Pułapki KSeF – na co warto zwrócić uwagę przy wdrażaniu e-fakturowania

• 1 lutego 2026 r. dla dużych podmiotów (których wartość sprzedaży brutto przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł),
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników, którzy są zobowiązani do korzystania z KSeF;
• 1 stycznia 2027 r., tj. dodatkowe odroczenie dla tzw. mikroprzedsiębiorców (jeżeli wartość ich sprzedaży brutto nie przekracza w miesiącu 10 tys. zł).

Zasadniczo podatnicy, niezależnie od wysokości obrotu czy statusu – zarówno podatnicy VAT czynni, jak i zwolnieni (mający NIP) – będą zobowiązani do odbioru faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF już od 1 lutego 2026 r. Równocześnie, między lutym a kwietniem 2026 r. znaczna część faktur może być przekazywana w sposób tradycyjny, co będzie wiązało się m.in. z koniecznością usystematyzowania dwóch odrębnych procesów odbioru faktur oraz weryfikacją, czy nie otrzymano tej samej faktury dwoma różnymi kanałami.

Uwaga! W sposób tradycyjny będzie można otrzymywać również faktury od podmiotów zagranicznych niemających stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce czy dokumentujące niektóre typy transakcji (np. finansowe zwolnione z VAT).

Data otrzymania faktury wystawionej podczas trybów offline

W przypadku faktur przygotowywanych podczas niedostępności KSeF lub w ramach trybu offline24 projektowane przepisy wskazują wprost, że za datę otrzymania takiej faktury przez podmioty obligatoryjnie korzystające z KSeF uznaje się datę przydzielenia jej KSeF-ID, czyli numeru identyfikującego ją w KSeF. Zasadniczo sprzedawca nie będzie ich bowiem udostępniał poza KSeF, gdyż takie faktury mają być przekazywane przy użyciu systemu. Oznacza to, że jeśli nabywca otrzyma taką fakturę alternatywną ścieżką poza KSeF (jeszcze przed jej przesłaniem do KSeF), to co do zasady nie powinien korzystać z niej w celu odliczenia VAT naliczonego.

Datę otrzymania faktury przygotowanej i udostępnionej nabywcy (obligatoryjnie korzystającemu z KSeF) w trakcie awarii KSeF identyfikuje się jako datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę, zgodnie z uzgodnioną ścieżką. Jeśli jednak data otrzymania takiej faktury poza KSeF jest późniejsza niż data przydzielenia jej KSeF-ID, datę otrzymania stanowi data przesłania tej faktury do KSeF przez sprzedającego (po ustaniu awarii).

Uwaga! W przypadku awarii KSeF konieczne jest weryfikowanie, który ze sposobów przekazania faktury nastąpi wcześniej – otrzymanie faktury np. na dedykowaną skrzynkę mailową czy przydzielenie jej KSeF-ID i udostępnienie nabywcy już poprzez KSeF.

Z kolei w przypadku wystawienia tej faktury na rzecz nabywcy, któremu sprzedający ma obowiązek udostępnić fakturę w sposób uzgodniony, jeżeli jest to realizowane poza KSeF, datą otrzymania takiej faktury jest data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę (np. wpływ na dedykowaną skrzynkę mailową).

Likwidacja not korygujących

Po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF nabywca nie będzie już mógł wystawiać not korygujących. Ponadto KSeF nie przewiduje funkcjonalności zgłaszania przez nabywcę żądania korekty od wystawcy faktury w sytuacji, gdy zidentyfikuje na niej błąd.

Uwaga! W przypadku konieczności dokonania zmian w fakturze nabywca powinien samodzielnie skontaktować się z dostawcą w celu wystawienia przez niego faktury korygującej.

W efekcie może to wymagać także doprecyzowania wewnętrznych procedur w jednostkach – np. w zakresie ustalenia osób odpowiedzialnych za kontakt z wystawcą faktury czy formy takiego kontaktu.

Faktury korygujące możliwe dopiero po przesłaniu faktury korygowanej do ksef

Obecna wersja nowelizacji przepisów regulujących obligatoryjne korzystanie z KSeF przewiduje kilka sytuacji, kiedy faktura przygotowana zgodnie ze wzorem struktury logicznej FA może zostać przekazana nabywcy jeszcze przed jej przesłaniem do KSeF. Należy do nich m.in. awaria KSeF.

W praktyce oznacza to, że np. błędnie wystawiona w czasie awarii KSeF faktura, udostępniona nabywcy w sposób z nim uzgodniony, będzie mogła zostać skorygowana dopiero po ustaniu awarii, kiedy możliwe będzie przekazanie do KSeF faktury pierwotnej. W efekcie proces wystawiania faktur korygujących może się istotnie wydłużyć.

Dodatkowe informacje na fakturze

Aktualnie często zdarza się, że na fakturze lub wraz z nią przekazywane są dodatkowe informacje, które mają charakter wyłącznie biznesowy i wskazują np. szczegóły służące do rozliczenia transakcji czy właściwe osoby kontaktowe.

Należy pamiętać, że wprowadzony w ramach aktualnej schemy FA załącznik ustrukturyzowany może być rozwiązaniem tylko w przypadku wskazywania informacji odnoszących się do miary, ilości (liczby) i cen. W odniesieniu do pozostałych danych należy zdecydować, czy mają znajdować się one bezpośrednio w treści faktury – a jeżeli tak, w jakich polach – czy też przekazywane będą one kontrahentowi poza KSeF, na innym niż faktura dokumencie. Równocześnie, w przypadku przekazania informacji dodatkowych poza KSeF istotną kwestią jest ustalenie sposobu ich powiązania z fakturą ustrukturyzowaną.

Trzeba pamiętać, że umieszczenie informacji dodatkowych, które nie są wymagane przez przepisy prawa, zasadniczo jest decyzją wystawcy faktury.

Z tego względu, jeżeli nabywcy zależałoby na tym, żeby faktura zawierała określone informacje (np. numer zamówienia czy dane osoby kontaktowej), można rozważyć uregulowanie tych kwestii z kontrahentem poprzez zawarcie porozumień biznesowych czy wprowadzenie stosownych zapisów umownych.

Wizualizacje faktur na potrzeby zewnętrzne

W przypadku posługiwania się wizualizacjami faktur ustrukturyzowanych na potrzeby zewnętrzne (m.in. w kontaktach z kontrahentami czy urzędami) powinny one zostać opatrzone stosownymi kodami QR. Natomiast takiego obowiązku nie będzie w przypadku generowania wizualizacji na potrzeby wewnętrzne organizacji, np. dla celów rozliczeń księgowych czy finansowych. W związku z tym konieczne jest zapewnienie, że wizualizacje generowane bez kodu QR nie będą udostępniane poza strukturami organizacyjnymi podatnika. Tym samym istotne może okazać się np. przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników, dotyczącej prawidłowego sposobu udostępniania faktur w kontaktach z kontrahentami, urzędami oraz dla innych celów zewnętrznych.

Wydatki pracownicze

Najnowsza schema faktury ustrukturyzowanej FA(3) przewiduje możliwość wskazania w ramach podmiotu trzeciego danych pracownika faktycznie dokonującego zakupu. Opcja ta pozwoli na łatwiejsze rozliczenie wydatków pracowniczych, w szczególności umożliwi proste powiązanie wydatku z konkretnym pracownikiem.

Natomiast – tak jak w przypadku innych dodatkowych informacji na fakturze – wykorzystanie roli „Pracownik” w ramach podmiotu trzeciego zależeć będzie od wystawcy faktury i może być ograniczone m.in. możliwościami technicznymi punktu sprzedażowego.