Na pytania dotyczące zarządu sukcesyjnego odpowiada dr Paweł Blajer adwokat Kancelaria Adwokacka Paweł Blajer.
NA CZYM POLEGA ZARZĄD SUKCESYJNY
PYTANIE 1. W jakim celu przedsiębiorcy lub spadkobiercom przedsiębiorcy potrzebny jest zarząd sukcesyjny?
Jest on niezbędny tylko (i aż) po to, aby było możliwe kontynuowanie działalności gospodarczej po śmierci przedsiębiorcy, który prowadził tę działalność gospodarczą jako osoba fizyczna (zarządu sukcesyjnego nie można ustanowić w innej spółce niż spółka cywilna). Trzeba pamiętać, że określenie „sukcesja” bardzo często pojawia się przy okazji opisywania różnych czynności związanych z planowaniem spadkowym czy nawet dziedziczeniem – jednak trzeba sobie uświadomić, że zarząd sukcesyjnym jest rozwiązaniem szczególnym. Chodzi o to, że ma on jedynie tymczasowo, a nie „na zawsze” zapewnić dalsze funkcjonowanie działalności gospodarczej. Może w związku z tym pojawić się opinia, że korzyść nie jest znaczna. Taki wniosek jest jednak błędny, gdyż trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie działalności gospodarczej bez takiego zarządu. W praktyce często w ogóle nie byłoby to możliwe. Chodzi o aktywność, która pozwala z mocy prawa na dalszą obsługę klientów, realizację dostaw, współpracę z kontrahentami czy kontynuowanie zatrudnienia. Nie ma bowiem innej niż właśnie zarząd sukcesyjny instytucji prawnej, która pozwala na zachowanie ciągłości działalności gospodarczej osoby fizycznej już od momentu śmierci przedsiębiorcy.
Dla ustanowienia zarządu sukcesyjnego ważne jest, aby przedsiębiorca był wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wydaje się to naturalne, gdyż w praktyce większość przedsiębiorców jest tam ujęta, ale w polskim prawie funkcjonuje pojęcie działalności nierejestrowanej, która nie wymaga wpisu do CEIDG. W takim wypadku przed powołaniem zarządcy sukcesyjnego konieczny jest wpis do CEIDG.
Przykład
Działalność niezarejestrowana
Romana prowadzi od lat drobną działalność polegającą na sprzedaży różnych ubrań i elementów garderoby własnej produkcji. Nie przynosi ona wysokich przychodów, ale jest dochodowa, daje projektantce wiele radości, a ona sama ma już wierne grono odbiorców. Działalność nie jest zgłoszona do CEIDG, ponieważ przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia. Romana podupadła na zdrowiu i w rozmowie powiedziała swej córce Jagodzie, aby po jej śmierci kontynuowała produkcję i sprzedaż, która zapewnia dodatkowe dochody. Chce przede wszystkim, aby obsługiwała dotychczasowe klientki.
Jagoda nie może zostać jednak ustanowiona zarządcą sukcesyjnym, ponieważ działalność nie jest zgłoszona do CEIDG. Romana musiałby to zrobić, a potem powołać na zarządcę i zgłosić do ewidencji Jagodę. Trzeba mieć jednak świadomość, że spowoduje to dodatkowe koszty (m.in. składka na ubezpieczenie chorobowe). W przypadku tak drobnych działalności alternatywnie można rozważyć rozrządzenie w testamencie składnikami majątku służącymi do działalności na rzecz określonej osoby (tutaj Jagody), aby po śmierci możliwe było kontynowanie takiej aktywności.
PYTANIE 2. Czy przedsiębiorca, który powołuje za życia zarządcę sukcesyjnego, nie musi już sporządzać testamentu?
Decyzja dotycząca zarządu sukcesyjnego i testament to dwie różne rzeczy. Dzięki ustanowieniu zarządcy sukcesyjnego przedsiębiorca może zyskać spokój, że jego działalność gospodarcza będzie kontynuowana pomimo jego śmierci. Jeśli jednak chce zdecydować, kto ma być właścicielem przedsiębiorstwa, lub w ogóle szerzej określić losy swojego osobistego majątku, konieczny jest testament. W inny sposób nie będzie to możliwe. Dodajmy, że zarząd sukcesyjny dotyczy tylko majątku firmowego i to w bardzo ograniczonym zakresie.
PYTANIE 3. Czy można powołać zarządcę sukcesyjnego i jednocześnie uczynić zapis windykacyjny przedsiębiorstwa?
Tak. Jest to nawet pożądana konstrukcja planowania spadkowego, choć przedsiębiorca może wskazać inną osobę jako zarządcę sukcesyjnego, a inną jako zapisobiorcę windykacyjnego. Naturalnie może być to ta sama osoba, ale nie ma takiego prawnego obowiązku. W tym miejscu warto dodać, że zapis windykacyjny pozwala na rozrządzenie przedsiębiorstwem na wypadek śmierci, a nabycie przedsiębiorstwa następuje wówczas z mocy prawa z chwilą śmierci (przedsiębiorstwo nie wchodzi w skład spadku). Sprawia to, że procedura nabycia przedsiębiorstwa i sukcesji działalności gospodarczej osoby fizycznej jest prostsza niż w ramach typowego postępowania spadkowego.
Ustanawiając zarządcę sukcesyjnego i zapisobiercę windykacyjnego, trzeba mieć świadomość, że po śmierci przedsiębiorcy zarząd sukcesyjny wygasa (zarządca przestaje pełnić swoją funkcje), m.in. jeśli zapisobierca windykacyjny nie przyjął zapisu windykacyjnego przedsiębiorstwa w ciągu dwóch miesięcy od śmierci przedsiębiorcy (wyjątek dotyczy sytuacji, gdy zarządca sukcesyjny działa na rzecz małżonka przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku).
PYTANIE 4. Czy zarządca sukcesyjny staje się właścicielem przedsiębiorstwa?
Nie. Z zasady zarządca sukcesyjny nie staje się właścicielem przedsiębiorstwa po śmierci przedsiębiorcy. Nie ma jednak prawnych przeszkód, aby był zapisobiercą windykacyjnym lub spadkobiercą, co sprawi, że docelowo poza kontynuowaniem działalności gospodarczej po śmierci przedsiębiorcy stanie się właścicielem lub właścicielem majątku firmowego. W takiej sytuacji potrzebne są dodatkowe rozrządzenia przedsiębiorcy za jego życia w ramach testamentu. Bez woli spadkodawcy nie będzie to możliwe, nie ma bowiem konstrukcji prawnej, w ramach której możliwa byłaby do zrealizowania ścieżka prawna przejścia z roli zarządcy sukcesyjnego na właściciela przedsiębiorstwa.
POWOŁANIE ZA ŻYCIA
PYTANIE 5. Czy dane dotyczące zarządcy sukcesyjnego mogą zostać ukryte w CEIDG i publicznie nie będzie wiadomo, kogo wskazał przedsiębiorca do tej funkcji?
Nie. Zarządca sukcesyjny ustanowiony za życia przedsiębiorcy jest ujawniony w CEIDG (jak wypełnić wniosek – wskazujemy w dalszej części). Z racji tego, że dostęp do CEIDG jest publiczny, a ewidencja jest jawna – dane te są ogólnodostępne. Nie rozwiązuje to więc czasami pojawiającego się w praktyce problemu, że przedsiębiorcy aż do swojej śmierci nie chcieliby podać danych osób, które mają zająć się kontynuowaniem działalności. Jedynym rozwiązaniem w takiej sytuacji może być zwlekanie bardzo długo z wnioskiem do CEIDG. W skrajnej sytuacji przedsiębiorcy starają się zrobić to tuż przed śmiercią, ale nie jest to bezpieczne rozwiązanie.
PYTANIE 6. Czy do ustanowienia zarządcy sukcesyjnego wystarczy sama decyzja przedsiębiorcy, bez uprzedzania osoby, która ma nim zostać?
Nie. Powołania zarządy sukcesyjnego za życia przedsiębiorcy nie należy mylić z powołaniem spadkobiercy w testamencie (art. 959 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny; t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360). Spadkobierców można bowiem powołać w testamencie bez pytania ich, czy chcą nimi zostać (ewentualnie po śmierci spadkodawcy mogą odrzucić spadek). Tymczasem zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 170; dalej: ustawa o zarządzie sukcesyjnym) do ustanowienia zarządu sukcesyjnego potrzebne jest wyrażenie zgody osoby powołanej na zarządcę sukcesyjnego na pełnienie tej funkcji.
