Choć rynek sam zabiegał o uelastycznienie procedur przy tańszych zamówieniach, na razie niezbyt chętnie korzysta z możliwości negocjowania lepszych warunków ofertowych
Od lat wielu zamawiających powtarza, że gdyby nie sztywne, narzucone im przez przepisy procedury, mogliby uzyskiwać lepsze ceny czy też szerzej – lepsze warunki realizacji zamówienia. Tak jak na wolnym rynku, gdzie pierwsza oferta nie musi być ostateczna i kontrahenci w trakcie negocjacji są w stanie zaproponować lepsze niż początkowo warunki. Powyżej tzw. progów unijnych Polska ma ręce związane dyrektywami. Poniżej jednak może sobie pozwolić na większą swobodę, oczywiście przy zachowaniu zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.
Z możliwości tej ustawodawca skorzystał w nowej, obowiązującej od początku 2021 r. ustawie – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.). Poniżej progów unijnych postępowania można prowadzić w trzech wariantach trybu podstawowego, z czego dwa pozwalają na negocjowanie ofert. Jak pokazują dane za pierwsze dwa miesiące tego roku, rynek niezbyt chętnie korzysta z tej możliwości. Zdecydowaną większość przetargów ogłoszono w trybie podstawowym bez negocjacji (ok. 89 proc.), tylko w 11 proc. przewidziano możliwość negocjacji. Tryb z obligatoryjnymi negocjacjami prawie nie był stosowany (0,14 proc.).
– To zaskakujące. Spodziewałem się, że możliwość prowadzenia negocjacji będzie wykorzystywana w większości ogłaszanych postępowań, gdyż rzeczywiście może prowadzić do oszczędności. Prawdopodobnie zamawiający boją się nowego trybu. Pandemia ograniczyła możliwość korzystania z doradztwa, a nowe przepisy budzą pewne wątpliwości, jak choćby to, czy negocjacje w każdym przypadku są obowiązkowe, czy też można z nich zrezygnować – komentuje dr Włodzimierz Dzierżanowski, prezes Grupy Doradczej Sienna.
Rynek w zawieszeniu
Urząd Zamówień Publicznych zwraca uwagę, że to dane za pierwsze miesiące funkcjonowania nowych przepisów, dlatego na razie nie należy formułować zbyt daleko idących wniosków. Eksperci przyznają, że tryb podstawowy z możliwością negocjacji z czasem może zyskać na popularności.
– Zamawiający muszą przekonać się, że ten tryb się sprawdza, dostać dobre wzorce. W ich propagowaniu na pewno widzę dużą rolę UZP. Konieczne jest też rozstrzygnięcie pewnych wątpliwości prawnych – podpowiada Artur Wawryło, prawnik prowadzący Kancelarię Zamówień Publicznych.
UZP zapewnia, że próbuje zainteresować zamawiających możliwościami, jakie daje każdy z wariantów procedury podstawowej.
– Na kanale urzędu na platformie YouTube jest dostępny materiał w całości poświęcony procedurze podstawowej. W Repozytorium Dokumentów w zakładce „Nowe Pzp” na stronie internetowej UZP znajdują się schematy umożliwiające pełne zrozumienie poszczególnych etapów wszystkich trzech trybów. Dodatkowo w opracowywanym komentarzu do nowego Pzp poświęciliśmy dużo uwagi procedurze podstawowej, a ponadto zamierzamy przygotować szersze opracowanie poświęcone tylko tym trzem wariantom procedury podstawowej – wylicza Hubert Nowak, prezes UZP.
Do rozstrzygnięcia pozostają jeszcze problemy prawne związane z nową procedurą. Wariant drugi trybu podstawowego zakłada, że po złożeniu ofert zamawiający może prowadzić negocjacje i zaprosić do składania ofert dodatkowych. W nich oferenci mogą zaproponować lepsze warunki w ramach istniejących kryteriów (nie mogą one prowadzić do zmiany specyfikacji). W środowisku trwa dyskusja, czy prowadzenie tych negocjacji jest jedynie możliwością, czy też obowiązkiem zamawiającego. Niektórzy woleliby z nich zrezygnować, choćby ze względu na przyspieszenie procedur i ryzyko, że oferty dodatkowe będą zawierać rażąco niskie ceny. Inne pytanie – co w sytuacji, jeśli złożona zostaje tylko jedna oferta? Czy można negocjować tylko z jednym wykonawcą i to jego zaprosić do złożenia oferty dodatkowej?
Odpowiedzi na te pytania przyniesie praktyka, orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej (i ewentualnie sądów) oraz wyniki kontroli. Gdy te niepewności znikną, być może zamawiający zaczną chętniej sięgać po tryb umożliwiający negocjacje.
Mniej przetargów
O ile wariant drugi trybu podstawowego (z możliwością negocjacji) ma szanse zyskiwać na popularności, o tyle wariant trzeci (z obligatoryjnymi negocjacjami) raczej pozostanie na marginesie. Wynika to z jego specyfiki. Jest on bowiem przewidziany dla sytuacji, gdy zamawiający sam do końca nie może określić, co chce zamówić, i w ramach postępowania chce przeprowadzić konsultacje z wykonawcami.
– Wariant trzeci, w którym występuje opis potrzeb i wymagań oraz określenie przedmiotu zamówienia zamiast specyfikacji warunków zamówienia i opisu przedmiotu zamówienia, jest przeznaczony dla zamówień skomplikowanych, innowacyjnych, w których przedmiot zamówienia nie jest łatwy do opisania. Dlatego w mojej ocenie ten wariant nigdy nie będzie nagminnie stosowany, ponieważ takich skomplikowanych, niepowtarzalnych postępowań, zwłaszcza poniżej progu unijnego, nie prowadzi się dużo – zwraca uwagę prezes Hubert Nowak.
Analiza danych za pierwsze dwa miesiące pokazuje wyjątkowo duży spadek liczby przetargów. Ukazało się zaledwie 4,6 tys. takich ogłoszeń, podczas gdy w analogicznym okresie 2020 r. było ich prawie 18 tys. Liczba udzielonych zamówień wzrosła z kolei z niespełna 22 tys. w pierwszych dwóch miesiącach ubiegłego roku do 25,5 tys. w bieżącym.
Czym tłumaczyć te dysproporcje? Strachem przed nowymi przepisami. Pod koniec roku można było zaobserwować rekordową liczbę nowych przetargów – zamawiajający ogłaszali zamówienia na wyścigi, żeby zdążyć przed początkiem nowego roku, kiedy wchodziła w życie nowa ustawa. Efekt jest taki, że teraz nie mają potrzeb zakupowych i stąd tak drastyczny spadek liczby nowych przetargów. W najbliższych miesiącach sytuacja powinna już jednak wracać do normy. Cieszy to przedsiębiorców, którzy w krótkim okresie zebrali co prawda dużo zamówień, ale teraz mają zastój w interesie. ©℗
Większość przetargów bez negocjacji