Podjęcie uchwały o udzieleniu absolutorium członkom organów w spółkach kapitałowych należy do obligatoryjnych punktów agendy zwyczajnego zgromadzenia wspólników (zwyczajnego walnego zgromadzenia). Już sama ta zasada – wynikająca wprost z kodeksu spółek handlowych – świadczy o doniosłości prawnej instytucji absolutorium. Czy zatem członek zarządu, któremu ZZW (ZWZA) udzieliło absolutorium przy okazji zamknięcia roku obrotowego, może przestać obawiać się podniesienia przez spółkę roszczeń odszkodowawczych związanych z okresem sprawozdawczym objętym uchwałą? Czy da się w pełni zabezpieczyć członka zarządu przed odpowiedzialnością cywilnoprawną związaną z pełnieniem funkcji? Wyjaśniają Maja Kapiczowska, adwokat, menedżer w Olesiński & Wspólnicy oraz Klaudia Kirejczyk, associate, Olesiński & Wspólnicy.
Skutki prawne udzielenia absolutorium członkowi zarządu w kontekście jego potencjalnej odpowiedzialności odszkodowawczej niestety nie wynikają jasno z przepisów. Dość powszechnie przyjmuje się, że podjęcie uchwały o udzieleniu absolutorium zasadniczo prowadzi do zwolnienia członka zarządu z odpowiedzialności odszkodowawczej względem spółki (zob. np. wyrok SN z 17 kwietnia 2019 r., sygn. II CSK 295/18). Oznacza to wyłączenie możliwości dochodzenia przeciwko członkowi zarządu roszczeń odszkodowawczych na drodze sądowej w zakresie objętym uchwałą w sensie materialnym lub z powodu zobowiązania spółki do niedochodzenia takich roszczeń. Warunkiem skuteczności absolutorium jest udzielenie go przez ZZW (ZWZA) na podstawie pełnych i prawdziwych informacji dotyczących działań członka zarządu w ubiegłym roku obrotowym. W przeciwnym razie ochrona wynikająca z podjęcia takiej uchwały nie znajdzie zastosowania.
Walor dowodowy
W doktrynie pojawiają się też głosy za przypisaniem absolutorium słabszego skutku. Według tego poglądu uchwała o jego udzieleniu członkowi zarządu ma jedynie walor dowodowy (ewentualnie walor domniemania faktycznego). Innymi słowy, absolutorium jest traktowane jako niewiążące potwierdzenie prawidłowego sprawowania funkcji przez członka zarządu w ubiegłym roku obrotowym spółki. I tu uwaga! Udzielenie go nie stoi na przeszkodzie późniejszemu wystąpieniu przez spółkę wobec członka zarządu z roszczeniem odszkodowawczym na zasadach przewidzianych w k.s.h. lub zasadach ogólnych. W takiej sytuacji będziemy mieli jednak do czynienia z większym ciężarem dowodowym po stronie spółki – domniemanie winy członka zarządu nie zadziała. Jeżeli zatem członek zarządu będzie dysponował skutecznym dowodem prawidłowego sprawowania funkcji w postaci absolutorium, spółka będzie musiała przedstawić w sądzie mocny przeciwdowód. Będzie więc musiała wykazać, że członek zarządu swoim wadliwym działaniem przyczynił się do powstania szkody, która jest podstawą powództwa.
Z punktu widzenia interesów członków zarządu bezpieczniej jest przyjąć ostrożniejsze stanowisko. W zasadzie poza sporem jest to, że w żadnym wypadku absolutorium nie zapewnia członkowi zarządu 100-proc. ochrony. Niezależnie od wątpliwości co do skutków prawnych absolutorium, które przytoczyliśmy powyżej, z k.s.h. (art. 296, art. 300128, art. 487.) wprost wynika, że członek zarządu nie może powoływać się na absolutorium w przypadku upadłości spółki albo gdy pozew o naprawienie wyrządzonej spółce szkody wniósł wspólnik (akcjonariusz). Przyjmując, że absolutorium nie zwalnia formalnie członka zarządu z odpowiedzialności, a ma jedynie walor dowodu, który można obalić przed sądem, będzie można lepiej przewidzieć potencjalne czarne scenariusze i skuteczniej im przeciwdziałać.
