Nowe prawo holdingowe wprowadza pojęcie grupy spółek, a przy okazji znacząco zmienia kompetencje organów spółek. Powstaje jednak przy tym pytanie, w jaki sposób pogodzić kompetencje nadzorcze rady nadzorczej spółki dominującej z własnymi kompetencjami rady nadzorczej spółki zależnej? Czy na tym polu może dochodzić do konfliktów?Autorami tekstu są Karolina Suchenek, senior associate, Kancelaria Zając i Wspólnicy sp.k. i Rafał Roszkowski, adwokat, GKR Legal.
Czy nowe kompetencje to nowe źródło sporu?
PYTANIE Nowe prawo holdingowe wprowadza pojęcie grupy spółek, a przy okazji znacząco zmienia kompetencje organów spółek. Powstaje jednak przy tym pytanie, w jaki sposób pogodzić kompetencje nadzorcze rady nadzorczej spółki dominującej z własnymi kompetencjami rady nadzorczej spółki zależnej? Czy na tym polu może dochodzić do konfliktów?
ODPOWIEDŹ Znowelizowany kodeks spółek handlowych wprowadza regulacje, na mocy których rozszerzeniu uległy w szczególności kompetencje, ale także i obowiązki rad nadzorczych. Te organy bowiem uzyskały nowe instrumenty nadzoru nad całą grupą spółek. Zgodnie z dodanym art. 2141 par. 1 członek rady przy wykonywaniu swoich obowiązków powinien dołożyć należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Podejmując różnego rodzaju decyzje, powinien więc kierować się zasadą biznesowej oceny popartej opinią specjalistów. Dotychczas samo występowanie obowiązku lojalności wobec spółki (podejmowanie decyzji w dobrej wierze i dobrym interesie spółki) i jego spoczywanie na członkach organów spółek kapitałowych wynikało z praktyki oraz dorobku doktryny i orzecznictwa sądowego. W związku z unormowaniem nowej instytucji zachodzi także potencjalne ryzyko sporów kompetencyjnych wynikających z przenikających się zakresów działania organów nadzorczych spółki dominującej oraz spółki zależnej. Ustawodawca w art. 217 k.s.h. wprowadził zasadę stałego nadzoru rady nadzorczej spółki dominującej nad spółkami zależnymi w zakresie realizacji interesów grupy spółek, o ile kompetencje takie nie zostały wprost wyłączone w statutach lub umowach tych spółek. Sprawując stały nadzór nad spółką zależną, rada nadzorcza spółki dominującej może zatem żądać od zarządu udostępnienia ksiąg i dokumentów oraz udzielenia określonych informacji, których zakres może każdorazowo określić rada nadzorcza spółki dominującej. Oczywiście fakt sprawowania nawet w szerokim zakresie nadzoru przez radę nadzorczą spółki dominującej nie wyklucza ani nie ogranicza kompetencji rady nadzorczej spółki zależnej. Wydaje się, że intencją ustawodawcy było wyraźne oddzielenie kompetencji obu tych organów, tak aby nadzór rady spółki dominującej nad spółkami zależnymi nie wykluczał nadzoru wykonywanego przez rady poszczególnych spółek zależnych. Kompetencje do sprawowania nadzoru przez radę spółki dominującej ograniczone są jedynie do zakresu definiowanego przez interes grupy spółek. Warto przy tym dodać, iż ustawodawca nie wprowadził definicji interesu grupy spółek. Określił natomiast, że jest to ich wspólny interes, wynikający z przyjętej strategii, który może zostać doprecyzowany w wiążącym poleceniu skierowanym do spółki zależnej przez spółkę dominującą. ©℗
Rafał Roszkowski,
adwokat, GKR Legal
Czy informacje pozostaną poufne?
PYTANIE Rada nadzorcza otrzymała w nowelizacji m.in. uprawnienie do żądania od organów zarządzających sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki. Co jednak w sytuacji, w której żądanie rady nadzorczej dotyczy informacji objętych tajemnicą zawodową na podstawie ustaw szczególnych? Czy przepisy k.s.h. mogą stanowić samoistną podstawę zwolnienia z tajemnicy zawodowej?
ODPOWIEDŹ Zgodnie z istniejącym dotychczas art. 219 par. 4 k.s.h. rada nadzorcza w celu wykonania swoich obowiązków może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki. Nowelizacja k.s.h. dopisała do tego artykułu nowe uregulowania, m.in. par. 42, z którego wynika, że zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu do żądanych przez nich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień, o których mowa w par. 4. Powyższe uregulowanie przed wejściem w życie ustawy było przedmiotem konsultacji społecznych, podczas których postulowano, aby wyłączyć́ możliwość́ pozyskiwania przez radę nadzorczą informacji dotyczących spółek zależnych lub powiązanych, objętych tajemnicą zawodową lub inną tajemnicą chronioną prawem. Ustawodawca w odniesieniu do tych wątpliwości uznał, że „w sytuacji, gdy klientem jest spółka, to tajemnica nie dotyczy przekazania informacji jej organowi. Natomiast w innych wypadkach oczywiście tajemnica będzie obowiązywała”. Powyższe stanowisko może stanowić wskazówkę interpretacyjną, którą należy się kierować przy ocenie relacji pomiędzy przepisami k.s.h. a regulacjami ustaw szczególnych, które regulują tajemnicę zawodową. Wydaje się natomiast, że wspomniane przepisy nie mogą stanowić samoistnej podstawy do zwolnienia z zachowania tajemnicy zawodowej uregulowanej w przepisach szczególnych. ©℗
Rafał Roszkowski,
adwokat, GKR Legal
Kiedy dostarczyć sprawozdanie finansowe
PYTANIE W jakim terminie zarząd powinien udostępnić właścicielowi spółki dokumenty związane z zamknięciem roku obrotowego?