PYTANIE 7. Czy spadkobierca może zostać zarządcą sukcesyjnym po śmierci przedsiębiorcy?
Tak. Ustawa o zarządzie sukcesyjnym i zasady dziedziczenia to powiązane, ale odrębne regulacje, które niosą za sobą różne konsekwencje. Przedsiębiorca może zatem wskazać inną niż spadkobierca osobę do pełnienia funkcji zarządu sukcesyjnego. Zapewne będzie tak, gdy nie do końca będzie przekonany, czy spadkobierca sam jest w stanie zająć się prowadzeniem spraw firmowych. Trzeba to traktować jako świadomą decyzję przedsiębiorcy i raczej w takiej sytuacji uprzedzi on o takim scenariuszu osoby zainteresowane. Potencjalny konflikt może powstać, gdy będziemy mieć do czynienia z dziedziczeniem ustawowym (przedsiębiorca nie zostawił testamentu). Wówczas spadkobiercy lub spadkobiercom może nie odpowiadać to, że inna osoba zarządza przedsiębiorstwem. Zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym będą mogli ją odwołać, ale i tak zarządca sukcesyjny przez pewien okres (do odwołania) będzie mógł wykonywać określone zadania ze wszystkimi skutkami ekonomicznymi. Przedstawiona sytuacja dotyczy scenariusza, gdy zarządcę sukcesyjnego wskazał przedsiębiorca za życia. Jeśli tego nie zrobi w ogóle, to spadkobiercy biorą udział w procedurze powołania zarządcy sukcesyjnego (odbywa się ona przed notariuszem) i wówczas na zarządcę sukcesyjnego można powołać jednego ze spadkobierców.
PYTANIE 8. Czy zarządcą sukcesyjnym może być fundacja?
Nie. Zarządcą sukcesyjnym może być obecnie jedynie osoba fizyczna. Zarządcą sukcesyjnym nie może być zatem ani fundacja, ani spółka czy inna osoba prawna. Trzeba zwrócić uwagę, że w polskim prawie za jakiś czas pojawi się zapewne fundacja rodzinna, a zamiarem projektodawców jest właśnie wprowadzenie do polskiego porządku prawnego kolejnej konstrukcji prawnej związanej z ułatwieniem dziedziczenia.
PYTANIE 9. Czy osoba fizyczna niemająca przygotowania do zarządzania przedsiębiorstwem może być powołana na zarządcę sukcesyjnego?
Tak. Ustawa o zarządzie sukcesyjnym nie wprowadza żadnych wymagań kwalifikacyjnych, stażowych czy związanych z wykształceniem. Zarządcą sukcesyjnym może być osoba, która nie ma żadnego doświadczenia w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Twórcy ustawy o zarządzie sukcesyjnym przyjęli, że taka osoba też może poradzić sobie z ekonomicznymi zadaniami. Przyjęli bowiem, że przedsiębiorca lub spadkobiercy po jego śmierci muszą mieć przede wszystkim zaufanie do zarządcy sukcesyjnego i sami we własnym zakresie będą oceniać kwalifikacje kandydata.
PYTANIE 10. Czy zarządca sukcesyjny może być osobą karaną?
Tak. Odpowiedź taka może budzić na pierwszy rzut oka zdziwienie, niemniej jednak ustawodawca nie wprowadził generalnego wymogu, aby zarządcą sukcesyjnym nie była osoba karana. Nie może natomiast pełnić funkcji zarządcy sukcesyjnego osoba, wobec której prawomocnie orzeczono zakaz prowadzenia działalności gospodarczej. Może się to stać na podstawie art. 373 ust. 1 ustawy z 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1228; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 872) – katalog przypadków, kiedy taki zakaz może zostać nałożony, jest bardzo szeroki. Zakaz prowadzenia działalności gospodarczej może wynikać chociażby z faktu niezłożenia w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości lub na podstawie kodeksu karnego. W tym drugim przypadku chodzi o orzeczenie środka karnego albo środka zabezpieczającego w postaci zakazu prowadzenia określonej działalności gospodarczej, obejmującego działalność gospodarczą wykonywaną przez przedsiębiorcę lub działalność gospodarczą w zakresie zarządu majątkiem. Jeśli jednak skazanie określonej osoby nastąpiło za czyn, który nie jest w żaden sposób związany z działalnością gospodarczą, np. jazda autem w stanie nietrzeźwości, pobicie, rozbój – to mimo skazania taka osoba może być zarządcą sukcesyjnym. Innymi słowy, ustawa o zarządzie sukcesyjnym w żadnym miejscu nie wymaga np. przedstawienia zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego i nie przewiduje, aby kwestia karalności musiała być badana przed powołaniem zarządcy sukcesyjnego.
PYTANIE 11. Czy prokurenta, który ma być zarządcą sukcesyjnym, także należy zgłosić do CEIDG?
Tak. Przedsiębiorca może zastrzec, że z chwilą jego śmierci wskazany prokurent stanie się zarządcą sukcesyjnym, ale nie ma tutaj automatyzmu. Nie można po prostu przyjąć, że skoro przedsiębiorca ustanowił prokurenta, to on będzie od razu także zarządcą sukcesyjnym po śmierci przedsiębiorcy. Z art. 9 ust. 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym wynika, że także prokurent musi wyrazić zgodę na pełnienie funkcji zarządcy sukcesyjnego (wynika to z faktu, że wskazany ust. 2 odwołuje się do całego poprzedzającego przepisu, a nie tylko do części mówiącej o wskazywaniu zarządcy inaczej niż przez prokurę). Co więcej, musi to nastąpić pisemnie (w osobnym oświadczeniu) i też wymaga to zgłoszenia do CEIDG (nie ma odrębnej procedury zgłaszania prokurenta). Powiedzmy to wyraźnie, nawet jeśli w prokurze znajdzie się zdanie, że trwa ona także po śmierci przedsiębiorcy, to nie jest to skuteczne rozwiązanie, które prokurentowi po śmierci przedsiębiorcy pozwoli pełnić funkcje zarządcy sukcesyjnego.
Przykład
Prokurent w roli zarządcy sukcesyjnego
Wojciech jest właścicielem sieci sklepów z artykułami dla rolników. Z uwagi na rozległą działalność, którą prowadzi w różnych miejscach na południu Polski, ustanowił trzech prokurentów, do których ma zaufanie. Jednym z nich jest Grzegorz, któremu Wojciech zwierzył się, że przeszedł niedawno poważny zawał serca i nie jest pewny, czy wrócić do swojej wcześniejszej aktywności. Jednocześnie przekazał, aby w ramach swojej prokury Grzegorz czuł się uprawniony do zarządzania przedsiębiorstwem w przypadku nagłej śmierci. Tak wyrażona wola Wojciecha nie daje jednak Grzegorzowi uprawień do działania w roli zarządcy sukcesyjnego. Aby prokurent był po śmierci zarządcą sukcesyjnym, potrzebne jest dokonanie zastrzeżenia (może być to odrębny dokument, nie trzeba zmieniać treści prokury), że prokurent stanie się zarządcą sukcesyjnym po śmierci przedsiębiorcy, a dodatkowo – wyrażenie na to zgody przez prokurenta. Czynność powinna być zgłoszona także do CEIDG. Przy okazji trzeba wspomnieć, że gdy w przedsiębiorstwie funkcjonuje kilku prokurentów, to można dokonać wyboru co najwyżej dwóch do roli zarządcy sukcesyjnego (głównego i rezerwowego). Nie można zastrzec, że każdy prokurent po śmierci może być zarządcą sukcesyjnym.
POWOŁANIE PO ŚMIERCI
PYTANIE 12. Czy spadkobiercy mogą powołać zarządcę sukcesyjnego, jeśli w odległej przeszłości, wczesną jesienią 2018 r., zmarł przedsiębiorca, a do tej pory nie zostało przeprowadzone postępowanie spadkowe?
