Dominika Bura, partner, BCLA Bisiorek Cieśliński i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni
Od 15 maja 2021 r. obowiązuje część postanowień ustawy z 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw (dalej: nowelizacja ustawy o AML). Wśród nich była nowa definicja osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (ang. politically exposed persons, PEP). Zawęziła ona krąg PEP poprzez wyłączenie z dotychczasowego katalogu grup stanowisk średniego oraz niższego szczebla. Pierwotna definicja zawarta w art. 2 ust. 2 pkt 11 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa AML) mówiła, że są to „osoby fizyczne zajmujące znaczące stanowiska lub pełniące znaczące funkcje publiczne”. Od 15 maja br. zaś brzmi ona: „przez osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne rozumie się, z wyłączeniem grup stanowisk średniego i niższego szczebla, osoby zajmujące znaczące stanowiska publiczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne”. Definicja wymienia też katalog ogólny tych grup. Celem zmiany tego przepisu była m.in. implementacja definicji z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843 (tzw. dyrektywa V AML).
Problem w tym, że choć definicja obowiązująca od połowy maja w dalszej części wymienia przykładowe grupy stanowisk, to katalog ten jest ogólny. Minister finansów został zobligowany na mocy ustawy do wydania rozporządzenia określającego precyzyjny katalog stanowisk, ale dopiero od 31 października br. wejdzie w życie rozporządzenie ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi (dalej: rozporządzenie). W par. 2 rozporządzenia zostało wymienionych łącznie aż 215 konkretnych, różnych stanowisk i funkcji publicznych, których piastowanie wiąże się z faktem bycia PEP. Nowy akt znacznie ułatwi pracę instytucjom obowiązanym. [ramka 1] Identyfikacja PEP będzie łatwiejsza i przejrzystsza, co może ułatwić oraz przyspieszyć nawiązywanie stosunków gospodarczych. [ramka 2]

Ramka 1

Instytucje obowiązane, czyli 25 grup
Przypomnijmy, że do grona instytucji obowiązanych do stosowania ustawy AML, w tym przepisów dotyczących PEP, należą podmioty określone w jej art. 2 ust. 1. Katalog składa się obecnie z 25 grup podmiotów, wśród których są m.in.: banki, krajowe instytucje płatnicze, firmy inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, notariusze czy też instytucje pożyczkowe, a także przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową czy też podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Instytucje obowiązane w ramach prowadzonej działalności zobowiązane są do: tworzenia wewnętrznych regulacji w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, przygotowania procedur związanych z anonimowym zgłaszaniem rzeczywistych bądź potencjalnych naruszeń w zakresie przepisów AML, w tym oceny ryzyka, zorganizowania specjalnych szkoleń dla pracowników w zakresie AML, wyznaczenia osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków wynikających z ustawy, archiwizowania dokumentów związanych z przeprowadzanymi kontrolami, a także stawiania się na kontrole w zakresie przestrzegania przepisów AML.

Ramka 2

Kto powinien być pod lupą
Zgodnie z katalogiem dołączonym do definicji w ustawie AML (art. 2 ust. 2 pkt 11) zakres pojęcia osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne obejmuje:
• szefów państw, szefów rządów, ministrów, wiceministrów oraz sekretarzy stanu, członków parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,
• członków organów zarządzających partii politycznych,
• członków sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych,
• członków trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych,
• ambasadorów, chargés d’affaires oraz wyższych oficerów sił zbrojnych,
• członków organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych,
• dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz członków organów organizacji międzynarodowych lub osoby pełniące równoważne funkcje w tych organizacjach,
• dyrektorów generalnych w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz dyrektorów generalnych urzędów wojewódzkich,
• inne osoby zajmujące stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej.

