Takie referencje muszą być złożone albo jako dokument elektroniczny wystawcy referencji, albo też odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego poświadczone przez samego wykonawcę – przypomniała Krajowa Izba Odwoławcza w niedawnym orzeczeniu.
Wyrok dotyczy e-przetargu Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii na tłumaczenie dokumentów. Na potwierdzenie doświadczenia w podobnych usługach wykonawcy musieli przedstawić wykaz zrealizowanych wcześniej zleceń wraz z potwierdzeniem ich należytego wykonania. Jedna z firm dołączyła korespondencję e-mailową z wcześniejszymi kontrahentami. Zdaniem konkurencyjnego przedsiębiorcy zarówno jej forma, jak i treść były niezgodne z przepisami. KIO zgodziła się z tym zarzutem.
Wykonawca przesłał „referencje” w formie e-maili od kontrahentów, które z kolei były odpowiedzią na jego e-maile z prośbą o potwierdzenie należytego wykonania zleceń.
„Owa korespondencja, prowadzona pomiędzy wykonawcą a podmiotami wskazanymi w wykazie usług, nie może być uznana za prawidłową w zakresie, w jakim wymaga się złożenia tych dokumentów we właściwej formie. (…) Za taki dokument elektroniczny nie sposób uznać wiadomości e-mail. Tym samym, niezależnie od ich treści, referencje nie zostały również wystawione w sposób prawidłowy, tj. w postaci dokumentu opatrzonego podpisem odręcznym ani dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym” – podkreślono w uzasadnieniu wyroku.
Licytacja nieruchomości na kliknięcie
Licytacja nieruchomości na kliknięcie

Zobacz również
Skład orzekający przywołał przepisy rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1261). Miało ono zastosowanie w tej sprawie, gdyż postępowanie jest prowadzone na podstawie obowiązujących przed 2021 r. przepisów. Wyrok zachowuje jednak swą ważność także pod rządami nowego rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452).
„Referencje, tj. stanowiska osób poświadczających należyte wykonanie mają charakter oświadczenia, które może istnieć w dwóch formach. Możliwe jest zatem ich przedstawienie w formie papierowej (którą wykonawca może skonwertować do formy elektronicznej i następnie poświadczyć za zgodność z oryginałem) lub w formie oryginalnego dokumentu elektronicznego” – zaznaczyła KIO.
Jednocześnie treść e-maili nie poświadczała należytego wykonania usług, które widniały w wykazie przedstawionym przez wykonawcę. Nie można ich było bowiem powiązać z konkretnymi zleceniami. Przykładowo jeden z kontrahentów poświadczył, że „usługi realizowane w okresie 30 grudnia 2018 r., do dzisiaj zostały wykonane należycie”. Co to za usługi? Nie wynika to już z korespondencji. Nie wiadomo nawet, czy chodzi o tłumaczenie dokumentów. Skład orzekający przyznał, że referencje nie muszą zawierać wszystkich informacji wskazanych w wykazie zrealizowanych prac. Ich rolą jest jednak potwierdzenie, że usługi wyliczone w tym wykazie zostały wykonane należycie.
„Oznacza to z jednej strony, że wystawca dokumentu musi poświadczyć należyte wykonanie zamówień, z drugiej zaś, że musi istnieć możliwość powiązania referencji z odpowiednią pozycją z wykazu. Skoro referencja ma potwierdzać należyte wykonanie prac, które w treści wykazu są opisane, to musi istnieć możliwość ich połączenia w jakikolwiek sposób. W tym przypadku elementu tego brakuje” – podsumowała KIO.

orzecznictwo

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 26 kwietnia 2021 r., sygn. akt KIO 902/21