Pojawiły się głosy, że po wprowadzeniu 9-proc. składki naliczanej od dochodu – przy równoczesnej likwidacji prawa do jej odliczenia od dochodu – korzystnym rozwiązaniem mogłaby być zmiana formy prowadzenia działalności z jednoosobowej działalności gospodarczej na jednoosobową spółkę z o.o. Taka decyzja oznacza jednak wiele zmian w codziennej działalności przedsiębiorcy, jego zwyczajach i obowiązkach, a także wpływa na koszty prowadzenia biznesu, w tym podatkowe. Jakie zatem aspekty należy wziąć pod uwagę, rozważając, która forma prowadzenia działalności będzie lepszym rozwiązaniem.

procedura założenia

Zasadniczo są dwie drogi umożliwiające przejście z jednoosobowej działalności gospodarczej w formę jednoosobowej spółki z o.o. Pierwsza to zawiązanie nowej spółki z o.o., druga to przystąpienie do spółki z o.o. już istniejącej. To ostatnie możliwe jest w drodze wniesienia aportem przedsiębiorstwa i otrzymania w zamian udziałów w kapitale zakładowym spółki z o.o. Dzięki tej procedurze dotychczasowy jednoosobowy przedsiębiorca staje się wspólnikiem spółki z o.o. Spółka zaś kontynuuje działalność gospodarczą wykonywaną dotychczas w oparciu o wpis do CEIDG. Z kolei przekształcenie w nową spółkę jest o tyle ułatwione, że przepisy kodeksu handlowego (dalej: k.s.h.) pozwalają na przekształcenie już prowadzonego przedsiębiorstwa osoby fizycznej wpisanej do CEIDG w spółkę z o.o. (art. 551 par. 5 k.s.h.). Jednak tutaj pojawiają się pierwsze schody. Procedura wymaga podjęcia wielu czynności, które wskazano w art. 556 k.s.h. A mianowicie konieczne jest:
  • sporządzenie planu przekształcenia wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta;
  • powzięcie uchwały o przekształceniu;
  • powołanie członków organów spółki przekształconej albo określenia wspólników prowadzących sprawy tej spółki i reprezentujących ją;
  • dokonanie wpisu przekształconej spółki w rejestrze KRS.
Trzeba też pamiętać, że rejestracja spółki z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym trwa dłużej niż rejestracja jednoosobowej działalności w CEIDG. Przy czym – podobnie jak przy rejestracji jednoosobowej działalności w CEIDG – i tutaj możliwe jest przeprowadzenie nie tylko drogą tradycyjną, lecz także przez internet.
I tak, jeśli przedsiębiorca wybierze drogę tradycyjną, konieczne będzie sporządzenie umowy w formie aktu notarialnego oraz wypełnienie licznych formularzy urzędowych KRS. W efekcie w praktyce rejestracja tradycyjna może zająć nawet kilka miesięcy. Z kolei rejestracja przez internet trwa zwykle do tygodnia (dla porównania jednoosobową działalność w CEIDG można zarejestrować w ciągu jednego dnia). Przy czym spółka z o.o. może prowadzić działalność już od dnia zawarcia umowy spółki jako tzw. spółka w organizacji.
Niestety rejestracja sp. z o.o. wiąże się z kosztami. Obowiązkowa jest: opłata sądowa w wysokości ok. 600 zł, podatek od umowy spółki (0,5 proc. od wartości kapitału zakładowego). Możliwe jest też powstanie podatku od objęcia udziałów za aport. Aport bowiem jest traktowany jak odpłatna dostawa towarów i może być opodatkowany podatkiem od towarów i usług. Ponadto trzeba doliczyć koszt sporządzenia przez notariusza umowy – zależy on m.in. od wysokości kapitału zakładowego, w praktyce jest to zwykle wydatek ok. 1000 zł.

organy

W spółce z o.o. obowiązkowe jest powołanie zarządu, fakultatywnie rady nadzorczej (w przypadku jednoosobowej działalności oczywiście takich organów nie ma). Zarząd może być jednoosobowy. A zatem jednoosobowy wspólnik sp. z o.o. nie musi wcale zatrudniać sztabu ludzi. Może sam ustanowić się członkiem zarządu i zrezygnować z ustanawiania rady nadzorczej, przy czym jeśli ją powoła, to musi pamiętać, że w jej skład muszą wchodzić przynajmniej trzy osoby.
Ponadto spółka z o.o. może powołać prokurenta. W dużym uproszczeniu: to specjalny pełnomocnik, który może np. podpisywać umowy zamiast zarządu, może reprezentować spółkę przed sądem bez konieczności udzielania każdorazowo osobnego pełnomocnictwa. Dla porównania: w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej brak jest możliwości powołania prokurenta.