Nie. Ograniczeniem jest tutaj data 25 listopada 2018 r., kiedy ustawa o zarządzie sukcesyjnym weszła w życie. Nie pozwala ona na powoływanie zarządcy sukcesyjnego za okres, kiedy jeszcze nie obowiązywała. Po tym terminie, czyli 25 listopada 2018 r., teoretycznie możliwe jest powołanie zarządcy sukcesyjnego, ale trzeba pamiętać, że uprawnienie do powołania zarządcy sukcesyjnego wygasa z upływem dwóch miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy. Będzie więc niemożliwe powołanie zarządcy sukcesyjnego przez spadkobierców, jeśli śmierć przedsiębiorcy nastąpiła jesienią i zimą na przełomie 2018/2019 r. To prawda, że czynności spadkowe czasami trwają latami, a spadkobiercy często decyzje odkładają w czasie, ale nawet jeśli nie można już powołać zarządcy sukcesyjnego, to w przypadku przedsiębiorstwa nie można dalej zwlekać. W ramach postępowania spadkowego lub działu spadku dążyć trzeba do szybkiego ustalenia własności przedsiębiorstwa, aby nie traciło ono na swoim ekonomicznym znaczeniu.
PYTANIE 13. Od kiedy liczy się termin dwóch miesięcy dla spadkobierców na powołanie zarządcy sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy?
Główna reguła mówi o tym, że uprawienie wygasa z upływem dwóch miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy (nie 60 dni, ale dwóch miesięcy). Jak wiadomo, data śmierci musi być zawsze znana i określna w akcie zgonu, który potrzebny jest do różnych celów związanych ze śmiercią człowieka. Mogą mieć miejsce jednak dwie sytuacje szczególne, gdy termin graniczny dla spadkobierców jest inaczej liczony: jeżeli akt zgonu przedsiębiorcy nie zawiera daty zgonu albo chwila śmierci przedsiębiorcy została oznaczona w postanowieniu stwierdzającym zgon. W tych sytuacjach termin biegnie od dnia znalezienia zwłok przedsiębiorcy albo uprawomocnienia się postanowienia stwierdzającego zgon. Są to jednak rzadkie sytuacje.
PYTANIE 14. Czy wyznaczony w ustawie termin dwóch miesięcy dla spadkobierców na powołanie właściwego zarządcy sukcesyjnego można przedłużyć?
Nie, gdyż przepis jest tutaj jasny, ale jeśli poszukiwanie właściwego zarządcy sukcesyjnego zajmuje więcej czasu, a między spadkobiercami nie ma sporu, to możliwe jest pewne rozwiązanie pośrednie. Stwarza je art. 54 ustawy o zarządzie sukcesyjnym dotyczący powoływania kolejnego zarządcy sukcesyjnego. Zgodnie z nim uprawnienie do powołania kolejnego zarządcy sukcesyjnego wygasa z upływem miesiąca od dnia, w którym poprzedni zarządca sukcesyjny został wykreślony z CEIDG. Oznacza to, że nawet jeśli spadkobiercy nie mają wybranego właściwego zarządcy sukcesyjnego w ciągu dwóch pierwszych miesięcy od śmierci przedsiębiorcy, ale powołają w tym czasie np. spośród siebie jedną osobę do tej funkcji (nazwijmy ją „technicznym zarządcą sukcesyjnym”), to po rezygnacji takiej osoby mogą powołać inną osobę. Wskazany art. 54 ustawy o zarządzie sukcesyjnym pozwala zatem na to, aby po rezygnacji powołać kolejnego zarządcę. Kluczowe jest, aby w terminie dwóch pierwszych miesięcy jakaś osoba została powołana do pełnienia funkcji zarządcy sukcesyjnego.
Przykład
Konflikt może uniemożliwić ustanowienie
Maria była właścicielką dobrze prosperującej kwiaciarni. Miała trzy córki, które w różny sposób pomagały mamie w prowadzonej działalności. Po jej śmierci okazało się nie tylko, że każda chce mieć jak największy udział w przedsiębiorstwie, lecz także, że panie nie ufają sobie i każda chce pełnić funkcje zarządcy sukcesyjnego. Konflikt w takiej sytuacji może być destrukcyjny dla kwiaciarni, gdyż uprawnienie do powołania zarządcy sukcesyjnego wygasa z upływem dwóch miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy. Brak porozumienia może się skończyć tym, że żadna z córek nie będzie zarządzać kwiaciarnią, a umowy z dostawcami, klientami i kontrahentami nie będą mogły być kontynuowane. Możliwy będzie jedynie podział przedsiębiorstwa w ramach postępowania spadkowego i działu spadku.
FORMALNOŚCI
PYTANIE 15. Czy w oświadczeniach o powołaniu zarządcy sukcesyjnego, jego zgodzie na pełnienie tej funkcji czy odwołaniu trzeba zawsze podawać NIP przedsiębiorcy?
Tak, choć ustawa o zarządzie sukcesyjnym tego tak nie wskazuje, ale dane powinny być nawet szersze i obejmować także REGON, PESEL, firmę i miejsce prowadzenia działalności. Najprościej jest przyjąć, że powinny być to dane, które przedsiębiorca wykorzystuje przy zwieraniu umowy. Szeroko swoje dane powinien podawać także zarządca sukcesyjny. Wszystko to ułatwi dokonanie zgłoszenia do CEIDG.
PYTANIE 16. W jaki sposób przedsiębiorca może zgłosić zarządcę sukcesyjnego?
Może to zrobić przez internet (biznes.gov.pl), w urzędzie gminy lub listem poleconym. Niezależnie od formy będzie to zawsze wymagało wypełnienia części formularza CEIDG-1 i załącznika CEIDG-ZS (nie wystarczy samo złożenie załącznika), dlatego w dalszej części przedstawiamy szersze wyjaśnienia, jak wypełnić formularze i na co zwrócić uwagę, dokonując zgłoszenia. Przed dokonywaniem czynności w CEIDG przedsiębiorca powinien pamiętać o dwóch rzeczach. Po pierwsze, zgłoszenie do CEIDG może zostać wykonane tylko wtedy, gdy uprzednio zarządca sukcesyjny nie tylko zostanie powołany, lecz także wyrazi na to zgodę (zachowanie tej kolejności czynności związane jest nawet z odpowiedzialnością karną). Po drugie, wysyłając listem poleconym zgłoszenie zarządcy sukcesyjnego konieczne jest notarialne poświadczenie podpisu, co jest związane z pewnymi kosztami notarialnymi (nie ma takiego wymogu, gdy zgłoszenia dokonuje się w urzędzie gminy lub przez internet). Sam wpis zarządcy sukcesyjnego do CEIDG nie wymaga opłat. Powołanie i zgłoszenie zarządcy sukcesyjnego wymaga czynności na piśmie, na żadnym etapie nie można tego zrobić ustnie.
PYTANIE 17. Czy przedsiębiorca powołujący zarządcę sukcesyjnego potrzebuje zgody sądu opiekuńczego, jeśli wśród jego spadkobierców są małoletnie dzieci?
Nie. Takie zgody nie są wymagane. Dodać trzeba, że także po śmierci przedsiębiorcy, gdyby nie powołał on za życia zarządcy sukcesyjnego, nie ma obowiązku uzyskania takiej zgody. Zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym powołanie zarządcy sukcesyjnego albo wyrażenie zgody na powołanie zarządcy sukcesyjnego przez przedstawiciela ustawowego osoby, która nie ma zdolności do czynności prawnych albo której zdolność do czynności prawnych jest ograniczona, nie wymaga zezwolenia sądu opiekuńczego.
WYMOGI WOBEC KANDYDATA
PYTANIE 18. Czy zarządca sukcesyjny może być cudzoziemcem, np. obywatelem Ukrainy, który uciekł przed wojną?
Tak. Ustawa o zarządzenie sukcesyjnym nie zawiera ograniczeń co do kraju pochodzenia zarządcy sukcesyjnego. Mając na uwadze jego rolę, dobrze, aby była to osoba, która ma adres do doręczeń w Polsce, ponieważ ułatwi to pełnienie przez nią funkcji zarządcy sukcesyjnego, zwłaszcza gdy przedsiębiorca odejdzie nagle.
PYTANIE 19. Czy zarządcą sukcesyjnym może być dziecko zmarłego przedsiębiorcy?
