Formalny start od 1 marca rejestru akcjonariuszy stanowi swoiste zwieńczenie procesu dematerializacji akcji, do którego w 2020 r. w ramach nowelizacji kodeksu spółek handlowych zobligowane zostały spółki akcyjne i komandytowo-akcyjne. Od tego dnia spółki ‒ można rzec ‒ funkcjonują w zupełnie nowej, cyfrowej rzeczywistości: bez papierowych akcji i z bardziej sformalizowaną procedurą dotyczącą transakcji na akcjach.
Przypominamy najważniejsze zmiany i wskazujemy, jak rozwiązać problemy, które pojawiają się w praktyce.
Umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy: O czym warto pamiętać [ANALIZA]
Umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy: O czym warto pamiętać [ANALIZA]

Zobacz również
Znaczenie
Rejestr akcjonariuszy prowadzony jest w formie elektronicznej (opcjonalnie w formie rozproszonej i zdecentralizowanej bazy danych, czyli tzw. blockchain) przez podmioty, które zgodnie z przepisami ustawy z 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 328) są uprawnione do prowadzenia rachunków papierów wartościowych, a więc przez domy maklerskie lub banki uprawnione do prowadzenia działalności maklerskiej oraz Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych. Rejestr zastąpił dawną księgę akcyjną, która od 1 marca 2021 r. przestała istnieć (co oznacza dla spółek jeden obowiązek mniej).
A co z dotychczasowymi dokumentami? Od tej daty papierowy dokument akcji traci swoją moc i zostaje zastąpiony wpisem w rejestrze akcjonariuszy (w przypadku spółek prywatnych) lub zapisem na rachunku papierów wartościowych (w przypadku spółek publicznych).
Od 1 marca 2021 r. dokumenty akcji zachowują jedynie moc dowodową, pozwalając akcjonariuszom w uproszczony sposób wykazać wobec spółki swój status jako akcjonariusza i posiadanie praw udziałowych. Moc dowodowa akcji będzie trwała przez pięć lat (tj. do 28 lutego 2026 r.). To okres przejściowy zapewniony przez ustawodawcę dla spóźnialskich, tj. akcjonariuszy, którzy nie dochowali procedury złożenia dokumentów akcji w spółce w odpowiedzi na wezwania ogłaszane w ubiegłym roku. Wykazanie statusu akcjonariusza po upływie czasu przejściowego będzie znacząco utrudnione.
Bez wpisu ani rusz
Wpis w rejestrze akcjonariuszy jest istotny, ponieważ decyduje o tym, czy dana osoba może wykonywać uprawnienia akcjonariusza, takie jak udział i głosowanie na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy czy pobieranie dywidendy. Inaczej mówiąc, w spółkach niepublicznych, których akcje będą zdematerializowane w rejestrze akcjonariuszy, akcjonariusze będą mieli prawo uczestniczenia w walnym zgromadzeniu spółki tylko wtedy, gdy będą wpisani do rejestru akcjonariuszy co najmniej na tydzień przed odbyciem walnego zgromadzenia. W spółkach publicznych wymogi pozostają bez zmian – istotne jest posiadanie statusu akcjonariusza na 16 dni przed datą walnego zgromadzenia (dzień rejestracji uczestnictwa w walnym zgromadzeniu).
Kto ma wgląd
Dostęp do rejestru akcjonariuszy będzie miała spółka oraz wszyscy akcjonariusze (niezależnie od liczby posiadanych akcji). Jawność rejestru zapewnia więc wgląd do pełnej struktury akcjonariatu oraz wszelkich informacji zawartych w rejestrze.
Jakie to są informacje? Z jednej strony podstawowe dane, jak imię i nazwisko lub nazwa akcjonariusza oraz liczba posiadanych akcji, ponadto wartość nominalna, seria, numer i rodzaj danej akcji oraz informacja o uprawnieniach szczególnych z niej, a także adres zamieszkania oraz adres poczty elektronicznej (o ile został podany), ewentualne obciążenia ustanowione na akcjach. Wszystko zebrane w jednym miejscu pozwalać ma na kompleksowy przegląd.
Co ciekawe i istotne, w odróżnieniu od księgi akcyjnej rejestr zawiera również informacje o akcjach na okaziciela oraz akcjonariuszach – posiadaczach tych walorów. Niemożliwe będzie więc posiadanie akcji anonimowo (tak jak miało to często miejsce dotychczas).
Jak zajrzeć
Uzyskanie dostępu do informacji będzie uzależnione od konkretnej umowy z podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy. Wiele domów maklerskich oferuje aplikacje lub systemy internetowe pozwalające na podgląd rejestru online. Akcjonariusze mają także ustawowo zapewnione prawo żądania wydania informacji z rejestru akcjonariuszy w postaci papierowej lub elektronicznej (regulaminy rejestrów akcjonariuszy zawierają szczegóły, w tym opłaty za taki dostęp).