sprawozdawczość

Podmiot taki ma obowiązek corocznego składania sprawozdań finansowych i sprawozdania z działalności spółki. Sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w ustawowym terminie i zatwierdzone uchwałą wspólników. Również w jednoosobowej sp. o.o. wspólnik musi formalnie podjąć odpowiednią uchwałę. Następnie sprawozdanie musi być złożone w KRS pod rygorem grzywny (za niezłożenie sprawozdania w terminie – odpowiedzialność ponosi członek zarządu). Dokument ten składa się wyłącznie w formie elektronicznej. Przedsiębiorca musi przy tym dopilnować, żeby sprawozdanie było zapisane w określonej strukturze i formacie pliku oraz podpisane zgodnie z wymogami (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym). Sprawozdania składane w KRS są dostępne dla wszystkich zainteresowanych. Każdy zatem może posiąść wiedzę o tym, jak dany podmiot funkcjonuje i jaką ma kondycję finansową.
Ponadto sp. z o.o. podlega również pod przepisy ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217). Oznacza to, że obligatoryjnie prowadzi pełną księgowość. A to wszystko wiąże się z dodatkowymi obowiązkami i kosztami. Dla porównania: w przypadku jednoosobowej działalności brak jest obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych, chyba że przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 mln euro. Jeżeli ww. przychody są niższe, przedsiębiorca jednoosobowy może prowadzić uproszczoną księgowość w formie podatkowej książki przychodów i rozchodów. Co więcej – w przypadku podmiotów rozliczających się kartą podatkową albo ryczałtem dokumentacja podatkowa jest jeszcze bardziej uproszczona.

zasady odpowiedzialności

Niewątpliwie duża zmiana zachodzi na polu odpowiedzialności za długi. O ile bowiem przedsiębiorca jednoosobowy odpowiada całym swoim majątkiem za wszystkie zobowiązania ze swojej działalności gospodarczej, o tyle wspólnicy spółki z o.o. nie odpowiadają za zobowiązania podmiotu. Zaś członkowie zarządu mogą uniknąć odpowiedzialności, jeśli w odpowiednim czasie złożą wniosek o ogłoszenie upadłości bądź zaistnieją inne przesłanki wskazane w art. 299 k.s.h. bądź art. 116 ordynacji podatkowej. Przypomnijmy: zgodnie z art. 299 par. 2 k.s.h. członek zarządu może się uwolnić od odpowiedzialności za zobowiązania cywilnoprawne, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wyżej wspomniany wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody. Ponadto zgodnie z par. 4 „członkowie zarządu nie ponoszą odpowiedzialności za niezłożenie wniosku o ogłoszenie upadłości w czasie, gdy prowadzona jest egzekucja przez zarząd przymusowy albo przez sprzedaż przedsiębiorstwa, na podstawie przepisów kodeksu postępowania cywilnego, jeżeli obowiązek złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości powstał w czasie prowadzenia egzekucji”. Z kolei zgodnie z art. 116 ordynacji podatkowej członek zarządu nie ponosi odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki, gdy „we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne w rozumieniu ustawy z 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne (Dz.U. z 2020 r. poz. 814) albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu, o którym mowa w ustawie 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne, albo niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy”. W związku z tym będzie on też wolny od odpowiedzialności za zaległości podatkowe, jeżeli istniały one już w chwili, gdy członek zarządu pełnił swą funkcję, lecz kondycja finansowa spółki nie dawała podstaw do zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości lub wszczęcie postępowania układowego.