Tak, ale musi być ono pełnoletnie (18 lat) już w momencie powołania na zarządcę sukcesyjnego. Ustawa wymaga bowiem, aby zarządca sukcesyjny miał pełną zdolność do czynności prawnych. Zakładam tutaj, że dziecko nie uzyskało pełnoletności wcześniej przez małżeństwo lub dorosłe dziecko nie ma z jakiś względów ograniczonej zdolności do czynności prawnych, obie te sytuacje są w polskich warunkach raczej skrajne. Inaczej mówiąc, nie można na zarządcę sukcesyjnego powołać dziecka małoletniego (mającego mniej niż 18 lat), choćby miało nieprawdopodobny talent już za młodu do zarządzania firmą. Nie uda się takiego zarządcy nawet zgłosić do CEIDG. W takiej sytuacji należy powołać inną osobę (np. drugiego rodzica) i dokonać zmiany po osiągnięciu przez dziecko 18 lat, jeśli oczywiście przedsiębiorca nadal będzie uważał, że dziecko powinno zarządzać przedsiębiorstwem po jego zgonie. Jeśli przedsiębiorca obawia się śmieci, zanim dziecko osiągnie pełnoletniość, to powinien rozważyć np. ustanowienie zapisu windykacyjnego na rzecz dziecka (w rozrządzeniach testamentowych nie ma żadnego limitu wieku).
PYTANIE 20. Czy można powołać innego zarządcę sukcesyjnego do zarządzania sklepem, a innego do zarządzania np. hurtownią, jeśli sklep i hurtownia należą do przedsiębiorcy?
Nie. Ustawa o zarządzenie sukcesyjnym nie pozwala na powoływanie zarządcy sukcesyjnego do różnych składników majątku przedsiębiorcy. Można jednak w takim wypadku rozważyć zapis windykacyjny sklepu na rzecz pierwszej osoby i hurtowni na rzecz drugiej. W takim wypadku po śmierci przedsiębiorcy nastąpi przeniesienie własności określonego składnika na rzecz wskazanej osoby (nie będzie to tylko tytuł do zarządzania, ale już pełne prawo własności). Ważna kwestia: sklep i hurtownia muszą być organizacyjnie wyodrębnione, aby nie było wątpliwości, że stanowią przedsiębiorstwo lub zorganizowaną część przedsiębiorstwa. Inne rozwiązanie to ustanowienie przez zarządcę sukcesyjnego pełnomocnictw do zarządzania określonymi składnikami majątku lub częściami biznesu przedsiębiorcy. Rozwiązanie takiej jest możliwe jednak dopiero po śmierci przedsiębiorcy.
PYTANIE 21. Czy zarządcą sukcesyjnym może być małżonek przedsiębiorcy?
Tak. Jest to raczej kwestia praktyczna. Musi być bowiem pewność, że powołany na zarządcę sukcesyjnego małżonek będzie żył dłużej niż ten, który prowadzi działalność gospodarczą. Jeśli oboje małżonkowie prowadzą indywidulaną działalność gospodarczą, to nie ma przeszkód, aby wzajemnie powołali się na zarządców sukcesyjnych. Na marginesie trzeba wspomnieć, że w ustawie o zarządzie sukcesyjnym jest rozwiązanie, gdy to małżonek przedsiębiorcy umrze wcześniej. Jest to tymczasowy przedstawiciel w zakresie udziału małżonka przedsiębiorcy w przedsiębiorstwie. Jego ustanowienie pomaga przedsiębiorcy w ułożeniu spraw spadkowych.
PYTANIE 22. Czy zarządca sukcesyjny sam musi być przedsiębiorcą?
Nie. Ustawa nie wprowadza takiego warunku. Tym bardziej nie można przyjąć, co pojawia się w obiegowej opinii, że już w momencie powołania musi mieć własną działalność gospodarczą. Nie jest to prawdą. Mało tego, nawet gdy zarządca sukcesyjny zacznie wykonywać swoje obowiązki, to nie musi zgłaszać firmy do CEIDG. Z uwagi na składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne jest to korzystne.
PYTANIE 23. Czy na zarządcę sukcesyjnego może zostać wskazany pracownik przedsiębiorcy?
Tak. Ma to często sens, ponieważ kluczowi pracownicy są bardzo dobrze zorientowani w działalności gospodarczej przedsiębiorcy. Może to być zabawne, ale w takiej sytuacji od strony prawnej po śmierci przedsiębiorcy będzie miała miejsce nietypowa sytuacja. Otóż pracownik jako zarządca sukcesyjny będzie wykonywał uprawnienia i obowiązki pracodawcy wobec samego siebie. Nie wydaje się jednak, aby to niosło jakieś poważne ryzyka, gdyż swoje zadania będzie realizował w ramach współpracy ze spadkobiercami. Trudno wyobrazić sobie, żeby mogło to być nawet jakąś okazją do nadużyć, w kwestii pracowniczej chodzi bowiem o samo kontynowanie zatrudnienia, a nie zmianę jego warunków (np. wynagrodzenia lub premii).
PYTANIE 24. Czy zarządcą sukcesyjnym i wykonawcą testamentu może być ta sama osoba?
Tak, ma to ogromny sens. Zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym, jeżeli bowiem został ustanowiony zarząd sukcesyjny, zarząd spadkiem sprawowany przez kuratora spadku albo wykonawcę testamentu nie obejmuje przedsiębiorstwa w spadku. Oznacza to, że określona osoba jako wykonawca testamentu może zajmować się majątkiem prywatnym, a jako zarządca sukcesyjny – majątkiem firmowym. I dzięki rozwiązaniom zawartym w ustawie o zarządzie sukcesyjnym w drugiej swej roli będzie miała więcej dogodnych narzędzi prawnych do zarządzania przedsiębiorstwem. W ramach dygresji: sporządzając testament, trzeba pamiętać o wskazaniu wykonawcy testamentu. Nie jest to obowiązkowe, ale zdecydowanie ułatwia czynności po śmierci, zwłaszcza jeśli zmarł przedsiębiorca, a jego majątek prywatny jest złożony (różne typy składników, tytuły prawne do nich, dzieła sztuki, inwestycje prywatne itp.).
ZMIANA DECYZJI
PYTANIE 25. Czy przedsiębiorca może np. kilka razy w roku odwoływać i powoływać nowych zarządców sukcesyjnych?
Tak. Ustawa tego nie zabrania. Nie wiąże się to też z żadnymi kosztami zmiany wpisu w CEIDG. Trzeba jednak mieć świadomość, że powołanie zarządcy sukcesyjnie to nie tylko czynność techniczna. Ma on w przyszłości wykonywać zadania jak przedsiębiorca i należy przygotować go do tego praktycznie. Częste zmiany nie będą niosły efektywnych korzyści, choć trzeba tutaj powtórzyć kluczową kwestię – w momencie śmierci przedsiębiorcy powinien być ustanowiony jakiś zarządca sukcesyjny, nawet słabo przygotowany, gdyż bardziej złożonym procesem będzie powoływanie go po śmierci przedsiębiorcy.
Przykład
Odwołanie bez uprzedzenia
Krzysztof jest w bardzo sędziwym wieku, a ponieważ prowadzi kilka hurtowni, porozumiał się w zeszłym roku ze swoim bratankiem Januszem, że powołuje go na zarządcę sukcesyjnego. Janusz przyjął decyzję z zadowoleniem, gdyż pełnienie takiej funkcji daje mu i jego bliskim zabezpieczenie finansowe na lata. Powoli rozpoczął już wdrażanie się do nowej funkcji. Niespodziewanie, bez uprzedzenia Janusz dowiedział się, że Krzysztof chce zmienić decyzję. Mam do niego o to ogromny żal.
Krzysztof może jednak podjąć decyzje o zmianie lub odwołaniu zarządcy sukcesyjnego w dowolnym momencie. Nie ma obowiązku konsultować jej z zarządcą. Ważne jest tylko, aby na piśmie przekazał informacje o odwołaniu samemu zarządcy oraz zgłosił to do CEIDG. Janusz nie może mieć żadnych roszczeń do Krzysztofa, gdyż korzysta on ze swojego ustawowego uprawienia. Sytuacja byłaby trochę inna, gdyby za życia między panami zawarta była jakaś umowa związana z przygotowaniem Janusza do nowej roli. Jeszcze inna byłaby sytuacja, gdyby Krzysztof zmarł, a spadkobiercy zmarłego chcieliby odwołać Janusza. Nie mógłby tego zrobić pojedynczy spadkobierca przedsiębiorcy, gdyż wymaga to zgody osób posiadających więcej niż połowa udziału w przedsiębiorstwie w spadku.
