Zwykłe wiadomości e-mail przesyłane pomiędzy wykonawcą a jego wcześniejszymi kontrahentami nie mogą być potraktowane jako referencje potwierdzające wymagane doświadczenie.
Takie referencje muszą być złożone albo jako dokument elektroniczny wystawcy referencji, albo też odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego poświadczone przez samego wykonawcę – przypomniała Krajowa Izba Odwoławcza w niedawnym orzeczeniu.
Wyrok dotyczy e-przetargu Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii na tłumaczenie dokumentów. Na potwierdzenie doświadczenia w podobnych usługach wykonawcy musieli przedstawić wykaz zrealizowanych wcześniej zleceń wraz z potwierdzeniem ich należytego wykonania. Jedna z firm dołączyła korespondencję e-mailową z wcześniejszymi kontrahentami. Zdaniem konkurencyjnego przedsiębiorcy zarówno jej forma, jak i treść były niezgodne z przepisami. KIO zgodziła się z tym zarzutem.
Wykonawca przesłał „referencje” w formie e-maili od kontrahentów, które z kolei były odpowiedzią na jego e-maile z prośbą o potwierdzenie należytego wykonania zleceń.
„Owa korespondencja, prowadzona pomiędzy wykonawcą a podmiotami wskazanymi w wykazie usług, nie może być uznana za prawidłową w zakresie, w jakim wymaga się złożenia tych dokumentów we właściwej formie. (…) Za taki dokument elektroniczny nie sposób uznać wiadomości e-mail. Tym samym, niezależnie od ich treści, referencje nie zostały również wystawione w sposób prawidłowy, tj. w postaci dokumentu opatrzonego podpisem odręcznym ani dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym” – podkreślono w uzasadnieniu wyroku.
Skład orzekający przywołał przepisy rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1261). Miało ono zastosowanie w tej sprawie, gdyż postępowanie jest prowadzone na podstawie obowiązujących przed 2021 r. przepisów. Wyrok zachowuje jednak swą ważność także pod rządami nowego rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452).
„Referencje, tj. stanowiska osób poświadczających należyte wykonanie mają charakter oświadczenia, które może istnieć w dwóch formach. Możliwe jest zatem ich przedstawienie w formie papierowej (którą wykonawca może skonwertować do formy elektronicznej i następnie poświadczyć za zgodność z oryginałem) lub w formie oryginalnego dokumentu elektronicznego” – zaznaczyła KIO.
Jednocześnie treść e-maili nie poświadczała należytego wykonania usług, które widniały w wykazie przedstawionym przez wykonawcę. Nie można ich było bowiem powiązać z konkretnymi zleceniami. Przykładowo jeden z kontrahentów poświadczył, że „usługi realizowane w okresie 30 grudnia 2018 r., do dzisiaj zostały wykonane należycie”. Co to za usługi? Nie wynika to już z korespondencji. Nie wiadomo nawet, czy chodzi o tłumaczenie dokumentów. Skład orzekający przyznał, że referencje nie muszą zawierać wszystkich informacji wskazanych w wykazie zrealizowanych prac. Ich rolą jest jednak potwierdzenie, że usługi wyliczone w tym wykazie zostały wykonane należycie.
„Oznacza to z jednej strony, że wystawca dokumentu musi poświadczyć należyte wykonanie zamówień, z drugiej zaś, że musi istnieć możliwość powiązania referencji z odpowiednią pozycją z wykazu. Skoro referencja ma potwierdzać należyte wykonanie prac, które w treści wykazu są opisane, to musi istnieć możliwość ich połączenia w jakikolwiek sposób. W tym przypadku elementu tego brakuje” – podsumowała KIO.
orzecznictwo
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 26 kwietnia 2021 r., sygn. akt KIO 902/21