Tabela. Plusy i minusy
Plusy Minusy
Spółka z o.o.
• lepiej zabezpiecza wspólników i członków zarządu przed odpowiedzialnością za długi spółki,• możliwość uniknięcia opłacania składek ZUS i składki zdrowotnej,• łatwość zmiany grona wspólników,• spółkę można sprzedać, nie likwidując działalności gospodarczej. • dłuższy i kosztowniejszy proces rejestracji,• więcej obowiązków sprawozdawczych,• zysk opodatkowany zarówno w spółce (podatek dochodowy), jak i u wspólników (podatek od dywidendy),• dłuższy proces likwidacji,• dodatkowe formalności związane są z prowadzeniem spółki jednoosobowej.
Przedsiębiorca wpisany do CEIDG
• szybka rejestracja i likwidacja,• zysk opodatkowany tylko jednokrotnie. • pełna odpowiedzialność za zobowiązania,• konieczność opłacania składek społecznych i zdrowotnych,• prowadzenie firmy tylko samodzielnie.
Jak po przekształceniu zmienią się obowiązki wobec ZUS i skarbówki
Ubezpieczenia społeczne
• Atrakcyjność spółki z o.o. jako alternatywy dla jednoosobowej działalności gospodarczej wzrosła w kontekście zapowiadanego podwyższenia składki na ubezpieczenie zdrowotne osób fizycznych będących przedsiębiorcami.
I tak:
– wspólnicy spółek z o.o. nie są objęci ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym z tego tytułu. Nie dotyczy to wszakże jednoosobowych spółek z o.o., ich wspólnicy traktowani są bowiem na gruncie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych jak osoby fizyczne wpisane do CEIDG;
– członkowie zarządu spółki z o.o. pełniący swoje funkcje na podstawie samej uchwały o powołaniu nie podlegają ubezpieczeniom społecznemu i zdrowotnemu. Zasada ta znajduje zastosowanie także do zarządów jednoosobowych.
• Dla porównania – prowadzący działalność na podstawie wpisu do CEIDG ma obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, chyba że jednoczesne jest zatrudnienie na umowę o pracę bądź inny tytuł ubezpieczenia, z którego przychód jest co najmniej równy minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Można skorzystać z preferencyjnych składek na ubezpieczenie społeczne w okresie pierwszych 24 miesięcy działalności.
Podatki
• Spółka z o.o. jest opodatkowana podatkiem dochodowym od osób prawnych w wysokości 9 proc. albo 19 proc. Niższa stawka podatku dotyczy spółek będących tzw. małymi podatnikami. Stawkę preferencyjną CIT w wysokości 9 proc. będą mogli stosować w 2021 r.:
– podatnicy, którzy w 2020 r. osiągną przychody brutto ze sprzedaży nie wyższe niż 9 031 000 zł, oraz
– podatnicy, którzy w 2021 r. osiągną przychody netto nie wyższe niż 2 mln euro w przeliczeniu według kursu z 4 stycznia 2021 r. (po zaokrągleniu do 1000 zł).
Konieczne jest zatem łączne spełnienie obu ww. warunków.
Dodatkowo wspólnicy płacą podatek od dywidendy w wysokości 19 proc.
• W przypadku jednoosobowej działalności – można wybrać opodatkowanie albo na zasadach ogólnych (skala podatkowa 17 proc. i 32 proc.), albo podatkiem liniowym (19 proc.). W niektórych przypadkach możliwe jest również skorzystanie z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych albo karty podatkowej.