Skoro zatem ochrona wynikająca z absolutorium jest co najmniej niepełna, jakie działania powinien podjąć członek zarządu, aby zabezpieczyć swoją sytuację? Odpowiedzialność wewnętrzna członków zarządu ma co do zasady charakter bezwzględny. Oznacza to, że nie da się jej wyłączyć. Jednak poprzez przyjęcie odpowiednich praktyk członek zarządu może istotnie ograniczyć ryzyko przypisania mu odpowiedzialności za wystąpienie szkody po stronie spółki. Mowa tutaj przede wszystkim o:
- terminowym wykonywaniu obowiązków administracyjnych spółki (np. zgłaszanie informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych);
- bezzwłocznym złożeniu wniosku upadłościowego, jeśli zachodzą przesłanki upadłości spółki;
- weryfikowaniu decyzji w drodze interpretacji indywidualnych w ważniejszych sprawach podatkowych spółki, a jeśli doszło już do nieprawidłowości – natychmiastowym zgłaszaniu ich organom podatkowym;
- efektywnym podziale obowiązków wewnątrz spółki (przy zastrzeżeniu, że członek zarządu ponosi odpowiedzialność za prowadzenie spraw spółki nawet, jeśli wewnętrznie ograniczył swoje kompetencje – podział obowiązków ma przede wszystkim znaczenie z punktu widzenia usprawnienia pracy);
- transparentności i dobrej komunikacji wewnętrznej (polegającej np. na zwracaniu się w razie potrzeby do wspólników lub akcjonariuszy o uprzednią lub następczą zgodę na określone działanie, aby zyskać istotny argument na rzecz ograniczenia swojej potencjalnej odpowiedzialności odszkodowawczej), czy bieżącym, rzetelnym przekazywaniu informacji do rady nadzorczej zgodnie z najnowszą nowelizacją k.s.h. Dotyczy to zwłaszcza spółek akcyjnych, w których zarząd ma obowiązek przekazywania radzie nadzorczej informacji o aktualnej sytuacji spółki bez wezwań ze strony rady (art. 3801 k.s.h.), ale także ogółu spółek kapitałowych w kontekście obowiązku udzielania konkretnych informacji na wezwanie rady nadzorczej (art. 219 par. 4 k.s.h.; art. 30071 k.s.h., art. 382 par. 4 k.s.h.);
- podejmowaniu uchwał zarządu i ich protokołowaniu w sprawach przekraczających zwykły zarząd, uzyskiwaniu opinii doradców w kwestiach budzących wątpliwości, gromadzeniu dokumentacji (notatek, opinii, protokołów) uzasadniającej podjęcie istotnych decyzji. Te działania pomogą wykazać należytą staranność (szczególnie ważne w kontekście zasady business judgement rule);
- wykupie ubezpieczenia D&O.
Wspomniana business judgement rule, funkcjonująca dotychczas tylko w orzecznictwie, została wprowadzona podczas ostatniej nowelizacji k.s.h., obowiązującej od 13 października br., która wprowadziła tzw. prawo holdingowe. Jest to ważna reguła interpretacyjna, zgodnie z którą należyte sprawowanie funkcji członka zarządu oznacza dołożenie staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności. W przypadku wystąpienia szkody po stronie spółki członek zarządu nie podlega odpowiedzialności odszkodowawczej, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec korporacji, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego oraz na podstawie rzetelnych informacji.
Niezbędna inicjatywa wspólników
W praktyce, np. w sytuacji przewidywanych zmian w strukturze właścicielskiej spółki lub wskutek indywidualnych ustaleń z kluczowymi menedżerami, możliwe są także rozwiązania podejmowane z inicjatywy spółki i wspólników bądź akcjonariuszy, które w większym zakresie ograniczą odpowiedzialność członków zarządu albo złagodzą skutki takiej odpowiedzialności. Z oczywistych względów powyższe rozwiązania nie znajdą zastosowania w każdej sytuacji, np. w razie konfliktu członka zarządu ze spółką. Jeśli jednak wola zabezpieczenia sytuacji członka zarządu wychodzi od wspólników, jedną z opcji wartych rozważenia jest podjęcie uchwały zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) w sprawie zrzeczenia się przez spółkę roszczeń odszkodowawczych (zobowiązania do ich niedochodzenia). Taka uchwała może zostać podjęta jednocześnie z udzieleniem absolutorium lub na innym posiedzeniu zgromadzenia wspólników (akcjonariuszy). Przy czym ww. uchwała nie będzie prowadzić do całkowitego wyłączenia odpowiedzialności członka zarządu. Jak już wspomnieliśmy, co do zasady nie jest to możliwe. Może jednak zablokować opcję dochodzenia określonych roszczeń przed sądem (pod rygorem odpowiedzialności odszkodowawczej spółki względem członka zarządu lub oddalenia powództwa) – czyli wzmocnić skutek absolutorium, które już zostało lub dopiero zostanie udzielone. Oczywiście żaden organ spółki nie powinien działać na jej niekorzyść, należałoby zatem ograniczyć zakres uchwały do potencjalnych roszczeń wynikających ze szkody wyrządzonej spółce nieumyślnie.
