Zaledwie przedsiębiorcy zdążyli przyzwyczaić się do informatyzacji systemów związanych ze składaniem sprawozdań finansowych oraz zakładaniem spó- łek, a już będą musieli wdrożyć się w obsługę systemu, poprzez który konieczne będzie składanie wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego. Z dniem 1 lipca 2021 r. mają bowiem wejść w życie kolejne przepisy ustawy z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 398; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 187), na mocy których nastąpi elektronizacja postępowań rejestrowych.
Koniec papieru
Obecnie przedsiębiorcy, którzy zgłaszają zmiany do KRS, muszą wypełniać wiele papierowych formularzy. Wątpliwości, w jaki sposób wypełnić poszczególne pola, nie należą do rzadkości. Z tego powodu częste są zarządzenia o zwrocie wniosku z uwagi np. na błędne wypełnienie formularzy lub brak wypełnienia pól, które powinny być uzupełnione. Wpływa to na wydłużenie całego postępowania rejestrowego i znacznie oddala moment uzyskania stosownego wpisu w KRS.
Dlatego też ustawodawca wprowadza zmiany w dotychczasowym postępowaniu rejestrowym. Od 1 lipca 2021 r. wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców (a więc np. o zmianę danych spółki prawa handlowego) trzeba będzie składać wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Wniosek złożony w formie papierowej nie będzie już przez sąd rejestrowy rozpoznawany i zostanie zwrócony przedsiębiorcy bez wezwania do uzupełnienia braków.
W uzasadnieniu do nowelizacji ustawy o KRS wyjaśniono, że złożenie wniosku drogą elektroniczną będzie łatwiejsze niż wypełnienie poszczególnych formularzy papierowych. W pierwszej kolejności wnioskodawca będzie musiał zadeklarować, jaki jest przedmiot wniosku, co pozwoli systemowi na określenie danych, których podanie przez wnioskodawcę będzie niezbędne. Tym samym system nie będzie pozwalać na pozostawienie jako pustych tych pól, których wypełnienie będzie obligatoryjne, a wnioskodawca o konieczności wypełnienia takiego pola będzie informowany. Ponadto system ma zawierać wiele podpowiedzi (mają zostać wprowadzone rozwijane listy z możliwością wyboru poszczególnych opcji), co pozwoli na uniknięcie błędów przy wypełnianiu wniosku.
Na marginesie należy dodać, że wymóg składania wniosków drogą elektroniczną nie będzie dotyczył podmiotów podlegających wpisowi wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej (np. fundacji nieprowadzących działalności gospodarczej). Podmioty te będą mogły nadal składać wnioski do KRS w formie papierowej, ale będą też mogły skorzystać z drogi elektronicznej.
Akty notarialne też w sieci
Przedsiębiorca, składając wniosek do sądu rejestrowego drogą elektroniczną, będzie musiał wskazać we właściwym polu numer, jaki został nadany danemu aktowi notarialnemu w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (dalej: CREWAN). Przypomnijmy, że owo repozytorium zostało utworzone w wyniku nowelizacji ustawy o KRS, która weszła w życie w 2018 r. Są w nim przechowywane wypisy i wyciągi z aktów notarialnych sporządzonych na terytorium Polski. Z chwilą umieszczenia tych dokumentów w CREWAN notariusz otrzymuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zawiadomienie, które zawiera numer dokumentu w repozytorium, a także dzień, miesiąc i rok oraz godzinę i minutę jego umieszczenia w nim.
Od lipca po zarejestrowaniu wniosku przez sąd rejestrowy akt notarialny, którego numer w repozytorium został wskazany we wniosku, zostanie automatycznie przekazany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego z przedmiotowego repozytorium i dołączony do wniosku. Zatem nie będzie już konieczne dołączenie wypisów aktów notarialnych w formie papierowej, a przedsiębiorcy winni jedynie pamiętać, aby notariusz przekazał im stosowne zawiadomienie zawierające numer aktu notarialnego nadany przez CREWAN.
Przyspieszenie postępowań
Proponowane zmiany mają na celu przede wszystkim usprawnienie i przyspieszenie postępowań przed KRS.