Dematerializacja akcji papierowych obowiązywała również spółki publiczne, jednak w ich przypadku rejestr prowadzony jest przez KDPW oraz odpowiednio domy maklerskie, a wgląd do informacji mają jedynie same spółki (emitenci). W tym zakresie obowiązuje odrębna regulacja. Co ciekawe, dostęp do danych dotyczy jedynie spółek giełdowych, których akcje są notowane na Giełdzie Papierów Wartościowych, z wyłączeniem NewConnect.
Kary dla członków zarządu
Wieloetapowy proces dematerializacji akcji wymagał od zarządów spółek dochowania należytej staranności przy wypełnianiu poszczególnych obowiązków. Chodzi przede wszystkim o zawarcie w odpowiednim momencie umowy z podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy oraz odpowiednie i terminowe ogłoszenie pięciu wezwań do złożenia dokumentów akcji. Za niewykonanie lub nieprawidłowe wypełnienie tych obowiązków ustawa wprowadzająca dematerializację akcji wprost przewidziała sankcję grzywny w wysokości do 20 000 zł, która może być nałożona na członków zarządu. Ustawa nie przewiduje natomiast sankcji dla akcjonariuszy za niedopełnienie obowiązków (tutaj sankcją jest utrata uprawnień akcjonariusza do czasu wpisu). ©℗
Kto nie zdążył na czas
Akcjonariusze, którzy nie zostali wpisani do rejestru (lub odpowiednio: depozytu papierów wartościowych) w kluczowym dniu 1 marca 2021 r. czasowo utracą swoje uprawnienia, m.in. prawo do dywidendy oraz prawo głosu na zgromadzeniach – do czasu, gdy nie zostaną wpisani do rejestru.
Ci akcjonariusze, którym nie udało się dopełnić procedury złożenia dokumentów akcji w spółce po wezwaniach lub którzy ze względu na zagubienie lub zniszczenie dokumentu akcji nie przeprowadzili w odpowiednim czasie statutowej lub ustawowej procedury umorzenia akcji, będą musieli pilnie zadbać o odzyskanie uprawnień akcjonariuszy. Szczególnie jeżeli planują aktywnie wziąć udział w najbliższym zwyczajnym walnym zgromadzeniu lub pobrać należną dywidendę. Bez wpisu do rejestru nie będą mogli tego zrobić ani skutecznie zakwestionować uchwał podjętych na zgromadzeniu, do którego nie zostaną dopuszczeni.
Odzyskiwanie uprawnień
Jeżeli dany akcjonariusz, który nie został wpisany przed 1 marca 2021 r. do rejestru, posiada oryginały papierowych akcji, to wystarczające będzie zgłoszenie się z dokumentem akcji do spółki lub podmiotu prowadzącego rejestr. Dokumentowa moc tych akcji (obowiązująca przez pięć lat do 2026 r.) pozwoli na sprawne odzyskanie uprawnień i wpisanie do rejestru.
Zdarzają się już jednak sytuacje, że akcjonariusze żądają wpisania do rejestru, nie dysponując odpowiednimi dokumentami. Dopiero kształtująca się praktyka odpowie na pytanie, czy możliwe będzie wpisanie do rejestru akcjonariuszy na innej podstawie niż dokument akcji (np. księga akcyjna, inne dowody). Przepisy są w tej materii bardzo ogólne, co powoduje, że spory będą nieuniknione.
Akcje zagubione
Większa niepewność może się więc pojawić w przypadku zagubienia czy zniszczenia oryginałów papierowych dokumentów akcji. Tutaj z pomocą przychodzi niestety jedynie mało elastyczny i dość stary dekret z 10 grudnia 1946 r. o umarzaniu utraconych dokumentów (Dz.U. z 1947 r. poz. 20). A to dlatego, że od 1 marca 2021 r. uchylony będzie przepis dający podstawę do wprowadzenia statutowej procedury umorzenia dokumentów akcji, a powołana regulacja będzie jedyną, która określa kwestię umarzania utraconych papierów wartościowych. W tym celu niezbędne może okazać się przeprowadzenie odrębnej procedury sądowej, przewidującej wezwanie przez sąd ewentualnego posiadacza akcji do złożenia dokumentu w terminie trzech miesięcy przy akcjach imiennych lub nawet roku (sic!) przy akcjach na okaziciela.
Obrót
Przy papierowej formie zbycie akcji imiennej wymagało jedynie oświadczenia w formie pisemnej składanego w umowie sprzedaży, a czasem nawet na samym dokumencie akcji oraz przeniesienia posiadania na kupującego. Sprzedaż akcji na okaziciela była jeszcze prostsza, ponieważ w niektórych sytuacjach wystarczało faktyczne fizyczne przekazanie papierowego dokumentu z ręki do ręki.
Od 1 marca 2021 r. obrót akcjami zmienił się i angażuje w sam proces dodatkowo podmiot prowadzący rejestr. Własność akcji przechodzi bowiem dopiero z konstytutywnym wpisem w rejestrze akcjonariuszy.