ŁĄCZENIE FUNKCJI
PYTANIE 26. Czy określona osoba może być zarządcą sukcesyjnym dla kilku przedsiębiorców, np. w rodzinie lub danym mieście?
Tak. Ustawa tego nie zabrania, jednak nie jest to pożądane rozwiązanie. Przedsiębiorca powołując zarządcę sukcesyjnego, powinien wręcz upewnić się, np. odbierając od niego oświadczenie, że taka sytuacja nie ma miejsca. Po pierwsze, zarządzenie przedsiębiorstwem jest czasochłonne i angażujące, trudno wyobrazić sobie, że będzie to efektywne, kiedy zarządca będzie musiał skupić się na kilku firmach. Po drugie, pojawić się w takiej sytuacji może konflikt interesów. Po trzecie, grono spadkobierców może się przez przypadek pokrywać i to może wywoływać konflikty i napięcia, a przecież celem zarządu sukcesyjnego jest ich redukowanie.
PYTANIE 27. Czy zarządcą sukcesyjnym może być wspólnik przedsiębiorcy w innym biznesie?
Tak, choć tutaj może zachodzić wspominane już wcześniej ryzyko konfliktu interesów. Przedsiębiorca musi to wyważyć, gdy powoła jednak wspólnika na zarządcę sukcesyjnego, to tylko z tego powodu w przyszłości nie można go odwołać. Zarządcą sukcesyjnym może być także kluczowy kontrahent lub klient przedsiębiorcy, o ile jest to oparte na woli samego przedsiębiorcy.
W SYTUACJACH SZCZEGÓLNYCH
PYTANIE 28. Czy przedsiębiorca może powołać zarządcę sukcesyjnego, nawet gdy działalność gospodarcza jest zawieszona?
Tak. Prawo przedsiębiorców pozwala na powołanie zarządcy w okresie zawieszenia działalności gospodarczej (art. 25 ust. 2 pkt. 8 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców; t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 162; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 974). Trzeba jednak mieć świadomość szerszych konsekwencji takiej czynności. Zwłaszcza należy mieć na względzie art. 19 ust. 1a ustawy z 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 541), który mówi, że w przypadku ustanowienia zarządu sukcesyjnego wpisowi z urzędu do CEIDG podlega informacja o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę, począwszy od dnia następującego po dniu ustanowienia zarządu sukcesyjnego.
PYTANIE 29. Czy można powołać zarządcę sukcesyjnego, kiedy przedsiębiorca jest w okresie upadłości?
Nie można ustanowić zarządu sukcesyjnego, jeżeli została ogłoszona upadłość przedsiębiorcy. Przy czym sam wniosek o ogłoszenie upadłości przedsiębiorca powinien uznać za sygnał do zastanowienia się, czy nie należy podjąć innych czynności zawiązanych z planowaniem spadkowym i powołaniem zarządcy sukcesyjnego. Upadłość przedsiębiorcy powoduje, że albo zarządcy sukcesyjnego nie można powołać, albo zarząd sukcesyjny już ustanowiony wygasa lub wygaśnie. Co w praktyce oznacza, że nie ma osoby, która może się zająć kontynuowaniem prowadzenia działalności przedsiębiorcy po jego śmierci. Oczywiście w takiej sytuacji chodzi już nie o samą aktywność ekonomiczną, ponieważ ją przecina upadłość przedsiębiorcy. Niemniej jednak nawet upadłość nie zawsze powoduje, że majątek firmowy musi zostać w całości spieniężony na potrzeby wierzycieli. Pozostałą częścią majątku, która będzie stanowić już majątek osobisty, można rozporządzić już tylko testamentem, czyniąc np. zapis lub zapisy windykacyjne.
PYTANIE 30. Czy możliwe jest powołanie zarządcy sukcesyjnego za życia przedsiębiorcy przez sąd?
Nie. W związku z tym nie można kierować także jakichkolwiek wniosków w tym zakresie w ramach postępowań, np. związanych z rozwodem i podziałem majątku czy też szerzej jakichkolwiek związanych ze sporami małżonków o majątek wspólny. W ogóle ustawodawca, także po śmierci przedsiębiorcy – gdy ten nie powołał zarządcy sukcesyjnego, nie dał sądowi prawa do powołania zarządcy sukcesyjnego czy ustanowienia zarządu sukcesyjnego w ramach postępowań spadkowych (nie należy tego mylić z zarządem przymusowym ustanowionym nad przedsiębiorstwem). W praktyce sąd do zarządu sukcesyjnego może się włączyć tylko wtedy, gdy będzie istniała ważna przyczyna, dla której zarząd sukcesyjny należy przedłużyć, ale podkreślmy – ten który został wcześniej ustanowiony (np. przez przedsiębiorcę za życia).
PYTANIE 31. Czy spadkobiercy mogą ustanawiać zarząd sukcesyjny po stwierdzeniu nabycia spadku?
Tak, choć jest to sytuacja raczej optymistyczna wobec scenariusza konfliktu między spadkobiercami. Niemniej jednak trzeba mieć na uwadze pewien życiowy obrót rzeczy, który może być właśnie wyjściem z sytuacji konfliktu, a jest często w emocjach odrzucany przez osoby bliskie zmarłemu. Jeśli za życia przedsiębiorcy nie został ustanowiony zarządca sukcesyjny, to po śmierci spadkobiercy mogą rozważyć tylko nabycie spadku (jeszcze nie jego podział) i powołanie zarządcy sukcesyjnego. W tym czasie przedsiębiorstwo będzie zarządzane i przyjąć można, że nie będzie traciło na wartości. Wobec tego kwestia podziału majątku (w tym przedsiębiorstwa) może być przedmiotem negocjacji (spadkobiercy mają na to dodatkowy czas). Trzeba pamiętać, że takie rozwiązanie jest możliwe, gdy znani są wszyscy spadkobiercy.
Przykład
Spór spadkobierców
Tadeusz był przedsiębiorcą, który od ponad 20 lat prowadził indywidualną działalność gospodarczą (zarejestrowaną w CEIDG). Od startu działalności przedsiębiorstwo bardzo się rozwinęło. Jego właściciel początkowo nikogo nie zatrudniał, a teraz firma ma ponad 100 pracowników. Działa także na rynkach zagranicznych, ma własną sieć dystrybucji i kilka stałych kontraktów ogólnopolskich. Tadeusz był żonaty, ma troje dzieci. Cała rodzina pomagała mu w prowadzeniu działalności. Jednak jedno dziecko (nastraszy syn Wojciech) jest najbardziej zaangażowane w działalność ojca. Wojciech jest formalnie zatrudniony w firmie, odpowiada za kilka strategicznych kwestii. Pozostałe dzieci i żona nie mają sprecyzowanych planów na przyszłość i innej pracy zawodowej. Tadeusz poza przedsiębiorstwem zostawił też znaczny majątek osobisty. Z uwagi na wiek i coraz słabsze zdrowie nagle zmarł, nie pozostawiając testamentu. Między bliskimi zaraz po śmierci pojawił się spór dotyczący prowadzenia dalej działalności i podziału majątku. Każdy z bliskich Tadeusza uważał, że jemu powinna przypaść większa część majątku, a to dlatego, że miał najbliższe relacje z Tadeuszem. Nie bardzo wiadomo, czy nadal bliscy chcą prowadzić przedsiębiorstwo, choć wszyscy zdają sobie sprawę, że jest to bardzo dochodowa i rokująca działalność. Znając powagę sytuacji, najstarszy syn zaczął prowadzić rozmowy z kontrahentami i uspokajać pracowników. Ponieważ znali go z działalności w firmie, zaufali mu. Wojciech nie może jednak podjąć żadnych czynności związanych z kontynuowaniem współpracy. Wcześniej wszyscy bliscy muszą wyrazić zgodę na uczynienie go zarządcą sukcesyjnym przed notariuszem. Pierwsze wiążące decyzje może podejmować dopiero wtedy, gdy zostanie ujawniony w CEIDG. Nie ma przeszkód, aby ustanowienie zarządcy sukcesyjnego powiązać z notarialnym poświadczeniem dziedziczenia czy nawet działem spadku po Tadeuszu. Może to być częścią uzgodnień, aby zakończyć spór między spadkobiercami.
