego prawa” UE. W przypadku zamówień publicznych szczególnie istotna może być decyzja Komisji Europejskiej C(2019) 3452 z 14 maja 2019 r. ustanawiająca wytyczne dotyczące określania korekt finansowych w odniesieniu do wydatków finansowanych przez Unię w przypadku nieprzestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących zamówień publicznych, wraz z załącznikiem zawierającym tzw. taryfikator.

W przypadku gdy nieprawidłowość wynika z niedochowania trwałości projektu, korektę nakłada się proporcjonalnie do okresu, przez który trwałość projektu nie została zachowana. Wynika to wprost z art. 65 rozporządzenia ogólnego. Zasada proporcjonalności ma również zastosowanie w przypadku stwierdzenia, że nie osiągnięto wartości zakładanych we wniosku o dofinansowanie wskaźników.

Przykład 5

Przykład 6

Procedura odzyskiwania

Większość kontroli stwierdza nieprawidłowości w wydatkach ujętych w zatwierdzonych już wnioskach o płatność. W konsekwencji właściwa instytucja nakłada korektę finansową oraz wszczyna procedurę odzyskiwania środków od beneficjenta. Przeważnie procedura przebiega zgodnie z art. 207 ustawy 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2414). Jeśli właściwa instytucja nie może pomniejszyć kolejnych płatności na rzecz beneficjenta (bo np. projekt się już zakończył), wzywa pisemnie beneficjenta do zwrotu środków. Beneficjent ma na to 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Czasem beneficjent nie zwraca środków w terminie. W takim wypadku właściwy organ wydaje decyzję określającą kwotę przypadającą do zwrotu wraz z odsetkami. Beneficjent może odwołać się od decyzji do organu wyższej instancji. Ostatecznie spór dotyczący wydanej decyzji może rozstrzygnąć sąd administracyjny. Jeśli decyzja będzie ostateczna, organ może przystąpić do egzekucji środków.

Wykluczenie jako sankcja

Zgodnie z art. 207 ustawy o finansach publicznych przy niektórych nieprawidłowościach beneficjenci mogą zostać wykluczeni z prawa otrzymania dofinansowania na okres trzech lat. Przesłankami takiego wykluczenia są:

• otrzymanie płatności na podstawie podrobionych dokumentów lub dokumentów potwierdzających nieprawdę;
• brak zwrotu środków wraz z odsetkami w ciągu 14 dni od upływu wyznaczonego terminu,
• gdy podstawa do zwrotu środków wynika z popełnienia przestępstwa przez osobę uprawnioną do dokonywania czynności w imieniu beneficjenta.

Uwaga na wymogi trwałości projektu

Przedsiębiorcy muszą zapewnić trwałość projektów realizowanych dzięki unijnemu wsparciu. Przedwczesna sprzedaż np. sprzętu może się zakończyć utratą dofinansowania

Trwałość projektu jest pojęciem charakterystycznym dla projektów unijnych. W założeniu celem wydatkowania funduszy strukturalnych UE jest zapewnienie trwałych, pozytywnych zmian w gospodarce poszczególnych regionów. To stanowiło podstawę do ustanowienia zasady trwałości.

Zgodnie z art. 65 rozporządzenia ogólnego o trwałości możemy mówić w przypadku projektów obejmujących inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne. O naruszeniu trwałości możemy mówić, jeśli:

1. zaprzestano działalności produkcyjnej lub przeniesiono ją poza obszar objęty programem;

2. nastąpiła zmiana własności elementu infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści;

3. nastąpiła istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki wdrażania, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów.

Jak widać, przywołany wyżej art. 65 zawiera niestety sporo niedookreślonych pojęć. I tak trwałością musimy się przejmować tylko przy projektach infrastrukturalnych lub produkcyjnych. Nie zmienia to faktu, że zazwyczaj instytucje przyznające wsparcie przy projektach, które nie są projektami infrastrukturalnymi lub produkcyjnymi, weryfikują osiągnięcie wskaźników czy celów projektu również w okresie trwałości. Może być również tak, że beneficjent uzyskał pomoc publiczną na projekt, który nie jest projektem infrastrukturalnym lub produkcyjnym, a mimo to jest zobligowany do utrzymania inwestycji lub miejsc pracy przez określony czas.

Z kolei jako infrastrukturę powinniśmy interpretować środki trwałe. Natomiast inwestycje produkcyjne są pojmowane szeroko i obejmują również działalność usługową i inwestycje w wartości niematerialne i prawne.

Wyjątkowe sytuacje

Istnieje wiele sytuacji, gdy zasada trwałości projektu nie ma wielkiego znaczenia:

1. Jeśli beneficjent zaprzestał działalności produkcyjnej, ale jest to skutkiem upadłości niewynikającej z oszustwa. Musimy przy tym pamiętać, że oszustwo musi być każdorazowo potwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu. Dodatkowo, jeśli zaprzestano działalności, ale nie ogłoszono upadłości, może zostać to zinterpretowane jako naruszenie zasady trwałości.

2. Jeśli mamy do czynienia z wkładami na rzecz instrumentów finansowych lub wkładami dokonywanymi przez takie instrumenty.

3. Jeśli nastąpiła zmiana właściciela infrastruktury, ale nowy właściciel nie uzyskał nienależnych korzyści. Nienależną korzyścią będzie np. sprzedaż dofinansowanej infrastruktury po zaniżonej cenie. Nienależna korzyść to również korzyść, której nie da się pogodzić z celami programu bądź działania, z którego dofinansowano projekt.

Przykład 7

Należy w tym miejscu nadmienić, że w przypadku uzasadnionej konieczności możemy wymienić sprzęt zakupiony z dofinansowaniem. Musimy przy tym pamiętać, że w razie kontroli trzeba będzie uzasadnić wymianę sprzętu (np. wymiana była konieczna ze względu na to, że doszło do awarii lub sprzęt stał się przestarzały itp.).

Przykład 8

W pkt 3 definicji trwałości mowa jest o charakterze projektu. Pod tym pojęciem możemy rozumieć cechy projektu, które wyraźnie odróżniają go od innych projektów tego samego rodzaju. Do określenia charakteru inwestycji w infrastrukturę powinniśmy stosować takie kryteria, jak parametry techniczne proponowanych rozwiązań czy dane statystyczne.

Realizację celów projektu ocenia się natomiast w kontekście osiągnięcia przypisanych mu przez beneficjenta wskaźników. Warunki wdrażania dotyczą dla odmiany okoliczności, w których projekt realizujemy, a także tego, jakimi kompetencjami dysponuje podmiot realizujący przedsięwzięcie.

Podstawowy okres, przez który bada się trwałość projektu, obejmuje pięć lat od płatności końcowej na rzecz beneficjenta. Przy czym okres ten w przypadku MŚP został skrócony do trzech lat.

Jeśli kontrola stwierdzi, że nie dochowano trwałości projektu przez wymagany okres, na beneficjenta nakłada się korektę proporcjonalnie do okresu, przez który trwałość projektu nie została zachowana. ©℗