Po pierwsze, zawsze już przy składaniu wniosku konieczne będzie uiszczenie stosownej opłaty sądowej, i to zarówno od wniosku o wpis (taka zasada obowiązywała już przed nowelizacją), jak i innych wniosków, które nie wymagają dokonania wpisu w KRS, ale obowiązek ich złożenia wynika z przepisów prawa handlowego (np. złożenie aktualnej listy wspólników). Brak uiszczenia takiej opłaty będzie skutkować zwrotem wniosku. Sąd rejestrowy nie będzie zatem wzywał do uiszczenia należnej opłaty, jak miało to dotychczas miejsce w przypadku tzw. wniosków niewpisowych. W praktyce więc wnioskodawca nie będzie mógł skutecznie złożyć wniosku do sądu rejestrowego, jeżeli nie uiści uprzednio od niego stosownej opłaty.
Po drugie, dane wskazane przez wnioskodawcę w formularzu papierowym są obecnie ręcznie wprowadzane przez pracowników sądu do systemu wpisów. W konsekwencji bardzo często zdarzają się pomyłki pisarskie, np. w nazwach spółek (zwłaszcza nazwach fantazyjnych lub obcojęzycznych) czy też w nazwiskach osób (zwłaszcza obcokrajowców) powoływanych na członków zarządu. To z kolei generuje konieczność składania wniosków o sprostowanie i dalszego oczekiwania na stosowne rozstrzygnięcie sądu rejestrowego i dokonanie właściwego wpisu w rejestrze przedsiębiorców. Nowelizacja ustawy ma wprowadzić automatyczne przenoszenie danych z formularza do systemu wpisów, co powinno skrócić czas potrzebny na przygotowanie projektów stosownych orzeczeń i wpłynąć na usprawnienie działalności sądu rejestrowego. Dlatego też już na etapie składania wniosku przedsiębiorca będzie musiał zwracać szczególną uwagę na dokładność i kompletność wprowadzanych do systemu danych (np. prawidłowy numer aktu notarialnego nadany przez CREWAN).
Komunikacja z sądem
W obecnym stanie prawnym przedsiębiorcy, aby uzyskać informacje o statusie postępowania rejestrowego i dowiedzieć się, czy zapadło już jakieś rozstrzygnięcie w stosunku do złożonego przez nich wniosku, muszą komunikować się z sądem telefonicznie albo po prostu oczekiwać na doręczenie papierowej korespondencji. Co więcej, uzupełnienie ewentualnych braków formalnych odbywa się także w formie pisemnej. W praktyce skutkuje to wydłużeniem czasu trwania postępowania rejestrowego nawet o kilka tygodni. Planowane zmiany mają usprawnić wymianę informacji między wnioskodawcą a sądem, gdyż będzie ona odbywać się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Przedsiębiorca będzie mógł w każdej chwili samodzielne sprawdzić, czy sąd wydał już orzeczenie w sprawie złożonego wniosku, czy też np. skierował do przedsiębiorcy wezwanie o uzupełnienie braków. Informacja ma być dostępna w systemie niezwłocznie po wydaniu przez sąd orzeczenia. Co więcej, przedsiębiorca będzie mógł szybko odpowiedzieć na wezwanie sądu, korzystając właśnie z systemu teleinformatycznego. Ponadto ułatwieniem dla wnioskodawców ma być usługa newslettera, dzięki której wnioskodawca ma otrzymywać powiadomienie na wskazany przez siebie adres e-mailowy, gdy tylko na jego koncie zostaną umieszczone jakieś dokumenty sądowe.
Planowane rozwiązania stanowić powinny duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy załatwią sprawy rejestrowe bez konieczności wysyłania pism za pośrednictwem poczty czy też składania ich w biurze podawczym sądu rejestrowego. Z innej jednak strony korzystanie z sytemu teleinformatycznego będzie się wiązało z koniecznością regularnego sprawdzania poczty elektronicznej lub swojego konta w systemie.

