Organizatorzy przetargów muszą dopuścić oferowanie nie tylko oryginalnych tonerów do drukarek, ale i ich zamienników – uznają zgodnie UZP i KIO.
Wartość materiałów eksploatacyjnych do drukarek i ksero kupowanych przez duże urzędy i instytucje nierzadko jest liczona w milionach. Od lat próbują oni różnymi sposobami osiągnąć ten sam cel – zakup tonerów czy atramentów rekomendowanych przez producentów do konkretnych marek urządzeń. Najczęściej, choć nie zawsze, chodzi o materiały samych producentów. Panuje bowiem powszechne przekonanie, że lepiej współpracują one ze sprzętem i są bardziej wydajne.
– Przekonanie niekoniecznie poparte faktami, bo niezależne badania potwierdzają, że część zamienników zapewnia nawet lepszą wydajność niż materiały rekomendowane przez producentów sprzętu drukującego – zauważa Artur Wawryło, ekspert z Kancelarii Zamówień Publicznych.
Rynek nauczył się już, że wymaganie oryginalnych materiałów w opisie przedmiotu zamówienia zostanie zakwestionowane jako niezgodne z prawem. Zarówno polskie, jak i unijne regulacje przewidują, że wskazywanie znaków towarowych lub źródła pochodzenia jest możliwe wyłącznie przy dodaniu dopisku „lub równoważne”. Wynika to wprost z art. 99 ust. 5 ustawy – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.). Nie zniechęca to jednak zamawiających do szukania innych sposobów na ograniczenie możliwości oferowania zamienników. Jednym z nich jest ustalenie kryteriów w sposób promujący oryginalne tonery i jednocześnie przewidujący brak punktów za oferty równoważne. Urząd Zamówień Publicznych, jak i Krajowa Izba Odwoławcza także takie działanie uznają jednak za niezgodne z prawem.
Liczy się wydajność
W praktyce nie tyle ważne jest logo na materiałach eksploatacyjnych, co ich jakość i wydajność. Niektórzy zamawiający skarżą się, że mają złe doświadczenia z zamiennikami. Powodują one bowiem awarie sprzętu. Tyle że samo takie przekonanie nie jest wystarczające do ograniczenia możliwości startu w przetargu dystrybutorów równoważnych wkładów z atramentem czy tonerów.
Tak jak przy dostawach wszystkich innych materiałów eksploatacyjnych zamawiający może się przed ewentualnymi problemami zabezpieczyć odpowiednimi postanowieniami w umowach, łącznie z koniecznością zapłaty za awarie, czy też adekwatnymi karami umownymi.
Dużo częściej jednak problemem nie jest kompatybilność samych materiałów, lecz ich wydajność. Część z nich pozwala na wydrukowanie mniejszej liczby stron. To jednak można zweryfikować, niekoniecznie poprzez deklaracje samych dostawców.
– Wystarczy postawić w przetargu wymóg przedstawienia odpowiedniego certyfikatu, który już teraz ma wiele tonerów, a każdy producent może je zdobyć. Niezależne instytucje potwierdzają w nim wydajność materiałów eksploatacyjnych – podpowiada Artur Wawryło.
Chodzi o testy przeprowadzane zgodnie z normami ISO/IEC 24711 (dla wkładów atramentowych), ISO/IEC 19798 (dla tonerów kolorowych) i ISO/IEC 19752 (dla tonerów monochromatycznych). Gwarantują one powtarzalność badań. Są one przeprowadzane na podstawie wydruku przygotowanych wzorców stron o tym samym pokryciu tonerem czy atramentem.
Zamawiający może zarówno postawić wymóg, aby dane materiały osiągały określoną, podaną w liczbie stron wydajność, jak i uczynić z niej kryterium oceny ofert. Ten drugi sposób jest lepszy, gdyż zapewnia większą konkurencyjność i przy umiejętnym zestawieniu wymogów osiągnięcie optymalnego stosunku ceny do wydajności.
Ograniczenia konkurencji
Dlaczego kryterium, w którym dodatkowe punkty są przyznawane jedynie tonerom rekomendowanym przez producentów urządzeń, jest niedopuszczalne? Wyjaśniła to Krajowa Izba Odwoławcza w jednej ze swych uchwał (sygn. akt KIO/KD 16/20). Dotyczyła ona przetargu o wartości 1,2 mln zł na materiały eksploatacyjne dla województwa podkarpackiego. Cena stanowiła w nim 30 proc. wagi kryteriów, a jakość 70 proc. Przez tę ostatnią zamawiający rozumiał fakt rekomendowania danego tonera przez producenta posiadanych przez niego urządzeń. Dodatkowe punkty mogły otrzymać wyłącznie polecane materiały, pozostałe dostawały zero pkt. KIO uznała to za naruszenie zasad konkurencji.
„Zastosowanie określonych kryteriów oceny ofert nie może prowadzić do nieuzasadnionego ograniczenia konkurencji, tj. ograniczenia, które nie da się usprawiedliwić obiektywnie uzasadnionymi potrzebami zamawiającego. (…) Jakość zamawianych materiałów może i powinna być przez zamawiającego promowana poprzez ocenę konkretnych cech czy właściwości zamawianych produktów, nie zaś przez wskazanie, że produkty określonego pochodzenia uzyskają dodatkowe punkty, podczas gdy te pochodzące od innych producentów takich punktów nie otrzymają, niezależnie od tego, czy faktycznie są produktami gorszej jakości, czy niespełniającymi konkretnych oczekiwań” – można przeczytać w uzasadnieniu tej uchwały.
KIO badała ten przetarg, bo zamawiający złożył zastrzeżenia do wcześniejszych wyników kontroli przeprowadzonych przez Urząd Zamówień Publicznych (zakup był współfinansowany ze środków unijnych). Położono w nich nacisk na to, że kryteria odnoszą się do właściwości wykonawców, co jest zabronione. Powinny premiować jakość samych materiałów, a nie to, przez kogo zostały wyprodukowane. Tej argumentacji KIO nie podzieliła, co nie zmienia faktu, że samo kryterium z powodu naruszenia zasad uczciwej konkurencji zostało uznane za niedopuszczalne.
Rynek zamówień wychodzi ze stagnacji