ODPOWIEDŹ Znowelizowane przepisy doprecyzowują wiele zagadnień, które dotychczas były jedynie przedmiotem wypowiedzi doktryny prawnej oraz orzecznictwa sądów. Doskonałym przykładem jest art. 231 par. 41 kodeksu, zgodnie z którym dokumenty odpowiadające treścią sprawozdaniu zarządu z działalności spółki, sprawozdaniu finansowemu, sprawozdaniu rady nadzorczej lub sprawozdaniu z badania są wydawane wspólnikowi na jego żądanie, które może zostać zgłoszone zarządowi, licząc od dnia zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Dokumenty udostępnia się niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch dni powszednich od dnia zgłoszenia żądania. Mogą one być wysłane elektronicznie, w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Ustawodawca wprowadził zatem ścisłe terminy umożliwiające wspólnikowi zapoznanie się z ważnymi dokumentami spółki. Analogiczną regulację nowelizacja wprowadza odnośnie do spółek akcyjnych w art. 30082 kodeksu.
Kolejnym przepisem regulującym dostęp do dokumentów jest nowy art. 216 .k.s.h. Określa on prawo dostępu spółki dominującej do informacji o spółkach zależnych. Zgodnie z par. 3 tego przepisu spółka dominująca, której nie udostępniono ksiąg i dokumentów lub żądanych informacji, może złożyć do sądu rejestrowego wniosek o zobowiązanie zarządu spółki zależnej, uczestniczącej w grupie spółek, do wywiązania się ze swoich obowiązków informacyjnych. Jak napisano w uzasadnieniu ustawy, jest to jeden z mechanizmów umożliwiających spółce dominującej sprawne zarządzanie grupą spółek. Co prawda przepisy nie określają terminu, w jakim zarząd spółki zależnej powinien udostępnić informacje lub dokumenty, jednak należy przyjąć, iż powinien to uczynić niezwłocznie oraz w terminie umożliwiającym właścicielowi zapoznanie się z danymi. Nowe regulacje korespondują także z obowiązkiem ciążącym na członkach rady nadzorczej spółki dominującej, którzy są współodpowiedzialni za terminowe sporządzenie skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej, o czym mówią art. 55–63j ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488). ©℗
Rafał Roszkowski,
adwokat, GKR Legal
Czy statut zmieni zakres obowiązków
PYTANIE Prawo holdingowe nakłada na spółki kapitałowe wiele nowych obowiązków, choćby w kwestii udzielania radom nadzorczym wszystkich niezbędnych informacji o kondycji spółki. Czy zarządy w spółkach akcyjnych będą mogły modyfikować swoje ustawowe obowiązki poprzez zmiany w statutach?
ODPOWIEDŹ Udzielając odpowiedzi na powyższe pytanie, w pierwszej kolejności warto przedstawić zakres informacji, do jakich udzielenia – w nowelizacji k.s.h. – został obowiązany zarząd. I tak, spoczywa na nim obowiązek do udzielenia radzie nadzorczej, bez dodatkowego wezwania, informacji o:
1. uchwałach zarządu i ich przedmiocie;
2. sytuacji spółki (w tym w zakresie jej majątku), a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym;
3. postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki, przy czym powinien wskazać na odstępstwa od wcześniej wyznaczonych kierunków, podając zarazem uzasadnienie odstępstw;
4. transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki, w tym na jej rentowność lub płynność;
5. zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację spółki.
Trzy pierwsze wymienione informacje powinny być przekazywane w sposób systematyczny, tzn. (co do zasady) na każdym posiedzeniu rady nadzorczej lub w inny ustalony przez radę sposób. Z kolei kwestie dotyczące sytuacji majątkowej spółki, w szczególności informacje o jej rentowności, płynności lub innych istotnych kwestiach finansowych, a także zmiany uprzednio udzielonych przez zarząd informacji, powinny być przekazywane niezwłocznie po wystąpieniu określonych zdarzeń lub okoliczności. Wszelkie takie dane powinny mieć formę pisemną. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zachowanie tej formy nie jest możliwe z uwagi na konieczność natychmiastowego przekazania informacji lub gdy rada nadzorcza postanowi inaczej. Ponadto realizacja obowiązków, o których mowa w punktach od 2 do 5, obejmuje również konieczność przekazania informacji dotyczących spółek zależnych oraz spółek powiązanych.
Ustawodawca w art. 3801 par. 5 k.s.h. umożliwił wyłączenie albo ograniczenie powyższych obowiązków informacyjnych w statucie spółki. Nie narzucił zatem w sposób arbitralny konieczności nadzorowania członków zarządu, a jedynie dał akcjonariuszom spółek kolejne narzędzie, z którego mogą skorzystać według własnego uznania. Celem wprowadzenia wymienionego obowiązku jest profesjonalizacja organu rady nadzorczej. W sytuacji gdy narzędzie to okaże się nieprzydatne lub niecelowe w danej spółce akcyjnej, akcjonariuszom będzie przysługiwało prawo uregulowania w statucie spółki zakresu obowiązków informacyjnych czy też zupełne ich wyłączenie.
Podkreślmy, że art. 3801 k.s.h. nie znajduje zastosowania w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w przypadku prostej spółki akcyjnej, dla których ustawodawca przewidział nieco inne rozwią zania. ©℗
Karolina Suchenek,
senior associate, Kancelaria Zając i Wspólnicy sp.k.
Podstawa prawna
•ustawa z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1467; ost.zm. 1488)