Od 1 lipca weszły w życie kolejne przepisy ustawy z 10 grudnia 2020 r. o zmianie niektórych ustaw wspierających rozwój mieszkalnictwa (Dz.U. z 2021 r. poz. 11). Nowe regulacje, których głównym założeniem jest cyfryzacja, a tym samym przyspieszenie i uproszczenie procesu inwestycyjnego, znowelizowały m.in. ustawę z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1333; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz.784).
I tak od prawie trzech tygodni za pośrednictwem serwisu e-budownictwo, który został stworzony przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego w celu obsługi procesu budowlanego online, dostępne są już 23 wnioski do wypełnienia elektronicznie. Wszystko więc zdaje się wskazywać na to, że proces uzyskiwania pozwoleń budowlanych został wreszcie usprawniony. Chciałoby się więc rzec, że wreszcie także w tej dziedzinie podążamy za trendami międzynarodowymi, w tym unijnymi, i robimy kolejny krok na drodze elektronizacji administracji oraz automatyzacji w sprawach nieskomplikowanych dowodowo. Niestety przedsiębiorcy – przynajmniej na razie – raczej muszą poprzestać na marzeniach o szybszym załatwieniu formalności związanych z inwestycjami budowlanymi.
Pozory mylą
Elektronizacja – przynajmniej na tę chwilę – zdaje się nie skracać czasu oczekiwania na ostateczną decyzję organu inspekcji budowlanej. Wręcz przeciwnie, istnieje zagrożenie, że wnioski będą dłużej rozpatrywane ze względu na problemy techniczne związane z obsługą plików. A w przypadku technicznych kłopotów z załączeniem dokumentacji w portalu e-budownictwo konieczne stanie się… wdrożenie papierowego obiegu dokumentów. To niestety może oznaczać dla inwestorów kolejne uciążliwości, bo takie postępowanie będzie miało właściwie hybrydowy charakter – część dokumentów zostanie przekazana elektronicznie, a część w formie tradycyjnej. W tym miejscu wskazać należy, że organy administracji i tak będą drukować elektroniczne dokumenty, zwłaszcza projekty zagospodarowania działki lub terenu (PZT), projekt architektoniczno-budowlany (PAB), a także nowe opracowanie pod nazwą projekt techniczny (PT). Pracownicy organu bowiem nie wyobrażają sobie inaczej analizy zgodności obszernych plików zawierających projekty z aktami stanowienia lub stosowania prawa. Ponadto będą udostępniać dokumentację w formie tradycyjnej stronom, które mogą nie korzystać z elektronicznych skrzynek.
Nowe regulacje i możliwości techniczne nie skrócą radykalnie czasu procedowania, gdyż platforma GUMB nie ułatwia komunikacji między poszczególnymi stronami i organami. Co więcej, nie jest ona też powiązana z systemami informatycznymi urzędów w celu szybkiej wymiany danych. Kluczową sprawą wydaje się więc połączenie baz danych poszczególnych urzędów i elektroniczna wymiana korespondencji miedzy nimi. Samo wysłanie wniosku o pozwolenie na budowę to już końcowy etap długiego procesu pozyskiwania różnych pozwoleń i stanowisk. Do projektu budowlanego inwestycji infrastrukturalnych trzeba przecież dołączyć wiele decyzji, opinii, pozwoleń, uzgodnień i innych dokumentów, tym bardziej że postępowania inwestycyjno-budowlane są zależne od postępowań środowiskowych. Organy, by móc przyspieszyć procedowanie, powinny zatem mieć możliwość szybkiego dostępu do baz danych z ewidencji gruntów i budynków. Niestety to pieśń przyszłości, choć taka elektroniczna współpraca pozwoliłaby dopełnić zamysł ustawodawcy.
Na ten moment stan prawny w żaden sposób nie upraszcza procedur związanych z procesem budowlanym. Obecnie organy mogą zautomatyzować zaledwie niewielką część czynności, które odnoszą się do pozyskiwania i analizy danych. Przepisy regulujące postępowanie administracyjne wymagają bowiem bezpośredniego udziału organu administracji publicznej lub strony postępowania administracyjnego. W postępowaniach inwestycyjno-budowlanych może zaistnieć np. konieczność dokonania oględzin czy przesłuchania świadków.
Tak więc na razie jedyną korzyścią związaną z uruchomieniem portalu e-budownictwo zdaje się być brak potrzeby osobistego stawiennictwa w inspektoracie, chociaż i to nie jest do końca przesądzone. Bo o ile formularze zbudowane są intuicyjnie, a na stronie GUNB jest zamieszonych wiele pomocnych materiałów (w tym instrukcje obsługi systemu czy najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi), to – jak usłyszałam w jednym z inspektoratów – o wszelkie poprawki i uzupełnienia wysłanych za pośrednictwem platformy wniosków organ prowadzący będzie prosił już w sposób tradycyjny.