PYTANIE 32. Czy odwołany przez przedsiębiorcę za życia zarządca sukcesyjny może zostać powołany po jego śmierci przez spadkobierców?
Tak. Po śmierci przedsiębiorcy mogą to zrobić osoby uprawnione do powołania zarządcy sukcesyjnego (małżonek przedsiębiorcy, spadkobierca ustawowy, spadkobierca testamentowy). Mogą zignorować fakt, że przedsiębiorca za życia nie chciał określonej osoby do pełnienia funkcji zarządcy. Jest to kwestia raczej etyczna, czy w taki sposób szanuje się wolę zmarłego.
W SPÓŁKACH
PYTANIE 33. Czy możliwe jest ustanowienie zarządu sukcesyjnego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółce jawnej?
Nie. Ustawa o zarządzie sukcesyjnym reguluje tylko zasady zarządzania przedsiębiorstwem po śmierci przedsiębiorcy, który wykonywał działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG lub w formie spółek cywilnych, o czym będzie mowa w kolejnych pytaniach. Nie zmienia to jednak faktu, że co do spółek osobowych i jawnych przepisy kodeksu spółek handlowych przewidują rozwiązania związane ze śmiercią wspólnika i należy z nich skorzystać, zwłaszcza że często będzie to powiązane z treścią umowy spółki. Specyficzna sytuacja dotyczy osób zarządzających spółkami na podstawie kontraktu menedżerskiego. Formalnie są oni przedsiębiorcami wpisanymi do CEIDG, tak więc możliwe jest ustanowienie zarządu sukcesyjnego. Wymaga to jednak refleksji, czy w takim wypadku jest sens kontynuowania działalności po śmierci przedsiębiorcy, gdyż taka aktywność koncentruje się przeważnie na umiejętnościach osobistych. Osoby aktywne biznesowo część swojej działalności mogą prowadzić w ramach wpisu w CEIDG, a część jako wspólnicy. Zarząd sukcesyjny pozwala więc im zarządzić częścią swojej aktywności na wypadek śmierci. Tutaj o jednej rzeczy należy pamiętać ‒ w przypadku prowadzenia złożonej działalności gospodarczej, w różnych formach prawnych, ważne jest, aby planowanie spadkowe obejmowało jej całość, a przynajmniej całość aktywów. W przeciwnym wypadku nie będzie to efektywne rozwiązanie, sam zarządca sukcesyjny od początku będzie miał utrudnione zadanie i ograniczone możliwości działania.
PYTANIE 34. Czy możliwe jest ustanowienie zarządu sukcesyjnego w spółce cywilnej?
Tak. Jest to wyjątek od reguły, że w spółce nie może być zarządu sukcesyjnego (nie może go być w spółce osobowej lub kapitałowej, np. jawnej). W przypadku spółki cywilnej możliwy jest zarząd sukcesyjny. W praktyce znaczenie ma to, czy w umowie spółki cywilnej jest zastrzeżenie, że spadkobiercy wspólnika spółki cywilnej wejdą do spółki na jego miejsce. Tutaj słowo koniecznego komentarza. Otóż, nie ma prawnego obligu czynienia zastrzeżenia związanego z losem spółki cywilnej po śmierci wspólnika. Czasami unormowanie tej kwestii nie znajduje się nawet we wzorach umów spółki cywilnej. Niemniej jednak jest to zagadnienie bardzo istotne. Dla zarządu sukcesyjnego kluczowe, gdyż jeśli jest takie zastrzeżenie, to powołany za życia wspólnika zarządca sukcesyjny „wchodzi” w miejsce wspólnika. Pozwala to spółce nadal funkcjonować (wyjątkowa będzie sytuacja, gdy po śmieci wspólnika został tylko jeden wspólnik; wtedy spółka będzie musiała zostać finalnie rozwiązana). Zastrzeżenie za życia przedsiębiorcy opcji wejścia spadkobierców w umowie spółki cywilnej jest więc szalenie ważne. Może zostać to uczynione w ramach zmiany umowy spółki, nie powinno to rodzić kontrowersji i oporu wśród innych wspólników, im także otwiera to drogę do kontynuacji działalności spółki po śmierci.
PYTANIE 35. Czy zarządcą sukcesyjnym zmarłego wspólnika spółki cywilnej może być inny wspólnik?
Tak. Wspólnicy mogą się wzajemnie „krzyżowo” powołać. Ustawa tego nie zabrania. Ważne jest tylko, aby wspólnik spełniał wskazane wcześniej wymagania. Przedsiębiorca nie powinien jednak tak pochopnie podejść do wyboru zarządcy sukcesyjnego i wskazać po prostu wspólnika. Raczej takie rozwiązanie trzeba traktować jako ostateczność (lepiej, jeśli jest zarządca sukcesyjny, niż jak go nie będzie w chwili śmierci), gdyż wspólnik może wcale nie kierować się interesami spadkobierców, kiedy będzie wykonywał zarząd, i skupić się bardziej na interesie spółki. Można oczywiście uznać, że interes spółki i interes spadkobierców to powiązane kwestie, ale w szczegółach związane to będzie z decydowaniem – w krótkim okresie zarządu sukcesyjnego – o drobnych, ale istotnych kwestiach biznesowych. Przedsiębiorca za życia będący wspólnikiem spółki cywilnej powinien rozpatrzyć powołanie w pierwszej kolejności osoby spoza grona wspólników, a z tego kręgu dopiero w ostateczności.
PYTANIE 36. Do śmierci przedsiębiorcy nie przewidziano w umowie spółki cywilnej wejścia spadkobierców do spółki. Czy mimo to jest możliwe ustanowienie zarządu sukcesyjnego w spółce cywilnej?
Tak, choć nie powinno to skłaniać przedsiębiorcy za życia do rezygnacji z unormowania kwestii zarządcy sukcesyjnego w spółce cywilnej, w której jest wspólnikiem. Otóż w przypadku, gdy nie zastrzeżono w umowie spółki cywilnej, że spadkobiercy przedsiębiorcy wejdą do spółki cywilnej na jego miejsce, a został ustanowiony zarząd sukcesyjny, z chwilą śmierci przedsiębiorcy jego spadkobiercy wchodzą do spółki na miejsce przedsiębiorcy, jeżeli pozostali wspólnicy wyrażą na to zgodę. Chodzi o zgodę wszystkich pozostałych wspólników. Zgoda sprawia, że zarządca sukcesyjny może w spółce się pojawić, a brak zgody na to nie pozwoli. Nie można wykluczyć, że po śmierci wspólnika pojawi się inne zapatrywanie na obecność jego i jego bliskich w spółce. Takie scenariusze są trudne do przewidzenia, wspólnik spółki cywilnej z ostrożności nie powinien zatem bazować na przekonaniu, że po jego śmieci stosunki w spółce będą takie same jak za jego życia. Powinien raczej dążyć za życia do zmiany umowy spółki (opcja wejścia w jego miejsce spadkobierców) oraz powołać zarządcę sukcesyjnego. Dodać jeszcze trzeba jedną zaletę powołania zarządcy sukcesyjnego za życia przedsiębiorcy. Zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym do czasu wyrażenia zgody na wejście spadkobierców zmarłego (czyli wariant, gdy przedsiębiorca na życia nie powołał zarządcy sukcesyjnego) pozostali wspólnicy mogą sami podejmować wszelkie czynności w zakresie prowadzenia spraw spółki. Mogą więc sami decydować o strategicznych celach, nie czekając, aż w spółce pojawi się zarządca. Tymczasem, jeśli zarządca zostanie powołany za życia przedsiębiorcy, to już od chwili śmierci wspólnicy muszą się liczyć z jego zapatrywaniem na sprawy biznesowe.
ZADANIA I WYNAGRODZENIE
PYTANIE 37. Czy zarządca sukcesyjny może pracować za darmo (bez wynagrodzenia)?
Tak. Ustawa o zarządzie sukcesyjnym nie wprowadza obowiązku odpłatności za pracę zarządcy sukcesyjnego. Zadania te może wykonywać np. najbliższy członek rodziny zmarłego przedsiębiorcy lub jeden ze spadkobierców – jeśli taka jest jego wola i nie oczekuje zapłaty. Gdy jednak pojawia się wola ze strony zarządcy sukcesyjnego otrzymywania wynagrodzenia, to pełnienie funkcji zarządcy traktowane jest jako umowa zlecenia (art. 26 ustawy o zarządzie sukcesyjnym).
