Katarzyna Trzpioła, ekspert z zakresu finansów i rachunkowości, Wydział Zarządzania UW
Działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialno-rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Tak wskazuje art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS). Są to zatem świadczenia, a nie zakupy środków trwałych. Zakładowe obiekty socjalne w rozumieniu ustawy to ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej.
Tylko dofinansowanie
Jak wynika z art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS, działalność socjalna może być finansowana ze środków funduszu, natomiast zakładowe obiekty socjalne mogą być jedynie dofinansowane. Fundusz może być też przeznaczany na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
Ustawa o ZFŚS nie zawiera więc regulacji, która pozwalałaby na pokrywanie z funduszu wydatków związanych z zakupem środków trwałych służących działalności socjalnej innej niż związana w przedszkolami żłobkami czy klubami dziecięcymi. Zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS środki funduszu można przeznaczyć jedynie na dofinansowanie już istniejących zakładowych obiektów socjalnych służących wypoczynkowi czy rekreacji, a nie na zakup nowych. Czyli utrzymanie zakupionego mieszkania (o ile dałoby się go podciągnąć pod określenie dom wypoczynkowy) może być finansowane ze środków funduszu, ale sam zakup nie.
Powyższe oznacza, że nie można przeznaczyć środków zgromadzonych na koncie ZFŚS na budowę nowego ośrodka rekreacyjnego, mimo że służyłby on w przeważającej mierze własnym pracownikom. Nie można też przeznaczyć tych środków na zakup mieszkania, nawet jeśli miałoby ono służyć prowadzeniu działalności socjalnej wypoczynkowej.
Jedynym wyjątkiem przewidzianym w ustawie o ZFŚS jest sytuacja określona w art. 7 ust. 1 pkt 7. Przepis ten stanowi, że przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej mogą być przeznaczone ‒ oprócz zasilenia konta ZFŚS ‒ na m.in. odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych. W takim przypadku pracodawca po sprzedaży poprzedniego obiektu mógłby przeznaczyć uzyskane środki na budowę nowego ośrodka rekreacyjnego, bazy wypoczynkowej, ponieważ można by to uznać za odtworzenie istniejącej bazy socjalnej.
Sprostowanie nieprawidłowości
Zatem opłacenie raty za mieszkanie ze środków funduszu w sytuacji opisanej w pytaniu było nieprawidłowe. Należy zwrócić ze środków obrotowych niewłaściwe wydane pieniądze z ZFŚS zapisem na podstawie wyciągu bankowego do rachunku ZFŚS:
  • Wn „Rachunek ZFŚŚ”,
  • Ma „Środki pieniężne w drodze”.
I na podstawie wyciągu do rachunku podstawowego:
  • Wn „Środki pieniężne w drodze”,
  • Ma „Rachunek bieżący”.
Na koncie funduszu (np. 850) nie mogą być dokonywane żadne zapisy. Proszę pamiętać, że przepisy ustawy o ZFŚS zostały stworzone po to, aby wspierać bieżące potrzeby socjalne pracowników i tylko te działania, które mieszczą się w ramach działalności socjalnej. Pracodawca, jako administrator środków funduszu, musi dbać o to, aby były one wydatkowane zgodnie z przepisami ustawy i na zasadach przewidzianych w regulaminie funduszu obowiązującym w danej jednostce.
Podstawa prawna
art. 1 ust. 1, art. 2 pkt 1 i 4, art. 7 ust. 1 pkt 7 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 746; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2445)
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)