Oznacza to, że podpisanie umowy sprzedaży jest dopiero pierwszym etapem, po którym nastąpić musi złożenie wniosku o wpis do podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy oraz cała procedura analizy złożonych dokumentów. Podmiot prowadzący rejestr ma ustawowo siedem dni na dokonanie wpisu, o ile nie poweźmie wątpliwości co do zgodności z prawem lub prawdziwości przedstawionych mu dokumentów.
O wpis może wystąpić spółka lub osoba mająca interes prawny (głównie akcjonariusz lub kupujący/zastawnik). Jeśli akcjonariusz wpisany do rejestru nie wyrazi zgody na wpis, to podmiot prowadzący rejestr przed wpisem w rejestrze akcjonariuszy dodatkowo powiadomi go o treści zamierzonego wpisu.
Utrudniona sprzedaż
Sprzedaż z dnia na dzień może więc okazać się niemożliwa, co warto uwzględnić w planowaniu transakcji. Dlatego spodziewamy się, że rachunki escrow czy depozyty notarialne mogą stać się powszechniejszą praktyką, zabezpieczając obie strony transakcji przed brakiem wpisu poprzez uzależnienie zwolnienia ceny sprzedaży od dokonania wpisu do rejestru
Wyjątkiem od tej reguły jest jedynie przejście praw z akcji z mocy prawa, np. w takich sytuacjach jak dziedziczenie, aport, połączenie czy objęcie akcji.
Zmiana wpisu w rejestrze akcjonariuszy może również wiązać się z dodatkowymi kosztami, ustalanymi indywidualnie przez podmioty prowadzące rejestr akcjonariuszy. Tabele opłat i prowizji stanowiące cześć regulaminów rejestru akcjonariuszy są dostępne na stronach podmiotów prowadzących rejestry i często będą uzależnione od wartości transakcji. Koszty te mogą być także aktualizowane na bieżąco.
Przy transakcjach sprzedaży czy obciążaniu akcji wykorzystany może zostać nowy dokument, a mianowicie świadectwo rejestrowe. Świadectwo rejestrowe jest wydawane na wniosek akcjonariusza (ewentualnie na wniosek zastawnika użytkownika). Na czas wydania takiego świadectwa akcje zostają zablokowane i do momentu jego zwrotu nie mogą być przedmiotem rozporządzeń – jest to więc forma potwierdzenia uprawnień akcjonariusza sprzedającego oraz zabezpieczenia zainteresowanego zakupem akcji.
Nowe podmioty, nowe emisje
Dematerializacja akcji dotyczy też nowo tworzonych spółek. W tych powstających po 1 marca 2021 r. wyboru podmiotu prowadzącego rejestr dokonują założyciele przy zawiązaniu spółki. Trzeba o tym pamiętać przy sporządzaniu dokumentów spółkowych. Następnie spółka zobowiązana jest niezwłocznie zawrzeć umowę o prowadzenie rejestru akcjonariuszy z podmiotem wybranym przez założycieli. Na podstawie zawartej umowy nastąpi odpowiednia rejestracja akcji.
Należy zauważyć, że wszystkie akcje danej spółki muszą być zarejestrowane wyłącznie w jednym rejestrze. Oznacza to, że w razie nowych emisji nowe walory będą rejestrowane w rejestrze prowadzonym dla dotychczasowych akcji spółki. Wpis do rejestru akcjonariuszy może nastąpić dopiero po wpisie podwyższenia kapitału zakładowego do Krajowego Rejestru Sądowego.
Jak zmienić prowadzącego
Rozwiązanie przez spółkę umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy jest dopuszczalne jedynie pod warunkiem zawarcia nowej umowy z innym podmiotem. Ustawa dodatkowo gwarantuje, że rozwiązanie umowy przez podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy jest dopuszczalne jedynie z ważnych powodów oraz z zachowaniem terminu wypowiedzenia nie krótszego niż trzy miesiące.
Nowelizacja kodeksu spółek handlowych w zakresie dematerializacji akcji weszła w pełni w życie 1 marca 2021 r. Wydawać by się więc mogło, że wieloetapowy proces dobiegł końca. Już w tym momencie jednak wiadomo, że mimo pięciu wezwań i dochowanej przez zarząd staranności w informowaniu o dematerializacji wielu akcjonariuszy wciąż nie złożyło dokumentów akcji w spółce. Pierwszym sprawdzianem praktycznego funkcjonowania nowych regulacji będą najbliższe zwyczajne walne zgromadzenia, na których ci najmniej zaangażowani mogą się zorientować, że nie dopełnili obowiązków. Nie zostaną bowiem dopuszczeni do uczestnictwa w zgromadzeniu ‒ przez spółkę nie będą traktowani jak akcjonariusze. Warto więc zawczasu zadbać o swoje prawa i już teraz zwrócić uwagę na praktyczne aspekty związane z funkcjonowaniem rejestru.
poleca