PYTANIE 38. Czy zarządca sukcesyjny powołany przez przedsiębiorcę od razu zaczyna pełnić swoją funkcję?
To zależy. Nie zaczyna jej pełnić od razu, jeśli jest powołany przez przedsiębiorcę. Zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym swoją funkcję ma zacząć pełnić dopiero po śmieci przedsiębiorcy (dokładnie od tego momentu). Jest to jednak mało praktyczne założenie, dlatego że zarządca powinien się do tej roli przygotować. Dlatego – mimo że nie jest to wprost zapisane w ustawie – powinien wspólnie z przedsiębiorcą podejmować jakieś działania zmierzające do przygotowania się do pełnienia funkcji zarządcy sukcesyjnego. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku, gdy zarządca sukcesyjny ustanawiany jest po śmierci przedsiębiorcy. Wówczas swoją funkcję pełni od momentu dokonania wpisu do CEIDG (nie od momentu powołania przed notariuszem czy wyrażenia zgody na pełnienie funkcji zarządcy).
PYTANIE 39. Jakie jest pierwsze zadanie zarządcy sukcesyjnego?
Zarządca sukcesyjny po objęciu funkcji, czyli już w ramach wykonywania zarządu sukcesyjnego, musi niezwłocznie sporządzić i złożyć przed notariuszem spis inwentarza przedsiębiorstwa w spadku. Nie jest to banalna czynność, gdyż inwentarz musi obejmować wskazanie wszystkich składników przedsiębiorstwa w spadku (trzeba w ramach spisu podać wartości składników mienia według stanu i cen z chwili śmierci przedsiębiorcy), a także długów związanych z działalnością gospodarczą zmarłego przedsiębiorcy (trzeba podać ich wartość według stanu z chwili śmierci przedsiębiorcy). Nie można więc zakładać, że rolą zarządcy sukcesyjnego jest poszukiwanie jakiejś strategii rozwoju przedsiębiorstwa po śmierci przedsiębiorcy, ale przede wszystkich wykonywanie czynności operacyjnych, które związane są z analizą dokumentacji księgowej i podatkowej. Mając świadomość obowiązku sporządzenia inwentarza przedsiębiorstwa (dokładnego wymieniania składników i długów), zarządca sukcesyjny powinien być przed śmiercią przedsiębiorcy zorientowany w sprawach związanych z działalnością gospodarczą przedsiębiorcy planującego sukcesję, chociaż żaden przepis ustawy o tym nie mówi.
PYTANIE 40. Kiedy zarząd sukcesyjny się kończy?
Zawsze zarząd sukcesyjny rozpoczyna się z chwilą śmierci przedsiębiorcy i zasadniczo trwa dwa lata, choć wyjątkowo może trwać nawet pięć lat. W tym ostatnim przypadku decyzje może podjąć sąd i wymaga ona tego, aby zarząd sukcesyjny był już wykonywany. Trzeba pamiętać, że jeśli przedsiębiorca za życia nie powołał zarządcy sukcesyjnego, to po jego śmierci bliscy mają taką możliwość tylko przez pierwsze dwa miesiące. Jeśli nie wykonają żadnej czynności w tym kierunku w ciągu tych dwóch miesięcy, to zarząd sukcesyjny w ogóle się nie rozpocznie.
PYTANIE 41. Czy zarządca sukcesyjny może przekazać swoje obowiązki innym osobom?
Nie. Zarządca sukcesyjny nie może scedować swoich obowiązków na inną osobę. Ustawa o zarządzie sukcesyjnym nie pozwala, aby zarządca sukcesyjny istniał tylko formalnie. Prawo natomiast pozwala, aby zarządca sukcesyjny ustanowił pełnomocnika (do poszczególnej czynności lub pewnego rodzaju czynności). Nie może być jednak tak, że inna osoba, nawet pełnomocnik, zastąpi zarządcę sukcesyjnego w jego funkcji.
PYTANIE 42. Skąd zarządca sukcesyjny będzie wiedział o śmierci przedsiębiorcy?
Kwestia nie jest uregulowana wprost w ustawie, ale ma ogromne znaczenie praktyczne, gdyż od chwili śmierci przedsiębiorcy zarządca musi zacząć funkcjonować w przedsiębiorstwie. W ogóle trzeba zwrócić uwagę, że polskie prawo nie zawiera rozwiązań związanych z przekazywaniem informacji o śmierci bliskiej osoby. Zagadnienie to oparte jest z jednej strony na restrykcyjnych przepisach związanych z ochroną danych osobowych i ochroną dóbr osobistych, a z drugiej na relacjach rodzinnych, które pozwalają na uzyskanie informacji o zdrowiu i sytuacji osób najbliższych. Przedsiębiorca powinien za życia w jakiś sposób (może on być mniej formalny, np. podczas zaaranżowanego spotkania, lub formalny – np. testament) przedstawić zarządcę sukcesyjnego i przekazać do niego kontakty – jeśli nie jest to osoba bliska. Jeśli będzie to osoba znana rodzinie, to zarządca sukcesyjny powinien uzyskać informację o śmierci przedsiębiorcy od bliskich.
Sytuacja staje się bardziej złożona, gdy przedsiębiorca jest osobą samotną. Tutaj jedynym rozwiązaniem są ustalenia między zarządcą sukcesyjnym i przedsiębiorcą (pytanie zasadnicze związane jest z tym, kto w takiej sytuacji będzie spadkobiercą).
Powołany zarządca sukcesyjny musi mieć świadomość, że informacja o śmierci przedsiębiorcy może go spotkać w różnych sytuacjach życiowych (urlop, wyjazd zagraniczny, prywatne problemy zdrowotne). Dobrze jest, aby na tę okoliczność był przygotowany i dlatego przedsiębiorca za życia powinien pomóc zarządcy przygotować się do pierwszych kontaktów i czynności (poniżej w ramce lista kontrolna czynności, które mogą być pomocne w takiej sytuacji). Zdecydowanie zalecić trzeba, aby zarządca sukcesyjny sporządził notatkę na temat, kiedy, od kogo i w jakich okolicznościach otrzymał informacje o śmierci przedsiębiorcy. Może być to pomocne zwłaszcza w czynnościach przed organami administracji publicznej i organami podatkowymi.
REZYGNACJA
PYTANIE 43. Czy zarządca sukcesyjny może nagle zrezygnować, np. tuż przed śmiercią przedsiębiorcy?
Tak. Taka sytuacja jest oczywiście niepożądana, ale zarządca sukcesyjny może zrezygnować w każdej chwili. Wystarczy, że złoży pisemną rezygnację przedsiębiorcy (art. 52 ustawy o zarządzie sukcesyjnym). Ciekawa sytuacja może mieć miejsce, jeśli zarządca nie złoży skutecznie rezygnacji przed śmiercią. Wówczas rezygnację musi złożyć przed notariuszem, a to oznacza, że przez dwa tygodnie musi pełnić funkcję zarządcy sukcesyjnego. Na wypadek nagłej rezygnacji zarządcy sukcesyjnego dobrze jest, aby przedsiębiorca wskazał zarządcę rezerwowego (awaryjnego).
Przykład
Niespodziewane wycofanie się zarządcy
Andrzej ustanowił swojego dobrego znajomego Mariana zarządcą sukcesyjnym za swojego życia. Chodziło mu o to, aby jego żona Anna (małżeństwo nie miało dzieci) nie musiała martwić się prowadzeniem przedsiębiorstwa transportowego (w jego skład wchodzą trzy samochody dostawcze), gdyż nigdy nie miała nic wspólnego z tą działalnością. Marian po śmierci Andrzeja postanowił jednak niespodziewanie zrezygnować z funkcji zarządcy sukcesyjnego, gdyż stwierdził, że skala nowych obowiązków jest za duża. Powiadomił o tym Annę, przepraszając za zmianę decyzji. Anna jest przerażona zadaniami, jakim będzie musiała sama sprostać.