Dobrym uzupełnieniem uchwały zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) byłyby osobne oświadczenia wspólników (akcjonariuszy) o zrzeczeniu się ewentualnych roszczeń związanych z pełnieniem funkcji przez członka zarządu i zobowiązaniu się do ich niedochodzenia. Sama uchwała zgromadzenia wspólników nie będzie bowiem miała wpływu na możliwość skorzystania przez indywidualnie działającego wspólnika (akcjonariusza) z uprawnienia do wytoczenia powództwa przeciwko członkowi zarządu na podstawie art. 295, art. 300127 lub art. 486 k.s.h., tj. w sytuacji, gdy w ciągu roku spółka nie zgłosi roszczeń, lub na ogólnych zasadach prawa cywilnego. Zobowiązanie poszczególnych wspólników względem członka zarządu nastąpi dopiero na podstawie oświadczeń złożonych przez wspólników w ich własnym imieniu (a nie w imieniu spółki).
Zobowiązanie do wsparcia
Dodatkowo, gdyby relacje wewnątrzkorporacyjne powodowały potrzebę zapewnienia członkowi zarządu jeszcze dalej idącej ochrony – już nie tylko na linii spółka–członek zarządu, ale także w przypadku roszczeń osób trzecich, ewentualnego pociągnięcia członka zarządu do odpowiedzialności karnej, karnoskarbowej lub administracyjnej – wspólnicy (akcjonariusze) mogą wziąć pod uwagę podjęcie uchwały zobowiązującej spółkę do zapewnienia członkowi zarządu wsparcia w potencjalnym postępowaniu. Może ono obejmować pomoc prawną, a nawet pokrycie roszczeń i kosztów dochodzonych od członka zarządu przez osoby trzecie lub organy państwowe (w dozwolonym zakresie można uiścić za osobę trzecią koszty sądowe w sprawie cywilnej, ale już nie np. grzywnę). Natomiast w odniesieniu do byłych członków zarządu istotne byłoby też zobowiązanie spółki do udzielania im informacji o toczących się postępowaniach, w tym podatkowych, w wyniku których takie osoby mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności. W praktyce były członek zarządu – niedziałający już w strukturach spółki – jest często wyłączony z czynności postępowania. Jego możliwość działania i podejmowania inicjatyw w trakcie postępowania jest znacznie ograniczona, a ponadto nie posiada on wystarczającej ilości danych do efektywnej obrony swojego stanowiska. Udzielenie przez spółkę wsparcia w takim przypadku może być więc kluczowe dla wyniku postępowania.
Pojawia się tu zatem pytanie, czy da się zapewnić zarządowi pełne bezpieczeństwo, przynajmniej przed odpowiedzialnością wewnętrzną? Niestety nie. Absolutorium nie gwarantuje pełnego wyłączenia odpowiedzialności, a zwolnienie członka zarządu ze wszelkiej odpowiedzialności względem spółki w inny sposób nie jest możliwe, chociażby – jak wskazuje art. 58 par. 1 kodeksu cywilnego – ze względu na istotne ryzyko zarzutu nieważności takiej konstrukcji prawnej jako zmierzającej do obejścia ustawy. Zaproponowane przez nas wyżej działania mogą pomóc w ograniczeniu odpowiedzialności lub złagodzeniu konsekwencji spowodowania szkody po stronie spółki, jakie w takim wypadku poniósłby członek zarządu. Najskuteczniejszym środkiem zaradczym pozostaje zachowanie przez członka zarządu należytej staranności i to z uwzględnieniem zawodowego charakteru swojej działalności w bieżącym sprawowaniu funkcji.©℗
Podstawa prawna
• art. 219 par. 4, art. 231 par. 2, art. 293 par. 1, art. 296, art. 30071, art. 30082 par. 2, art. 300125 par. 1, art. 300128, art. 395 par. 2, art. 382 par. 4, art. 483 par. 1, art. 487 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. 2022 r. poz. 146; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 807)
• art. 58 par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360)