Urzędnicy się skarżą
Dla każdej zmiany duże znaczenie ma także czynnik ludzki. I tu niestety też są problemy. Otóż urzędnicy już sygnalizują, że nie są przygotowani na reformę w prawie budowlanym. Przypomnijmy, że mają oni do czynienia ze specjalistycznymi dokumentami, takimi jak projekty budowlane, mapy i inne analizy, których obsługiwanie wymaga odpowiedniej pojemności dysków, specjalistycznego sprzętu i oprogramowania, nie wspominając przy tym o specjalistycznych szkoleniach dla pracowników. Jakby tego było mało – pracownicy nie mają możliwości przerobowych i infrastrukturalnych do obsługi portalu e-budownictwo. Na infrastrukturę składają się tu nie tylko odpowiednie komputery i oprogramowanie, lecz także serwery, które będą przechowywać dane inwestorów. Istotne jest zabezpieczenie przed atakami hakerskimi tych systemów, a także kompatybilność zapisu danych z innymi powiązanymi systemami. Szacuje się, że średnio jedna sprawa wniosku o pozwolenie na budowę zajmuje pół metra bieżącego na półce urzędowego regału, a organy zobowiązane są przechowywać wszystkie dokumenty tych spraw do czasu przekazania dokumentów do archiwów państwowych, czyli przez okres 10 lat – czytamy w komunikacie na stronie Ministerstwa Pracy, Rozwoju i Technologii (www.gov.pl/web/rozwoj-praca-technologia/wniosek-o-pozwolenie-zlozysz-przez-internet-juz-od-1-lipca). Dane, które będą miały być przechowywane elektronicznie, należy zatem liczyć w terabajtach.
Forma składanych dokumentów
Część wątpliwości dotyczących internetowego składania wniosków, które mogą mieć inwestorzy, stara się rozwiać GUNB. Na jego stronie dostępne są materiały, w których urząd przypomina, że 1 lipca br. weszło w życie rozporządzenie zmieniające formę i zakres projektu budowlanego, który od tego dnia może być przygotowany i złożony do organów w pliku w formacie PDF. W tym formacie muszą być zapisane następujące dokumenty: strona tytułowa, spis treści, spis załączników, część opisowa oraz część rysunkowa projektu budowlanego w postaci elektronicznej. Pozostałe elementy projektu mogą być zapisane w dowolnym formacie. Taki dowolny format musi jednak być obsługiwany przez organ, zatem inwestor powinien każdorazowo się upewnić, czy warunki sprzętowe organu pozwolą na otwarcie pliku i zapoznanie się z dokumentami. Dotyczy to także stron postępowania. Ważną informacją dla interesariuszy procesu budowlanego jest także to, że rysunki sporządzone przez architektów zapisane w formacie PDF mają mieć postać wektorową, co nakłada dodatkowe wątpliwości ze względu na rozmaitość programów odpowiednich do ich obsługi, a co za tym idzie – możliwość ich sprawdzenia i weryfikacji.
Dokumenty za wyjątkiem pełnomocnictw i oświadczenia o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane mogą być kopiami. Przez kopie rozumie się każde odwzorowanie, np. zdjęcie wykonane dowolną techniką bądź skan dokumentu. Dokument powinien być czytelny, a to oznacza, że musi mieć przynajmniej rozdzielczość 595 x 842 px. Co ważne, przepisy nie zobowiązują, by taka kopia była przez kogokolwiek potwierdzona za zgodność z oryginałem. W przypadku nieczytelnego zdjęcia organ ma podstawę do wezwania o uzupełnienie.
Kiedy automatyzacja
Co do zasady elektronizacja toruję ścieżkę automatyzacji, bez tej pierwszej trudno bowiem wdrożyć jakąkolwiek automatyzację czynności materialno-technicznych, nie mówiąc już o rozstrzyganiu przez administrację jakichkolwiek spraw. Przypomnijmy: organ administracji publicznej może zautomatyzować czynności materialno-techniczne w toku postępowania administracyjnego, jeżeli dokonuje ich bez ingerencji człowieka przy udziale systemu teleinformatycznego. A wówczas pobiera i analizuje dane zgromadzone w systemie i bazach danych – swoich i należących do innych organów. Takie działania praktycznie mogą być dokonywane już obecnie – w ramach współpracy organów. Automatyzacja analizy i pozyskiwania danych nie wymaga zgody stron postępowania, ponieważ dotyczy wyłącznie czynności organu administracji publicznej służących ustaleniu stanu faktycznego.
Inaczej będzie w przypadku automatyzacji procesu decyzyjnego. Wprowadzenie tego sposobu funkcjonowania organów w sprawach drobnych, powtarzalnych, niewątpliwie znacząco odciążyłoby pracowników organów i wpłynęło pozytywnie na ogół załatwianych spraw w danym urzędzie. Niestety na to zapewne przyjdzie nam jeszcze poczekać.
Trzy możliwości podpisu
Kwestią, która wymaga uwagi ze strony inwestora, jest forma podpisu dokumentów. Tutaj możliwości są trzy:
1) podpis kwalifikowany – jest to komercyjna usługa, która dostępna jest dla inwestorów odpłatnie; ma taką samą doniosłość prawną jak podpis;
2) podpis za pomocą profilu zaufanego – wymaga posiadania profilu zaufanego, za którego pomocą podpisuje się dokument, który poświadczają instytucje zaufania publicznego, takie jak banki czy urzędy;
3) podpis złożony za pomocą e-dowodu osobistego – wg portalu gov.pl e-dowód to dowód osobisty z warstwą elektroniczną; zewnętrznie wygląda podobnie do wydawanego dotychczas dowodu osobistego, jedyną nową informacją na pierwszej stronie dokumentu (awersie) jest numer CAN zapisany też w kodzie kreskowym na drugiej stronie; numer ten jest potrzebny, jeśli chce się skorzystać z elektronicznych funkcji e-dowodu. ©℗