wstępowanie wspólników

Niewątpliwie zmiana na plus dotyczy możliwości pozyskiwania inwestorów. Przede wszystkim spółka z o.o. bardzo ułatwia przyjęcie nowych wspólników: poprzez sprzedaż im udziałów bądź utworzenie nowych udziałów w procedurze podwyższenia wysokości kapitału zakładowego. Dla porównania: w przypadku jednoosobowej działalności brak jest bezpośredniej możliwości prowadzenia wspólnej firmy przez kilku przedsiębiorców. Przy czym wspólne prowadzenie biznesu przez kilka osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą jest możliwe poprzez zawarcie umowy spółki cywilnej lub utworzenie konsorcjum.

bieżące sprawy

Opisane powyżej cechy spółki z o.o. wpływają na jej codzienne funkcjonowanie, np.: niektóre decyzje wymagają zatwierdzenia przez inne organy spółki – np. zgromadzenie wspólników – co wydłuża proces decyzyjny. Ponadto majątek, w tym środki finansowe spółki, nie należy do jej wspólników, w efekcie wszelkie wypłaty i wpłaty, a także transfery pomiędzy wspólnikami i spółką są sformalizowane i mogą podlegać dodatkowemu opodatkowaniu.
Tymczasem w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca jednoosobowy może być przyzwyczajony do tego, że o wszystkim decyduje samodzielnie. Majątek przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG jest również jego majątkiem jako osoby fizycznej. Co w praktyce oznacza, że taki przedsiębiorca może np. dokonać sobie wypłaty z kasy. Ważne jest tylko, żeby na koniec miesiąca zgadzały się księgi rachunkowe. Decyzja o zmianie formy prowadzenia działalności w spółkę z o.o. obliguje do diametralnej zmiany przyzwyczajeń. Teraz każda wypłata musi być księgowana, a przy tym musi być uzasadniona (musi mieć podstawę, a zatem musi być podjęta odpowiednia uchwała w tej sprawie albo powinna istnieć umowa).
Trzeba też wskazać na dodatkowe ograniczenia w funkcjonowaniu jednoosobowej spółki z o.o. W celu zachowania bezpieczeństwa obrotu oraz zapewnienia jawności decyzji, oświadczenie woli jedynego wspólnika składane spółce wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przy czym rygor ten dotyczy czynności dokonywanych pomiędzy wspólnikiem i spółką, nie ma zatem zastosowania do uchwał jedynego wspólnika, który działa jako zgromadzenie wspólników lub zarząd spółki.
W sytuacji gdy jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. Przykładowo zawarcie umowy sprzedaży pomiędzy członkiem zarządu a spółką – notariusz o każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego. Wymóg ten dotyczy także złożenia przez członka zarządu rezygnacji z pełnionej funkcji. Rygoru tego nie stosuje się do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Obecnie wzorców takich jest niestety niewiele, dotyczą one np. zbycia udziałów w spółce. W niektórych przypadkach zaś spółka może nabyć udziały własne, np. w celu ich umorzenia.
Ponadto warto pamiętać, że w spółkach jednoosobowych jedyny wspólnik będący jednocześnie jedynym członkiem zarządu nie może zostać zatrudniony na umowę o pracę. Umowy tego rodzaju pozbawione byłyby bowiem zasadniczych elementów konstrukcyjnych istotnych dla pracowniczych stosunków prawnych. W szczególności brak jest w nich cechy szeroko rozumianego podporządkowania pracownika w procesie świadczenia pracy. Jeżeli zatem taki wspólnik miałby być pracownikiem spółki, to jej zarząd musiałby być co najmniej kilkuosobowy, zaś czynności z zakresu prawa pracy względem takiego pracownika wykonywałby inny członek zarządu.
Wskazać także należy, że jednoosobowa spółka z o.o. nie może zawiązać innej jednoosobowej spółki z o.o. Nie ma jednak przeszkód, aby nabyła wszystkie udziały w takiej spółce już po jej zarejestrowaniu.

likwidacja

W razie likwidacji wymagane jest przeprowadzenie sformalizowanego postępowania likwidacyjnego. Udziały w spółce można jednakże sprzedać i w ten sposób zaprzestać działalności, wychodząc ze spółki. Spółka będzie kontynuowała swoją działalność, będąc własnością innego podmiotu. Dla porównania: w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wystarczy zgłoszenie faktu zakończenia działalności.
W umowie spółki z o.o. możliwe jest zawarcie postanowień określających zasady spadkobrania udziałów. W tym zakresie spadkobiercy przedsiębiorcy wpisanego w CEIDG od pewnego czasu też mają do dyspozycji przepisy, które ułatwiają przejęcie działającej firmy po zmarłym przedsiębiorcy. Mianowicie możliwe jest skorzystanie z instytucji zarządu sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy.

podsumowanie

Reasumując, zmiana formy prowadzenia działalności gospodarczej na spółkę z o.o. jest z pewnością ciekawą alternatywą dla działalności przedsiębiorcy jednoosobowego. Jednak przed podjęciem decyzji należy dokładnie rozważyć wszystkie zalety i wady takiej transformacji. [tabela] Na marginesie należy wskazać, że wyżej przedstawione zasady obowiązują obecnie. Nie sposób zaś jednoznacznie wskazać, czy zostaną utrzymane w kolejnych latach.
Z jednej strony prowadzenie spółki z o.o. jest nieco kosztowniejsze oraz wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Z drugiej strony prowadzenie spółki z o.o. wyłącza jednakże bezpośrednią odpowiedzialność wspólnika za jej zobowiązania. Członkowie zarządu natomiast mogą uniknąć tej odpowiedzialności, dochowując należytej staranności w prowadzeniu spraw spółki. Dodatkową jej zaletą jest łatwość dokonywania zmian w gronie wspólników, a nawet jej sprzedaż bez likwidacji działalności gospodarczej. Spółka z o.o. pozwala zatem łatwiej pozyskiwać kapitał (w zamian za udziały), co z kolei przekłada się na szybszy rozwój przedsiębiorstwa.
I to właśnie te cechy sprawiają, że wielu przedsiębiorców wybiera tę formę prowadzenia firmy, przedkładając mniejsze ryzyko nad większe zyski z działalności gospodarczej. Natomiast do prowadzenia przedsiębiorstwa w branżach obarczonych mniejszym ryzykiem, a także gdy nie przewidujemy prowadzenie go wspólnie z innymi osobami bądź nie dysponujemy środkami na rejestrację spółki, wystarczającym rozwiązaniem będzie jednoosobowa działalność gospodarcza prowadzona w oparciu na wpisie do CEIDG.
Współpraca Joanna Pieńczykowska