Ramka 1

Dostępne online
Każdy będzie miał możliwość zapoznania się z treścią akt rejestrowych prowadzonych w formie elektronicznej. W praktyce oznacza to, że osoba, która będzie chciała zweryfikować informacje znajdujące się w aktach rejestrowych czy też pozyskać z nich konkretny dokument, nie będzie już musiała udawać się do sądu rejestrowego, który takie akta prowadzi dla konkretnego przedsiębiorcy, czy też zwracać się do sądu z pisemnym wnioskiem o przesłanie kopii dokumentu. Dostęp do zasobów będzie w zasadzie możliwy przez całą dobę i z każdego miejsca, z którego możliwy będzie dostęp do internetu. Jednak takie udogodnienie dotyczy jedynie akt prowadzonych od 1 lipca 2021 r. W przypadku akt rejestrowych sprzed tej daty konieczna będzie nadal wizyta w sądzie rejestrowym albo wystąpienie ze stosownym wnioskiem o wydanie kopii dokumentu. ©℗

Ramka 2

Uwaga na informacje tajne
Przedsiębiorcy będą musieli zwracać szczególną uwagę na treść załączanych do wniosków dokumentów, np. protokołów ze zgromadzeń wspólników. W dokumentach takich, oprócz danych podlegających wpisowi do KRS (np. danych nowo powołanych członków zarządu) znajdują się często informacje, które mogą być objęte tajemnicą przedsiębiorstwa (np. uchwała o wyrażeniu zgody na zawarcie jakiejś umowy przez spółkę). Dlatego też, biorąc pod uwagę, że w systemie teleinformatycznym dokumenty te będą w pełni jawne i łatwo dostępne dla osób trzecich, przedsiębiorcy winni wystrzegać się łączenia wielu spraw w jednym dokumencie oraz zwracać szczególną uwagę na treść dokumentów, które załączają do wniosku.
Konieczne narzędzia
Do zmian przedsiębiorcy powinni zacząć się już przygotowywać. Wnioski do KRS składane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będą musiały zostać podpisane za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Podobny wymóg dotyczyć będzie dokumentów stanowiących załączniki do wniosku o wpis, które także będą musiały być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Obecnie takie dokumenty składane są w formie papierowej, w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach. Po nowelizacji dokumenty sporządzone w postaci papierowej będą musiały zostać złożone w systemie teleinformatycznym w postaci:
1) odpisów elektronicznie poświadczonych przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo
2) elektronicznych kopii dokumentów (tj. skanów).
W tym drugim przypadku konieczne będzie jednak przesłanie oryginałów dokumentów albo ich odpisów/wyciągów poświadczonych urzędowo do sądu rejestrowego w terminie trzech dni od daty złożenia wniosku.
Zatem w celu złożenia wniosku do KRS osoby uprawnione do reprezentowania danego przedsiębiorcy będą musiały dysponować jednym ze wskazanych podpisów. Wymóg posiadania takiego podpisu istnieje już w przypadku składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej i w praktyce dało się zauważyć, że jego uzyskanie – w szczególności w przypadku spółek zagranicznych reprezentowanych przez obcokrajowców ‒ rodzi wiele trudności. Ponadto system będzie prowadzony wyłącznie w języku polskim, co dla obcokrajowców stanowić będzie dodatkowe utrudnienie.
Zasady gromadzenia akt
Wraz z wejściem w życie nowelizacji (tj. od 1 lipca 2021 r.) nowe akta rejestrowe dla podmiotów już figurujących w rejestrze przedsiębiorców, a także podmiotów, które po tej dacie zostaną do tego rejestru wpisane, będą prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej. Oznacza to, że nie będzie już postaci papierowej takich akt, a wszystkie dokumenty będą znajdować się w systemie teleinformatycznym. Jednocześnie akta rejestrowe, które dotychczas były prowadzone w postaci papierowej, pozostaną w takiej formie i nie będą przez sąd rejestrowy przetwarzane na akta prowadzone w systemie teleinformatycznym.
Ponadto dla podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców będzie prowadzony zbiór dokumentów obejmujący dokumenty wytworzone po 1 lipca w postaci papierowej, a także wcześniejsze akta rejestrowe podmiotu prowadzone w postaci papierowej. Co więcej, dokumenty sporządzone w postaci papierowej, które będą stanowić podstawę do podjęcia przez sąd czynności z urzędu, przetworzone zostaną na postać elektroniczną i dołączone do zbioru dokumentów. Podobna czynność zostanie dokonana w przypadku akt sprawy rozpoznanej przez sąd drugiej instancji oraz Sąd Najwyższy. Sama sprawa przed sądem drugiej instancji oraz przed SN będzie oczywiście rozpoznawana w postaci papierowej, a dopiero po jej zakończeniu wszelka papierowa dokumentacja zostanie przetworzona na postać elektroniczną.