Ramka 3

Inne zmiany
Doprecyzowanie katalogu PEP to tylko jedna z wielu zmian, jakie zostały wprowadzone na mocy tegorocznej nowelizacji ustawy o AML z 30 marca 2021 r. Nałożyła ona na przedsiębiorców m.in. dodatkowe zadania, którym sprostać będą musiały wszystkie wskazane w ustawie instytucje obowiązane. Poszerzyła grono instytucji, które będą musiały identyfikować beneficjentów rzeczywistych, m.in. o biura księgowe i handlarzy dziełami sztuki. Rozszerzyła również katalog podmiotów, które mają obowiązek rejestracji w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, m.in. o spółdzielnie, spółdzielnie europejskie, spółki partnerskie, trusty i fundacje.©℗
Nowe wytyczne
Znowelizowany w rozporządzeniu katalog nie obejmuje już kierowników urzędów terenowych administracji specjalnej niezespolonej. W katalogu nie są już np. ujęci naczelnicy urzędów skarbowych oraz szefowie wojewódzkich i powiatowych inspekcji budowlanych czy pracy czy też dyrektorzy okręgowych urzędów górniczych.
Może się wydawać, że skoro z katalogu została wyłączona grupa stanowisk średniego oraz niższego szczebla, to zmiany stanowią ulgę dla przedsiębiorców. Ale to mylne wrażenie. Omawiana zmiana katalogu ma dla przedsiębiorców również swoje ciemne strony. Modyfikacja listy oznacza, że na nowo de facto będą zobligowani do weryfikacji swoich dotychczasowych klientów, bo przecież w okresie od maja do października musieli stosować ogólną definicję PEP z ustawy AML.
Co ciekawe, tegoroczne zmiany sprawiły, że do grona PEP zaliczymy także prezydentów miast, burmistrzów, wójtów, a także wojewodów oraz marszałków województw. Jako że powyższe stanowiska nie były uprzednio uwzględnione, nowe regulacje stanowią wyzwanie dla instytucji obowiązanych, również w kontaktach nawiązywanych na tym szczeblu administracyjnym. Ponadto nie można zapomnieć, że w kategoriach PEP należy traktować również bliskich współpracowników osób, które zajmują eksponowane stanowiska polityczne.
Jakie obowiązki
Na mocy ustawy AML instytucje obowiązane w stosunku do każdej z wymienionych wcześniej grup, czyli klientów lub beneficjentów rzeczywistych, którzy są PEP, muszą stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy AML. Muszą stosować analogiczne działania także wobec członków rodziny PEP oraz wobec osób znanych jako bliscy współpracownicy PEP.
Przede wszystkim muszą dokonać identyfikacji PEP wśród swoich klientów. Oznacza to w praktyce, że zobowiązani są m.in.: sprawdzić, czy dana osoba będąca ich klientem ma status PEP, a jeżeli tak, to – ustalić źródła jej majątku, ustalić źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w jego dyspozycji, których użyto w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji łączących instytucję obowiązaną z PEP. Ustawa nie zawiera katalogu zamkniętego metod, które należy zastosować w celu identyfikacji potencjalnego PEP, natomiast wskazuje, że działania te powinny być oparte na analizie ryzyka. W celu realizacji obowiązku ustalenia, czy klient lub beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, instytucje obowiązane wdrażają wewnętrzne procedury, w tym mogą przyjmować od klienta oświadczenie w formie pisemnej lub w formie dokumentowej, że jest on albo nie jest osobą zajmującą takie stanowisko, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. W praktyce rozwiązaniem najczęściej stosowanym jest zobowiązanie do wypełnienia ankiety KYC (ang. know your customer). W jej treści pojawiają się wnikliwe pytania, które jednoznacznie pozwolą na weryfikację, czy ktoś jest PEP. Co istotne, w przypadku odmowy wypełnienia formularza instytucja obowiązana jest zmuszona do odmowy nawiązania relacji gospodarczej. Ustawodawca nie narzuca wzoru takiego dokumentu.