Rezygnacja Mariana nie jest jednak skuteczna. Po śmierci przedsiębiorcy zarządca sukcesyjny może zrezygnować, tylko składając oświadczenie przed notariuszem (nie może tego zrobić przed spadkobiercą). Poza tym, nawet jeśli rezygnację złoży przed notariuszem, to i tak ma obowiązek działać jeszcze przez dwa tygodnie. Anna może więc oczekiwać pomocy od Mariana, a równolegle szukać innego zarządcy lub podjąć kluczowe decyzje co do przyszłości przedsiębiorstwa.
Lista kontrolna
Zanim przedsiębiorca powoła zarządcę sukcesyjnego, powinien dokładnie zweryfikować kandydata. Natomiast po tym, gdy wybierze odpowiednią osobę, powinien zadbać, aby była przygotowana do nowej roli. Przedstawiamy listę pytań, które pomogą prowadzącemu działalność gospodarczą sprawdzić, na jakim etapie przygotowań do powołania zarządcy sukcesyjnego się znajduje i na co jeszcze powinien zwrócić uwagę, a także jakie działania rozważyć, aby powołanie zarządcy sukcesyjnego w jego przedsiębiorstwie zakończyło się pomyślnie.
Zanim przedsiębiorca wybierze zarządcę sukcesyjnego, powinien sprawdzić:
1. Czy kandydat na zarządcę sukcesyjnego jest osobą pełnoletnią? TAK ☐ NIE ☐
2. Czy wobec kandydata na zarządcę orzeczono jakikolwiek zakaz prowadzenia działalności gospodarczej? TAK ☐ NIE ☐
3. Czy prokurent, który ma być również zarządcą sukcesyjnym, pisemnie wyraził na to zgodę? TAK ☐ NIE ☐
4. Czy przedsiębiorca ma kandydata na zapasowego (awaryjnego) zarządcę sukcesyjnego? TAK ☐ NIE ☐
5. Czy w umowie spółki cywilnej jest zastrzeżenie, że spadkobiercy wspólnika wchodzą po śmierci do spółki? TAK ☐ NIE ☐
6. Czy kandydat lub kandydaci na zarządcę sukcesyjnego znają wartości i zasady, jakimi przedsiębiorca kieruje się w prowadzeniu działalności gospodarczej? TAK ☐ NIE ☐
7. Czy kandydat na zarządcę sukcesyjnego ma doświadczenie w obszarze działalności gospodarczej, jaką prowadzi przedsiębiorca? TAK ☐ NIE ☐
8. Czy wśród spadkobierców przedsiębiorcy jest osoba, która mogłaby pełnić funkcję zarządcy sukcesyjnego? TAK ☐ NIE ☐
9. Czy kandydat na zarządcę sukcesyjnego jest znany klientom przedsiębiorcy? TAK ☐ NIE ☐
10. Czy kandydat na zarządcę sukcesyjnego jest znany kluczowym kontrahentom i dostawcom? TAK ☐ NIE ☐
11. Czy kandydat na zarządcę sukcesyjnego ma dobre stosunki z małżonkiem przedsiębiorcy? TAK ☐ NIE ☐
12. Czy kandydat na zarządcę sukcesyjnego spełnia warunki wymagane do prowadzenia działalności koncesji, licencji lub zezwolenia? TAK ☐ NIE ☐
13. Czy kandydat na zarządcę sukcesyjnego nie prowadzi działalności konkurencyjnej wobec działalności gospodarczej przedsiębiorcy? TAK ☐ NIE ☐
14. Czy zarządca sukcesyjny wyraził pisemną zgodę na pełnienie tej funkcji? TAK ☐ NIE ☐
15. Czy przedsiębiorca złożył wniosek o wpis do CEIDG głównego zarządcy sukcesyjnego? TAK ☐ NIE ☐
16. Czy przedsiębiorca złożył wniosek o wpis do CEIDG zapasowego zarządcy sukcesyjnego? TAK ☐ NIE ☐
Po powołaniu wybranej osoby na zarządcę sukcesyjnego trzeba sprawdzić lub rozważyć:
17. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego ma jasność, jakie składniki majątku przedsiębiorcy stanowią majątek prywatny, jakie firmowy, a jakie są wykorzystywane zarówno w celach prywatnych, jak i firmowych? TAK ☐ NIE ☐
18. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego ma orientację co do tego, jakie zezwolenie, koncesje i licencje oraz inne decyzje administracyjne są potrzebne w działalności gospodarczej przedsiębiorcy? TAK ☐ NIE ☐
19. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego będzie miał wiedzę o treści testamentu przedsiębiorcy, jeśli zostanie sporządzony? TAK ☐ NIE ☐
20. Czy przedsiębiorca nie ma wątpliwości co do kompetencji, wiarygodności lub rzetelności osoby, którą powołał? TAK ☐ NIE ☐
21. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego będzie miał wiedzę o miejscu przechowywania testamentu? TAK ☐ NIE ☐
22. Czy zapoznał powołanego na zarządcę sukcesyjnego z listą obowiązków w działalności przedsiębiorcy? TAK ☐ NIE ☐
23. Czy przekazał powołanemu na zarządcę sukcesyjnego wytyczne co do spraw, które powinien konsultować ze spadkobiercami (przekraczającymi zwykły zarząd)? TAK ☐ NIE ☐
24. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego ma wiedzę o umowach kredytowych i rachunków bankowych? TAK ☐ NIE ☐
25. Czy poza zarządcą sukcesyjnym powołany zostanie wykonawca testamentu? TAK ☐ NIE ☐
26. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego otrzyma bliższe informacje o pracownikach oraz zasadach zarządzania kadrami, jakimi kieruje się przedsiębiorca? TAK ☐ NIE ☐
27. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego zostanie przedstawiony osobom najbliższym przedsiębiorcy za jego życia? TAK ☐ NIE ☐
28. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego będzie miał zapewniony dostęp do stron internetowych oraz mediów społecznościowych związanych z działalnością gospodarczą? TAK ☐ NIE ☐
29. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego ma dostęp do danych związanych z trwającymi postępowaniami sądowymi? TAK ☐ NIE ☐
30. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego ma wiedzę o urzędzie skarbowym właściwym dla prowadzonej działalności? TAK ☐ NIE ☐
31. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego będzie miał dostęp do danych kasy lub kas fiskalnych? TAK ☐ NIE ☐
32. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego ma wiedzę o trwających negocjacjach przedsiębiorcy? TAK ☐ NIE ☐
33. Czy miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy jest znane osobie powołanej na zarządcę? TAK ☐ NIE ☐
34. Czy z działalnością przedsiębiorcy wiążą się zaległości dotyczące należności publicznoprawnych (podatki, składki ZUS. itp.), o których wiedzę powinien mieć powołany zarządca sukcesyjny? TAK ☐ NIE ☐
35. Czy przedsiębiorca zadbał, by powołany na zarządcę sukcesyjnego mógł zapoznać się ze schematem organizacyjnym przedsiębiorstwa? TAK ☐ NIE ☐
36. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego będzie miał dostęp do aktów notarialnych związanych z działalnością gospodarczą przedsiębiorcy? TAK ☐ NIE ☐
37. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego będzie miał dostęp do dokumentacji związanej z nadaniem numeru NIP i rejestracji jako podatnika VAT? TAK ☐ NIE ☐
38. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego będzie miał dostęp do dokumentacji pracowniczej? TAK ☐ NIE ☐
39. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego został zaznajomiony z trwającymi w przedsiębiorstwie kontrolami? TAK ☐ NIE ☐
40. Czy informacje o podmiotach gospodarczych i osobach, z którymi przedsiębiorca unika współpracy z uwagi na złe doświadczenia, zostaną przekazane powołanemu na zarządcę sukcesyjnego? TAK ☐ NIE ☐
41. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego ma dostęp do harmonogramów spłat kredytów, leasingów i innych zobowiązań finansowych związanych z działalnością przedsiębiorstwa? TAK ☐ NIE ☐
42. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego ma dostęp do dokumentacji wizualnej przedsiębiorstwa (logo firmy, logo produktów itp.)? TAK ☐ NIE ☐
43. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego ma wiedzę o notariuszach, przed którymi przedsiębiorca najczęściej dokonuje czynności? TAK ☐ NIE ☐
44. Czy powołany na zarządcę sukcesyjnego ma kopię ostatnio przeprowadzonego spisu z natury (inwentaryzacji)? TAK ☐ NIE ☐