Inną metodą może być wykorzystanie listy stanowisk, które zostały enumeratywnie wymienione w treści rozporządzenia. Należy jednak pamiętać, że status PEP przyznany został również bliskim współpracownikom oraz członkom rodziny PEP. Oznacza to, że sam tekst rozporządzenia nie będzie wystarczającym źródłem pozwalającym na pełną identyfikację. Należy ponadto nadmienić, że istnieją także komercyjne listy PEP umożliwiające weryfikację statusu kontrahenta.
Środki bezpieczeństwa finansowego podejmowane w stosunku do PEP polegają również na bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem. Obowiązkiem jest także uzyskiwanie akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla relacji gospodarczych z PEP w sytuacj, gdy będziemy mieli pewność, że dana osoba ma taki status. Co ważne, powyższe działania powinny być uszczegółowione w wewnętrznych procedurach.
Dodatkowo należy pamiętać, że PEP powinny być rozpatrywane jako te, które zawsze generują wyższe ryzyka i w stosunku do nich należy stosować wzmożone środki bezpieczeństwa.
Co po odejściu ze stanowiska
Równocześnie warto wskazać, że bycie PEP nie jest bezterminowe. Zgodnie z art. 46 ust. 5 ustawy AML „w okresie od dnia zaprzestania zajmowania przez osobę eksponowanego stanowiska politycznego do dnia ustalenia, że nie wiąże się z tą osobą wysokie ryzyko, jednak nie krócej niż przez 12 miesięcy, instytucja obowiązana stosuje wobec takiej osoby środki uwzględniające to ryzyko”. Innymi słowy, oznacza to, że przynależność do grupy PEP trwa przynajmniej przez następny rok od dnia, w którym ustalono, że dana osoba przestała pełnić znaczącą funkcję publiczną lub zajmować eksponowane stanowisko. Tym samym PEP w dalszym ciągu pozostaje więc np. były prezydent Lech Wałęsa, który co prawda stanowisko szefa państwa przestał pełnić ponad 20 lat temu, ale w dalszym ciągu pozostaje w strukturach zarządzających jednej z partii politycznych. Natomiast inny były prezydent Aleksander Kwaśniewski, z uwagi na to, że nie pełni obecnie ważnych funkcji publicznych oraz przestał zajmować eksponowane stanowisko polityczne wiele lat temu, nie jest zaliczany do PEP.
Rodziny i współpracownicy
Obok terminu PEP funkcjonuje określenie RCA (ang. relatives and close associates). Termin ten odnosi się do członków rodzin PEP, którymi zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 3 ustawy AML są: małżonek lub osoba pozostająca we wspólnym pożyciu z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, a także jej dzieci oraz rodzice. Ustawa AML w art. 2 ust. 2 pkt 12 definiuje także krąg osób znanych jako bliscy współpracownicy PEP. Są nimi:
  • osoby fizyczne będące wspólnie z PEP beneficjentami rzeczywistymi osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów,
  • osoby fizyczne, które utrzymują z PEP inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
  • osoby fizyczne będące jedynym beneficjentem rzeczywistym osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów, co do których wiadomo, że zostały utworzone po to, by PEP odnosiła z nich faktyczne korzyści.
Zatem analogicznie, by przedstawić również to zagadnienie obrazowo, ponownie można posłużyć się przykładem byłych szefów państwa. Zgodnie z obowiązującymi przepisami do grupy RCA przynależą najbliżsi członkowie rodziny – małżonka oraz dzieci ‒ byłego prezydenta Lecha Wałęsy. Natomiast z uwagi na to, że były prezydent Aleksander Kwaśniewski przestał pełnić znaczące funkcje publiczne, jego małżonka oraz córka również nie są już zaliczane do grupy RCA.
Podstawa prawna
• ustawa z 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 815)
• art. 2 ust. 1, art. 2 ust. 2 pkt 3, 11 i 12, art. 34 ust. 1, art. 46 ust. 5 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1132; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535)
• dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843 z 30 maja 2018 r. zmieniająca dyrektywę (UE) 2015/849 w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz zmieniająca dyrektywy 2009/138/WE i 2013/36/UE (Dz.Urz. UE z 2018 r. L 156, s. 43)
• par. 2 rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi (Dz.U. z 2021 r. poz. 1381)